Планиране и планиране на проекта - Различни предимства и етапи

Съдържание:

Anonim

Въведение в планирането на проекта и планирането

Планиране и планиране на проекти“, макар и отделно, са две страни на една и съща монета в управлението на проекти. По принцип „Планиране на проекти“ е свързано с избора и разработването на ефективни политики и методологии за постигане на целите на проекта. Докато „Планиране на проекти“ е процедура за задаване на задачи за тяхното приключване чрез разпределяне на подходящи ресурси в прогнозен бюджет и времева рамка.

Основата на планирането на проекта е целият проект. Малко вероятно е планирането на проекта да се фокусира само върху задачите, свързани с проекта, началните / крайните дати на проекта и зависимостите на проекта. По този начин „проектният план“ е изчерпателен документ, който съдържа целите, обхвата, разходите, рисковете и графика на проекта. А графикът на проекта включва прогнозните дати и последователните задачи на проекта, които трябва да бъдат изпълнени.

Планиран проект

Фазата на планиране на проекта се отнася до:

  • Разработване на проект, за да бъде готов за инвестиция
  • Определя работните места / задачите, необходими за постигане на целите на проекта

Етапи на планиране на проекти

По-долу са включени етапите на планиране на проекта:

  1. Определяне на ключовите спонсори на проекти и заинтересованите страни, за да се определи основата на обхвата на проекта, бюджета и срока за изпълнение на проекта.
  2. След включване на изискванията на заинтересованите страни, даване на приоритет / определяне на целите на проекта.
  3. Определяне на резултатите от проекта, необходими за постигане на целите на проекта.
  4. Създаване на график на проекта.
  5. Определяне на проектните рискове, ако има такива, и разработване на подходящи планове за смекчаване.
  6. Съобщаване и представяне на плана на проекта пред заинтересованите страни.

Ползи от планирането на проекта

  • Карта на маршрута: Планът на проекта предлага път, който дава насока на проекта от началото до края.
  • Документиране на изискванията на клиента: Добре формулиран проектен план позволява записването на изискванията на клиентите в документирана форма. Това осигурява точно посока, вместо да се разчита на предположения, които могат да бъдат неправилни и могат да доведат до грешки в проекта.
  • Автономност на задачите: Планирането дава възможност на човек да възлага задачи на конкретни членове на екипа и дава самостоятелност. Екипът изпитва чувство за отговорност и собственост върху успеха или провала на даден проект. Следователно, настоятелно ги призовава да работят по-добре или ги насърчава да доведат до непоследователни резултати.
  • Оценка на ресурсите: Планирането е от жизненоважно значение по начин, който ни дава възможност да оценим ресурсите, разходите и времето. Той дава преценка за закъснения, ако няколко членове работят по различни проекти наведнъж.
  • План за смекчаване на последиците: Планът на проекта дава начин да се прогнозират рисковете, ако има такива, и съответно да се планират стратегии за смекчаване.
  • Идентифициране на възможностите на служителите: Фазата на планиране дава възможност за идентифициране на служителите с определени умения или опит. И докато задачите се разпределят, членовете на екипа се обучават на липсващи набори от умения или или надграждат над тези, които притежават.
  • Силни страни и недостатъци на предишни проекти: Проектните планове също помагат да се анализират и подобрят или се учат от предишните архиви на проектите и да се улесни вземането на решения.

Планиране на проекти

Фазата на планиране на проекта се отнася до:

  • Оценка на необходимите човешки ресурси и материали на всеки етап от проекта; и приблизително изчислително време за изпълнение на всяка от тези задачи.
  • Показва началната и крайната дата на всяка проектна задача и логическата свързаност между различните проектни задачи / дейности.

Етапи на планиране на проекти

По-долу са посочени етапите на планиране на проекта:

  1. Въз основа на обхвата на проекта, проектирайте и разработете TBS (Task-Breakdown Structure).
  2. Определете задачите, свързани с проекта.
  3. Определете необходимите човешки ресурси и материал
  4. Оценете приблизителното време, необходимо за всяка задача
  5. Разпределение на ресурсите
  6. Анализирайте подробния график
  7. Наблюдавайте и управлявайте графика

Ползи от планирането на проекта

  • Намалява времето за изпълнение: Графикът на проекта дава очертание на задачите, които трябва да бъдат изпълнени приоритетно или едновременно с други задачи. Това информира членовете на екипа за това и предотвратява закъснения или отлагане на задачите, като по този начин намалява времето за изпълнение.
  • Намаляване на разходите: Тя дава възможност за наблюдение на ресурсите, като предотвратява припокриването на задачите. Това също води до ефективно използване на ресурсите и връща неконсумираните ресурси във времето, като по този начин намалява разходите.
  • Улеснява производителността: При оценяване на логическата свързаност между задачите, ресурси, които не се използват оптимално, могат да бъдат назначени на допълнителни задачи, като по този начин се повишава производителността.
  • Предвидете проблеми предварително: Точният график на проекта дава възможност предварително да се предвидят всички проблеми, свързани с или под, или свръхпотребление, и осигурява оптимално потребление на същите.
  • Задава цел: Графикът на проекта ни позволява да определяме цели, краткосрочни или дългосрочни, осигурявайки посока и визия по време на изпълнение на проекта. Освен това прави всички в екип запознати с насоките и методите за постигане на тези цели. Без график проектът би бил дефинирано неясно. По този начин, което го прави тромаво да управлявате и организирате задачите, така че да ги изпълнявате успешно.
  • Актуални актуализации и предупреждения за напредъка: Графикът на проекта е скица, която отстъпва на проекта. Един проект може да премине през определени предизвикателства, но ако няма карта на маршрута, как проектът ще се движи в правилната посока? В такъв случай графикът на проекта помага да се оцени колко е бил проследяването на даден проект и възможните начини да го приведете в правилната посока.

заключение

Очевидно е, че „планирането и планирането на проекти“ вървят ръка за ръка и са основни за управлението на проекти. С две думи, „Планиране на проекта“ е сложен процес, който включва всички подробности за проекта, от неговото начало до завършване. И „График на проекта“ е проследяващият, който следи последователността и срока на изпълнение на задачите, свързани с проекта.

Графикът на проекта уведомява / предупреждава екипа на проекта за всяко закъснение или ако проектът не е в неправилна посока. Това е жив документ, изисква периодично актуализиране и запис. Инструментите и техниките, използвани за планиране на проекти, са „Структура на разбивка на задачите“, „Обхват на работа“ и „Метод на критичния път“, съкратено съответно „TBS“, „SOP“ и „CPM“. Докато графикът на проекта използва софтуерни инструменти и методи като "PERT" (Техника за преглед на оценката на програмата), диаграми на Гант, диаграми на Парето и други илюстрации в мрежа.

Проектът е непълен и не може да бъде успешен без добре разработен план на проекта и прецизно планиране на проекта. За да постигнете основните етапи на проекта, планирайте и планирайте го!

Препоръчителни статии

Това е ръководство за планиране и планиране на проекти. Тук обсъждаме планирането и планирането на проекта, заедно с етапите и ползите. Можете също да разгледате следните статии, за да научите повече -

  1. Пример за планиране на проекта
  2. Задължения на ръководителя на проекта
  3. Умения за ръководител на проекти
  4. Работа по управление на проекти