Управление на заинтересованите страни в проекта -
Част от определянето на себе си като социални животни идва от факта, че напредъкът на нашата цивилизация и общество зависи от взаимодействието ни помежду си. Ние общуваме помежду си чрез езикова среда, наречена език и това формира моста между разбирането и реагирането в различни ситуации и сценарии.
Дори когато става въпрос за работното ни място, от нас се очаква и нашата трудова етика ни диктува, че оставаме в сърдечни и положителни отношения с хората, с които общуваме, за да постигнем начална позиция в постигането на общата цел и цел на компанията.
В света на управлението на проекти мениджърът на проекти е единственият човек, който обработва и управлява проект и хората, участващи в този проект. И така, това става съществен фактор за този индивид да може да изгради силна връзка с всеки един от заинтересованите страни чрез комуникация. Тази статия ще разгледа този въпрос, който току-що се появи в главата ви, как точно да изградите положителни отношения с всички ключови заинтересовани страни в проекта.
Какво е управление на заинтересованите страни на проекта?
Заинтересованите страни са тези лица, които участват в проекта и пряко или косвено са ангажирани в процедурите по проекта. Управлението на тези заинтересовани страни може да бъде разделено на две основни категории:
- Управление на външни участници в проекта: Тези външни заинтересовани страни могат да повлияят или да бъдат засегнати от това как протича проектът, но те не са пряко ангажирани с бизнеса в организацията. Те включват общности, медии, широката общественост, други обществени групи и др.
- Вътрешно управление на заинтересованите страни на проекта : Тези заинтересовани страни са пряко ангажирани в сделките, предприети от бизнеса и в определен момент или другият притежават или са свързани с продукта или услугата (или част от продукта или услугата), предоставени от организацията. Това управление на заинтересованите страни в проекта включва служители, клиенти, доставчици, доставчици, акционери и др.
Управлението на заинтересованите страни в проекта, с което сте заобиколени, може да бъде описано като две групи: едната участва пряко в проекта и присъства в ръководния комитет на проекта, а другата, които не са ключови лица, но трябва да бъдат уведомени за напредъка на проектът и как протича според първоначалния план на бизнес проекта. Нека да разгледаме по-подробно управлението на тези заинтересовани страни и как тяхното участие оформя потока на проекта.
За безпроблемното функциониране на проекта през годините стана изключително важно създаването на специална комуникационна линия от ръководителя на проекта, както с вътрешни, така и с външни заинтересовани страни. Тази линия на комуникация доведе до много успехи и неуспехът да бъде съобщена на тези ключови заинтересовани страни по проекта навреме и точно, доведе до провал на самия проект.
Всички заинтересовани страни са ключови играчи в тази игра и трябва да им се даде едно и също ниво на приоритет.
Видове управление на заинтересованите страни на проекта
Тъй като сега сме категоризирали управлението на заинтересованите страни по проекта във вътрешни и външни заинтересовани страни в организацията, можем да разгледаме по-нататък видовете управление на заинтересованите страни в проекта, които се основават на тяхното ниво на пряко или косвено участие в проекта.
- Хората, които влияят положително върху целия проект, но не участват пряко в работата на проекта и плана на проекта. Тези видове управление на заинтересованите страни в проекта включват висши и висши мениджъри, доставчици и финансов отдел в организацията
- Хората, които са засегнати от някое от действията, предприети в помещението на организация. Те са пряко засегнати и също са от съществено значение за осъществяването на промените, които са предприети. Те включват служителите и клиентите.
- Хора, които се интересуват от успеха на организацията, особено по отношение на възвръщаемостта и приходите, получени поради печалби. Тези ключови заинтересовани страни в проекта влияят на тези програми за промяна и продуктите и услугите на организацията до известна степен на ползите, от които произтичат дейностите. Тези ключови заинтересовани страни в проекта включват лица, които притежават акции в бизнеса.
Като ръководител на проекта, вашата отговорност ще бъде да свържете точките и да общувате с всички тези типове ключови заинтересовани страни по проекта, така че да постигнете сплотеност в рамките на проекта и да успеете с него. Тази ефективна комуникация ще гарантира, че вашият проект работи по правилния път през целия му жизнен цикъл и че всеки по проекта непрекъснато се актуализира за неговия напредък.
Какво искат да знаят тези мениджъри на участници в проекта?
