С новата версия на 2016 г. Microsoft Excel предоставя на своите ентусиазирани потребители до 15+ варианта на диаграмите. Но въртящата се диаграма в excel остава твърд фаворит както за студенти, домашни потребители, така и за бизнес професионалисти. Това е онази единична диаграма, която може да събере доста малко информация, без да затруднява читателя. В допълнение, той може да бъде изграден на въртяща се маса и да се комбинира с почти всеки друг тип диаграма, което го прави един изключително гъвкав инструмент за анализ на данни!

В тази публикация ви показваме как можете да изградите първата си основна диаграма в 10 лесни стъпки.

Стъпка 1: Подгответе данните си в табличен формат

Първата стъпка е да таблизирате суровите си данни в четни редове и колони. Най-добре е тази диаграма да се работи върху таблица с поне 2-3 колони, така че въртящата се диаграма има достатъчно полета на колони, за да се проектира смислена статистика. Въртящата се диаграма в excel работи и с нулеви фигури; но за балансирана диаграма, уверете се, че нямате нулеви стойности в ключовите колони. Уверете се също, че вашите данни са чисти, без дублиращи се стойности.

За нашия пример ще създадем оборотна диаграма с данни от средномащабен издател, за да заснемем данните за статистиката на продажбите в популярните периодични издания.

Таблицата ще съдържа 3 полеви колони: името на списанието, месеца на публикуване и общия брой на продажбите (в стотици). Комбинацията от (Journal + Month) уникално ще идентифицира ред в таблицата. Освен това се вземат мерки, за да се гарантира, че няма нулеви стойности за нито един ред. Данните от таблицата също са сортирани по ред на месец, но това не е необходимост.

  • Подгответе подобни данни в нов лист в Excel и посочете съдържащия работен лист като „Сурови данни“.

Препоръчителни курсове

  • Онлайн обучение по VBA Macro
  • Онлайн обучение по VBA и макроси
  • Основен курс за обучение на Excel 2007

Стъпка 2: Създайте оборотна таблица за данните

В основата на въртящата се таблица в идеалния случай се съхраняват данните, които се подават в въртяща се диаграма в excel. Забележете - в този момент можете директно да създадете въртящата се диаграма, отнасяща се за подготвените необработени данни. Excel косвено ще създаде въртяща се таблица и въртяща се диаграма. Но това може да затрупа нови потребители, тъй като получената диаграма ще има твърде много параметри, за да се управлява.

За по-лесно разбиране изрично ще създадем въртяща се таблица и след това ще я използваме за подаване на въртяща се карта в excel. С това ще можете лесно да разберете стъпките между тях и по-добре да управлявате параметрите на данните, които влизат в диаграмата. След като станете експерт, можете да създадете въртящата се диаграма директно от сурови данни.

За да създадете въртящата се таблица,

  • Кликнете върху раздела Вмъкване в основната лента
  • Кликнете върху падащия бутон на въртящата се маса и изберете въртящата се таблица
  • Тук можете да въведете данни чрез някоя от следните опции:
    • Изберете ръчно диапазона от клетки, съставляващи суровите данни. Клетките ще бъдат подчертани и техните позиции на таблицата ще бъдат заснети (както е показано на снимката по-горе). ИЛИ,
    • Използвайте външен източник на данни (като връзка с база данни на Microsoft Access или друга връзка с източник на данни).

Ще изберем първата опция, като изберем ръчно клетките в таблицата, създадена в стъпка-1. Не забравяйте да включите всички редове и колони от данните на създадената таблица.

  • Поставете отметка в квадратчето „Нов работен лист“, така че необходимата въртяща се таблица да бъде създадена в нов лист на Excel, за по-голяма яснота. Excel ще създаде въртящата се таблица в нов работен лист. Наименувайте тази „Оригинална таблица“.

