Ефективна комуникация - Комуникацията в ИТ проектите е основен мост между идеите и нейните реализации. Но комуникацията скоро може да се превърне в неправилно общуване за няколко секунди. Ефективната комуникация изглежда е необходимостта от часа за мениджъра на ИТ проекти, които по-скоро искат да я оправят, когато става въпрос за това как, кога, защо и къде от комуникацията. Напредъкът на проекта определено зависи от начина, по който се осъществява комуникацията на проекта, защото само чрез комуникация можете да препредавате информация от една точка в друга.
Източник на изображение: pixabay.com
Много може да се каже за способността на ръководителя на ИТ проекти да ръководи, управлява и успешно координира целия маршрут на проекта чрез оборудвания комуникационен план или стратегия. Именно тази комуникация очевидно може да направи или прекъсне този проект или да измери ефективността му в мащаба на бизнеса. За проект, който се отнася до различни хора от различен произход, притежаващ различни набори от умения, по-плавният комуникационен план, толкова по-добър е проектът и неговият успех. Мислете за това като лепило или лепило, което държи заедно различните аспекти на фазите на проекта; повече като фондация, отколкото комуникационни бариери.
Комуникацията трябва да се обработва по подходящ начин, за да се постигне максимален потенциал на дефинирания план на проекта. Чували ли сте за разликите между заинтересованите страни, които доведоха до сериозни спорове и прекратяване на проекти? Повечето от тези случаи и сценарии възникват, като основният виновник е неправилното общуване. Сега това е нещо, което не бихте искали за вашия екип и проект като ръководител на проекти.
С глобализацията има проекти, които се разширяват в чужбина и се нуждаят от стабилен механизъм и план за цялата си комуникация, който трябва да бъде винаги толкова бърз и мощен, че да няма пропуски между тях. И така, ето една част от всички, които искат да отбележат успех като ефективен комуникатор на фронта за управление на проекти.
Да, имаме нужда от ефективна комуникация в рамките на ИТ проекти!
Винаги има една задача, която спира целия процес на вашия проект и се нуждае от вас, за да намерите време и пространство, за да върнете проекта обратно. Но ако този конкретен сценарий не е обмислен по-рано или ако е обмислен, но не е споменат пред останалите заинтересовани страни как да се справите с него, той със сигурност създава още един недостатък.
Мислете за проект като къща, която се строи с помощта на карти за игра. Един грешен ход или поставяне и тухлите се разпадат. Имайте солидна основа и това не е стръмен хълм от неуспеха ви. И тази основа, съвсем очевидно, е комуникацията.
Източник на изображение: pixabay.com
Чрез комуникацията планирането ви е по-добро, събирането на вашите изисквания е по-добро, изпълнението е по-добро и вашият проект напредва безпроблемно.
Комуникацията изглежда е един от най-недооценените фактори за управление и планиране на проекти и често оставя да бъде разгледана на последния етап. Това натрупва работата и с удоволствие! може да получите абсолютно никакви резултати от вашата упорита работа и устойчивост. Това е нещо, с което се занимавах и говоря от личен опит.
Осъзнах значението на ефективния план за комуникационни умения още от началото на проекта до края му.
Предимства на ефективната комуникация
Ефективните комуникационни умения могат да спестят на вас и вашия бизнес времето, парите и усилията, инвестирани в проекта, който предприемате.
Триъгълник за управление на проекти
Тези три аспекта на триъгълника за управление на проекти са ограниченията, които определят успеха на проекта. Всичко това е от съществено значение и трябва да бъде правилно балансирано. Всяко ограничение при изместване е длъжно да повлияе и да повлияе на другите два фактора.
Източник на изображение: pixabay.com
Когато обхватът се увеличи, се увеличават времето и разходите за проекта. Ако времето е кратко и кратко, това ограничава обхвата на проекта, но увеличава направените разходи. И накрая, ако бюджетът е малък, цената се отпуска и обхватът се намалява.
С тези промени, които се случват постоянно на всеки етап от проекта, ефективната комуникация може да бъде точките, които се присъединяват към ограниченията заедно, за да се постигне желания баланс.
Проследяване на етапи
Вие сте този, който ръководи проекта отпред, но не можете да получите пълната картина на случващото се с вашия проект, тъй като описанията, споменати в системата за проследяване на проблеми, са просто подвеждащи и не ви е ясно да вземате решения. Звучи ли ви познато?
