Ще започнем този с фантазия …

Големият шеф ви призова да публикувате почивката си за обяд и чакате да атакува следващото предизвикателство, което ви хвърля. Направете си там нетърпелив бобър, защото шефът ви лъка и казва: „Здравейте ABC, вие се справихте изключително добре на срещата на екипа днес. Искам да се справите с представянето на екипа на следващата тримесечна среща. И не се колебайте да използвате PowerPoint, докато сте в него. Искам да видя първата чернова следващата седмица. Знам, че си готов за това. Късмет!"

Поглаждате себе си и мълчаливо викате: „ДА СЕ!“. Вашият голям шанс да бъдете забелязани от висшестоящите отвъд вашия екип. Ще го разтърсиш!

Грешка, да се върнем към реалността!

Знаете ли, че стряскащо голям брой хора грешат с представянето си, особено когато използват PowerPoint? Това е почти все едно те се мързи или самодоволни и очакват инструментът да свърши цялата си работа. Ха!

Не прави грешка; Microsoft PowerPoint е изключително универсален инструмент. Но може би най-голямата му сила е да прави това, което му позволявате, и да пропуска това, което не го правите. От вас зависи да използвате силата в ръцете си, за да направите презентациите си остри и ефективни. Но не се притеснявайте. С изброените тук прости съвети ще знаете какво да ощипвате в рамките на вашата презентация и с PowerPoint, така че докрай ще излезете победител!

4 съвета за ефективна презентация на Microsoft PowerPoint:

  1. Дръжте фокуса върху съобщението си

Удивително е колко много хора започват да подготвят презентацията си с луд скреч в PowerPoint. не! Винаги помнете, че вие ​​и посланието, което искате да предадете, са от изключително значение, а не вашата експертиза с инструмента. Затова първо създайте солидна контура на фината си презентация Powerpoint на хартия, като в нея изсипете всички свои творчески, аналитични и маркетингови умения. След като сте достатъчно ясни по отношение на съобщението, което искате да предадете на аудиторията си, PowerPoint може да ви помогне да оправите останалото.

Как PowerPoint може да ви помогне:

Създайте първата си чернова на хартия. Колко слайда грубо виждате? Най-малкото трябва да имате:

  • Въведение (към себе си и темата).
  • Слайдове, които предават основното съобщение.
  • Заглавки / почивки на секции, въведени не по-късно от всеки 6-7 слайда на съобщението, за да се запази вниманието на аудиторията.
  • Няколко слайда с мултимедийни елементи като изображения, графики или аудио / видео, за да се разруши монотонността.
  • Слайд за въпроси (незадължително).
  • Затварящ слайд, повторен повторение на крайния призив за действие.

След като поставите голямата картина на място, очертайте втората чернова в PowerPoint, като създадете празна презентация (Файл-> Нова-> Празна презентация + Бутон за създаване) и се потопете направо в изгледа за сортиране на слайдове (View-> Slide Sorter ). Това е доста прост изглед, в който са изброени миниатюри на всички слайдове. Използвайте това, за да създадете желания брой слайдове, както следва.

  • Щракнете с десния бутон на мишката навсякъде в този изглед и изберете Нов слайд. Това ще създаде нов слайд с оформление по подразбиране. ИЛИ,
  • Копирайте и залепете (предварително проектирания) слайд няколко пъти, за да повторите оформлението му.

За всеки слайд задайте неговото "оформление" (Начало-> Оформление) според вашия дизайн на хартия. Това решава общата композиция на слайда - броя на елементите / секциите в слайда, разположението на всеки елемент, заглавие, ако се изисква и т.н. PowerPoint се предлага с поне 9 вградени оформления, които да отговарят на повечето нужди. Популярните оформления включват заглавие (за драматичен слайд за отваряне), заглавие и съдържание (за следващи слайдове) и заглавие на секции (за прекъсвания на секции във вашата презентация PowerPoint).

Вашата презентация вече е готова за истинско съдържание. Можете да се отпуснете, знаейки, че можете лесно да променяте някой от горните атрибути по всяко време. Но като очертаете тази груба чернова бързо (горните стъпки трябва да ви отнемат по-малко от 5 минути), вие прекарвате минимално време ефективно, максимално използвайки инструмента PowerPoint!

  1. Поддържайте визуално чиста

Това означава, че вашата PowerPoint презентация е лесна за окото, така че вашата аудитория не развива възпалени очи или не се чувства принудена да се отклони по средата чрез забележителната си презентация. Забележете следното, когато пълните слайдовете си със съдържание.