Стъпка 3: Запознайте се с параметрите на Pivot Table

В тази стъпка няма изрични действия. Но това е маркер, който ще ви помогне да разберете различните параметри на Pivot таблицата.

След като въртящата се таблица е създадена, щракнете където и да е на таблицата, за да разкриете 2 раздела:

  1. Действителната въртяща се таблица, показана от лявата страна на работния лист. При създаването на таблицата се показва само празен шаблон. След като параметрите на таблицата бъдат дефинирани и персонализирани, таблицата се попълва със стойности от предоставените необработени данни.
  2. Списък с полета, съдържащ колоните, които искате да попълните в таблицата. Това е допълнително разделено на:
    1. Полета на въртяща се таблица: По подразбиране това ще съдържа всички полета на колоните, налични в избраните сурови данни.
    2. Етикети на редове и етикети на колони : Това ще определи полета за сурови данни (редове и колони), които се показват в въртящата се таблица. (Така полето на колоната може да се вписва в статистическите данни на таблицата, като се избере в (а) по-горе, но то ще остане скрито от изглед, докато изрично не бъде избрано в етикета на колоната.)
    3. Отчетен филтър : Това е, за да зададете всички ограничения за филтриране на редове от необработените данни.
    4. Стойности: Това ще определи статистическите данни, изчислени от въртящата се таблица.

Заедно този екран маркира изгледа „Инструменти на въртящи се таблици“. Всеки път, когато искате да промените или опресните въртящата се таблица, върнете този изглед. В следващите стъпки ще се научим да персонализираме създадената въртяща се таблица, така че да разкрива цифри, свързани с нашите сурови данни.

Стъпка 4: Изберете полетата на колоните, приложими към въртящата се таблица

По подразбиране всички полета на колони, избрани в суровите данни, са достъпни за използване в въртяща се таблица. Те обаче трябва да бъдат изрично избрани, за да се прилагат към новосъздадената въртяща се таблица. Ще го поддържаме лесно, като проверяваме всички колони от нашите сурови данни в раздела „Списък на полетата на въртящите се таблици“.

Стъпка 5: Персонализирайте полетата на въртящата се таблица

Редът, в който избирате полетата на колоните за въртящата се таблица, определя реда, в който те се добавят към таблицата. Това от своя страна контролира етикетите на редовете и колоните и засяга крайните стойности, изчислени в въртящата се таблица. Така според поръчката, избрана в Стъпка 4, (1) Журнал 2) Месец и 3) Продажби), таблицата ще показва общите продажби за всеки журнал, групирани по месец.

  • Сега, премахнете отметката от всички кутии и опитайте тази преработена поръчка: 1) Месец 2) Журнал 3) Продажби. Това ще покаже общите продажби за всеки месец, групирани по Journal.

Както можете да видите, редът на подбор оказва значително влияние върху начина на изобразяване на въртящата се таблица. За нашия пример ще запазим поръчката, заснета в Стъпка 4.

Стъпка 6: Персонализирайте стойностите на въртящата се таблица

По подразбиране MS Excel използва функцията SUM за изчисляване на стойностите, представени в таблицата.

  • Например, нека помислим, че добавяте само 2 полета в колона, в следния ред: 1) Месец 2) Продажби. Това автоматично ще покаже общия SUM от продажбите за всеки месец.

Сега помислете, че искате да покажете общия брой публикации, които се продават всеки месец, във всички списания. Можете да го направите, като използвате функцията COUNT, както следва:

  • Кликнете върху раздела „Стойности“ на изгледа на работната таблица на Pivot таблицата. По подразбиране това е зададено на функцията SUM.
  • Кликнете върху падащото поле и изберете „Настройки на полето на стойност…“ и изберете функцията COUNT в полученото поле със списък.
  • Таблицата ще изчисли общия брой на продажбите всеки месец (като посочва броя на продадените публикации), както е изброено по-долу.

