Въведение в управлението на планирането на проекти
Управлението на планирането на проекти, обикновено използвано за управление на проекти, се дефинира като планиране на цял проект, включително минутните компоненти, от началната дата до крайната дата. Тази методология включва планиране на списъка на дейностите, етапите и резултатите от проекта. Това е систематична проекция на времевата линия, съставена от деня, в който проектът е концептуализиран, до деня, когато проектът е завършен, и всичко между тях.
График на проекта може да бъде създаден само ако има ясна визия за проекта. Графикът може да бъде сценариран, когато проектът може да бъде интегриран в сложна функционална структура на различните малки резултати.
Каква е целта на график на проекта?
Целта на всеки график на проекта е да ръководи служителите при завършването на проекта по систематичен и организиран начин чрез ефективно планиране, което оптимизира наличното време. Графикът гарантира на служителите да се придържат към предложената времева линия, като намалява закъсненията.
Планирането на проекта е част от всяко планиране на проекта. Изричният график на проекта помага да се насочат служителите през жизнения цикъл на проекта, като по този начин се гарантира, че служителите не се отклоняват или прибързват.
Кратко описание на проектното планиране
Проектът съдържа пет основни компонента, където графикът на проекта е съществена част от втория компонент.
- Идеята: Този първи компонент концептуализира проекта и различава колко гладко може да бъде допълнен с дадените ресурси.
- Оформяне на чертежа на проекта: Този компонент дефинира и правилно планира целия проект. Планирането на проекта включва изброяване и изчисляване на бюджета, разработване на графици и изброяване на необходимите ресурси.
- Стартиране на проекта: Проектът се изпълнява на тази стъпка, тоест служителите започват работа по поставените задачи.
- Ефективността на проекта: Това е фазата, в която напредъкът на проекта се сравнява с очакванията, които бяха заложени.
- Закриването: Този прост компонент запечатва изпълнението на проекта, след което много организации са склонни да оценяват успехите и неуспехите на проекта по предстоящите проекти.
Какви са стъпките, участващи в разработването на графика на проекта?
1. Разбиране и съставяне на перспективите на проекта
Както бе споменато по-горе, проектът трябва да има обхват за създаване на график на проекта. Това включва очакванията на проекта, предложените резултати и необходимите изисквания за завършване на проекта. Освен това обхватът очертава необходимите ресурси, както и ограниченията за разходи и време. Следователно тази стъпка се извършва със заинтересованите страни. Едновременно с това е важно проектът да бъде съставен във функционална структура, която да откроява всички важни задачи и резултати. (Забележка: Структурата на разбивка изброява задачите, с изключение на датите).
2. Проектът е организиран
След като прогнозите и работната структура с интегрираните компоненти са скицирани, е възможно да се включат всички задачи на проекта. След изписването на всяка задача е важно да ги организирате по приоритет, заедно с приблизителното време, необходимо за изпълнение на всяка задача. Не по-малко присъщо е да се очертаят необходимите ресурси.
3. Зависимости на картата
Това върви ръка за ръка с организирането на дейностите по проекта. Тази стъпка осигурява яснота във връзката между всяка дейност. По този начин е лесно да се идентифицира активността, която предхожда дадена дейност, и дейността, която замества дейността. Зависимостта може да бъде класифицирана като:
- Край на начало: където е жизненоважно да завършите едно задание, преди да продължите към следващото
- Начален старт: където е важно да започнете задача, преди да започнете друга
- Край до край: когато е важно да завършите задача, преди да завършите друга
- От начало до край: когато е важно да започнете задача, преди да завършите друга
4. План на централния път
Изпълнението на задача навреме става наложително, когато интервалът между датата на падежа и началната дата на следващата дейност е нулев. Накратко, забавянето на тази дейност ще забави целия проект. Така се очертават серия от жизненоважни задачи, за да се избегне цялостно забавяне. Тази схема може да определи периода от време за изпълнение на проекта.
