Въведение в комуникацията в управлението на проекти
Преди да облечем комбинезон и да започнем да описваме значението на комуникацията в проекта, трябва да имаме ясно разбиране за „управление на проекти“. Управлението на проекти е дисциплината на използването на процедури, политики и принципи за успешно водене на проект от замисъла до завършването. В допълнение, алгоритъмът за планиране, организиране и контрол на ресурсите на компанията да придвижва определени задачи / дейности към изпълнение.
Определение за управление на проекти
Уикипедия определя управлението на проекти като „дисциплина на иницииране, планиране, изпълнение, контрол и закриване на работата на екип за постигане на конкретна цел и отговаряне на конкретни критерии за успех“.
Като цяло, ние свързваме този термин „управление на проекти“ с индустрии като строителството, информационните технологии, инженерството, здравеопазването, които имат сложен набор от компоненти, които да подредят по определен начин, за да достигнат целта в рамките на период от време. Въпреки че всяка индустрия рамкира методологиите на проекта въз основа на своите нужди, все пак отговорността на ръководителя на проекта е почти същата, включително определяне на задача, завършване и също така проверка на качеството на готовия продукт.
Фази на комуникация в управлението на проекти
От концептуализацията до завършването има пет фази, които са използвани за постигане на успешен артикулиран резултат.
1. Иницииране : Тази фаза определя началото на проекта. След като ръководителят на проекта получи одобрение, той или тя започва документацията на описанието на концепцията, която включва целта, основана на целта на проекта и желания му резултат с изчисляването на рисковете.
2. Планиране: В тази фаза, ръководителят на проекта verbalizes стратегия, за да се постигне целта, с строгото придържане към времева линия. Той или тя може да избере членовете на екипа и да определи задачите / дейностите, разпределяйки ги сред членовете на екипа с зададени етапи и ключови параметри за успех. Поставянето на работен график и комуникационна линия също се разглежда през тази фаза.
3. Изпълнение: Ръководителят на проекта прилага ресурсите, за да даде желания резултат, както е посочено в плана на проекта.
4. Контрол: В тази фаза ръководителят на проекта следи работата в екип, за да приведе в съответствие прогнозираната ефективност, както е определено във фазата на планиране.
5. Закриване: На последния етап ръководителят на проекта предоставя крайния резултат на своите началници и улеснява административната задача, ако има такава.
Ефективна комуникация в управлението на проекти
За успешното постигане на целта ефективната комуникация е ключовият фактор, който ръководителят на проекта трябва да има предвид от началото на формулирането на стратегия. Ето защо можем да кажем, че ефективната и ефективна комуникация е основата на живота на всякакъв вид управление на проекти. Много проекти се провалят поради неефективност или липса на комуникация. Според доклада на PMI (Project Management Institute), ръководителят на проекта трябва да отдели 90% от времето си за комуникация със заинтересованите страни и членовете на екипа. Успешното лидерство зависи от ясната комуникация за целта, представянето, отговорността, постиженията, предизвикателствата, както и обратната връзка с клиентите с членовете на екипа, които обикновено принадлежат към разнообразна група хора. Редовното докладване на напредъка и състоянието на проекта пред заинтересованите страни е решаващата част от ефективното ръководство на проекта. Така че правилното управление на комуникацията, което се състои от три процеса, намалява до известна степен риска от провал. Това са някои от ефективната комуникация в управлението на проекти.
- План на комуникация
- Управлявайте комуникацията
- Монитор комуникация
План за комуникация
Първата стъпка в комуникационния план е намирането на анализ на комуникационните изисквания. Има толкова много информация относно проекта, но коя информация трябва да бъде изпратена на кого е важно да се вземе решение. Комуникационният план трябва да бъде достатъчно подробен, който обхваща всички фактори, включително аудитория (членове на екипа, заинтересовани страни, клиент), цел, канал (носител на комуникация, като словесна, писмена) и т.н.