Това е един въпрос, който всички ръководители на проекти трябва да си зададат и да намерят удовлетворяващи отговори на него. Важно е да знаете какво трябва да знаят управлението на тези участници в проекта по всяко време. Независимо дали работят директно върху проектора, искат само да знаят състоянието и напредъка на проекта, като добър ръководител на проекта е важно правилно да разберете какво искат да знаят и съответно да подготвите своя план за комуникация, за да съответства на нуждите на ключовите участници в проекта.
- Основните участници в проекта искат да знаят какво има за тях - Хората винаги се радват да останат мотивирани, след като разберат какво има в тях. След като ползите от тяхното участие и проектът като цяло им е известен, това е като допълнителен тласък за тях да получат по-голямо чувство за отговорност към проекта и да участват съответно.
- Основните участници в проекта искат да знаят какво има за организацията - хората биха искали да знаят повече за общата картина и да се радват какви ползи ще получи организацията. В крайна сметка, ако компанията прогресира, така надува възможностите им в по-големия дял.
- Основните участници в проекта, които искат да ви се доверят - постоянната комуникационна линия между вас и управлението на заинтересованите страни в проекта може да бъде голям фактор за внушаване на доверие във взаимоотношенията. Заинтересованите страни трябва да знаят, че могат да разчитат на вас за работата, която са ви поверили. Комфортът е много важен.
- Ключови заинтересовани страни на проекта, които искат да знаят, че сте ангажирани - комуникацията е чудесен носител, за да покажете своята отдаденост и ангажираност към проекта, който ръководите. След като ръководството на вашите заинтересовани страни знае, че сте ангажирани, те ще могат да разглеждат проекта като голям успех и ще бъдат уверени, че вашите зорки очи ще ръководят и последователно напредват в жизнения цикъл на проекта.
- Заинтересованите участници в проекта искат да видят, че сте способни - когато ефективно съобщавате за напредъка на проекта или задача, която трябва да бъде изпълнена; той показва голяма част от вашите възможности и калибър на ключовите заинтересовани страни и членове на екипа на вашия проект. Фактът, че сте способни да ръководите проекта, може да има голям и задълбочен ефект върху начина, по който тези мениджъри на заинтересованите страни в проекта сами допринасят за проекта и поемат своя ангажимент.
Определяне на положителна връзка
Ако искаме да поддържаме положителни отношения с тези ключови заинтересовани страни по проекта, които са много решаваща и известна част от нашите проекти, е по-добре да разберем и ясно да определим какво означава положителна връзка. И, не, запазването на положителност не е част от списъка на управлението на заинтересованите страни в проекта. Така че, нека първо се потопим и да се преосмислим какво означава положителна връзка за нас. Следните характеристики според мен отлично описват и дефинират положителна връзка, необходима, докато работите върху вашия проект:
- Доверие - Независимо дали това е вашата лична връзка или професионалната, доверието е един от основните фактори, които могат да бъдат повратна точка за успешните и ценени отношения с вашите заинтересовани страни. Доверието може да бъде мощна връзка, като обединява екипа на проекта и ключовите заинтересовани страни по проекта за по-ефикасна и ефективна работна и комуникационна среда. С доверие идва фактът, че можете да внесете идеите си на масата, без да се притеснявате от нищо.
- Отворена и ефективна комуникация - При сценарий в офиса непрекъснато сте в режим на комуникация, било чрез имейли или IM съобщения или обикновен разговор лице в лице. Колкото повече комуникация ще придобиете повече връзки, но по-добра и по-ефективна е комуникацията, толкова по-положителна би била връзката.
- Разрешаване на многообразието - Положителността във взаимоотношенията може да накара хората да приемат различията и многообразието, породени от други хора. Те могат да излязат с различни мнения, мисли и идеи. С разнообразните си перспективи вашият проект може да се възползва много и ще влезете в положителна връзка.
- Взаимна загриженост и уважение - Работата като екип и група може да бъде наистина трудна. Можете да се натъкнете на хора, които са трудни за заобикаляне, но имайки предвид по-голямата представа за организацията и въз основа на това създават взаимен интерес и уважение един към друг и в рамките на един проект, заинтересованите страни могат да позволят иновации и безпроблемно функциониране на проекта в рамките екипът.
- Внимателност - Като се съобразите с вашите действия и думи, може да ви постави сред ключовите заинтересовани страни по вашия проект като отговорен и отговорен индивид, с когото може да се смесите. Това може да засили позицията ви като ръководител на проекти и да ви помогне да свършите нещата. Самоосъзнаването може да ви спести неприятностите на отрицателните вибрации около вас на работното си място.
