Създаване на база данни с помощта на Microsoft Access - Microsoft Access е изящно софтуерно приложение, което се предлага в комплект с Microsoft Office Professional Suite. С този прост инструмент за база данни ние сме сигурни, че можем да се научим да организираме по-добре работата и живота си!

Защо да използвате Microsoft Access?

Повечето хора ни питат: „Защо имам нужда от фантазиран софтуер за база данни? Excel работи достатъчно добре за моите разнообразни нужди. "

Ето къде с радост ви казваме, че Access не е „фантазия” база данни. Той е лесен, мощно ефективен и може да ви спести много време и повтарящи се усилия, дори когато получите най-доброто от вашите данни. Всъщност ще откриете, че можете да извлечете много повече от вашите данни, когато комбинирате Excel листове с добре организирана база данни за достъп.

Microsoft Access

  • Това е инструмент за релационна база данни . Това означава, че всички данни са организирани в (свързани) таблици. Можете да използвате инструмента, за да планирате месечните си разходи, да организирате своя библиотечен каталог или да поддържате сложен адресен указател; ключът се крие в структурирането на вашите данни в прости, ненужни таблици, които могат да бъдат свързани помежду си.
  • „Помня“ вашите данни. За разлика от Excel, той също работи като безпроблемна банка памет, която съхранява и запомня вашите данни, за да можете лесно да ги извлечете за бъдеща употреба. Например, може да сте запазили няколко листа на Excel за месечни разходи. Но ако сега искате да комбинирате тези листове и да ги изучите заедно, ще трябва да използвате специални (а понякога и тромави) функции на Excel като диаграми, табла за управление и т.н. В Access това е безпроблемно.
  • Прави сложни операции с данни без усилия. Access предлага всички основни операции, които Excel извършва, като сортиране, изчисления, филтри и др. Освен това, той също така ви позволява да се присъедините или да изключите данни от таблици (като присъединяване към Excel листове) въз основа на специални критерии. И добрата новина е, че всичко това е безпроблемно в Access!

В тази статия ви съветваме да изградите първата си работеща база данни с 6 прости стъпки.

  1. Организирайте данните си в структурирани таблици.

Ако възнамерявате да използвате базата данни на Access, има вероятност вече да имате добра представа за структурите на таблиците, които искате да създадете. Мислете за това като важна подготвителна стъпка, тъй като структурата на вашите таблици решава успеха на вашето приложение за достъп.

Някои въпроси, които ще ви помогнат да получите това право, включват:

  • Какви данни имате? Бизнес записи, лични досиета, данни, които поддържат вашето културно общество? В идеалния случай всеки тип ще съдържа собствена база данни.
  • Какво е общото между данните, които имате? Можете ли да ги групирате в отделни таблици въз основа на този общ фактор? Например: доходи, разходи, списък с адреси и др.
  • Какво е уникално на всяка маса? Какво можете да използвате за идентифициране на един ред данни от всяка таблица? Например: име, идентификатор и т.н. Това ще бъде първичен ключ и може да бъде една или повече колони . (Не се притеснявайте, ако не намерите нещо уникално, тъй като Access може автоматично да генерира първичен ключ.)
  • Какви са свързващите връзки между таблиците? Това са потенциални чужди ключове (за това ще научите повече по-долу).

Предлагаме ви да имате груб чертеж на структурата на вашата таблица на хартия. Не се тревожете за съвършенството; таблиците ви ще се развиват, докато работите с Access и ще придобиете майсторство над него. След като сте готови, стартирайте Microsoft Access, изберете File -> New -> „Blank Database“ и кликнете върху бутона „Create“, за да стартирате първата си база данни Microsoft Access!

Съвет: Изберете подходящо име, което отразява типа на вашата база данни; това звучи много по-добре, отколкото просто да го наречете „Моята първа база данни“!

  1. Създайте таблиците

След като успешно стартирате и създадете първата си база данни, Access отваря изгледа „Инструменти за таблица“, за да създадете таблици, защото наистина Access е всичко за таблиците!

