Въведение в срещи на човек със служители

Срещите едно на едно със служителите наистина могат да бъдат важен момент, за да се запознаете повече с членовете на вашия екип и да разберете техните стилове на работа, както и как те се справят с ежедневните си проблеми в работата. Като ръководители на проекти, ние винаги се стремим да поддържаме ефективни тези индивидуални срещи със служителите и да им дадем резултатите, които предвиждаме за членовете на нашия екип и за нашите екипи, като например кариерно развитие и планове за действие за области на развитие. Но някъде по линията, ние винаги намираме или липсват на тези срещи, или по-лошо, ние не ги провеждаме по начина, по който се предполага, че се провеждат.

Независимо дали сте опитен ръководител на проекти или наскоро популяризиран ръководител на проекти, тези срещи един-на-един със служителите в момента не ви помагат и смятате, че те са просто загуба на време за вас и членовете на вашия екип. Вярвате, че часът може да бъде използван по-добре, отколкото да го прекарате в слушане или съветване на членовете на вашия екип.

За да изчистите въздуха около този ефективен инструмент, който представлява срещи един на един със служители, измислих тази статия, която ще ви обясни колко е важно тези срещи един на един да носят със себе си и как можете да ги направи ефективни, за да получат ползи в изобилие.

Значение на срещите на човек със служителите

По време на мандата ми на ръководител на проекти се натъкнах на много колеги със сериозни различия в техните мнения относно важността и използваемостта на срещите един на един. Някои просто не бяха включени в цялостната концепция за редовни срещи с членовете на екипа си, за да обсъдят резултатите и техните проблеми, ако има такива. Те смятаха, че тези срещи по време на работа са напълно безполезни и отнемат много време. Докато другите искаха винаги да научат повече за степента на срещи един на един и бяха убедени, че трябва да знаят как да постигнат ефективност на този вид договореност, тъй като това им помага да се справят с членовете на екипа си и знаят за тяхното представяне редовно.

Според мен разглеждам срещите едно на едно като платформа за голям обмен на информация и иновативни идеи. Това е срещата, която помага на двама отделни личности да разберат и да научат повече един за друг, какво възприемат за организацията и как биха разгледали сериозни проблеми или понякога, собствените си фрустрации на работното си място. Не бих възложил срещи един на един само с цел изпълнение на членовете на екипа, но и за да се разрасне и научи повече за бизнеса, членовете на екипа и как двамата могат да се обединят в голям принос.

Срещите „един на един“ са единствено за това членовете на екипа да изразят мнението и сърцето си и това е чудесна възможност за ръководителите на проекти да започнат страхотен разговор, за да помогнат на членовете на екипа си да станат изгряващи звезди в рамките на проектите, които предприемат.

Препоръчителни курсове

  • Програма за анализ на функционалните точки
  • Онлайн курс за инструменти за намаляване на отпадъците
  • Обучение за онлайн сертифициране по управление на график на проекти

Предимства на срещите един на един със служителите

В този раздел ще изброя ползите, които аз лично виждам, идващи от срещи на човек със служители. Може да има много повече ползи и контрастни странични ефекти от тези срещи. Тези странични ефекти най-вече не се дължат на начина, по който са проектирани срещите, а зависят от начина ви на провеждане. Преди да научим за тези 10 невероятни начина за провеждане на срещи един на един, ще разгледаме списъка на предимствата, които съставих за вас.