5. Маркирайте важните основни етапи на проекта
Основните етапи помагат при проследяване на проекта през определени интервали. Това помага на служителите да се придържат към хода на проекта. От гледна точка на орел, той показва дали проектът е в рамките на определения срок.
Тези контролни точки са от два вида - външни и вътрешни. Външните основни етапи са предназначени за спонсори, заинтересовани страни, клиенти и др .; тя разкрива докъде е стигнал проектът. Вътрешните основни етапи са определени за служителите, които работят пряко по проекта; той ръководи служителите при проследяване на напредъка на проекта.
6. Определяне на човешките ресурси
Графикът на проекта остава непълен без разпределяне на задълженията на служителите. Правилото на палеца е да отделят 3/4 от времето си за основната задача, а останалото тримесечие - за всякакви второстепенни задачи като помощни или административни задължения.
7. Задайте нагласена начална дата и крайна дата
След разбиране на продължителността, необходима за всяка задача, определяне на основните етапи и оценка на общото време, необходимо за изпълнение на проекта, могат да бъдат посочени началните и крайните дати. Очакваната начална дата се определя въз основа на квалифицираните човешки ресурси. Прогнозната крайна дата може да се промени поради отпуските на служителите, правителствените празници и други неочаквани фактори.
Какви са общите техники за планиране на проект?
Има няколко популярни метода, за които повечето РПО избират при разработване на график на проекта, а именно списък със задачи, диаграма на Гант, календари, интегрирани таблици за времето и др. Повечето уебсайтове предоставят безплатен онлайн софтуер като „2-план“, който има интерактивен Gantt Диаграма, за да помогнете за управление на различни компоненти за планиране като наличност на служители, времеви таблици или разпределения на задачи.
Ето кратка идея за:
Списък със задачи
Този метод документира списък със задачи за всеки служител в проекта, или в текстов процесор, или в електронна таблица. Този прост метод е идеален за всеки малък проект. Някои от тях, като Zoho, могат да се сътрудничат с уебсайтове, като Google+, за да помогнат на служителите при актуализиране на статуса на проекта директно в документа. Недостатъкът обаче е, че постоянно се изисква ръчна актуализация, за да се проследи напредъкът на проекта.
Гант чарт
Gantt Chart е диаграма на последователността на активността спрямо времето. Всяка лента означава задача със своята начална и крайна дата, като по този начин представлява продължителността, необходима за завършване. Той също така показва припокриване на дейности, зависимости между задачите и старта, както и датата на падежа на целия проект. Този инструмент е изключително предпочитан от повечето РМО поради визуализацията, която помага да се проследява по-добре проекта. Диаграмата на Гант е ефективен инструмент за отчитане на актуализации на състоянието и оценка на времето, необходимо за завършване на проекта.
Календари
Календарите могат да се дублират в много файлове с уникално име за всеки. По този начин, дава възможност за създаване на календар за всеки проект, регистриращ всяка задача. По този начин е налична времева линия за целия проект. Календарите могат да бъдат споделяни в рамките на служителите. Недостатъците на календарите са невъзможността да се зададе задача на всеки служител и липсата на представителност на зависимостите от задачите.
Как се оценява графикът на проекта?
Графикът на проекта е с абсолютно качество, ако -
- Актуализира се ежедневно или седмично
- Стойността на оценката при завършване съответства на базовата стойност
- Ако работата се разпределя равномерно между служителите, което гарантира безпроблемно изпълнение
Графикът на проекта е изключително полезен за софтуерна компания, строителна компания, организация за управление на събития, училищни събития и др. Повечето хора са възприели тази техника в ежедневието си. Това е метод на организация, разработен, за да направи живота удобен, защото гарантира колко ефективно се използва времето. Накратко, печелете максимално с малкото в ръка.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за управление на планирането на проекти. Тук обсъждаме стъпките и общите техники за планиране на проект. Можете също да разгледате следните статии, за да научите повече -
- Техники за планиране на проекти
- Пример за планиране на проекта
- Задължения на ръководителя на проекта
- Управление на проекти Primavera