Проследяване на промените в Excel (Съдържание)
- Проследяване на промените в Excel
- Примери за промени в Track в Excel
- Как да използвате проследяване на промените в Excel?
Проследяване на промените в Excel
Искате ли да знаете кой е направил промени в електронната таблица, откакто последно сте запазили файла? Какви бяха промените, които бяха направени и кой направи тези промени? Не би било възможно да се отговори на горните въпроси без особеностите на проследяване на промените в excel на електронната таблица. Промените на проследяването в excel са вградената функция, която е създадена да създаде регистър на промените, които се правят в споделения файл от последното запазване на файла. С разрешаването на проследяването на промените в функция excel можем да знаем какви са били промените, които са били направени, кой е потребителят, който е направил промените и тогава можем да вземем решението дали да приемем промените или да отхвърлим промените. Ето как проследяването на промените в excel ни помага да одитираме промените, направени след запазването на файла.
Примери за промени в следите в excel
Функцията позволява на потребителя да проследява промените на същия лист или да изброява промените на отделен лист.
Можете да изтеглите тази промяна на проследяване в шаблон на Excel тук - Проследяване на промените в шаблон на Excel- Промените в списъка на същия лист.
При този тип промени в песен в excel, всички промени ще бъдат изброени на същия лист, на който са направени промените. Стойността на клетката е променена от 10 на 20 и следователно тази промяна е маркирана като промяна на песен.
- Промяна в списъка на нов лист.
При този тип промени на песни, всички промени, направени във файла, ще бъдат изброени в нов лист. При този тип промени в песните всички промени са изброени еднократно и това става лесно за преглед на промените.
- Обявата се променя чрез раздела Одобряване / Отхвърляне.
Промените, които са направени във файла, могат също да бъдат изброени от раздела, наречен „Одобряване / отхвърляне на промените“.
Обяснение на промените в Track в Excel
Промяната на проследяването в excel е същата като функцията на журнала за одит, която се предлага най-вече в софтуера. Функцията за проследяване на промяната, тъй като името предполага, ще уведомява потребителя какви промени са направени във файла, след като администраторът е запазил файла.
Промяна на проследяване в excel е полезна, когато работим върху файл, който трябва да бъде споделен с някой или с нашия екип. Това е така, защото ако някой е направил промени във файла, които не би трябвало да са направени, това ще доведе до сериозно въздействие, тъй като много пъти стойностите, задвижвани от формулата, ще бъдат засегнати. Функция за промяна на песен може да се използва на целия лист или на определена част от работния лист.
Това е важна и полезна функция, която ограничава прилагането на проследяване на промените, тъй като понякога ние сме просто загрижени за някаква конкретна част от работния лист и не искаме да преглеждаме промените, които се правят в други части на работния лист.
Как да използвате проследяване на промените в excel?
Промяната на проследяването в excel е лесна, тъй като запазването на файла, това е така, защото тази функция не изисква никакво кодиране или формули.
Тази функция може да се използва, след като това е избрано за приложимо.
Метод №1 - Маркиране на промените на листа.
Етап 1
Първо, отидете на раздела за преглед на excel. Сега под този раздел на прегледа отидете на „Проследяване на промените“, който е достъпен под функцията „Промени“. Сега кликнете върху опцията Проследяване на промените.
Стъпка 2
След щракване върху опцията Проследяване на промените ще се появи падащо меню, след което изберете функцията „Маркиране на промените“.
Стъпка 3
Сега изберете опцията „Проследяване на промените, докато редактирате…“.
Стъпка 4
Сега трябва да изберем критерия за преглед на промените, които се правят във файла. Тази опция ще позволи на потребителя да филтрира промените по дата, все още не са прегледани и т.н.
Стъпка 5
Ако искаме само да проследим промените, които са направени само от конкретен потребител, тогава можем да използваме тази опция. Тази функция е важна, когато искаме само да проследим промените, които са направени само от конкретен човек. Този конкретен човек може да бъде мениджър на екипа.
Стъпка 6
Сега трябва да направим избор за проследяване на промените в целия лист или в част от него.
Ако искаме промените да бъдат проследени в целия лист, просто премахнете отметката от квадратчето.
Сега кликнете върху „Ok“ и проследяването на промените ще бъде приложимо от сега.
Сега, ако е направена някаква промяна във файла, това ще бъде показано от excel, както е посочено по-долу.
Метод №2 - Създаване на отделен файл от промени, направени във файла.
Етап 1
Отидете в раздела ПРЕГЛЕД и кликнете върху Маркиране на промените.
Стъпка 2
От тази опция Изберете „списък на промените на нов лист“ и щракнете върху „OK“.
Стъпка 3
Ще бъде създаден нов лист за изброяване на всички промени, направени във файла.
Неща, които трябва да запомните
- Когато промените в записа са активирани, това прави листа „споделен“. Това означава, че различните потребители ще могат да правят промени в електронната таблица едновременно.
- Споделената работна книга няма да поддържа всички функции на excel като -
- Условно форматиране
- Валидиране на данни
- Подреждане.
- Филтриране.
- Обединяване на клетки.
- Работен лист, който има таблици, няма да може да работи с опциите за промяна на проследяване, тъй като таблиците не могат да бъдат споделени. В този случай, за да се даде възможност за промени в песни е важно таблиците първо да бъдат преобразувани в диапазона.
- Това трябва да се помни, че не всички промени ще бъдат проследявани от excel, промените, направени в стойността на клетката, могат да бъдат проследявани само. Някои промени като скриване на ред, изтриване на реда или промяна на цвета на клетката няма да бъдат проследени в excel, тъй като това не е количествена информация.
- Excel ще съхранява историята на промените само за последните 30 дни, това предпочитание може да бъде променено, но продължителността по подразбиране за запазване на промените е само за последните 30 дни.
- Ако в случай, че промените са маркирани на нов лист, той ще се изтрие автоматично, след като файлът бъде запазен.
- Когато файлът е в Промените на проследяването, нито един лист не може да бъде преместван или копиран във файла, тъй като това е функция с ограничен достъп.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за проследяване на промените в Excel. Тук обсъждаме промените в Track и как да използваме проследяването на промените в Excel, заедно с практически примери и шаблон за Excel, който може да се сваля. Можете да разгледате и другите ни предложени статии -
- Научете таблицата с данни в MS Excel
- Информация за Exbo Combo Box
- Как да създадете Bubble Chart в Excel?
- Научете инструмент за превъртане в Excel