Създайте ефективна диаграма на Гант за проект -
Управлението на проекти е сложен процес и често включва жонглиране на няколко задачи наведнъж. Това важи за всички видове проекти - било то управление на дом, или особено труден проект за разработка на софтуер или граждански изпълнител.
Когато има една или две задачи, за ръководителя на проекта е лесно да запомни какво трябва да се направи кога и как. Но какво ще стане, ако има множество направления от дейности, някои свързани помежду си? Как човек следи всички задачи, за да гарантира, че проектът е завършен, завършен добре и завършен добре навреме?
Ето къде влиза картината на Гант. Те са визуално представяне на задачите в даден проект. Диаграмата на Гант води началото си през 1896 г., когато полски инженер Карол Адамиецки използва подобна диаграма за изобразяване на производствените схеми. Той го нарече хармонограмата и тъй като тя е публикувана на полски и руски език, тя остава до голяма степен неизвестна. Същевременно американец, наречен Хенри Гант, проектира подобна диаграма и именно неговото име носи тази диаграма.
Диаграмата се използва широко в производствения инженеринг. Скоро, с появата на компютрите, той се превръща в обикновен и практичен метод за планиране на проекти. С уеб-базирани приложения диаграмата на Гант придоби популярност и сега е често срещана характеристика в повечето проекти. Сега, обаче, с методите на Agile, популярността на диаграмата на Гант е ниска. Той обаче се е опитал да се развива с времето.
Какво е диаграма на Гант в управлението на проекти?
Първи неща първо: Какво е диаграма на Гант в управлението на проекти? Най-просто казано, диаграма на Гант е визуално представяне на графиката на графиката на проекта.
Обикновено редовете съдържат различни задачи на проекта, които често се разчитат на отделни задачи, като времевата линия оформя колоните на диаграмата.
С програми, които създават диаграма на Гант за даден проект, можете да видите къде стои проектът в даден ден. Диаграмата на Гант за проект показва кой е отговорен за всяка задача, както и всички зависимости между задачите.
Ето типична диаграма на Гант за проект:
Графиката ясно показва по лесен за разбиране начин, където проектът стои днес. Диаграмата е изключително полезна при презентации на ръководството, както и на клиенти, които може да искат бърза оценка на изпълняваните задачи.
Зависимости в диаграмата на Гант за проект
Една от основните причини, поради които графиците на проектите се объркват, е неправилното разпознаване на зависимостите. Нека да кажем, че имате проект, който изисква три различни работни пътя. Всичко това трябва да се сближи, за да може проектът да продължи напред. Дори ако един от работните пътища се забави, целият график на проекта се срива. С диаграма на Гант тази зависимост се идентифицира точно на етапа на планиране, визуално, така че всяко изоставане да бъде маркирано моментално, за да се обозначат възможни закъснения. Като ръководител на проекти можете веднага да разгърнете ресурси, за да гарантирате, че забавянето причинява минимални щети.
В проекта има няколко типа зависимости. Всичко това може да се обозначи на диаграма на Гант.
- Finish to Start (FS): При този тип зависимост задача A трябва да бъде изпълнена, преди задача B да започне. Пример: Да кажем, че работите върху проект за уеб дизайн. Само след като клиентите одобрят изображенията, които да се използват в уебсайта, може да се случи каквото и да е Photoshop работа върху снимките.
- Start to Start (SS): При този тип зависимост трябва да се стартира задача A, за да започне задача B. Прост пример би бил в областта на писането. Един писател сигурно е започнал да пише роман, преди да започне да редактира части от него.
- Finish to Finish (FF): При този тип зависимост задача A трябва да бъде изпълнена, преди задача B да може да бъде изпълнена. Да речем, че работите върху брошура. Задачата „създаване на текст“ трябва да бъде изпълнена, преди да завърши задачата за „проектиране на брошура“. Въпреки това, дизайнът може да започне преди завършването на текста, както често се прави, като се използва фиктивен текст. \
- Започнете да завършите (SF): В тази рядка зависимост задача A трябва да започне преди задача B да приключи. Това може да се приложи към нова позиция, която се запълва. Може да е от съществено значение напускащият служител да обучи новия служител, така че служителят, който напуска организацията, да може да го направи само след като новият се присъедини към служебното си задължение. Трябва да се отбележи, че това, строго погледнато, не е професионален подход.