Тук ще създадем просто бюджетно приложение с 3 таблици: Редовни разходи, Месечен доход и Месечни разходи. Колоните, подчертани в синьо, са уникални и следователно могат да се използват като основен ключ. (Забележете, че когато повече от една колона е подчертана в синьо, комбинацията заедно е уникална.)

За да добавите таблицата Редовни разходи, използвайте десния страничен раздел.

  • Първата колона (ID) се генерира автоматично от Access и служи като първичен ключ по подразбиране. (Можем да променим това по-късно.)
  • Кликнете върху „Кликнете, за да добавите“, за да въведете името на следващата колона. Ще получите избор (падащо меню) за типа колона. Изберете текст и въведете „Име на разходите“.
  • Отново Кликнете за Добавяне на следваща колона, изберете Текст и въведете „Тип“.
  • Отново Кликнете за Добавяне на следваща колона, изберете Номер и въведете „Сума“.
  • И накрая, запазете новосъздадената таблица (с помощта на клавиш Control + „S“). Когато бъдете подканени да въведете име, въведете „Редовни разходи“.

И там, току-що създадена, е вашата собствена първа таблица на Microsoft Access. Ура!

От раздела CREATE използвайте Create -> Table и следвайте горните стъпки, за да създадете по подобен начин таблици „Месечен доход” и „Месечни разходи”.

Препоръчителни курсове

  • Професионален макро курс VBA
  • VBA и макро курс за обучение
  • Основно обучение по моделиране на Excel 2007

  1. Въведете данни в таблици

В тази стъпка ръчно ще въвеждаме данни в таблиците. Но имайте предвид, че Access предлага няколко други лесни начина за импортиране на данни в таблици (от лист в Excel, от текстов файл и т.н.).

Тук трябва да споменем, че Access печели над Excel при валидиране на данни, ако таблиците са правилно проектирани. За да разберем уместността на дизайна на таблиците, просто ще добавим данни в таблицата „Редовни разходи“ и ще проучим предизвикателствата.

Ето данните, които възнамеряваме да добавим в нашите таблици:

„Изгледът на таблица с данни” се използва най-добре за добавяне / изтриване / промяна на данни от таблицата и се отваря всеки път, когато щракнете двукратно върху името на таблицата в левия раздел. Можете също така да получите достъп до него чрез раздела DESIGN -> View -> Design View. След като сте в този изглед, изберете таблицата, с която ще работите ("Редовни разходи") в левия раздел. В раздела отдясно,

  • Кликнете върху втората колона (Име на разходите) и напишете „Наеми“.
  • Кликнете върху третата колона (Тип) и въведете „Fixed“.
  • Кликнете върху четвъртата колона (Сума) и напишете „2000“.
  • Завършихте първия ред. Повторете за останалите редове.
  • Повторете същото за таблицата „Доходи“ и „Месечни разходи“.

Забелязахте ли как Access автоматично сортира данните в увеличаващ се ред на количество? Ако искате да промените това, можете да щракнете с десния бутон върху полето Сума и да промените реда за сортиране.

Както сте сигурни, че сте забелязали, Access автоматично генерира уникален номер за първата колона (ID), тъй като това третира това като първичен ключ по подразбиране. Това е колоната, която обикновено се използва за извличане на уникални редове данни от таблицата.

Но тази стойност може да ни е трудна за запомняне, тъй като няма никакво значение за нашите данни . Също така, ние вече идентифицирахме нашите уникални първични ключове и трябва да заснемем това в дизайна на таблицата. Следващата стъпка ще ви покаже как да промените дизайна на таблицата, за да се погрижите за това.

  1. (Пре) проектирайте своите таблици

След като създадете вашите таблици, се обзалагаме, че сте любопитни да видите дали те са се оказали добре. Всъщност е важно да направите това, за да можете да включите всякакви допълнителни правила за валидиране и точност на данните. Можете да потвърдите това в „Изглед на дизайн“.

