Техники за управление на проекти - Въведение
Стремите се да бъдете ръководител на проекта? Или се стремя да бъде по-добър ръководител на проекти? Защо да не скочите за най-доброто? На всяка миля в кариерата ви е важно да проверите техниките си за управление на проекти и нивото на знания и да положите усилия да станете по-добри от това, което сте в момента. За да се захванете с възможност за проект, трябва да можете да се справите с него. Вашите техники за управление на проекти трябва да бъдат полирани по всяко време. Чрез тези умения за управление на проекти ще можете да ръководите проекта ефикасно и ефективно и да имате успешен проект. Проектите се предлагат във всякакви форми, размери и поставят различни проблеми и проблеми и условия за работа. С разширяването на обхвата на проекта, сложността на проекта се увеличава, като по този начин се дава на ръководителите на проекти да се справят с всички нюанси професионално, чрез техния опит и безупречни техники за управление на проекти.
Очаква се ръководителят на проекта да развие своите най-добри умения за управление на проекти и да води проекта. По-малко хълцане по пътя, експертизата или калибъра на ръководителя на проекта се определя оттук. Статията за техники за управление на проекти ще разгледа 8 различни области на опит, необходими за ефективен ръководител на проекти. Вземете следния тест, за да оцените само своите техники за управление на проекти и да преодолеете пропастта, която ви предпазва от страхотно!
Нека тестваме водите (техники за управление на проекти)
Ето набор от 20 въпроса, по които можете да оцените себе си. Тези въпроси се базират на техниките за управление на проекти, които се изискват в индустрията и като ръководител на проекти със сигурност ще искате да се запознаете с тях. Уверете се, че внимателно прочетете въпросите, преди да се опитате да отговорите на тях устно или на лист хартия. Поемете дълбоко въздух и продължете!
Забележка : Това не е състезателен тест и е тест за самосъзнание, за да прецените нивото си с техники за управление на проекти.
Интеграция на проекти (техники за управление на проекти)
- Q1. В началото на проекта официално очертавате ли какво, защо, кой, как и кога и документирате тези подробности в Хартата на проекта и плана на проекта?
- Q2. Самият проект е изпълнен със сложности и много променливи, които са подложени на промяна все по-често. Вие като ръководител на проекти вървите с потока или поддържате гъвкавост, дори когато планирате неизбежното?
Какво трябва да направите : За да могат всички по проекта да разберат функциите на различните елементи на проекта, взети заедно, важно е да уведомите членовете на екипа на проекта за различните елементи, които си сътрудничат, за да изпълнят общата картина.
Голямата картина ще бъде вашата цел или цел; проблемът, който трябва да бъде решен или промяната, която трябва да се приложи. Всички елементи, за които говорихме, в крайна сметка трябва да се съберат, за да осъществят целта на проекта. Всичко, което е взето или приложено, трябва да бъде внимателно приведено в съответствие с целите на компанията, което след това се каскадира към целите на проекта.
Обширна харта на проекта и план за управление на проекти трябва да обхваща идеята на ръководителя на проекта как проектът успешно ще постигне целта, която е предназначен да постигне. Тези документи ще съдържат основните потребности на проекта, както и ролите и отговорностите, които играят и изпълняват различните заинтересовани страни и членове на проекта, което ще улесни много по-лесно справянето с различни ситуации. Това може да бъде перфектна платформа, за да покажете вашите умения за управление на проекти.
За да подготвите такива документи, разгледайте статиите за Хартата на проекта и Плана за управление на проекта.
Управление на качеството - (техники за управление на проекти)
- Q3. Фокусирате ли се само върху предоставянето на спецификации навреме и върху бюджет? Тези аспекти на проекта най-важни ли са за вас като ръководител на проекта?
- Q4. Използвате ли изискванията, посочени от клиенти / заинтересовани страни, като мерки за качество, ориентирани по време на проекта?
Какво трябва да направите : Качеството е основната продукция, която се търси и търси от клиенти и заинтересовани страни. Качествен продукт говори много за процеса и етапите, през които е преминал, за да получи желаните резултати. Времето, разходите и обхватът на всички тези тройни ограничения насочват и сближават с качеството на продукцията и увеличават стойността на марката на всеки продукт или услуга. Вашите умения за управление на проекти в управлението на качеството играят решаваща роля тук и могат да допринесат изключително много за вашия проект.
Като основна полза от продукта, качеството може да накара клиентите да поискат повече и заинтересованите страни да внушат доверие на ръководителя на проекта и екипа. Спецификациите и нуждите трябва задължително да бъдат обсъждани със спонсорите на проекта, ако има ограничение. Преговарянето и позволяването на себе си да разберете какво качество се изисква от потребителите на тези продукти е просто важно за успеха ви като ръководител на проекти.
За целта трябва да се направят подробни проучвания на пазара и потребителите преди да започне проекта, за да се поддържа качеството на ниво клиент в рамките на вашия проект и да не се задържи зад ниво на качество, което е неподходящо.
Управление на обхвата - (техники за управление на проекти)
- Q5. В началото на проекта работите ли внимателно със спонсори на проекти, за да преговаряте и да се съгласявате на конкретни резултати, които да бъдат извършени по време на проекта?
- Q6. Определяте ли конкретно и записвате нуждите и очакванията, които заинтересованите страни имат от проекта и внимателно анализирате и използвате тези очаквания за управление на обхвата на проекта?
Какво трябва да направите : Поддържането на проекта в определените му граници често е задача за ръководителите на проекти, тъй като проектът може много лесно да се измъкне извън обхвата и да се лута. Това може драстично да повлияе на сроковете, бюджета и ресурсите, определени за проекта. За да се разгледат и погрижат тези обстоятелства, е много важно ръководителите на проекти внимателно да определят периметъра на проектора, с други думи обхвата на проекта, като поставят на преден план плана им за управление на проекта. Това трябва да се направи в самото начало на проекта, с изкупуването на спонсорите на проекта, и за тази дейност, определяща обхвата, трябва да бъдат определени договорени резултати.