  • Проверка на ефективността - Това ще бъде чудесен момент за вас да оцените и да попитате членовете на вашия екип какво мислят за тяхното собствено представяне и къде отива от тук.
  • Саморазглеждане на служителите - С увеличаването на разговорите ще можете да им помогнете да се запознаят със собствените си работни стилове и да им помогнете да управляват ежедневната си работа според удобството си.
  • Разкриване на проблеми и проблеми - Ще можете да им дадете възможност в рамките на заседателната зала да говорят за проблеми и проблеми, с които се сблъскват, и тези, с които екипът е изправен. Бъдете поверител на тях.
  • Мониторинг на нивото на мотивация - С постоянния импулс, членът на вашия екип със сигурност ще излее чувствата си към тази роля на работата ви. След това можете да проверите нивата на мотивацията им, когато те говорят за работата, която вършат.
  • Ангажираност към мониторинга на работата - Тези срещи със служителите са чудесен шанс да поискат бъдещите им стремежи, независимо дали е да останат и да се развият в организацията или да преминат към следващата работа, която намерят. С това можете да прецените тяхното ниво на ангажираност и да прогнозирате планове за броя на персонала въз основа на това.
  • Платформа за признателност - Ако са направили нещо, което си заслужава да се спомене през изминалата седмица или откакто за последно сте ги срещнали за среща един на един, не забравяйте да ги поздравите и да ги насърчите да продължават да вдигат летвата по-високо.
  • Планиране на техните области на развитие - Всеки от нас има области за развитие, над които трябва да работи, за да се доближи до оптималното качество на работа. Начертайте SMART плановете с члена на вашия екип и се съгласете за тези дейности.
  • План за действие - Въз основа на вашите планове за развитие, не забравяйте да ги помолите да записват протоколите от срещата, всички заедно с точки за действие, които да бъдат проверени и оценени на следващата среща.
  • Нови идеи и иновации - Тези срещи със служителите могат да бъдат най-доброто място за събиране на нови идеи и иновативни мисли, които минават през ума на членовете на вашия екип. В повечето случаи именно чрез тези членове на екипа получаваме умопомрачителни и креативни решения на нашите крайни проблеми и проблеми.
  • Връзка с тях - Този един час може да бъде най-доброто време за лична връзка с членовете на вашия екип. Можете дори да определите време за разговори за случайни харесвания и неприязън, за да изградите връзката и да намерите връзка, когато става въпрос за съвместна работа.
  • Отзиви за вашия мениджмънт - Тези срещи със служителите са чудесни възможности да помолите членовете на вашия екип да ви предоставят обратна връзка. Всеки трябва да подобри много аспекти на своята работа и запознаването им с вашите доклади може да бъде чудесно нещо. Помолете ги да бъдат толкова отворени и прозрачни, колкото биха искали да сте с тях.

Съвети за страхотна среща един на един

Сега, след като сме капсулирали многобройните ползи, които идват от провеждането на срещи на човек със служители, следващата ни стъпка е да разберем как можем да проведем ефективно една, а след това две, а след това и много други. По-долу са изброени 10 страхотни съвета за провеждането на страхотна среща един на един с членовете на вашия екип.

  1. График! График!

Най-честата грешка, която мениджърите правят, е да поддържат график с членовете на своя екип и да не го спазват. Графикът наистина е много важен аспект в света на срещите с човек на човек. И двамата, мениджърите и членовете на техния екип трябва да си сътрудничат и да направят срещата успешна, като навреме и се придържат към тези графици.

Срещите на работното място могат да се планират с различна честота: седмично, месечно или тримесечно. Макар че тримесечието е най-малко за предпочитане и може да съвпадне с дизайна на организацията на тримесечни срещи за преглед на работното място за комуникация, седмичните щандове са най-обещаващият и най-предпочитаният период за тези срещи на едно място по време на работа.

  1. Ясна и точна програма

Изготвянето на дневен ред за срещата един на един в първите минути на срещата е от съществено значение. Важно е дневният ред да е ясен, точен и за предпочитане този, създаден от самия служител. Това ще им позволи да имат контрол над това, което имат да кажат, което води до чудесен разговор и правилно използване на времето. След като дневният план е подготвен от служителя, ще трябва да го направите и двете страни трябва да се споразумеят подробно за него, преди да продължите. Това ви позволява да ръководите срещата още по-ефективно.

Често мениджърите създават фиксирани шаблони, които членовете на екипа им да следват, докато изготвят дневен ред. Този шаблон ще съдържа широка категоризация на времето и всеки раздел може да съдържа мислите и идеите на члена на екипа.

  1. Изберете неутрална настройка

Понастоящем организациите имат много отворена система за сядане, където избягват кабинки и каюти сред служителите си, за да насърчават ценностите на откритост и прозрачност. Това позволява много обмен на информация между членовете на екипа. Приложете тази откритост и прозрачност, дори когато се занимавате с срещи на един човек по време на работа и изберете или офиса на вашия служител за срещата, или обща конференция / заседателна зала за дискусия.

Избягвайте да се срещате в кабината си, ако нямате отворената система в офиса си, докато все още поддържате йерархия и декор в организацията.

  1. Прилагайте Правилото 60-40

Според мен съм определил това правило като правило 60-40, за да посоча кой трябва да говори колко, когато срещата е в ход. Тук, като ориентировъчно, 60 процента от определеното време трябва да се използва от члена на екипа, когато е в среща един на един. Това ще им даде достатъчно контрол върху това, което имат да кажат и те могат да го правят свободно, без да бързат, което се осъществява извън заседателната зала.