По-гъвкавият дизайнерски изглед на достъп се осъществява лесно чрез раздела DESIGN -> View -> Design View. (Алтернативно можете да кликнете върху името на таблицата в левия раздел и да изберете „Изглед на дизайн“.)

Ако изследвате таблицата „Редовни разходи“ (екрана по-горе), със сигурност ще забележите някои несъответствия. Нека поправим това по следния начин:

  • По подразбиране колоната за автоматично генериране на идентификатор е зададена като първичен ключ, а оттам и иконата на малкия клавиш вляво. Ние променяме това, като маркираме (с едно щракване) колоната Име на разходите и избираме иконата „Основен“ ключ в горния раздел. (Можете също да щракнете с десния бутон върху името на колоната и да изберете „Първичен ключ“). Иконата на ключа ще се промени съответно.
  • Вече не се нуждаем от колоната за идентификация. Така че кликнете с десния бутон върху него и изберете „Изтриване на редовете“. Това автоматично ще изтрие тази колона (и всички предварително въведени стойности за нея) от тази таблица.
  • Графата Сума е настроена на тип данни Номер. Променете това на Валута.

Сега нашата маса изглежда добре. Можете също да редактирате другите 2 таблици в изглед Дизайн, да промените техния първичен ключ, да зададете тип валутни данни и да добавите допълнителни данни във всички таблици, така че да можем да играем с него в последователни стъпки.

  1. Определете връзките с таблицата

Всеки път, когато искате просто да „прегледате“ данните си от таблицата, изгледът с данни може да се използва. Но смятаме, че бихте искали да видите комбинираните резултати от всичките си таблици. Това може да се направи тромаво в Excel, но е безпроблемно в Access. Ключът е в определянето на отношенията на масата.

Взаимоотношенията определят как нашите таблици са „свързани” помежду си. Тези свързващи връзки се наричат ​​„чужди ключове“ в жаргон на базата данни.

За да определите отношенията на таблицата в Access, отидете на раздела DATABASE TOOLS и кликнете върху Relationships. Ще видите диалогов прозорец, в който са изброени всички таблици. Кликнете два пъти върху всяка таблица, докато те не се видят в изгледа на фоновите връзки. Ако таблицата се появи повече от веднъж, можете да щракнете с десния бутон върху допълнителната таблица и да изберете „Скриване на таблицата“.

След като се видят всички 3 таблици, можете да ги местите по екрана, както желаете.

Но в момента няма нищо особено в тази гледка. Нашите таблици са просто изброени, изключени . За да промените това, щракнете върху полето REGULAR EXPENSES.Expense Name и го плъзнете към полето MONTHLY EXPENSES.Expense Name. Трябва да се отвори диалогов прозорец, както следва:

Това, което правим тук, е да създадем взаимоотношение „много към мнозина“ между таблицата „Име на разходите на редовни разходи“ и таблицата „Име на разходите на месечните разходи“.

Редовни разходи. Име на разходите -> Месечни разходи. Име на разходите

Основен ключ -> Външен ключ

Едно -> Много

За това,

  • „Прилагане на референтната интегритет“ трябва да бъде проверено. Това ще гарантира, че всички добавени стойности в Месечните разходи ще бъдат проверени спрямо стойностите на таблицата Редовни разходи преди добавяне.
  • Премахнете отметката от „Каскадно актуализиране / Изтриване на свързани полета“ . Това ще каскадира всички актуализации / изтривания в таблицата с първичен ключ (в нашия случай Редовни разходи). Така че, ако сумата се актуализира за определен разход, тя ще бъде каскадирана във всички свързани таблици. По същия начин с изтриването. Умишлено премахваме отметката от това, за да можем да открием всяко несъответствие по-късно. Накрая кликнете върху Създаване.
  • По същия начин създайте връзка между Името на месечните разходи и Името на месечния доход. Премахнете отметката от „Enforce Referential Integrity“ тук.

