Въведение в планирането на проекта и планирането
„ Планиране и планиране на проекти“, макар и отделно, са две страни на една и съща монета в управлението на проекти. По принцип „Планиране на проекти“ е свързано с избора и разработването на ефективни политики и методологии за постигане на целите на проекта. Докато „Планиране на проекти“ е процедура за задаване на задачи за тяхното приключване чрез разпределяне на подходящи ресурси в прогнозен бюджет и времева рамка.
Основата на планирането на проекта е целият проект. Малко вероятно е планирането на проекта да се фокусира само върху задачите, свързани с проекта, началните / крайните дати на проекта и зависимостите на проекта. По този начин „проектният план“ е изчерпателен документ, който съдържа целите, обхвата, разходите, рисковете и графика на проекта. А графикът на проекта включва прогнозните дати и последователните задачи на проекта, които трябва да бъдат изпълнени.
Планиран проект
Фазата на планиране на проекта се отнася до:
- Разработване на проект, за да бъде готов за инвестиция
- Определя работните места / задачите, необходими за постигане на целите на проекта
Етапи на планиране на проекти
По-долу са включени етапите на планиране на проекта:
- Определяне на ключовите спонсори на проекти и заинтересованите страни, за да се определи основата на обхвата на проекта, бюджета и срока за изпълнение на проекта.
- След включване на изискванията на заинтересованите страни, даване на приоритет / определяне на целите на проекта.
- Определяне на резултатите от проекта, необходими за постигане на целите на проекта.
- Създаване на график на проекта.
- Определяне на проектните рискове, ако има такива, и разработване на подходящи планове за смекчаване.
- Съобщаване и представяне на плана на проекта пред заинтересованите страни.
Ползи от планирането на проекта
- Карта на маршрута: Планът на проекта предлага път, който дава насока на проекта от началото до края.
- Документиране на изискванията на клиента: Добре формулиран проектен план позволява записването на изискванията на клиентите в документирана форма. Това осигурява точно посока, вместо да се разчита на предположения, които могат да бъдат неправилни и могат да доведат до грешки в проекта.
- Автономност на задачите: Планирането дава възможност на човек да възлага задачи на конкретни членове на екипа и дава самостоятелност. Екипът изпитва чувство за отговорност и собственост върху успеха или провала на даден проект. Следователно, настоятелно ги призовава да работят по-добре или ги насърчава да доведат до непоследователни резултати.
- Оценка на ресурсите: Планирането е от жизненоважно значение по начин, който ни дава възможност да оценим ресурсите, разходите и времето. Той дава преценка за закъснения, ако няколко членове работят по различни проекти наведнъж.
- План за смекчаване на последиците: Планът на проекта дава начин да се прогнозират рисковете, ако има такива, и съответно да се планират стратегии за смекчаване.
- Идентифициране на възможностите на служителите: Фазата на планиране дава възможност за идентифициране на служителите с определени умения или опит. И докато задачите се разпределят, членовете на екипа се обучават на липсващи набори от умения или или надграждат над тези, които притежават.
- Силни страни и недостатъци на предишни проекти: Проектните планове също помагат да се анализират и подобрят или се учат от предишните архиви на проектите и да се улесни вземането на решения.
Планиране на проекти
Фазата на планиране на проекта се отнася до:
- Оценка на необходимите човешки ресурси и материали на всеки етап от проекта; и приблизително изчислително време за изпълнение на всяка от тези задачи.
- Показва началната и крайната дата на всяка проектна задача и логическата свързаност между различните проектни задачи / дейности.
Етапи на планиране на проекти
По-долу са посочени етапите на планиране на проекта:
- Въз основа на обхвата на проекта, проектирайте и разработете TBS (Task-Breakdown Structure).
- Определете задачите, свързани с проекта.
- Определете необходимите човешки ресурси и материал
- Оценете приблизителното време, необходимо за всяка задача
- Разпределение на ресурсите
- Анализирайте подробния график
- Наблюдавайте и управлявайте графика
Ползи от планирането на проекта
- Намалява времето за изпълнение: Графикът на проекта дава очертание на задачите, които трябва да бъдат изпълнени приоритетно или едновременно с други задачи. Това информира членовете на екипа за това и предотвратява закъснения или отлагане на задачите, като по този начин намалява времето за изпълнение.
- Намаляване на разходите: Тя дава възможност за наблюдение на ресурсите, като предотвратява припокриването на задачите. Това също води до ефективно използване на ресурсите и връща неконсумираните ресурси във времето, като по този начин намалява разходите.
- Улеснява производителността: При оценяване на логическата свързаност между задачите, ресурси, които не се използват оптимално, могат да бъдат назначени на допълнителни задачи, като по този начин се повишава производителността.
- Предвидете проблеми предварително: Точният график на проекта дава възможност предварително да се предвидят всички проблеми, свързани с или под, или свръхпотребление, и осигурява оптимално потребление на същите.
- Задава цел: Графикът на проекта ни позволява да определяме цели, краткосрочни или дългосрочни, осигурявайки посока и визия по време на изпълнение на проекта. Освен това прави всички в екип запознати с насоките и методите за постигане на тези цели. Без график проектът би бил дефинирано неясно. По този начин, което го прави тромаво да управлявате и организирате задачите, така че да ги изпълнявате успешно.
- Актуални актуализации и предупреждения за напредъка: Графикът на проекта е скица, която отстъпва на проекта. Един проект може да премине през определени предизвикателства, но ако няма карта на маршрута, как проектът ще се движи в правилната посока? В такъв случай графикът на проекта помага да се оцени колко е бил проследяването на даден проект и възможните начини да го приведете в правилната посока.
заключение
Очевидно е, че „планирането и планирането на проекти“ вървят ръка за ръка и са основни за управлението на проекти. С две думи, „Планиране на проекта“ е сложен процес, който включва всички подробности за проекта, от неговото начало до завършване. И „График на проекта“ е проследяващият, който следи последователността и срока на изпълнение на задачите, свързани с проекта.
Графикът на проекта уведомява / предупреждава екипа на проекта за всяко закъснение или ако проектът не е в неправилна посока. Това е жив документ, изисква периодично актуализиране и запис. Инструментите и техниките, използвани за планиране на проекти, са „Структура на разбивка на задачите“, „Обхват на работа“ и „Метод на критичния път“, съкратено съответно „TBS“, „SOP“ и „CPM“. Докато графикът на проекта използва софтуерни инструменти и методи като "PERT" (Техника за преглед на оценката на програмата), диаграми на Гант, диаграми на Парето и други илюстрации в мрежа.
Проектът е непълен и не може да бъде успешен без добре разработен план на проекта и прецизно планиране на проекта. За да постигнете основните етапи на проекта, планирайте и планирайте го!
Препоръчителни статии
Това е ръководство за планиране и планиране на проекти. Тук обсъждаме планирането и планирането на проекта, заедно с етапите и ползите. Можете също да разгледате следните статии, за да научите повече -
- Пример за планиране на проекта
- Задължения на ръководителя на проекта
- Умения за ръководител на проекти
- Работа по управление на проекти