Проверка на правопис в Excel (Съдържание)

  • Проверка на правопис в Excel
  • Използване на проверка на правописа в Excel?
  • Примери за проверка на правописа в Excel
  • Характеристики на проверката на правописа в диалоговия прозорец на Excel

Проверка на правопис в Excel

Проверката на правописа е една от важните проверки, която трябва да се направи в Excel. Въпреки това, той често се пренебрегва, тъй като повечето потребители на Excel се занимават повече с числа в сравнение с текстовете. Но той е важен инструмент, докато създаваме всеки набор от данни с текстови стойности, съхранявани в клетки на работна книга. Представете си, че имате набора от данни, трябва да изпратите на вашия клиент / клиент и той забележи голям брой печатни грешки в него, цялата ви упорита работа ще отиде напразно. Без значение колко сте работили върху техния анализ на данни и сте пропиляли цялата си седмица за него. Така че, не го игнорирайте просто така. Ще обясня всички функции на проверката на правописа и всичко това е с малък пример.

Използване на проверка на правописа в Excel

Проверката на правописа се използва за идентифициране на правописни грешки, грешки при въвеждане или всякакъв вид дублиращи се думи (ще го обясня с пример) в Excel. Може да е полезен инструмент, когато използвате няколко текста многократно в Excel. Въпреки че много от нас играят с числа в проверката на правописа в Excel играят решаваща роля, когато създаваме някои доклади и набори от данни, които може да имат текстове. Така че никой няма да иска да вижда каквито и да било грешки в него или не искате да разстроите вашите мениджъри / шефове от тези видове грешки

Примери за проверка на правописа в Excel

  • На снимката по-долу имам разговора между двама момчета, записани в Excel. Не вървете със съдържанието, а само за да разберете по-добре.

Екранна снимка 1

  • В екрана 1 можете да видите, че има много грешки при писане и правописни грешки.

  • За да стартирате проверка на правописа в тази конкретна работна книга, трябва да активирате клетките, в които искате да проверите правописни или печатни грешки, и да отидете в раздела „ПРЕГЛЕД“ в лентата на Excel и там ще намерите опция за проверка на правописа.

  • Пряк път за стартиране на проверка на правописа е просто натискане на бутона „F7” от клавиатурата ви след активиране на клетките / работния лист.

Екранна снимка 2

  • В горната снимка на екрана 2 можете да забележите, че съм избрал клетката A1 и опцията за проверка на правописа в раздела за преглед.

  • Ключова точка: Ако изберете клетка А1, тя ще премине през всички клетки хоризонтално, т.е. всички колони на първия ред, след това се премества към втория ред и ще провери всички клетки на колоната във втория ред (отляво надясно) и след това ще се премести до третия ред и т.н.
  • След като преминете към последната клетка, където се съхранява всяка стойност и идентифицира грешка в правописа, ще се покаже диалогов прозорец за правопис.
  • ако искате да започнете проверка на правописа от някъде другаде, нека вземем пример, клетка D5, тя просто ще премине през всички клетки от ред 5 и след това редове под нея и когато приключи, всички редове след D5 ще ви попита, „ако искате да продължите да проверявате в началото на листа? “. Ще се появи диалогов прозорец като по-долу Screenshot. Ако изберете да, тя ще провери останалите клетки (в нашия случай от A1 до D5) и ще покаже предложение. За да ви разбере по-добре, избрах клетка D5 и натиснах F7, сега ще провери всички клетки след нея, и ще даде предложения за корекция на правописа и след това ще поиска да провери останалите клетки или не и да работи съответно. За по-доброто ви разбиране, моля, преминете по-долу Screenshots.

Екранна снимка 3

  • Натиснат F7 след активиране на клетката B13, сега ще се появи диалогов прозорец за проверка на правописа с предложения за корекции.

Екранна снимка 4

  • Резултатите от корекцията на клетката B13 чрез проверка на правописа са споменати в екрана

Екранна снимка 5

  • След като свършите с последната клетка с корекция (C13), тя поиска да проверите от началото на листа. Както беше обсъдено по-горе.