Управление на комуникацията по проекта
Цялата отговорност на ръководителя на проекта е да изпълни комуникационния план. Това включва -
- Събиране и анализ на данни.
- Разпространение и предаване на съобщения.
- Съхранение на всякакви съобщения, файлове или документи за комуникация.
- Извличане на всяка съхранена комуникация.
- Изхвърляне на всеки стар доклад за комуникация или приключване на проекта или набор от дати.
Мониторинг на комуникационния план
Ръководителят на проекта трябва да наблюдава и контролира плана за управление на комуникациите през целия си жизнен цикъл.
В контекста на комуникацията на проектите това е „обмен на знания, умения и опит“. Има три основни области на комуникация, които отдават голяма тежест на успеха на всеки проект. Те са -
- Вътрешен обмен на информация.
- Обмен на информация и доклад с заинтересованите страни по проекта.
- Маркетинг на проекти
Важно е ръководителят на проекта да измисли комуникационната стратегия по най-добрия начин на проекта. Какви методи за комуникация биха последвали е най-сериозното решение на ръководителя на проекта. Въпреки че методологиите, или активни, или пасивни, могат да бъдат разграничени въз основа на организационната структура и индустриалния стандарт. Това са някои методи за ефективна комуникация, които ръководителят на проекти може да адаптира, за да общува ефективно и съзнателно с членовете на екипа и заинтересованите страни.
Методи за ефективна комуникация
Ефективното общуване помага да се развие положителна среда, нека да намерим няколко метода за ефективна комуникация.
1. Активна или синхронна комуникация
Ако всички членове или страни участват в обмена на информация едновременно, комуникацията се нарича синхронна комуникация.
а. Среща на живо - Присъединяване към всички членове на екипа на едно и също място.
б. Video Conference - Видео конференция на живо.
° С. Конферентен разговор - телефонно обаждане, в което участват двама или повече от хората.
д. Аудио разговор - Подобно на конферентен разговор, но се провежда онлайн чрез използване на софтуер като Skype.
д. Компютърно подпомагана конференция - аудио конферентен разговор с връзка на компютри, където се показва електронна таблица или документ и може да се редактира и от двете страни.
е. IM (Незабавни съобщения) - Обмен на гласови съобщения или текст с помощта на изскачащи прозорци като Google Hangout.
гр. Текстови съобщения - размяна на съобщения чрез мобилни телефони или персонален цифров помощник.
2. Пасивна или асинхронна комуникация
Много видове комуникация в управлението на проекти не изискват присъствието на всички членове на екипа или на едно и също място. Този тип комуникация се нарича асинхронна комуникация. Включва:
а. Електронна поща - Електронната поща се използва широко за координиране на проекта и за комуникация между членовете на екипа.
б. Факс - Факс машината се използва широко в целия свят като надежден процес на предаване на документи.
° С. Блогове - Някои ръководители на проекти пишат блогове за своя опит от различни предизвикателства, с които са се сблъсквали по време на изпълнението на проекта. Тези блогове могат да бъдат полезни за бъдещия процес на вземане на решения.
С напредването на съвременните технологии става възможно да се съберат всички членове на екипа от всяка точка на света.
Ръководителят на проекта може да избере всеки канал за комуникация с членовете на екипа или със заинтересованите страни, но комуникацията става ефективна чрез реализирането на това, което се комуникира, като ефективната обратна информация се получава от различни заинтересовани страни. Активното слушане, силно умение за представяне, умение за разрешаване на конфликти и др. Са чертите на основните компетенции на успешен ръководител на проекти.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за комуникация в управлението на проекти. Тук обсъдихме концепцията, фазите и различните ефективни методи за комуникация в управлението на проекти. Можете да разгледате и другите ни предложени статии, за да научите повече -
- Технически умения за ръководител на проекта
- Проектна документация
- Въведение в управлението на проекти
- Топ 10 мита за управление на проекти