Предложение за проект срещу Хартата на проекта - В тази статия се надявам да капсулираме документационната рамка за даден проект и колко е важно да знаем разликата между многото документи, които влизат и излизат от проекта, сред членовете на екипа или заинтересованите страни.

Както се казва в заглавието, тази статия има за цел да разсее мрака далеч от отделни документи, Харта на проекта и проектно предложение. Макар и много сходни, тези два решаващи документа заемат много различни позиции в рамките на един проект и неговите дейности, както и целите им също са многообразни.

Нека се впуснем в света на страхотно управление на проекти и да създадем систематични процедури, за да гарантираме безпроблемно функциониране към постигане на целите и задачите на бизнеса.

Предложение за проект срещу Инфографика на Хартата на проекта

Документи за проекти

Добре документиран проект е проект, който е систематично задвижван и насочен в посоката, в която трябва да се ръководи, с оглед постигане на целите и задачите на компанията.

Ако има документации, които са специално проектирани за проекта, за висшето ръководство става много лесно да маневрира през проекта и да проверява и сравнява точно процедурите.

За целите на това управление на задачите и за равномерно проследяване на проекта, след като промяната бъде осъществена, документите идват по-добре, за да могат да ги превърнат в насоки или казуси. По същество има 9 важни документа, които трябва да бъдат използвани в един проект. Те са както следва:

  1. Проектното предложение - Стартирането на проекта е проектното предложение, което е всеобхватно и убеждаващо, подробностите в този документ оправдават инвестицията, която е необходима за реализиране на проекта.
  2. Хартата на проекта - Това е мандатът, който превръща идеята в реална работа от ръководителя на проекта.
  3. План за управление на проекта - Това обхваща всички необходими подробности за целия проект, като улеснява ръководителя на проекта да разглежда етапите и плановете.
  4. Дневник на действията - Това е като списък със задачи за всички членове на екипа за различните им задачи в определени дни.
  5. Регистър на риска - Подобно на Регистъра на действията, това е брояч на риска, включващ всички рискове, на които е подложен проектът.
  6. Доклади за състоянието - Това е сбор от доклади, които ви казват точно къде се намира проектът в настоящия момент и колко повече от него остава за постигане на целта на проекта.
  7. Бюджет - Документ с номера, който съдържа всички сметки на планирания бюджет за проекта. От финансова страна, този документ съдържа всички важни цифри.
  8. Преглед на научените уроци - тук могат да бъдат включени уроци, за да могат тези уроци да бъдат приложени в по-нататъшни етапи на проекта или други проекти в организацията.

Цел на документа за проекти

Винаги мразим да документираме всичко, което правим, защото просто толкова много текст трябва да бъде написан, покрит и прочетен. Това ни прави тромаво да предприемаме и управляваме проекти, които идват по пътя ни.

С толкова много текст и анализ, диаграми и графики, които правят кръговете, поддържането на документи е разрешено по този въпрос и е толкова лесно за мениджърите на проекти да поддържат способността за проследяване на проекта.

Опитните ръководители на проекти гарантират, че техните проекти имат стандартни шаблони, съхранявани на място за съхранение на техните документи. Успешните шаблони на проекти могат да бъдат използвани повторно на базата на проект-проект.

С шаблони мениджърите могат много добре да се съсредоточат върху основната си отговорност за управление на целия проект, а не да се отдадат на тежкото дело и натрупване и сегрегация на данни.

Във всеки от следващите етапи можете да намерите документацията като основна част на проекта, която върви ръка за ръка с комуникационния елемент на проекта:

  1. Иницииране - доклад за предпроектност, проектно предложение, устав на проекта
  2. Планиране - спецификация на изискванията, документ за проектиране, план за управление на проекта
  3. Изпълнение - дневник на действията, дневник на изданията, отчети за състоянието
  4. Контрол - тестов документ, управление на промените
  5. Затваряне - технически документ, функционален документ, преглед на научен урок, документ за предаване

С всички основни ясни принципи и целта на документацията пред вас, сега можете да влезете в подробности, които ни казват какво точно представлява хартата на проекта и предложението за проект и какво ги отличава.

Какво е Харта на проекта?

Хартата на проекта, известна като документ за дефиниране на проекта или препратка към документ на органа, е изявление, което ясно посочва обхвата, целите, целите и екипите, участващи в проекта.

Докато очертава целите на проекта, хартата на проекта осигурява следните основни функции:

  • Предварително разграничаване на ролите и отговорностите, които всеки отделен участник играе по време на процеса на проекта
  • Идентифициране на основните заинтересовани страни или собственици на проекти и спонсори на проекти
  • Очертаване на задълженията и ролите, поети от ръководителя на проекта

Хартата на проекта в повечето случаи е кратък документ, използван за целите на съпоставянето на задълженията, които трябва да бъдат маркирани за различни роли в рамките на проекта. Те са извлечения от подробни документи, като например проектното предложение. Тя е надлежно считана за стандартна най-добра практика в индустрията.

Освен разграничаване на ролите и отговорностите на отделен проект, хартата на проекта е референтен документ за следните цели:

  • Цел или причини за предприемане на проекта
  • Проблемът има за цел да бъде решен
  • Цели, които проектът цели да постигне
  • Ограничения на проекта
  • Начини и средства за постигане на решението
  • Идентичност на екипа и заинтересованите страни в проекта
  • Елементи, които са в обхвата и извън обхвата
  • Оценка на риска по проекта
  • Ползи, които проектът ще донесе
  • Преглед на високо ниво на бюджета

Тези цели са подробни компоненти на хартата на проекта и могат да съдържат всички или няколко от тези елементи. Хартата на проекта остава основният и фокусен документ през целия жизнен цикъл на проекта и инвестира определено ниво на ливъридж и власт на ръководителя на проекта, който е собственик на този документ.