Характеристики на проверката на правописа в диалоговото поле на Excel

  • Може би сте забелязали на горните скрийншоти, че има много опции при проверка на правописа. Нека ги обсъдим един по един.
    1. Игнорирайте веднъж: Ако има грешка според Excel, но искате да запазите този текст само такъв, трябва да щракнете върху това и excel ще игнорира грешката за веднъж.
    2. Игнорирайте всички: Ако искате да пренебрегнете всички случаи на тази конкретна дума в дадената работна книга, можете да щракнете върху тази опция.
    3. Добавяне към речника: Ако има грешка в който и да е текст, но това е думата, която се използва често и в бъдеще (може би всяко име или съкращение и т.н.), тогава можете да го добавите в речника. Всяка дума, добавена в речника на Excel, няма да бъде открита като грешка в бъдеще в нито една работна книга. Той ще стане част от речника и списък с приемливи думи.
    4. Промяна: можете да я използвате, когато искате да промените дума според предложенията, и тя ще я промени според избраната предложена дума. (Можете да видите на снимка 3, думи, предложени за текст в клетка C5.)
    5. Промяна на всички: Той ще замести всички екземпляри на тази дума в работен лист според избраното предложение.
    6. Автокорекция: Ако отидете с тази опция, тя ще коригира автоматично думата с избрано предложение и тя ще бъде добавена в списъка за автоматично поправяне, всеки път, когато въведете тази дума, тя ще бъде автоматично коригирана според избраното предложение.
    7. Език на речника : Можем да променим речника, използван в Excel.
    8. Опции: Използва се за промяна на настройките по подразбиране на Excel (обсъдени по-нататък в това ръководство) и ще отвори поле с опции, където можете да направите промени съответно.
  • Сега избрах да продължа проверката на правописа от началото на листа. И съответно избрах опции. Всички проверки на правописа се правят.

Екранна снимка 6

  • В горната снимка 6 може би сте забелязали, че все още има някои правописни грешки в работния лист, но все пак Excel не открива грешките. Забелязал ли си? Ако да, отлично !! Това ни накара да забележим настройките по подразбиране на проверката на правописа, а те са:
    1. Той игнорира всички грешки в горния регистър. Например думите „AAM“ и „FIINE“ в клетки C4 и D4 съответно не са отбелязани като грешка.
    2. Всички думи с числа в него също ще бъдат игнорирани. (клетка B12 „newww123“)
    3. Той също така игнорира всички интернет адреси и адреси на файлове. (D7 и B12)
  • Ако искате да промените настройките по подразбиране в диалоговия прозорец за проверка на правописа, трябва да отидете на файла, след което да щракнете върху опцията, за да получите менюто с опции за excel, както е показано по-долу

Като щракнете върху опцията, ще получите менюто с опции Excel като това, както е показано по-долу

След това трябва да кликнете върху доказателството, за да промените настройките по подразбиране в диалоговия прозорец за проверка на правописа.

Екранна снимка 7

  • Друга важна характеристика, която трябва да отбележите тук, е проверката на правописа да не пренебрегва повторените думи. Можете да го идентифицирате, като сравните внимателно Screenshot 1 и Screenshot 6.

Cell F4 има „как си?“ И проверката на правописа го е открила. Изтрил съм го с опция изтриване, който се появява само когато имаме някакъв вид повторения в Excel.

Неща, които трябва да запомните

  • Проверката на правописа се използва за идентифициране на правописните грешки в Excel.
  • Можете да игнорирате, променяте, автоматично коригирате или добавяте в речника всички открити грешки според вашето изискване.
  • Той не открива грешки в думи, написани с главни букви, или има номера в тях.
  • Той игнорира всички файлови и интернет адреси.
  • Той открива повторението на думите.

Можете да изтеглите шаблона за проверка на правописа Excel тук -

Препоръчителни статии

Това е ръководство за проверка на правописа в Excel. Тук обсъждаме проверка на правописа в Excel и как да използваме проверката на правописа в Excel, заедно с практически примери и изтеглящ се шаблон на excel. Можете да разгледате и другите ни предложени статии -

  1. Excel T.Test функция
  2. Функция RANK в MS Excel
  3. Excel PERCENTILE функция
  4. Използване на Excel ROUNDUP функция

Категория:

Excel Съвети