Как PowerPoint може да ви помогне:

  • Използвайте последователен дизайн на фона на всичките си слайдове за плавен визуален поток. PowerPoint улеснява това чрез Дизайн-> Теми . Без тема, ще трябва ръчно да редактирате дизайнерските елементи на всеки слайд. Но темата идва като „шаблон за дизайн“ с предварително зададени настройки за цвят / форми / графика, оформление, набор от шрифтове (за заглавие, текст на тялото, заглавие и т.н.), ефекти и стилове на фона. След като изберете тема на който и да е слайд, това ще повлияе на всички слайдове. Това включва всички персонализиране, които правите спрямо оригиналната тема.
  • Изберете добър размер на шрифта за целия си текст. Когато стоите отпред на подиума, слайдът може да ви изглежда добре и ясно. Но когато сте седнали отзад, не толкова. Затова тествайте размера на шрифта си от разстояние (като например да използвате размер на шрифта от 2 см за разстояние 10 фута, размер на шрифта 4 см за разстояние 20 фута и т.н.). Друга препоръка е да използвате шрифтове Sans Serif (не-loopy) като Arial, Geneva или Helvetica, над шрифтове Serif като Times New Roman или Courier. Това намалява замъгляването, така че текстът ви остава четлив дори на разстояние.
  • Използвайте точките с куршуми разумно. Има някои, които се кълнат в тях, и някои, които предпочитат да ги хвърлят. Ако решите да ги използвате, старателно избягвайте опаковането на текст с изречения, породени от няколко реда. Това е по-малко привлекателно и по-объркващо. Вместо това дръжте изреченията си кратки и прости, така че съобщението да се натъкне на ненужни излишъци.

Например,

  • „Създайте презентация на PowerPoint, която е визуално привлекателна за публиката, като използвате балансиран микс от дизайнерски и медийни елементи“.

Това може да бъде съкратено до -

  • „Създайте PPT с визуална привлекателност“.

Забележка: Когато държите съдържанието на слайдовете си умишлено кратък, няма да можете да зависете самодоволно от вашите обединени слайдове, за да се представят. Но, това е добра новина. Презентация на PowerPoint, която може да се изпълнява сама, без ваше участие, изисква самоубийство на презентацията! Вместо това съзнателно подгответе съдържанието на слайда, така че да се изисква да участвате активно по време на доставката на презентацията и да изясните по-фините детайли на аудиторията си. ВАС управлявате шоуто, а не PowerPoint.

Нека графика ви говори повече от хиляда думи - което означава, че те могат да бъдат ефективни при опаковането на перфоратора! Истината за графиката е, че всички ги обичаме: снимки, клипарт, графики, диаграми и техните партиди. Те незабавно правят вашата презентация на PowerPoint по-привлекателна и не толкова скучна. Но ако ги добавите в излишък, рискувате или да надвиете аудиторията си, или да подпродадете съдържанието си (съобщение). Затова изберете правилния баланс, като използвате по-малко, но по-смислени графики.

Пазете графиките и диаграмите си чисти. Да, пак има тази работа, чисто. Можете да практикувате това, както следва:

  • Използвайте лесни за етикети етикети, за да обясните елементите на вашата графика / диаграма. Избягвайте използването на числа, специални знаци и технически жаргон; вече е необходима повече мозъчна сила, за да се разбере графика или диаграма, отколкото картина.
  • Добавете допълнителен текст, за да уловите изрично акцентите на графиката / диаграмата, така че това да е очевидно за публиката. Например, ако представяте графика на продажби в региони, може да искате да добавите текст, за да подчертаете горния / долния регион и сравнение с миналата година. Тези фигури могат да бъдат включени неявно в диаграмата; но като добавите текстови етикети, които изрично подчертават тази информация, вие гарантирате, че аудиторията забелязва и запомня тази важна информация.

Забележка: Сложно-аналитичните графики могат да ви направят да изглеждате по-интелигентни, но това оставя аудиторията ви да се чувства глупава и намалява ефективността на вашата презентация PowerPoint. Вместо това дръжте вашите графики и диаграми сравнително прости, за да не им трябва доктор по статистика, за да ги декодират. Последните версии на PowerPoint се предлагат предварително заредени с поне единадесет типа диаграми (като лентова диаграма, колонна диаграма, пай-диаграма и др.), Които лесно могат да бъдат включени във вашата презентация само с няколко кликвания на мишката и вмъкване на данни. Ако използвате над 5 минути, за да вмъкнете диаграма във вашата PowerPoint презентация, тогава помислете за това сложно и не си струва вниманието на вашата аудитория.

Използвайте цветове с висок контраст, за да привлечете допълнително внимание. С темите PowerPoint вече гарантира, че цветовете на фона на слайда адекватно контрастират с цветовете текст / линия за максимална видимост (като например използването на тъмен цветен текст върху светли фонове или обратно). Но във вашата презентация PowerPoint може да имате онези 1-2 слайда, които заслужават допълнително внимание, така че искате да ги подчертаете по различен начин. Цветовете с висок контраст ви позволяват да направите това лесно (като зелено / жълто, синьо / червено, черно / бяло и др.). Но използвайте това разумно, тъй като твърде много цветови контрасти могат да оставят публиката ви с главоболие!