Стъпка 7: Създайте диаграма, за да проектирате Pivot таблицата

Сега, когато имаме напълно функционална въртяща се таблица, всеки тип диаграма, който проектира тази таблица, служи като прекъсваща въртяща се диаграма в excel. В нашия пример ще създадем основна 3D-колонна диаграма, за да проектираме нашата основна таблица.

За това,

  • Кликнете върху въртящата се таблица, създадена в стъпка 5, след което щракнете върху раздела Вмъкване.
  • Кликнете върху падащото меню Колона и изберете 3D-колона.

Това автоматично ще проектира вашата диаграма в графа на колоните.

Няколко неща, които трябва да отбележите тук:

  • Името на диаграмата се основава на графата стойност стойност. И така, тук е сумата от ПРОДАЖБИ.
  • Диаграмата взема полевите колони на въртящата се таблица. Тук, колони 1) Журнал 2) Месец и 3) Продажбите са избрани за създаване на показаната диаграма. Заедно тези параметри обхващат прогнозата на данните за продажбите, обоснована в Журнал, разделена по месеци.

И voila, вие сте създали първата си (прекъсваща се) основана на въртене таблица! Много добре! J

Забележете, можете да променяте диаграмите, които създавате на въртящата се таблица, като експериментирате с различните типове диаграми, предоставени от Excel в раздел Вмъкване на раздела - Графики. Във всеки случай диаграмата е проекция на данните от въртящата се таблица и по този начин служи като въртяща се диаграма в excel. В следващите стъпки ще научите как да създавате и персонализирате въртяща се графика директно от входните необработени данни.

Стъпка 8: Създайте оборотна диаграма

Сега, когато сте запознати с въртяща се таблица и диаграмите, проектирани на нейните данни, ще прескочим стъпки 2-7 и ще видим как можем директно да проектираме нашите сурови данни в въртяща се диаграма. Да, няма таблица, няма прекъсваща диаграма, ние създаваме въртяща диаграма от суровите данни, направо от стъпка 1! Вече имате знания да разберете и персонализирате правилно параметрите му, така че въртящата се диаграма е чиста и подходяща.

За да създадете въртяща диаграма,

  • Изберете клетките, които съдържат вашите необработени данни, както са създадени в стъпка 1.
  • Щракнете върху раздела Вмъкване и щракнете върху падащото меню „PivotTable“. Изберете „PivotChart“.
  • Създайте Pivot Chart точно както сте създали Pivot таблицата в стъпка 2, като отидете с настройките по подразбиране и щракнете върху OK.
  • Обособената диаграма се създава, както е показано по-долу. Назовете този работен лист като „Pivot Chart“.

Няколко неща, които трябва да отбележите:

  • Изгледът, който се отваря, когато щракнете върху областта Pivot Chart, е изгледът „PivotChart Tools“. Сега това е много познато мнение, тъй като това комбинира сумата от стъпки 2-7. Когато щракнете върху клетките, съдържащи въртящата се таблица, този изглед става достъпен. (Забележка: Този изглед допълнително ви позволява да персонализирате предпочитанията на въртящата се таблица, но ние ще отидем с настройките по подразбиране за нашия пример.)
  • По подразбиране Excel представя диаграма на колоните, подобно на това, което изрично създадохме в Стъпка 7. Можете да промените това без усилие, като използвате бутона „Промяна на типа на диаграмата“ в раздела „Дизайн“ (както е подчертано на снимката по-горе).

В следващите стъпки ще персонализираме тази въртяща се графика в excel, за да превърнем финалната диаграма, която желаем. J

Стъпка 9: Параметризирайте въртящата се диаграма

Добре тогава, ние бързо ще обобщим стъпките, приложени в по-ранната диаграма към нашата новосъздадена въртяща се диаграма.

  • Щракнете върху клетките, съдържащи въртящата се таблица, за да получите достъп до изгледа „PivotTable Field List“ от дясната страна.
  • Проверете журнала, месеца и продажбите, в ред. Това ще проектира данните за продажбите, съобразени с журнала, разпределени по месеци.
  • Запазете полето за стойност по подразбиране: Сума от SALES.