Изгледът на връзката трябва автоматично да отразява това, както следва:

Определили сте първата си връзка на таблицата и сте готови да извлечете повече от вашите данни!

  1. Запитване и преглед на данни от вашите таблици

Това е може би най-важната и полезна част от използването на Access over Excel. Виждате ли, ние създадохме нашите таблици с правилния дизайн, добавихме данни и дефинирани отношения. Следващата важна стъпка е да съберем всичко това и да видим как изглеждат нашите комбинирани данни. И това става чрез ВЪПРОС.

Тук ще създадем проста заявка, за да уловим несъответствия в „фиксирани“ разходи.

Можете да създадете заявка с помощта на раздела CREATE -> Wizard Wizard, най-лесният начин да създадете основна заявка. Ще бъдете подканени за:

  • Тип (съветник за прости заявки).
  • Имена на таблици и полета. Изберете Име на разходите, Тип и сума от Редовните разходи и Месец и Сума от Месечни разходи.
  • Детайл или обобщение. Изберете подробно.
  • Въведете „Фиксиран отчет за несъответствие на разходите“, когато съветникът ви подкани за име и щракнете върху Готово, за да генерирате заявка за отчет.

Генерираното запитване трябва да изглежда така (без червените акценти):

Както можете да видите, тази заявка показва всички записи на разходите, а не само несъответстващите (както са подчертани в червено). Можем да поправим това с помощта на дизайна на заявките (щракнете с десния бутон върху името на заявката в лявата част и изберете „Изглед на дизайн“).

Ще използваме този изглед, за да добавим 2 критерия

  1. Под Regular Expenses.Type добавете стойността „Fixed“ под критерии (включете единични кавички). Това ограничава получените записи на данни да имат type = Fixed.
  2. Под която и да е от сумите добавете специалните критерии, за да проверите за несъответствие: „(Редовни разходи). Сума (Месечни разходи). Сума“ (без кавички). Знакът означава "не е равно на"). Това ще вземе само несъответстващи записи.

Заедно тези критерии ще вземат несъответстващи записи с фиксирани разходи.

Крайният резултат трябва да изглежда така:

И това наистина е крайният резултат, който желаем. Честито!!

Заключителната бележка

В този основен урок сте изложени на голямо разнообразие от функции на Microsoft Access, от таблици до връзки до запитвания. Препоръчваме ви да надграждате върху таблиците и заявките, изброени тук, като се опитвате по-сложни операции.

Предложенията за допълнителна практика включват:

  • Импортиране на дата в таблици от Excel лист или текстови файлове, разделени със запетая (също наречени csv файлове).
  • Добавяне на критерии за валидиране на таблици с помощта на изглед на дизайн. Например, опитайте се да ограничите стойностите на Regular Expenses.Type само до „Fixed“ или „Variable“.
  • Научете за „Нормализираните“ таблици и как това се отразява на вашите данни. Повторно проектирайте и създайте примерите, споделени тук като Нормализирани таблици.
  • Използвайте конструктора на заявки от нулата, за да създадете обобщен отчет, съдържащ общия доход, разходи и баланс всеки месец за годината.

Въпреки че първите ви няколко опита с Microsoft Access може да включват стръмна крива на обучение, можем да гарантираме, че ще ви донесат наградите. Microsoft Access е лек инструмент за база данни, който ви позволява да използвате по-голяма власт на вашите данни с минимални усилия. Така че продължавайте и щастлив Достъп !!

Препоръчителен член

Ето няколко статии, които ще ви помогнат да получите повече подробности за създаването на база данни чрез използване на Microsoft, така че просто преминете през връзката.

  1. 10 Мощни функции на Microsoft Access
  2. 9 невероятни стъпки как да използвате Microsoft Excel умения
  3. Как да подобрим уменията си в Microsoft Excel?
  4. 10 лесни стъпки за създаване на оборотна диаграма в Excel 2016
  5. Невероятни стъпкови функции на Excel - диаграми и графики

Категория:

Excel Съвети