Въведение в плана за документация на проекта

Планът за документация на проекта е едно от основните неща, които човек трябва да има, преди да премине към някакви проекти. Това е един от основните технически аспекти на проекта.

Ако работите като фрийлансър или за голяма корпоративна фирма, винаги стартирайте проект с документационен план, защото това ще избегне ненужното усложнение, с което ще се сблъскате по пътя. Планът за документация на проекта не само ви осигурява работеща карта на проекта, но също така ви дава глава за вида на трудностите, с които ще се сблъскате по този път. С подробна информация за факта какво ще се случи, ако не сте в състояние да завършите процеса навреме, това само ще улесни работата на служителя.

И само за да се включи фактът, той трябва да е динамичен, в смисъл, че трябва да бъде гъвкав, за да се съобразят с толкова промени, колкото времето предполага.

Ако не сте готови за добър документационен план, това може да доведе до скъпо забавяне на проекта или до лошо качество на документацията, което само ще увеличи натоварването и оценката на проекта във всеки аспект.

Например - когато купувате продукт от пазара, получавате ръководство за продукта и с помощта на това ръководство използвате продукта съответно, така че той ви дава груба представа за настройката, инсталирането, използването на този продукт и какво ще случва се, ако не сте го използвали, както пише в ръководството.

Компоненти на идеален план за документация-

Тъй като ние имаме ясна идея, че планът за документация е много необходим за създаване на ясно планиране на нечий проект, трябва да се направи добър проект. И за да го направите, има някои точки, които трябва да се имат предвид. Ще обсъдим тези в тези раздели. Основно можем да разделим компоненти на две части:

Първи преглед на документацията
(трябва да знаем как да направим документален филм за документа) -

  • Заглавна страница-

заглавната страница е обобщаването на целия проект, всеки проект трябва да включва декларация за авторско право, име на собствениците и обобщаване на важна фигура (може или не е необходимо).

  • История-

Планът за документация на проекта трябва да включва история, през която е преминал, като датите за актуализиране, заглавието и имената на лицето, извършило актуализацията на този проект. По принцип това се прави, за да можете да следите всяко актуализиране, случващо се на вашия край, или ако някой друг служител го забавлява.

  • Информация за връзка-

Разделът за информация за контакт трябва да съдържа списък с контакти на цялото отговорно лице, свързано с този проект (конкретно лице от управленско ниво или висши органи или които някога имат правилно мнение в проекта).

  • Съдържание -

Винаги трябва да има подходящо свързване на съдържанието на план за документация, защото това ще помогне само да се ориентирате по плана

Второ ориентиране към съдържанието
(трябва да знаем как да поставим изключително важно и къде)

  • ОБОБЩЕНИЕ

Това е сърцето и душата на документационния план, обобщението е инициатор на плана за документация на проекта. Той трябва да се съсредоточи главно върху светлината на проекта, като основните актуализации на основните аспекти. Преглеждайки резюмето, трябва да добиете идеята, какви ще са сроковете или сроковете на съответните мини проекти. Обобщение трябва да бъде разделено между друг мини проект, тъй като винаги ще има мини проект в голям.

  • Публика-

Основният аспект на всеки план за документация е аудиторията, за която го правите. Затова се уверете, че включвате правилния аспект на проекта според съответната аудитория. (главата нагоре - Бъдете много внимателни, докато използвате техническите термини, тъй като аудиторията ви може би не е толкова подходяща за технически условия).

  • Спецификация на документацията-

Винаги трябва да се обърне специално внимание на шрифтовете, логото, ориентацията на цветовете, изображенията, медийното съдържание и т.н. Независимо дали става въпрос за онлайн документ или отпечатан документ или и двете, ще бъде ли един извор или какъв е размерът на страницата.

  • Таблица с време-

Необходимо е да имаме график, независимо дали е реалният живот на планирането на проекти, защото рутината винаги ще ни държи на крака. В контекста на проектното планиране и документацията е много необходимо да има таблица с време, за да можем винаги да проверяваме съответните въпроси.

Важната забележителност, която трябва да се контролира, е:
Какви са основните етапи в развитието на проекта?
Коя глава трябва да бъде попълнена кога?
Какъв е периодът на цикъла за преглед?
Какви KPI трябва да проверяваме редовно?
Колко видове и кръгове на преглед трябва да бъдат разрешени?
Какъв е календарният срок на проекта?

  • Рисков фактор-

всички са чували твърдението „по-голям риск по-голяма награда“. Така че с всяка работа винаги се свързва някакъв рисков фактор. Като-

Какви са тесните места в този проект?
Кои фактори ще нарушат стабилността на проекта (или ще го спрат)?
Има ли резервен план за подобен случай или какви са свързващите мерки?
Какви са коригиращите мерки, които трябва да предприемете, за да работи?

заключение

Както можете да видите, че без документационен план човек не може да проектира искрена проекция на своя проект.

Така че можем да кажем, че планът за документация е план на цялостните проекти с включените цели „ifs and buts“. Той е гръбнакът на цялата система. Въпреки че не можем да кажем колко трябва да покажем зависимостта от него, защото понякога човешката преценка в реално време е много по-добра от писмени правила, но за миряните да започнат да работят по проект, ръководството, което е необходимо, може да бъде предоставено, като първо се започне документационен план. И също така е много важно да анализираме цялата ни работа, да съберем колкото се може повече идеи и вдъхновение, преди проектът да отиде на пода, защото повече се изпотяваме на терена, толкова по-малко кървим по земята.

Препоръчителни статии

Това е ръководство за план за документация на проекта. Тук сме обсъдили компонентите на идеален план за документация. Можете също да разгледате следната статия, за да научите повече -

  1. Методология за управление на проекти
  2. Роля на ръководителя на проекта
  3. Фази на управление на проекти
  4. 6 стъпки за разработване на План за управление на риска на проекта