Имейлът е начин за комуникация между още двама души за обмен на информация или мисли. Това е мека комуникационна платформа, където хората си взаимодействат по даден предмет, уведомяват за събитие или каквато и да е друга цел. Имейлите са написани на комуникативни езици, така че човекът (ите) да разбере намерението. Основният проблем на имейлите е, че съдържанието може да бъде подвеждащо поради липсата на тон и емоции в писмения формат и читателят може да изтълкува погрешно действителния смисъл, който писателят иска да изрази.

Характеристики на груби имейли

Функциите, които изобразяват, че имейл е груб, са посочени по-долу.

  • Злоупотребителският език или съдържанието на позорно съдържание, използвано за неуважение към читателя, което е ясно извадимо, е знак за груб имейл. Избраният език, използван по груб начин за показване на неуважение, тормоз или заплаха, е подложен на съдебни действия.
  • Използването на главни букви или главни букви означава, че писателят вика на вас, също е неуважителен начин за комуникация.
  • Оставянето на учтивостите в кошчето и не ги използва по време на писане също е знак за груб комуникативен имейл. Имейлът без приветствената или здравата част изглежда като искане или команда и означава невежество или господство. Ако пощата е част от продължаваща тема, то поздравите и учтивостите могат да бъдат игнорирани, което не дава никакъв вид непрофесионализъм.
  • Съдържанието на имейлите, което ви казва недоброжелателни думи и казва нещо с груб начин на препращане, предавайки лични кодове, не е добра част от пощата, която трябва да бъдете хвалена.
  • Ненужното използване на удивителни знаци и въпросителни често се счита за грубо поведение в етичния свят на писане на имейли, освен ако не общувате с приятелите си и не искате да изразите засилените си чувства. Степента на ударение, показана чрез използването на въпросителни и удивителни знаци, трябва да се преценява съответно според ситуацията.
  • Копирането на материала от по-голяма риба и изпращането му до вас, за да заключите, че работата или нещо трябва да се извършва по команда с боси тон също е грубо.

Изпращане на груби имейли

От горния списък с индикации за груб имейл можете да разберете основните характеристики на имейл, които могат да навредят на настроението на читателя. Това е често срещана грешка, допусната от почти всички писатели по имейл. Колкото и да е добре възпитан и сложен писател, понякога поради обстоятелства той или тя може да се отдаде на грубия формат неволно. Докато разговаряме с някого, ние имаме дарбата на нашите изрази и тон на гласа, който изразява половината от намерението. Нашите жестове и изражение на лицето решават настроението на разговора, но в случай на имейли празнотата на изразяване може да бъде запълнена само с избор на добри думи, съответстващи на намерението.

В разговор по имейл, опитайте се да намерите правилния тон според темата за комуникация, като се поставите в обувката на читателя. Тази стъпка помага много за разбиране на аудиторията и следователно писането на имейл също се възползва. Имейлът е създаден за лесни взаимодействия и спестява много ценно време. Но бързането и погрешното тълкуване могат да превърнат благословията в разхвърлян разговор и нежелано триене. Грешките трябва да се идентифицират и да се погрижат, за да се състави правилен имейл, който правилно се разбира от човека от другата страна.

5 вида груби имейли

Списъкът с 5 скрити грешки, които превръщат ситуацията в объркана, ще ви помогне да идентифицирате проблемите, които правят имейлите груби и непрофесионални.

  1. Коефициент на въглеродни копия (CC)

Когато изпратите имейл и CC някой, те ще видят имейла като част от веригата на получателите. Но Carbon Copying през цялото време е досадно нещо сред читателите. Винаги добавяйте получателите без причина, за да ги осведомите за пощата, не отразяват и добрите нрави. Понякога става много дразнещо за читателите да намерят името си, прикрепено с поща, освен ако не е много важно.

От друга страна, когато имейл се изпраща на куп получатели, които да служат за комуникационна цел, тогава несъзнателно отговаряте на всички получатели с „благодаря“ или друго потвърждение за пощата може да изглежда много непрофесионално. Получаването на друг имейл в същата верига само за жест на потвърждение е много дразнещо за служителите, които получават десетки от тях в процеса на работа.

Номерът за избягване на този дразнещ навик е да третирате процеса на изпращане на имейли като личен разговор. Помислете за изискването на имейлите и пригответе скрипта за разговор, където лесно ще откриете, че обикновените потвърждаващи имейли не са задължителни или се изискват, което предизвиква досадата при заетите читатели. Изпращането на груб имейл губи времето на читателя и производителността на екипа намалява. Нарушете навика да отговаряте на всички по пощата и оставете всеки да запази спокойствието си.

  1. Твърде кратко за разбиране

Как се чувствате, когато разработвате факт на някого и след завършването той отговаря с малко кимване или просто поза? Това поведение е много дразнещо. Същият случай се отнася и за писането на имейл. Ако изпращачът е положил много усилия, за да ви накара да разберете фактите с правилно и подробно описание, тогава кратък отговор като „благодаря“, „отбелязано“ или „получих“ е много дразнещ. Подателят смята, че всички усилия отиват напразно поради безполезния отговор. Нямате силата да изразявате чувствата си по темата, следователно малките отговори изглеждат много груби и неуважителни, въпреки че сте го изразили с подходящи чувства от ваша страна. Намерението ви трябва да отразява правилно във вашия отговор, за да накара изпращача да получи съобщението, че сте потвърдили пощата и сте задължени за акта. Апатичните отговори са неволни, но читателят може да получи грешна картина, която не е здравословна за бъдещите цели.

