Преглед на плана за управление на комуникациите
Планът за управление на комуникациите е неразделна част от плана за управление на проекта, където процесът на събиране, генериране, записване и разпространение на информацията, изисквана от заинтересованите страни, се планира и комуникира структурирано.
По-голямата част от проблемите / ограниченията, които възникват и не се решават в даден проект, се дължат на липса на комуникация. Необходим е структуриран начин или метод за комуникация за ръководителя на проекта. Планът за управление на комуникацията е ключов аспект при подготовката на план за управление на проекта / харта на проекта.
По време на започването на проекта методът на комуникация или план за управление на комуникацията трябва да бъде ясно определен, за да се избегнат всякакви препятствия. Планът за управление на комуникациите помага за установяване на потока от информация в даден проект. В проекта са представени различни заинтересовани страни. Мениджмънт, ръководител на проекти, многофункционални членове на екипа, доставчици, външни агенции и др.
За да бъде успешен проектът, ефективната комуникация е много важна и следователно необходимостта от план за управление на комуникацията. В случай на жилищен проект, ръководителят на проекта може да генерира комуникационен план на заинтересованите страни, за да информира различните заинтересовани страни за проекта и да ги адресира там, където се изисква тяхната намеса.
Списък на плана за управление на комуникациите
Някои планове за управление на комуникациите с техните различни видове са дадени по-долу.
1) Срещи на проекта -
Има различни видове план за управление на комуникацията за различни заинтересовани страни в проекта, като например:
- Среща за преглед на проекта (за топ мениджмънт)
- Координационна среща на проекта (за многофункционални екипи)
- Среща за преглед на доставчици (за доставчици)
- Среща за преглед на проекта:
За да комуникират и предоставят информация на ръководството, „срещите за преглед на проекти“ могат да служат като план за комуникация, за да ги информират за различни аспекти на проекти като напредъка на проекта, етапа на проектиране на проекта, назначаването на изпълнители, свързването на въпроси, местните проблеми, всякакви външни фактори и т.н. Това ще служи като информационна система, която ще ги информира за проекта и ще им даде възможност да се намесят, ако е необходимо.
- Координационна среща на проекта:
За да комуникират и предоставят информация на многофункционалния екип, могат да се провеждат „срещи за координация на проекти“ и да се представят въпроси / ограничения на проектите на членовете на екипа въз основа на тяхната функционална експертиза. Например, За да се постигне поставена от ръководството цел и въз основа на условията на сайта е необходима промяна в дизайна, тогава тези срещи могат да послужат като платформа за предаване на информация на тях и в същото време може да им бъде осигурено решение. В края на такива срещи трябва да се изготви протокол, който трябва да бъде разпространен, така че всички заинтересовани страни да бъдат информирани за промяната.
- Среща за преглед на доставчици:
За да комуникират и предоставят информация на доставчиците, „срещи за преглед на доставчици“, които се провеждат седмично или два седмици в зависимост от изискванията на проекта. На тази среща доставчикът може да предостави графики за напредъка, анализ на тенденциите, прогнозиране / прогноза за дейности по баланс, за да съобщи на ръководителя на проекта за техния обхват на работа.
За да се избегне смут и да се осигури правилна комуникация, всички срещи, както е споменато по-горе, имат добре определен дневен ред. Честотата също трябва да бъде предварително решена. Броят на участниците трябва да бъде точен и да има правилните членове. Дневният ред трябва да бъде изпълнен доста предварително, така че участниците да бъдат подготвени за срещата. Всяко отклонение от точките от дневния ред не трябва да се забавлява. Ръководителят на проекта да бъде двигателят на срещата, за да се избегне отклонение.
В допълнение към горните формални методи понякога неформалните методи за комуникация лице в лице или телефонна комуникация също помагат за решаването на проблеми на проекта.
Освен по-горе, планът за управление на комуникациите трябва да се актуализира, както и когато се изисква, в зависимост от изискванията на проекта.