При разработването на софтуер Microsoft препоръчва схемата Finish Start да се използва най-често. Освен това обезкуражава използването на алгоритъма Start to Finish, тъй като това може да означава безкрайно забавяне и възможни кръгови референции в работен процес. Въпреки това, за точно навреме внедряване, зависимостта от начало до край може да се използва.
Стъпки за създаване на ефективна диаграма на Гант за проект:
Процесът на създаване на диаграма на Гант за проект е доста интуитивен. За най-добро използване обаче трябва да планирате и графиката.
Докато можете да подготвите диаграмата на хартия или на компютър, това ще улесни задачата, ако имате шаблон на диаграма на Гант, в който можете да включите информация. Повечето уеб-базирани инструменти за сътрудничество включват шаблони на диаграми на Гант. Също така има много шаблони, налични за същите за Microsoft Excel.
-
Направете изчерпателен списък със задачи
Тази стъпка включва разбиване на проекта в неговите компоненти на диаграмите на Гант. Ако човек може да го разгради в йерархична структура със групи от задачи, под които задачите са изложени по-подробно, той ще работи най-добре.
Например, нека помислим за задачата да създадем нов уебсайт
Някои от общите етапи са:
- преглед
- Обхват
- Дизайн
- съдържание
- кодиране на стоките
- Тестване
- Изпълнение и поддръжка
При всяка от тези стъпки ще има допълнителни задачи. Най-добре е да пробиете максимално дълбоко, така че задачите да са ясно дефинирани.
Например, като се вземе предвид фазата на съдържанието, включените подзадачи могат да бъдат:
- Събиране и преглед на текст
- Събиране и преглед на графични елементи
- Създаване / пренаписване на текст
- Създаване на графични елементи (може да включва фотосесия и т.н.)
- Редактиране на изображения
- Редактиране на текст
- Финализиране на съдържанието
Или всякакви други стъпки, които може да са от значение за вашия проект.
По подобен начин трябва да бъдат изброени всички задачи, колкото и на пръв поглед да са тривиални.
-
Избройте зависимостите на задачите
Зависимостите на задачите трябва да бъдат изброени. Прост лист в Excel или дори таблица на Word би бил достатъчен.
Какви са стъпките, които са зависими от другите?
В нашия пример редактирането на съдържанието може да започне само след оценяване на съществуващото съдържание и създаване на ново съдържание, ако е необходимо. Фотошопът може да се извърши само след като бъдат направени снимки.
Важно е да отбележите зависимостите, така че планирането на диаграмите на Гант да стане по-лесно и по-строго.
Това зависи и от вашата организация. Ако екипите са по-малки и ресурсите са оскъдни, може би има смисъл първо да начертаете ресурсите си и след това да ги определите. Ако вашата е огромна компания с широк набор от ресурси, може да има смисъл първо да създадете времевата линия.
-
Създайте времевата линия за проекта
За мениджърите, които обичат да слизат и да се изцапат по-рано, това е най-меката част от класацията на Гант.
След като задачите са готови, се създава времевата линия. Фактор в почивните дни и официалните празници.
На софтуер като SmartDraw диаграмата на Gantt се създава веднага след въвеждане на данни на удобен за потребителя екран. Но с друг софтуер или шаблони на Excel може да се наложи да въведете стойности в самата електронна таблица на диаграмите на Gantt.
Тъй като диаграмата на Гант е инструмент за визуализиране на плана, наличието на специализиран софтуер не трябва да има толкова голямо значение.
Сроковете зависят от клиента и ако клиентът има определени ограничения във времето, уверете се, че разделите времето между задачите интелигентно.
Тази времева линия ще бъде променена и вероятно не е окончателна, но се опитайте да я направите възможно най-близка до финалната.
-
Разпределете всяка задача на група или човек
Като ръководител на проекти ще трябва да измислите най-добрия начин да направите тази работа. Оценете вашия екип. Разберете кой ще работи най-добре за коя задача. Поставянето на проекта по груба времева линия в бележник или софтуер също ще ви помогне да гарантирате, че ресурсите няма да бъдат двойно потопени - изискват се на две места наведнъж.
Това може да отнеме известно време, но това е важна част, която трябва да бъде коригирана.
Някои от въпросите, които могат да ви помогнат да закачите подходящите хора са:
- Дали този ресурс ще бъде добър в ролята на клиент?
- Ще може ли този ресурс да координира и да работи с другите?
