Жизнен цикъл на управление на проекти
Проектите са част от нашия професионален живот. В света на непрекъснато променящите се технологии и тенденции в бизнеса управлението на проекти е изключително търсено. В тази тема ще научим за жизнения цикъл на управление на проекти
Според PMI, проектът се определя като временен с определено начало и край във времето. Освен това проектът е уникален без рутинни операции и предназначен за постигане на единната цел с конкретен набор от операции. Освен това PMI определя управлението на проекти като прилагане на знания, умения, инструменти и техники за проектни дейности за изпълнение на проектните изисквания.
Независимо дали проектът е разработка на софтуер или стартиране на нов продукт или дори филм, неговото управление ще прогресира през пет фази на жизнения цикъл.
Фази на жизнения цикъл на управление на проекти
Ето петте фази на жизнения цикъл на управление на проекти:
- започване
- планиране
- Екзекуция
- Мониторинг и контрол
- Закриване
Начална фаза:
Това е началната точка на проекта. Проектът се концептуализира в тази фаза. На този етап се изпълняват следните стъпки:
- Идеята на проекта се създава или клиентът подхожда към нея. Идеята може да бъде решение на съществуващ проблем или нова възможност в бизнеса (например: стартиране на нов модел смартфон)
- Документът за бизнес казуси е създаден, предоставящ решение за реализиране на идеята след сеансите за мозъчна атака, състоящи се от екип, клиент и ръководители на проекти.
- Ръководителите на проекти и заинтересованите екипи проверяват възможността за изпълнение на проекта по отношение на печалби, разходи, времеви график, ресурси и т.н.
- След като проектът премине този тест за осъществимост, той се предлага за одобрение от ръководния екип на компанията / бизнес звено.
- По време на одобрението се подписва SOW за проекта и се разпределя бюджетът.
След успешното приключване на горните стъпки проектът се премества във фаза на планиране.
Фаза на планиране:
Това е втората фаза на управление на проекти. По време на тази фаза се създава подробен план за проекта. Този план включва задачи, необходими ресурси, срокове, разходи и т.н. По-нататъшно планиране на изискването за определяне на приоритети. Диаграма на Гант, която показва срокове за различните задачи, е един от важните документи, създадени за планиране. Различни планове, които се създават в зависимост от вида на проекта са:
- Комуникационен план: Добрият комуникационен план гарантира успеха на проекта. Той определя как информацията да се споделя между различните групи, които участват (настройка на пощата, Skype, създаване на списък за разпространение и др.) Матрицата за ескалация е част от този план, който се използва за ескалиране на екипи за проблеми.
- Ресурсен план: Той идентифицира ресурсите, необходими за проекта и потреблението, и график за набавяне на ресурсите. Картирането на човешките ресурси е очертано в този план.
- План за качество: Планът се състои от подробно описание на приетите стандарти за качество, тестване на качеството и осигуряване, използвани за поддържане на стандартите.
- План за внедряване: Той включва очертанията за разполагане на резултатите от проекта. Подходът за разгръщане, отговорността на членовете на екипа по време и след разполагането, издаване на проследяване и поддръжка при приключване на проекта.
След приключване на различни планове, управлението на риска се извършва в зависимост от критичността на проекта. Идентифициране на потенциалните заплахи и анализ на въздействието, ако възникнат такива, формират част от тази подфаза. Изготвя се доклад за управление на риска с план за смекчаване на бъдещи заплахи.
Фаза на изпълнение:
Съставено с финализиране и планиране на идеята на проекта. Сега е време да се настроите на работа. В тази фаза се осъществява предишното планиране. Тази фаза силно зависи от планирането. По-добре планът ще бъде по-добър. Ръководителите на проекти следват стъпките по-долу в този процес:
- Разпределение на ресурсите и осигуряване на навременната му доставка.
- Назначаване на задачите на членовете на екипа ежедневно
- Всекидневни срещи
- Създаване на доклад за състоянието въз основа на ежедневни срещи и напредъка на проекта.
Тук целият екип се представя, тъй като започва с реална работа (например разработване на софтуер, производство). Задават се ежедневни цели; екипът трябва да осигури да ги посрещне; в случай на забавяне, те трябва да докладват на ръководителите на проекти.
Фаза на наблюдение и контрол:
Тази фаза се обединява с фазата на изпълнение, защото и двете се случват едновременно. Основната цел тук е да се гарантира, че изпълнението се извършва според плана. Сроковете и разходите се спазват. По-долу точки се прилагат по време на мониторинга:
- Задайте основните показатели за ефективност (KPI).
- Сравнете плана за напредъка или доклада за състоянието с плана на проекта за измерване на KPI.
- За всяко отклонение от проекта намалете отклонението и предефинирайте KPI.
- Актуализирайте плана за всички промени, за да спазите крайния срок.
- Следете усвояването на бюджета.
- Следете качеството на проекта.
Фаза на затваряне:
Сега този проект е завършен и е време да го разгърнете на клиента или да стартирате на пазара. Именно тук съвместните усилия стигат до ползотворния край !! Планът за внедряване, създаден във фазата на планиране, влиза в действие. Фазата на затваряне има:
- Пускане на резултатите (продукт / услуга) на заинтересованите страни.
- Съобщаване на приключването на заинтересованите страни и бизнес партньорите.
- Подписване на бизнес документи.
- Освобождаване на членовете на екипа и затваряне на договорите.
- Подаване на плащане и документация.
- Документиране на извлечени поуки и най-добри практики, възприети по време на проекта, така че да може да се използва за бъдеща справка за други проекти.
- Създаване на структура за поддръжка и поддръжка съгласно изискването.
По-горе са фазите на жизнения цикъл на проекта. Въпреки че стартирането на нов проект може да изглежда гигантска задача, но чрез разбиване на фазите гарантира постижимата цел. Но тези фази не са взаимно изключващи се, могат да се припокриват на практика. Фазите на изпълнение и контрол, които видяхме по-горе, настъпват едновременно. По същия начин същото може да се случи и в други фази.
Сливане на планиране и изпълнение:
Възможностите за проблеми и промяна в изискването от клиента във фазата на изпълнение могат да доведат до промяна в плана на проекта. Планирането отново се извършва във фазата на изпълнение. Гъвкавата методология, която се използва широко за софтуерни проекти, осигурява гъвкавостта да се включват такива промени в последния момент.
Големите проекти са разделени на малки модули като производството и качеството може да бъде различни модули за даден продукт. Завършването на един модул може да съответства на започване на други проекти.
Може да се заключи, че тези етапи са динамични по своя характер, но с помощта на различни инструменти за управление на проекти можем да гарантираме успешното завършване на проекта.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за жизнения цикъл на управление на проекти. Тук сме обсъдили петте фази на жизнения цикъл на управление на проекти. Можете да разгледате и другите ни предложени статии, за да научите повече -
- Кариера в управлението на проекти
- Фази на управление на проекти
- Проектна документация
- Въведение в управлението на проекти
- Казус в управлението на проекти