Ето къде идва ефективната бизнес комуникация, за да спестите деня и ви помага да следите какво трябва да се направи.
Предполага се, че вашият имейл поздравява екипа ви за постигането на важен етап, но звучи, че вашата поща не е важна от темата, която се показва във входящата поща на всеки. Няма къде да отидете, но се насочете към ефективна комуникация.
Начини за улесняване на ефективната комуникация
- Електронна поща
- Инструменти и системи
- срещи
Този списък не е сложен, но те формират същността на ефективните съвети за комуникация - простота.
Електронна поща - Това е основно средство за вътрешна и външна комуникация. Още от зората на Интернет, имейлите непрекъснато се разширяват и се развиват, за да останат верни на бита за ефективна комуникация на всяка транзакция.
Източник на изображение: pixabay.com
Но с цялата помпозност и парад, мнозина все още не са наясно как основното използване на електронната поща може да доведе до напредъка на вашите ИТ проекти. Темата е първата точка, която се обсъжда; докато се занимавате с ИТ проекти, вашият предмет трябва да бъде:
- Кратки и ясни
- кратък
- Способен да препредава целта на пощата
- Възможност за идентифициране на проекта
Темата е като вашата фраза и може да определи дали вашият екип ще запази тези минути на четене на съдържанието на пощата или не.
Следващи на ред са получателите. Полето To, Cc, Bcc трябва да носи идентификационни номера, принадлежащи на правилните хора и не трябва да влиза в пощенски списък, ако не се отнася за всички от този списък.
Източник на изображение: pixabay.com
И накрая, уверете се, че получавате всичко по пощата: транзакции и дискусии за срещи и минути. Тя трябва да бъде официална и имейл формуляр като тази официална форма на комуникация.
Инструменти и системи - Използвахме ги за модерно проследяване на задачи по проекти, напомняния, сътрудничество, споделяне и всички различни форми на комуникация. В днешно време бизнес приложенията набраха много скорост и интеграцията му с клиенти с електронна поща превърна нещата по-лесно както за всички ръководители на проекти, така и за членовете на екипа на проекта. Но като ръководители на проекти е необходимо да използвате тези апарати от ефективни средства за комуникация, така че да можете да маневрирате чрез вашия проект по-ефективно.
Ръководителите на проекти, които се занимават с ИТ проекти, се давят в проблеми, които се отнемат непрактично, което води до забавяне или изобщо не се съобщава за очакванията. Въпреки че имате имейлите си добре в състояние да ви информират или да ви помогнат да проследявате текущите дейности по вашия проект, в случаите на по-големи проекти, това просто не изглежда възможно. В такива моменти е важно ръководителят на проекти да инвестира в по-добри инструменти за управление на проекти, които свързват и осигуряват връзка между различните външни и вътрешни заинтересовани страни, участващи във вашия проект.
Източник на изображение: pixabay.com
Докато използвате такива системи, ще трябва да имате предвид следните аспекти:
- Заглавие - Уверете се, че това заглавие има всичко. Заглавието трябва да бъде възможно най-описателно за всички в рамките на проекта.
- Категория - Маркирайте и предоставете категории на задачите си, които трябва да се предприемат. Определете приоритетите и съобщите на кои задачи трябва да се гледа по-внимателно от другите.
- Проблеми - Уверете се, че ги проследявате ефикасно, така че вашият проект да не блокира следващата задача на ред и се уверете, че общувате достатъчно чрез системата, че определена задача ще бъде блокирана, за да отстъпи място на друга по-неотложна задача.
- Описание - Бъдете възможно най-описателни в категорията си с описание. Използвайте връзки и изображения и диаграми, за да предадете идея или съобщение бързо.
- Коментари - Уверете се, че коментирате всички развития, така че всички в тази категория да ги знаят. Коментарите трябва дори да описват подробно вербалната комуникация или телефонен разговор по начина, по който „обсъждахме…“.
Срещи - Тези събирания на интелектуалци за „обсъждане“ и „подреждане“ на проблемите имат донякъде лош вкус, тъй като включват дълги часове задържане на заседателни зали и, което някои се страхуват, без резултат в края на всичко. Такива срещи се срещат и преобладават поради факта, че не е осигурена ефективна комуникация на работното място.