- Ще може ли този ресурс бързо да обърне нещата?
- По-добър ли е този ресурс при многозадачността или в едно задълбочено изпълнение на една задача?
- От кога е наличен този ресурс? В зависимост от това дали вашият проект е критичен за ресурсите или критичен за времето, задачите ще бъдат разпределени.
На този етап също трябва да се изяснят няколко неща в рамките на вашата организация:
- Кой се отписва от дизайна? На текст? За бюджетите?
- От съществено значение е да се гарантира, че на лицето, което отговаря за напускането на нещата, е осигурен подходящ свободен ход. Ако директорът на съдържанието, отговарящ за цялото съдържание, заминава за планирано пътуване в чужбина, уверете се, че е включен в срока.
Това ще изисква известна координация с HR и други ръководители на проекти и да ги приеме.
Сега можете да разпределите отделни ресурси или групи към задачи, които вече са начертани и набелязани за зависимости.
Така че това трябва да бъде, нали? Остава още една последна и решаваща стъпка.
-
Споделете и прецизирайте
След като всичко изглежда заключено на място, споделете диаграмата с ключови заинтересовани страни. Добра практика е да споделяте диаграмата с целия си екип, за да сте сигурни, че не сте пропуснали нещо важно.
Той е готов да бъде споделен с клиента и след одобрение вашата диаграма на Gantt за проект е готова за употреба!
Ограничения на диаграмата на Гант за проект
Buzzword в управлението на софтуерни проекти е Agile. Agile методологии са навсякъде и тяхното приемане се увеличава с всеки изминал ден.
Традиционната диаграма на Гант за даден проект е много ограничена по обхват за съвременни софтуерни проекти, тъй като акцентът е върху адаптивността. Диаграмата на Гант планира целия преден план и ако (по-скоро, кога) графиците се променят, те стават много трудни за справяне. И по-добре изразходваното време се използва за актуализиране на графиката на Гант
Agile проекти могат да използват кратки спринтове (в случай на Scrum) или да работят първо на най-неотложната работа (като в Kanban), подготовката на диаграма на Гант за седмици просто няма да бъде възможна. В други отзивчиви методологии на проекти като Extreme Programming, това просто ще е загуба на време, тъй като планираните части на диаграмата са много кратки.
Мениджърите на софтуерни проекти отчитат известен успех в използването на диаграма на Гант за проект, за да се следят отделните спринти. Други пух-пух идеята, казвайки, че диаграма на Гант за проект, базиран на модела на управление на проекти водопад.
Графите на Гант също имат репутацията да се опитват да показват твърде много информация. Баровете, с разнообразни цветове, които показват различни ресурси и зависимости, могат да бъдат много объркващи за сложни проекти.
Въпреки това диаграмата на Гант все още е популярен инструмент за планиране в няколко индустрии. Всъщност те играят огромна роля в проекти, ръководени от процеси, като например разработване на уебсайтове.
Алтернативи на диаграмата на Гант за проект
Диаграмата на Гант по същество е диаграма на графиците на задачите. Всяка хартия, включително подробен списък със задачи, може да постигне същата цел.
Някои алтернативи на диаграмата на Гант за даден проект включват:
- Подробен списък със задължения на отговорните лица
- Бяла дъска, проследяваща напредъка на всяка история / спринт, в случай на Agile проекти
- Табло Kanban: обикновена дъска с три колони - да се прави, прави и се прави в най-простата му форма
- Други инструменти, създадени специално за Agile проекти, като Sandglaz
Диаграмите на Гант изминаха дълъг път, служейки на производствената и сервизната индустрия. Те направиха процесите толкова по-прозрачни и се адаптираха възможно най-добре за по-взискателната софтуерна индустрия.
Въпреки че популярността им безспорно се е понижила, те все още остават първото място за ръководители на проекти в световен мащаб в началото на проекта.
Препоръчителен член
Това е ръководство за това как да се създаде диаграма на Гант за проект. Тук сме обсъдили стъпки за ефективно създаване на диаграма на Гант за проект. Може да разгледате и следните статии, за да научите повече -
- Управление на проекти за водопад
- Канбан: Полезна стъпка?
- Топ 5 вида инструмент за отчитане на управлението на проекти
- 20 вълнуващи въпроса за интервю за работа за управление на проекти
- Важно на Visual Basic - диаграма с динамичен вход