Препоръчителни курсове

  • Обучение за онлайн сертифициране в Mac Excel 2011
  • Обучение на Outlook 2010
  • Завършете курса на Mac Outlook 2011

  1. Затегнете презентацията си PowerPoint

Добре тогава, вие сте подредили слайдовете си и ги напълнихте с подходящо съдържание. Вие също така гарантирате, че вниманието на публиката остава заковано върху вашите смислени слайдове, като засилвате визуалната им привлекателност. Всички сте готови да предоставите вашата страхотна презентация PowerPoint. Или може би не просто още.

Един безупречен съвет, който гарантира по-добро качество презентации PowerPoint всеки път, е да „затегнете“ вашата PowerPoint презентация, при която всеки един слайд доставя огромен удар.

  • Можете ли да намалите съдържанието във вашите слайдове? Направете точки от куршума по-къси и текст по-умен?
  • Можете ли да намалите общия брой слайдове? Или да замените слайд или два с убедителна графика?
  • Можете ли да опростите анимациите или преходите (достъпни чрез раздели Animations & Transitions), използвани след всеки слайд, така че презентацията да протича без много разсейвания? (Понякога вниманието на публиката се отклонява към тези преходи, отколкото към действителното съдържание на слайда!)
  • Ако използвате външни (онлайн реквизити) като видеоклипове от други сайтове, които да се възпроизвеждат по време на презентацията, можете ли да ги включите в презентацията си за по-плавен поток? Тук можете да разгледате LiveWeb, инструмент за интеграция, който включва външни уеб видеоклипове в презентация на вашия твърд диск.
  • И накрая, благословете вашата презентация с уникална марка - ВАС. Какъв печат за запазена марка ще класифицира тази презентация като ваша? Ярки цветове? Право, но остро съдържание? Spiffy аудио-визуализации? Отбележете презентацията си с присъствието на вашата марка!

  1. Стегнете доставката си

Големият ден е и с горните съвети вие сте готови да изпитвате страхопочитание с приказното си представяне. Е, почти. Има няколко малки съвета, които трябва да дадете на практика, точно в последния момент. Ето ги и тях:

  • Уважавайте времето. Колкото и фантастична да е подготовката ви за презентация, ще изключите аудиторията си, ако сте небрежни с времето. Управлявайте разумно времето си. Започнете, прекъснете и завършете на точка на часовника.
  • Направете репетиционна рокля, преди да се представите на своята публика на живо. Това означава, че правите манекен на представянето си в действителната стая, където ще го предоставите. Това ви дава възможност да улавяте потенциални бъгове рано (като промяна в разделителната способност на проектора, несъответствие на цветовете, повреди на диска и т.н.) и да ги разрешите преди окончателната доставка.
  • Ако се представяте от вашия лаптоп, изключете скрийнсейвъра си. Последното нещо, от което се нуждаете, е да накарате този пламтящ скрийнсейвър да изгори вашата презентация по средата!

Как PowerPoint може да ви помогне:

Ако се свързвате с проектор,

  • Въоръжете се с показалец. По-фантастично е от ходенето до екрана, за да насочите текста си с пръст. И, по-малко разсейващи!
  • Използвайте „Преглед на презентации“ на PowerPoint. Това ви позволява да хвърлите хайвер на презентацията си в 2 изгледа:
  • Изглед на публиката, който се играе на екрана на проектора. Това ще покаже само основните слайдове за презентация.
  • Вашето виждане, което се възпроизвежда на екрана на вашия лаптоп / компютър. Това ще покаже детайлите, включително вашите бележки, списъка за сортиране на слайдове (за бързо преминаване през множество слайдове) и основния слайд.
  • Можете да активирате изгледа на презентатора, като проверите бутона „SlideShow-> Use Presenter View“ (предлага се във версии 2010 и по-нови).

И накрая, знаете ли, че правят най-големите аматьорски презентатори? Те се представят на стената, на екрана на прожектора, на плота на подиума или на обувките им … вие получавате дрейфа! Гледайте на аудиторията си смело в очите и представяйте съдържанието им на тях с увереност. Ангажирайте ги през цялата презентация с въпроси, шеги, истории, лични анекдоти и т.н. Те може да не са част от вашата палуба, но те ще подбудят публиката да отговори на вашата харизма и да участва повече в представянето. Само тогава успешно доставяте изключително ефективна презентация, със или без PowerPoint. Сега наистина ще го разклатите!

Категория:

Excel Съвети