Вземете например срещи за актуализиране на състоянието. Тези срещи имат множество хора, които обсъждат и споделят своите части от изпълнените и чакащи задачи, завиват на завой, докато останалите обикновено или просто чакат своя ред, или са напълно отегчени. Това би означавало, че хората всъщност губят много от времето си в ненужна среща и не използват пълноценно времето, което им е дадено, което води до загуба на ресурси.
За да се противопоставят на това, гурутата за управление на проекти са създали набор от различни срещи, които по някакъв начин осъществяват същата цел на срещата, като същевременно не водят до загуба на нещо (време, пари или усилия). Нека да разгледаме следните:
SCRUM - В рамките на Agile проектите се разделят на части и всяка част получава спринт за изпълнение, който обикновено е с продължителност седмица или две. През това време не е достатъчно ефективно да седнете за дълга среща, за да получите актуализации. Следователно SCRUM, 10-минутна стендъп среща, която се провежда с ScrumMaster, който води всеки член на екипа да разработи:
- Кои задачи бяха изпълнени вчера?
- Какво е планирано за днес?
- Възникнали проблеми
Източник на изображение: pixabay.com
След това ScrumMaster ще съобщи на ръководителя на проекта общите актуализации и състоянието на проекта. Това е ефективен и слаб подход към всички използвани процеси.
Отговаря на човек - Тази форма на среща би използвала времето на лидера на екипа, но въпреки това би била ефективна. Едноцветните са ефективни по следните причини:
- Редовно се планира в определено време
- Стандартна продължителност 30 минути
- 10 минути, за да ви информират за поемането на напредъка по проекта
- 10 минути за вашите актуализации за тях и тяхната работа
- 10 минути за план за развитие и неща, които ще бъдат обсъдени на следващата среща
Източник на изображение: pixabay.com
- Съсредоточете се върху работата и представянето на члена на екипа
- Освободете се от поведенчески пропуски
- Редовно проследяване на плановете за развитие
- Провежда се насаме
Комуникация 101
Ето няколко точки, които трябва да запомните какво предадохме:
- Поддържайте комуникацията си кратка и сбита, тъй като в ИТ проектите се занимаваме с хора, участващи в творческа работа, която се нуждае от много време. Например кодиране и проектиране.
- Необходима е яснота по цели и теми.
- Всяка минута е важна и времето трябва да се използва ефективно.
- KISS - Дръжте се просто, глупаво.
- Придържайте се към общ речник и избягвайте употребата на дълги и досадни думи.
- Пазете всичко на имейл. Вербални или дискутирани теми.
- Използването на диаграми и изображения представляват добри визуални комуникатори.
- Организирайте прецизни срещи. Имайте определен дневен ред и протоколи от заседанието, които трябва да бъдат изпратени след заседанията.
- Използвайте бялата дъска, за да маркирате съобщения и задачи, тъй като имейлите могат да останат незабелязани.
- Включвайте само хора, които са необходими във вашите писма и срещи. Няма да искате да губите времето на другите.
- Ясно прочетете известията или имейлите, идващи до вас, за да ги разберете.
- Използвайте системи за управление на проекти, които са ориентирани към екипа и насърчават сътрудничеството.
- Поддържайте контрола върху вашия проект и се уверете, че знаете всичко, което се случва.
- Решенията трябва да се предават ясно и с точни и точни данни.
- Слушайте членовете на вашия екип.
Разпространение на Словото
Комуникацията е онзи ключов елемент, който трябва да бъде в основата на целия жизнен цикъл на проекта. С всяка промяна, фиксиран и задълбочен комуникационен план в началото на проекта може да помогне на ИТ мениджърите да изведат най-доброто от членовете на екипа си, да изтрият дефектите и отпадъците и да прогресират безпроблемно до края.
Членовете на вашия екип трябва да знаят, че влагате толкова много време и усилия, за да сте сигурни, че координацията е блестяща и те никога не могат да бъдат загубени в море от думи. Ръководителите на проекти, приемете това предизвикателство като възможност и ще видите как само фиксирането на комуникацията може да доведе до огромна промяна за проекта и неговите действия.
Харесай го? Мразя го? Кажете ни какво научихте чрез тази публикация в блога и какво имате предвид, че като че ли сме пропуснали. Разпространете ученето!
Препоръчителни статии
План на проекта или план за управление на проекта