Хартата на проекта рядко се променя и трябва да бъде преглеждана на чести интервали от ръководителя на проекта, за да следи дали целта се следва и дали има текущо отклонение от плана.

Уставът на проекта се изготвя след одобряването на предложението и непосредствено преди да се определи обхвата на проекта. Следва естествения ред на одобренията и йерархията на одобренията на бюджета.

Ефективната харта на проекта е тази, която се вписва в една страница с размер A3, за осъществимост и лесно разбиране и проследяване. Други документи за проекти могат да се изготвят и за документи за текстообработка.

Така че, ако трябва да знаете как би изглеждал проектът от високо ниво или от въздушен изглед, можете да разгледате хартата на проекта.

Какво е проектно предложение?

Техническото предложение или проектното предложение е много убедителен документ, който има за цел да убеди група заинтересовани страни, висш ръководен персонал и инвеститори в вероятността проектът да реши дадения въпрос.

Това отново е прост, но подробен документ, който има следните цели в него:

  • Определя работата, която трябва да се извърши
  • Обяснява причината за проекта и какво цели да разреши
  • Убеждава и убеждава читателите, че екипът е готов и готов за проект и са способни да го заведат до успешното му завършване
  • Обяснява плана за управление и колко сложен е той
  • Гарантира панела за наличността на използвания ресурс за завършване на проекта в рамките на дадения бюджет и отделеното време

Съвет №1 : За да направите всичко това и да можете да поставите своята гледна точка пред панела, е необходимо да се гарантира, че предложението има оценка 10 на 10 по отношение на външния му вид.

Специалистите в панела трябва да бъдат привлечени да вярват в необходимостта на проекта и да се нуждаят от достатъчно основателна причина да накарат парите си по него. Професионален тон трябва да се поддържа по всяко време и документът трябва да бъде лесно достъпен.

Съвет №2 : Освен външния вид, вторият най-важен елемент на проектното предложение е неговата идея. Силното предложение е подробно систематизирано и има ясен план за действие, който проектът ще наблюдава.

Колкото по-добро е техническото ви предложение, толкова по-добре е за организацията. Архивирането на данни и съдържание с факти и цифри може да помогне за повишаване на вашето предложение.

Проектът трябва да бъде съобразен с целите, поставени от организацията, за да се съобразят изцяло с нейните нужди. Решаването на проблем извън борда на посоката, в която се ръководи компанията, може да бъде напълно безсмислено.

Какво трябва да включите в проектно предложение

За разлика от хартата на проекта, която е откъс от предимно проектното предложение или декларация за работа, предложението за проект е много подробен документ, без да се пропуска многословието. Форматът обикновено се състои от оформление и типография, което води до това.

Оформлението от една перспектива трябва да включва използването на графични илюстрации. Това могат да бъдат всеки от следните елементи:

  • Графики
  • Графики
  • Фотографии
  • Рисунки
  • диаграми

Тези илюстрации всъщност са факти и цифри, събрани по много по-компилиран и лесен за разбиране начин. Описание на всяка илюстрация трябва да е в основата и трябва да отразява важните нюанси, които изобразява графиката. Това ще улесни четенето и трябва да насърчи групата да вярва, че проектът в крайна сметка е много добре обмислен.

Използването на таблици може също да повиши четливостта и яснотата в текста и да насочи читателя към бързо и информирано и ясно решение.

Типографията ще включва подредени заглавия и трябва да поддържа добър поток към съдържанието. Пропуснатото съдържание няма да служи на целта на проекта и може да доведе до отхвърляне или преработка на предложението.

Разлика между Хартата на проекта и Предложението на проекта (300)

След като проектното предложение бъде санкционирано и одобрено, се казва, че проектът е официален и може да започне незабавно или както е предписано в предложението. Това е, когато ръководителят на проекта е официално организиран и проектът на хартата се изготвя.

Следващата таблица съдържа ролите на хартата на проекта спрямо тази на проектно предложение. Обърнете внимание, че този списък не е изчерпателен и може да има много повече свойства, включени в обясненията, дадени по-горе:

Точки за запомняне

  • Документацията е ключов аспект на всеки проект, независимо дали е технически или във всяка друга индустрия и трябва да се спазва за целите на администрацията и статуса на проекта.
  • Всяка фаза или етап на проекта има поне една документация.
  • Ефективните и опитни мениджъри поддържат шаблони с тях, за да бъдат използвани в различни проекти. Шаблоните от успешен проект могат да се използват в текущ проект за повишаване на ефективността и доверието, наложени в процесите.
  • В действителност има 9 основни документа за проекта, които трябва да бъдат част от проекта за неговото безпроблемно функциониране и проследяване.
  • Многослойността трябва да бъде ограничена в документите на проекта, тъй като те трябва да бъдат насочени и най-вече да се използват за актуализиране или записване на събития и резултати.
  • Хартата на проекта и проектното предложение са отличителни документи, използвани в жизнения цикъл на проекта и трябва да бъдат част от проекта. Те попадат в категорията на основните документи.
  • Хартата на проекта не може да бъде санкционирана преди одобрението на проекта.
  • Бюджетирането трябва да бъде част от двата документа, тъй като е ключов движещ фактор на идеята на бизнеса към проекта.

Надявам се сега да сте готови да знаете за документите и особено за използването на хартата на проекта и проектното предложение. Продължавайте да гледате през това пространство за повече елементи, свързани с управлението на проектите и производителността.

Препоръчителни статии

  1. Научете вълнуващи безплатни функции на Excel - диаграми и графики
  2. Въпроси за интервю за управление на проекти
  3. Техники за управление на проекти

Категория:

Развитие на предприемачеството