Най-добрият начин да избегнете такова напрежение на работното място е да общувате по-хуманно. Написването „Получих съобщението и ще мога да го отговоря правилно на следващия ден“ е много по-добре, отколкото да напиша „Разбрах“. Той хвърля по-добър аспект на грижата към изпращача и придаване на стойност на имейла, който той е написал за прекарване на времето. Простото съобщение става по-приемливо, когато се инвестира малко повече време за отговор.

  1. Етикетът ASAP или HITO

Темата на имейла има за цел да хвърли светлина върху намерението на цялостното парче. Той е кратък и до точката. Но понякога, когато поставите етикета за спешност или бързане, тогава целият имейл става точка за грубо акцентиране на читателя. Фактът за спешност или спешност не могат да бъдат разгледани с имейл, тъй като те са предназначени за търсене в свободното време. Ако въпросът е толкова спешен, е по-добре да общувате по телефона. Можете просто да позвъните на лицето и да разрешите въпроса веднага, а по-скоро да изчакате отговора му от другата страна. Етикетът за спешност в темата придава отрицателен и груб тон към читателя.

Има два начина да избегнете напрежението на „спешния“ маркер в темата. Ако проблемът може да бъде съобщен в спокоен режим и целта на имейла е да направи читателя наясно, след това премахнете спешния ред на етикет или ASAP формат от темата. Оставете го да получи съобщението и да реагира по същия начин. Но ако въпросът е толкова спешен, свържете се с него чрез по-добра среда за незабавна реакция и го разрешете. Ако въпросът може да бъде съобщен само по пощата, тогава трябва да имате способността да подготвите силна тема, която ще даде добър акцент върху неотложността на въпроса, без да използвате грубото съдържание. На работното място всички служители проверяват често имейлите, така че шансът за незабавен отговор винаги е налице. Нека читателят да разбере неотложността и да реагира съответно. Темата на линията ще свърши работата, когато е зададена в правилния тон. Привличането на вниманието им чрез добра тема е правилният начин за справяне с проблема. Добавете редове, които означават времето на отговора, необходимо от заинтересованите лица, и читателят ще реагира по същия начин.

  1. Тонът на унижение

Имейлите са предназначени за комуникация, която е предназначена за развитие в положителна посока. Имейлите, които се изпращат, за да съобщят на служители или колеги относно техните работни процедури, указващи недостатъците през цялото време, може да зададат груб тон. Това е начин на критика и както всички знаем, че критиката може да бъде положителна и конструктивна. Имейлите, които имат за цел да насочат към грешките, унижават ентусиазма на служителя. След като увереността намалее, качеството на работа също ще се влоши. Негативността трябва да се избягва в имейлите, за да се запази работната сила и да се стимулира. От друга страна, подчертаването на грешките и коригирането също е важно за бъдещето на компанията.

Същият шум се крие в комуникацията по имейл. Не можете да покажете изразите или тона си в намерението, следователно е съвсем очевидно, че критикуването на имейли може да се удари директно в зоната на чувство на читателя. Използването на отрицателни думи задава лош тон в имейла и може лесно да мотивира читателя. Ако възнамерявате да представяте отрицателни възгледи за изпълнението на някого, тогава го поставете по такъв начин, че да придаде конструктивен критически тон. Избягвайте използването на думи, които добавят отрицателно въздействие и се отдайте, като използвате положителни думи, които доставят отрицателен смисъл, но по окуражаващ начин. Уведомяването на лошите резултати на човек не е разходка с торта. Трябва да разберете настроенията зад степента на старание на човека. Задайте своя тон в пощата в това отношение и съставете добро парче. Ако ситуацията е толкова лоша, тогава работата с процеса лично е най-добре, отколкото да изпращате позорно имейл. Ако имейлът е единственият вариант, тогава напишете парчето по разговорен начин, където човекът може да разбере истинското намерение зад него и лесно може да поеме критиката.

  1. Роботизиран подход

Използването на електронна поща като средство за комуникация е много често на работното място. Но понякога поради голямото натоварване и бизнеса забравяме да добавим конотации. Липсата на „моля“, „благодаря“ и „поздрави“ са много често срещани в имейлите, които отразяват роботизиран подход към работата. Не е правило тези думи да са задължителни в имейла, но тяхното присъствие отразява прости човешки емоции. Читателят може да ви смята за нечовешки, ако влезете и зашлевите файл в лицето им и напуснете стаята. Подходът изглежда е част от монтажна линия.

Изпращането на нечовешки имейли е като ходене в офис или кабинет и предаване на доклад, който да бъде попълнен, без дори да се размени нито една дума за потвърждение. Доста груб е. Добавете няколко секунди в състава си, за да включите думи, които отразяват човешката част на подателя. Не е нужно да питате как се справя или да се допитате до членовете на семейството, за да се докажете като доброжелател, но обикновено привет и други признателни думи внасят меко докосване в подхода. Избягвайте и строги думи, които може да ви направят нищо друго освен механична част в екипа. Задайте тона по-мек и човешки начин, така че получателят да може да съответства на вашите намерения и да действа по същия начин.

Накратко

Животът е свързан с опростяване на пътя. Всяка стъпка е свързана с комуникацията. Проста грешка или невежество руши целия процес. Писането на имейл по чувствителен начин облагодетелства процеса на свързване и развитие във всички аспекти. Задайте своя тон по начина, по който възнамерявате да кажете на приемника и съответно да комуникирате, за да избегнете недоразумения. Нека читателят възприема вашето съобщение правилно.

Категория:

Развитие на предприемачеството