Отчитане на управлението на проекти
Общуването играе жизненоважна роля в еволюцията на всичко, за което хората въртят ръка. Независимо дали става дума за света на бизнеса чрез определен медиум, ние винаги се предаваме на нашето послание или възгледи, за да бъдат другите възприемчиви и консумират мислите в нашия ум. При настройката на отчитането на управлението на проекти ние имаме тази ефективна комуникация, която ни се представи под формата на отчети. В рамките на отчитането на управлението на проекти има много различни доклади, които са внимателно конструирани и изпращани за подбор на лица или групи от хора, така че комуникацията ни относно работата на проекта да бъде ясна, точна и ефективна.
В тази статия ще разгледаме света на отчитането на управлението на проекти и всичко, което обхваща.
Защо се нуждаем от отчет за управление на проекти?
Във въвеждането ясно се посочва необходимостта от ефективна комуникация между членовете на организацията и тези, които са външни за организацията, и за тази цел имаме изготвено отчитане на управлението на проекти. Въпреки че в повечето случаи ние често имаме различни медии, които комуникират с голяма целева аудитория и предоставената комуникация може да бъде напълно безполезна за някои, които я получават, тук е точно, че трябва да търсим ефективна комуникация, при което комуникацията е ясна и точна и точно за това, което е необходимо. Никога не би трябвало да се притесняваме за актуализиране на различните заинтересовани страни в списъка с проекти, ако имаме ефективна система за отчитане на управлението на проекти, за да го направим.
Със създадена система за отчитане на управлението на проекти имате редовен и официален процес на разпространение на доклади, който ще актуализира ключовите заинтересовани страни за аспектите на проекта, които те трябва да знаят. По този начин можете да защитите членовете на вашия проект и заинтересованите страни от всякакви неочаквани изненади и неща, които са изключително критични, за да бъдат известни. Чрез доклади ние разбираме напредъка на проекта и темповете, с които се изпълнява през плана на проекта. Дори ще разберем какво пречи на проекта да се движи по-бързо и ще имаме шанса да анализираме различните аспекти на проекта спрямо плана за управление на проекта, който беше създаден ефективно преди.
Освен че е един от основните аспекти на комуникацията, отчитането на управлението на проекти може да бъде ефективно използвано от ръководството за поддържане на документирана история на проекта и неговите процедури. При наличието на тази история може да се направи анализ върху тях, за да се извлекат уроци, да се оценят процесите и да се научат за силните и слабите страни на напредъка на проекта. Тези уроци могат да бъдат включени в основното обучение на офиса за управление на проекти в организацията и да бъдат обвързани с всички различни проекти в организацията.
В обобщение, отчитането на управлението на проекти се надява да бъде:
- Ефективната комуникационна връзка между всички заинтересовани страни в проекта и организацията
- Помощната ръка за събиране на важни данни и информация, за да се следи и регистрира работата на проекта
- Системата, която осигурява получаването на информация до необходимия персонал, когато е необходимо
- Точката на обявленията, когато проектът достигне крайъгълен камък
- Основата на разбирането на организацията за проекта, неговото управление, плана и целта му
Топ 5 вида инструмент за отчитане на управлението на проекти
В този раздел ще разгледаме 5 различни типа инструмент за отчитане на управлението на проекти, които съществуват, когато става въпрос за отчитане на проекти в управлението на проекти и неговата система. Всеки от тези видове играе основна роля в развитието на проекта и плавния преход на проекта от зараждащите се етапи към успешния етап.
# 1 Доклад за график
Наред с всеки аспект на проекта под ваше командване, като ръководител на проекта, един от най-важните доклади за управление на проекти, който може да бъде включен в списъка ви с доклади, трябва да бъде отчетът на Timesheet. В този доклад ще намерите всяка подробност, свързана с времето, което вашите ресурси влагат, докато работите по проекта.
Докладът от разписанието може да бъде много интересен и полезен за инструмента за отчитане на управлението на проекти, тъй като може да провери следните подробности за вас:
- Време, което всеки служител е инвестирал
- Работа, завършена в определен ден, седмица или месец
- Отчетност на всеки член на екипа срещу възложената им задача
- Претоварване или недостатъчно използване на ресурсите по проектите
- Управлението на хората трябва да бъде предоставено на определен ресурс
Този доклад трябва да бъде разпространен от ръководителите на проекти на членовете на техния екип. Ръководителят на проекти може да прибегне до използването на инструмент за отчитане на управлението на проекти за проследяване на времето. Тези инструменти за отчитане на управлението на проекти могат да бъдат използвани от членовете на екипа им, за да могат те да проследяват точно времето си. По този начин ръководителят на проекта има цялостна представа за времето и усилията, изразходвани за изпълнение на определена задача или целия проект.