Съвети за положително ангажиране на вашите заинтересовани страни по проекта
- Погледнете не само изграждането на положителни отношения с управлението на вашите заинтересовани страни в проекта, но и очаквайте силна връзка, която ще продължи чрез ключови моменти на решение. Полагайте усилия да ги включвате постоянно в стратегията и възприетия подход.
- Споделете визията си и поемате проекта и целта, която възнамерява да постигне.
- Вземете постоянни съвети и помощ от хора, които вече са от по-светлата страна на нещата, що се отнася до проекта и всичките му задачи.
- Определете редовен график за срещи, за да се срещнете директно с различните си видове управление на заинтересованите страни в проекта и да инвестирате време в консултации и да насочите вниманието си към резистентните ключови заинтересовани страни по проекта, с оглед да ги накарате да търсят общата картина и да разберат всичко, което проект стои.
- Подгответе комуникационен план и постигнете споразумение с всички ключови заинтересовани страни по проекта.
- Комуникацията трябва да бъде проста, но ефективна.
- За да изградите тяхното доверие към вас, покажете им структурирания подход към плана на проекта още от началото на проекта.
- Комуникирайте рискове и проблеми и не създавайте изненада или напрегната ситуация изведнъж. Това ще застраши участието им в проекта и ще ви попречи да поемете водеща роля с доверие.
Използване на комуникационен план
Сега сте чували за комуникационния план няколко пъти в тази статия. Докато някои може би знаят всичко за него, а някои може би са го чули за първи път. Предоставяйки предимството на младите и начинаещи ръководители на проекти, сега ще получите кратък урок за това какъв е комуникационният план и как трябва да се справите с него.
Какво е комуникационен план?
Комуникационният план, просто казано, улеснява ефикасната и ефикасна комуникация между вас като ръководител на проекти и различните заинтересовани страни, с които ще се занимавате, докато сте по проекта. Този план ще бъде пълно ръководство, което ще ви насочи през цялата комуникация, която ще се проведе и с каква честота.
Когато установявате комуникационния план, ще трябва да вземете таксата от:
- Спонсор на проекта
- Управление на заинтересованите страни на проекта
Елементи на комуникационен план
За да се изгради добър и успешен комуникационен план, ще трябва да вземете следните 4 елемента от плана:
- Цели на комуникацията
- Метод и честота на комуникация
- Тип на заинтересованите страни (целева аудитория)
- Основни елементи, използвани в комуникацията
Разработване на комуникационен план
Тази задача може лесно да се изпълни при условие, че имате цялата си комуникационна стратегия и ясно в ума си. След като знаете и осъзнавате какво трябва да се направи, каза и действате, можете да сте сигурни в разработването на комуникационен план, който няма да се провали. Посочените в следната таблица са идеални и препоръчани стратегии, които трябва да се предприемат за внимателно изчертаване и извайване на добър комуникационен план, за да се изгради положителна връзка с вашите заинтересовани страни.
| Фокусни точки | въпроси |
| Цели на комуникацията | Какво искате да постигнете с вашия комуникационен план за вашия проект?
Тези цели съответстват ли на целите на вашия проект? |
| Целева аудитория | Кой има нужда от този вид комуникация?
Какво има в тях? |
| Метод на комуникация | С какво ви е удобна целевата аудитория като техния начин на комуникация? |
| Честота на комуникация | Колко често искате вашите заинтересовани страни да бъдат актуализирани? |
| Цел на комуникация с различни видове заинтересовани страни | Защо искате да предадете тази информация на този тип заинтересовани страни? |
| Ключови елементи в общуването | Какво точно имате нужда от тях, за да знаят?
Какво искаш да им предадеш като ръководител на проекти? |
| Майстор по комуникация | Кой трябва да предостави комуникацията, която сте планирали?
Кой член на екипа е отговорен достатъчно, за да представи такава комуникация? Нуждаят ли се от различни заинтересовани страни различни комуникатори? |
| Източници на информация | Какъв е вашият източник на информация, за да можете да комуникирате?
Какви данни и информация ще използвате? Каква е необходимостта от тази конкретна информация за този конкретен участник? |
| Показатели за успеха | Как да разбера, че работи комуникационният ми план?
Какво го смята за успешен комуникационен план? Трябва ли да имам среща за оценка на план за комуникация? |
Препоръчителни статии
Това е ръководство за постоянна комуникационна линия между вас и управлението на заинтересованите страни в проекта може да бъде голям фактор за внушаване на доверие във връзката. Това са следната външна връзка, свързана със заинтересованите страни в проекта.
- Невероятно ръководство за техниките за управление на проекти
- Ефективно отчитане на управлението на проекти
- Топ 7 важни инструменти за управление на проекти с отворен код