Можете да ги посъветвате в оставащите 40 процента време и можете да им помогнете да ги насочите, когато изливат проблемите, с които се сблъскват или имат препоръки към идеите, които споделят. С подобен баланс, който се провежда в рамките на срещи на едно място по време на работа, той може да даде възможност за овластяване на служителите във вашия екип и със сигурност ще бъдете приветствани като страхотен мениджър.

  1. Поддържайте фигурите готови

Листовете за изпълнение и седмичните или месечните данни трябва да бъдат подготвени и трябва да бъдат внимателно проучени, преди да направите тире към срещата един на един с члена на вашия екип. По този начин ще имате солидна база за това, за което трябва да говорите и за какво отговаря вашият член на екипа. Не усложнявайте нещата с графики или диаграми, но си осигурете основни числа за различните фактори, на които се основава представянето на члена на екипа.

Уверете се, че имате шаблон или споделите доклада с членовете на екипа си преди срещите им по време на работа и ги помолете да преминат и през тях. Уверете се, че те разбират техните собствени номера за изпълнение и ги оставете да ви попитат дали нещо не е ясно или погрешно.

  1. Разделяне и правило

Разделете срещата си на секции и запазете време за всеки от тях. Уверете се, че кажете на членовете на екипа си от тези секции и ги помолете да се придържат към техните графици в рамките на срещата „един на един“. Идеалните срещи един на един имат следните раздели:

  • 15 минути - Изпълнете креда и договорете дневен ред
  • 15 минути - Позволете на члена на вашия екип да говори за тяхното изпълнение, проблеми и проблеми и неща, свързани с непосредствената им работа
  • 15 минути - Позволете си да консултирате и разяснявате резултатите и проблемите, които се въртят около члена на екипа и им помагайте с насоки и подкрепа, като използвате планове за развитие и планове за действие SMART
  • 10 минути - Позволете на члена на вашия екип да говори за идеи и иновации и всякаква обратна връзка, която биха имали за вас

  1. Шаблон за среща

Запазете фиксиран шаблон за среща и оставете място в него за ad hoc въпроси и отговори или притеснения, освен обичайните задачи, изпълнявани от члена на екипа. Позволете на шаблона за среща един на един да бъде достатъчно гъвкав, за да удовлетвори нуждите на много от членовете на вашия екип. Всички те са различни личности и не трябва да се ограничават с твърд шаблон.

  1. Натиснете Отчитане

В края на срещата „един на един“ е изключително важно да прикрепите отговорностите на масата заедно с плана за развитие. С отчетността ще трябва да извлечете нещо изпълнимо от срещата. Според отзивите и стълбата на успеха, които бяха обсъдени, или идеите и иновациите, които бяха излъчени, уверете се, че членовете на вашия екип действат по тях и превърнете тези разговори и идеи в полезни действия.

Направете тази част от протокола от срещата и позволете на члена на вашия екип да изпрати официално електронно писмо, в което се посочва протоколът от срещата, заедно с договорената отговорност.

  1. Какво се случва в заседателната зала, остава в заседателната зала

Уверете се, че не оповестявате публично дискусиите, които се провеждат между вас и члена на вашия екип. Ако те са приложими точки и идеи, позволете на члена на вашия екип да извърши достатъчно действия по тях и не разчитайте сами да разпространявате думата, освен ако е уместно и необходимо.

Всички лични дискусии и цели и области на развитие трябва да бъдат строго между вас и члена на вашия екип и да се използват само според вас като подходящи. Избягвайте да използвате информацията, която получавате по време на срещите едно на едно, на работа на публичен форум и за ваша полза. Членът на вашия екип ви се довери; спазвай това.

  1. План за действие за себе си

Необходимо е не само членът на вашия екип да изготви план за действие, но тъй като вие сте лидер между двете, има няколко стъпки, които дори ще трябва да предприемете, за да гарантирате, че развитието е преобладаващо във вашия екип.

Начертайте план за действие, върху който ще действате в полза на члена на вашия екип и бизнеса, който ще се върне като полза за вас. Бъдете фокусирани върху това да помагате на членовете на вашия екип да постигнат успех. Това ще бъде и вашият успех.

Препоръчителни статии

Това беше ръководство за срещите на човек със служители, които наистина могат да бъдат важен момент, за да се запознаете повече с членовете на вашия екип и да разберете техните стилове на работа. Това са следната външна връзка, свързана със срещи със служители.

  1. 12 съвета за езика на тялото за бизнес срещи
  2. 3 изключителни съвета! Как да провеждаме ефективни срещи?
  3. 6 Интранет функции за успешна комуникация на служителите

Категория:

Развитие на предприемачеството