# 2 Отчет за разходите
Представете си ситуация, в която вървите заедно с проекта и според вас той протича гладко, както е предвидено. Членовете на вашия екип изглеждат чудесно и задачите вървят по план, в рамките на сроковете. При приключването на изпълнението на проекта вие и членовете на вашия екип събирате общите си разходи по проекта и изчислявате бюджета, изразходван от ресурсите и всеки използван материал. За ваша изненада вашите изчисления ви стряскат, тъй като направените разходи са далеч над бюджета, разпределен за проекта, а това, което смятате за успешен проект, всъщност е проект, удавен в загуби. Може да не е както е планирано, ако имате доклад за разходите, който прави кръговете седмично, бихте могли да предвидите това и да предприемете коригиращи стъпки, за да спрете проекта да надхвърли бюджета му.
Докладът за разходите описва подробно всички направени разходи и вие ще можете да държите тези листове и пред планирания бюджет. Този отчет може да бъде разгледан от ръководителя на проекта и заинтересованите страни, които одобряват бюджетите на седмична база, но записването на разходите, големи или малки, трябва да се извършва в реално време.
# 3 Доклад за състоянието на проекта
Един от най-важните доклади за управление на проекта е Докладът за състоянието на проекта. Фактът, че това го прави всеобхватният доклад, е това, което го прави важен. Състоянието на целия проект трябва да бъде отразено в този единствен доклад. Можете да го имате или в диаграма, и в графичен формат, или можете да поставите данните и информацията пред вас под формата на електронни таблици.
Докладът за състоянието на основния проект ще бъде показателен за следните състояния, свързани с проекта:
- Работата приключи
- Забавен срок
- Разлика в графика (планирано спрямо действително)
- Разлика в разходите (планирани спрямо действителни)
- Проследяване на проблема
- Проследяване на риска
- Висящи задачи
Освен тях можете да добавяте или изваждате нещата, които трябва да знаете за този проект и неговия статус. За повече информация относно отчетите за състоянието на проекта можете да посетите публикацията в блога, която наскоро прочетох, тук. Щастлив отчет за управление на проекти!
# 4 Отчет за натоварването на ресурсите
Подобно на доклада на Timesheet, отчетът за натоварването на ресурсите ще проследява колко работа е възложена на всеки член на екипа на проекта. Този отчет за управление на проекти е много полезен за ръководителя на проекта при възлагане или разпределение на работа. Всеки член на екипа също се актуализира с този отчет, така че да може да провери задачите си за седмицата и ако има недостиг на работа, може да се обърне към ръководителя на проекта и да започне работа, която може да свърши.
Отчетът за работно натоварване на ресурсите може да се използва и за прогнозиране на натовареността на проекта в определен ден, така че ръководителят на проекта може да изпревари играта си и съответно да премести плана на проекта, докато натоварването продължава. Те дори могат да определят подходящ план и да жонглират работата в очакване или в процес на разработване.
# 5 Портфолио доклад
Това е доклад за управление на проекти, особено за ръководители на проекти, които обработват повече от един проект в даден момент. Този доклад представя портфолиото им на работа за многото проекти, които имат по тях. Както се вижда, този доклад за портфолиото ще покаже броя на проектите, които ръководителят на проекта обработва, и ще гарантира, че важните дати са заедно със споменаванията на проекта. Тези дати ще включват всички основни дати, датата на завършване на проекта, както и текущото състояние на проекта, тъй като той преминава от един етап на проект.
Това е доста малък доклад и може да бъде незадължителен за мнозина. Намерих това за много важно за мен и ми помогна да проследя всичките си проекти и това, от което се нуждаеше вниманието ми повече от другия в този конкретен момент.
Най-добро отчитане на проекти в практиките за управление на проекти
Създаването на проект за отчитане в доклад за управление на проекти може да ви преведе през безсънни нощи и рано сутрин, обмисляйки какво следва, какво всъщност изграждам като мой проект и как искат да изглеждат моите отчети. В този раздел ще разгледаме следното:
1) Документи за създаване на просто отчитане на проекти в ръководителите на проекти
2) Начини за осмисляне на отчитането на проекти в управлението на проекти
# 1 Документите за създаване на просто отчитане на проекти в управлението на проекти
Сега ще разгледаме различните начини и начини за отчитане на проекти в управлението на проекти, които можете да наложите в доклада си за управление на проекти, за да постигнете ефективността, от която се нуждаете.