И въртящата се диаграма сега е пълна!

Стъпка 10: Персонализирайте Pivot Chart в excel

В тази последна стъпка ще приложим 3 персонализации към създадената ни въртяща се графика в excel, така че разбирате обхвата на промените, които можете да направите с нея с едно кликване на мишката.

Персонализирайте областта на диаграмата:

  • Основната въртяща диаграма се изобразява със сини линии на колоните. Но какво ще стане, ако желаете по-драматичен дисплей? Това е възможно с помощта на различни „Стилове на диаграмите“, налични в лентата „Инструменти на оборотни схеми“.
  • Разгледайте стиловете на диаграмите, налични във вашата система и изберете опция с цветова схема и дисплей, която отговаря на вашите предпочитания.
  • И…. дисплеят на въртящата се диаграма веднага се променя според новия костюм, цветен и бляскав! J

Персонализирайте типа на диаграмата - 1:

Графиката на колоните по подразбиране обслужва повечето нужди на диаграмата. Но какво ще стане, ако вашите данни не са най-подходящи за този тип диаграма? Например, нашите данни проектират продажби за 8 списания за 3 месеца, общо общо 24 колони. Може би това е по-четливо, когато се проектира като хоризонтални линии, за разлика от колоните? Можете да тествате това с едно щракване на мишката, както е заснето по-долу.

  • Кликнете върху „Change Chart Type“, най-левия бутон, наличен в изгледа „PivotChart Tools“.
  • Показваното поле със списък показва типовете диаграми, поддържани във вашата версия на Microsoft Excel. Независимо от избрания тип диаграма, текущите настройки ще продължат (като полета за въвеждане на данни, поле със стойност и т.н.)
  • Изберете типа на диаграмата „Bar“ и щракнете върху OK. Промененият дисплей на диаграмата е показан по-долу.

Както можете да видите, това е малко по-четено. J

Персонализирайте типа на диаграмата - 2:

В нашия последен пример нека помислим, че искате да проучите общия пазарен дял на всяка публикация. Вече не ви интересува месечната разбивка, а само общите данни за продажбите.

  • Първата стъпка е да премахнете отметката от всички полета на графата на графиката и да изберете отново 2 колони в ред: 1) Журнал и 2) Продажби. Получената таблица изглежда така.

  • След това диаграмите на лентата или колоната не са най-подходящите за тези данни. Така че кликнете върху командния бутон „Промяна на типа на диаграмата“, превъртете надолу показаното списъчно поле и изберете Диаграма на пая. Получената въртяща се диаграма в excel изглежда както е показано по-долу:

Както можете да видите, това е по-фино представяне на вашите данни, отколкото лентовите и линейните графики. Можете също да проучите командите „Оформление на диаграмите“ и „Стилове на диаграмите“, за да промените визуалния дисплей според вашите изисквания.

Заключителната бележка …

Основната диаграма в excel е по същество всяка диаграма, която се изобразява от въртяща се таблица с дефинирани колони и стойности на полето. В тази публикация сте научили по-фините нюанси на тази диаграма, така че без значение кой тип диаграма сте избрали, вие сте в състояние ефективно да направите графиката според вашите данни.

Потърсете допълнителни публикации за различните видове диаграми, налични в Excel за усъвършенствани знания.

Препоръчителен член

Това е ръководство за Pivot диаграмата в excel остава твърд фаворит както за студенти, домашни потребители, така и за бизнес професионалисти. Това са следните външни връзки, свързани с въртящата се диаграма в excel.

  1. 8 страхотни и полезни функции на 2016 Excel Workbook
  2. SPSS срещу EXCEL
  3. Excel срещу Tableau
  4. Топ 25 полезни формули и функции на Advanced Excel

Категория:

Excel Съвети