2) Отчети за ефективността -
Има доклади за резултатите за всеки проект, в които информацията / данните се записват за комуникация със заинтересованите страни.
Различните видове отчети за ефективността са както следва:
- Отчет за състоянието
- Доклад за напредъка
- Отчет за тенденциите
- Прогнозиране (или) прогнозен отчет
- Доклад за вариация
- Отчет за спечелената стойност
- Документ за учене на проекта
а) Доклад за състоянието:
- Тези доклади представят текущото изпълнение на проекта спрямо по-ранната базова линия.
- Сроковете за разпространение на тези доклади са ежедневни / седмични.
б) Доклад за напредъка:
- Този доклад описва общата извършена работа в определена времева рамка.
- В тази категория има различни видове доклади въз основа на интервала на разпространение.
| S.No. | Тип на отчета за напредъка | описание | Срокове за тираж | Представен на |
| 1 | DPR | Ежедневен отчет за напредъка | ежедневно | Клиент и вътрешен екип |
| 2 | WPR | Седмичен отчет за напредъка | седмично | Клиент, среден мениджмънт |
| 3 | MPR | Месечен отчет за напредъка | Месечно | Клиент, Топ мениджмънт |
в) Отчет за тенденциите:
- Тенденционният доклад обозначава възходящата или низходящата тенденция на проекта въз основа на напредъка
- Това е типичен отчет за висшето ръководство, който се разпространява / обсъжда месечно.
г) Прогнозиране (или) Доклад за прогноза:
- Прогноза или очакван бъдещ напредък / изпълнение на проекта се отчита въз основа на текущия сценарий на проекта.
- Предварителната прогноза се ревизира според изискванията и се представя / разпространява, когато това се изисква от Клиент / Мениджмънт.
д) Отчет за отклонение:
- Този доклад сравнява реалния напредък с основната линия и са представени възникнали отклонения в цената и времето.
- Този отчет обикновено се разпространява заедно с отчета за тенденциите, т.е. на месечна база.
е) Отчет за спечелената стойност:
- Този доклад се състои от мерки за обхват, разходи и график, за да се оцени изпълнението на проекта. Което се разпространява месечно.
ж) Документ за учене на проекта:
- Във връзка с всички доклади за изпълнение се подготвя общ документ за учене на проекти, който ще бъде полезен за достъп до проекта и също така помага при разработването на предложенията за бъдещи проекти.
3) Ескалация -
Всеки път, когато възникнат проблеми или усложнения при комуникацията на проекти, тогава става необходимо да се ескалира проблема до управлението, ако не може да бъде постигнато / направено решение в рамките на вътрешния екип на проекта.
По отношение на тежестта на въпроса органът за вземане на решение и времевата рамка се променят, както следва:
| приоритет | суровост | Орган за вземане на решения | Срокът за разрешаване (работни дни) |
| 1 | Голямо въздействие върху проекта, т.е. което може да окаже значително влияние върху времето и разходите. | Най-високо ниво на управление | В рамките на половин ден |
| 2 | Средното въздействие, което може да повлияе или на разходите, или на графика | Топ мениджмънт и средно ниво на управление | В рамките на 1 ден |
| 3 | Малкото въздействие, което може да забави сроковете | Средно ниво на управление | В рамките на 2 дни |
| 4 | Няма въздействие върху проекта, но има по-добра алтернатива | Средно ниво на управление и ръководство на проекта | Работата е в ход, алтернативни решения се разработват и изпращат за одобрение от управителния съвет на промените. |
Препоръчителни статии
Това е ръководство за плана за управление на комуникациите. Тук обсъждаме Списъка на плана за управление на комуникациите с техните различни видове. Можете да разгледате и другите ни предложени статии, за да научите повече -
- План на проекта на Microsoft
- Общи концепции за управление на качеството
- Мениджър на проекти за меки умения
- Заинтересовани страни на проекта
- Казус в управлението на проекти