- Използвайте повторно съществуващите доклади - използването на шаблони на проекти може да ви помогне да не пропуснете нищо и да ви насочи точно към това, от което се нуждаете по време на събирането на проектни изисквания и събирането на данни и информация.
- Използвайте „Точкови данни“ - не бийте около храста и стигайте до точката с точните данни и по-важното с точните данни за вашите отчети.
- Поддържайте етикетите прости - когато маркирате вашите графики и диаграми или редове и колони с данни, уверете се, че те са кратки и точни.
- Данните трябва да бъдат приложими - каквото и да представяте в доклада си, те не трябва да са статични данни, а информация, която може да се действа или да покаже известно движение в проекта.
- Осигурете място на хората да отговорят на доклада - отделете дни след публикуването на доклада си, за да попитате хората за тяхното мнение относно нещата, които са представени в доклада.
- Потърсете с хора относно тяхното разбиране на доклада - седнете с хора от вашия екип, други екипи, възрастни хора и висшето ръководство и ги попитайте за впечатлението, което докладът ви създава, докато ги пускате.
- Делегиране на отчетите за управление на проекти - има специален човек, който да подготвя докладите за вас и не продължавайте да ги правите сами; ще губите време.
- Графиката работи по-добре - винаги прибягвайте до графики и графични изображения, а не до електронни таблици с данни, тъй като те ще ви разкажат по-добре историята на проекта.
# 2 Начини да се направи отчитането на проекти в управлението на проекти смислено
За да направите доклада си за управление на проекти по-смислен, е важно да предадете само достатъчно информация, колкото е необходимо. Когато предавате тази информация от плочи и плочи, важно е все пак да се придържате към определена насока; в противен случай има голям шанс да играете с данни и информация навсякъде. За да можете да отделите по-малко време за съставяне на доклад и да го направите привлекателен за читателя, трябва да се придържате към линиите, които очертавате, и да дадете отговори на следните забележки:
-
Работата приключи
Посочете в доклада си какво се е случило през седмицата или задайте период от време, който се изисква от вашия доклад, да речем, за две седмици или месец. Направете преглед на всичко казано и направено в света на вашия проект, във вашия доклад. След това ще можете да мащабите напредъка си и съответно да имате представа какво се случва след това.
-
Какво следва
Включете концентрацията си на следващия етап от вашия проект и се уверете, че имате доклад за управление на проекта, в който се посочва планът за действие, който се осъществява, след като сте разработили печалбите и загубите от изминалия отчетен период. Запазете отчетената светлина и не фокусирайте и не увеличавайте определена област от вашия отчет. Въпреки че трябва да се потопите в детайлите за себе си като ръководител на проекти, отчетите, които излизат на други лица в проекта, може да не се нуждаят от това ниво на подробна информация. Познавайте аудиторията си и изготвяйте съответни доклади.
-
Препятствия
Предвидете предвидените проблеми и ги посочете в отчетите си. Някои отчети може да нямат концепция за изброени проблеми, но когато е възможно, уверете се, че заинтересованите страни знаят, че сте взели предвид проблемите или препятствията, с които можете да се сблъскате, когато изпълнявате определен етап от вашия проект. Докладвайте за тях с планове за действие, които могат да бъдат разгърнати, след като тези препятствия са изправени.
-
Начертайте тенденция
Дръжте винаги под ръка графиката на напредъка и се уверете, че имате тенденция за всяко начинание, което сте предприели. Продължавайте това и ще имате импулс да се грижите. Предлагайте ключови показатели за ефективност да ви показват начина, по който се работи с вашия проект и това ще ви помогне изключително много при отчитането на управлението на проекта.
Членове на препоръките
Това има ръководство за отчета за управление на проекта. Тук сме обсъдили и топ 5-те вида инструмент за отчитане на управлението на проекти. Можете също да разгледате следните статии.
- Топ 6 вида офис за управление на проекти (PMO)
- 7 ефективни полезни стъпки за избор на правилния набор от членове на екипа на проекта
- Топ 7 важни инструменти за управление на проекти с отворен код
- Най-добрите 10 стъпки за управление на проекти като път към кариерата
- 4 Ефективен и полезен начин за справяне с трудни членове на екипа
- Страхотни въпроси за интервю за управление на проекти