Добре познаване за всеки ръководител на проекти е да се представи какво имат предвид участниците в проекта и да познава ограничените области. Всяко очакване и изискване, както от заинтересованите страни, така и от клиентите, трябва да бъдат внимателно проучени и анализирани, преди да се подготви дефиниция на обхвата и по време на целия проект, ръководителят на проекта трябва да може да поддържа проекта в рамките на своите граници.
Управление на екипи (техники за управление на проекти)
- Q7. Предпочитате да прекарвате времето си в заседателна зала, разработвайки идеи, вместо да обяснявате тези идеи на други хора в конферентна зала?
- Q8. Смятате ли, че е необходимо да наблюдавате хората, след като са обещали да ви свършат задача?
- Q9. Вярвате ли, че хората трябва да се самомотивират да изпълняват работата си или имате думата в нивото на мотивация?
Какво трябва да направите : Екипите са изградени от усилия за съвместна работа, предприети от група хора, всички с различни функции в организацията, поставени за постигане на единна цел, от която се нуждае компанията. Създаването на такъв екип е важна техника за управление на проекти и е от съществено значение за ръководителя на проекта да свърши работата по възможно най-добрия начин. „Работата в екип прави мечтата да работи.“ - този специален цитат винаги е верен на думите му и е бил водещ фактор за най-успешните проекти в земята.
Осъществяването на индивиди в екип, отговорен и ангажиран към дадена цел, може да разкрие разнообразни идеи и вдъхновения, които да се маркират. Тази дейност не само ще помогне на проекта да постигне целта си, но и ще повиши качеството на мисълта, представена на проекта милион пъти.
Въпреки че екипът никога не е екип от мечти или чисто съвършенство, той със сигурност е този, който стои на доверие. Въпреки че всеки член на екипа е различен, ръководителят на проекта трябва да предаде ясни инструкции на членовете на екипа си да изпълняват задачите си, за да отговорят на очакванията. Добрите техники за управление на проекти биха диктували, че мониторингът трябва да се извършва чрез система, а не на бюра.
Ръководителите на проекти имат задължение към екипа да поддържат нивото на мотивация в екипа на оптималния си максимум. Екипните дейности могат да бъдат насърчавани на чести интервали. Това може да засили нивото на мотивация и перколати до всеки член като тяхна самомотивация.
Управление на хора
- Q10. По-късно екипите на проекта се разсейват, след като проектът постигне завършеност. Така че, като ръководител на проекти, притеснявате ли се за всяка отделна личност в екипа? Как избирате членовете на вашия екип: въз основа на техническите умения или въздействия извън работата?
- Q11. Управлявате ли техните индивидуални, както и техните колективни изпълнения като част от цялостния процес на оценка на проекта?
Какво трябва да направите : Членовете на екипа, с които си сътрудничите като екип, трябва да бъдат правилната комбинация от всичко добро. С помощта на междуличностни, технически умения и поразяващи техники за управление на проекти, ръководителят на проекти трябва да бъде ефективен в техниките за управление на проекти, както и да изведе най-доброто във всеки член на екипа, а не само да гледа на тях като на група, която се стреми към цел заедно.
Помагайки на членовете на вашия екип да постигнат височини, от своя страна, вие и вашият проект ще достигнете своя връх. Запазете очакванията за изпълнение и направете добре изготвени разпределения на задачи. Следете как се представят членовете на вашия екип според зададените очаквания и как можете да помогнете да допринесете за повишаването на лентата за тях. С тях трябва да се обсъждат постоянни сесии за обратна връзка и цели за стремеж. Това ще им помогне да преодолеят разликата и ще ви помогне да постигнете огромни резултати за вашия проект.
Управление на разходите
- Q12. Обмисляте ли различни алтернативи за разходите при разработването на разходния и бюджетния план на проекта?
- Q13. Включвате ли допълнителни буфери в бюджета по време на прогнозирането на разходите с надеждата да бъдат под зададения лимит?
Какво трябва да направите : Планирането на разходите се среща като основната част от бизнеса, тъй като те ще определят приходите и възвръщаемостта на инвестициите, които идват. Добрите техники за управление на проекти призовават ръководителите на проекти да бъдат изключително предпазливи и бдителни, докато намаляват бюджета за проекта и помага им да вземат предвид всички необходими фактори преди финализирането им.
Бюджетите трябва да се планират систематично и трябва да включват точна оценка, съставяне на бюджет и контрол на средствата. Те са много важни, тъй като решенията се основават на фактора разходи. Как се справяте с бюджета на вашия проект, ще определи как ще се справи бизнесът. Докато извършвате разходи за проекти, ще трябва да вземете под внимание всички различни варианти и алтернативи, които идват по ваш начин, и да ги включите в крайния бюджет. Добавянето на буфери може да бъде от полза в някои случаи, но може да бъде неточно в някои. Това е чисто призив за преценка и включва опит с техните техники за управление на проекти. Това изисква и ръководителят на проекта да вземе предвид последствията от въвеждането на страхотен прогнозен номер.
Управление на графика
- Q14 . Комуникирате ли повече от често с членовете на вашия екип какво трябва да се направи до кой срок и очаквате ли те да свършат работата и да управляват времето си, за да изпълнят задачите, както се очаква?
- Q15. Когато даден проект изостава от графика, събирате ли се с екипа си и поставяте мерки, за да върнете нещата на път или започнете вината?
- Q16. Изброявате ли времевите срокове на членовете на вашия екип за техните проектни задачи и им помагате ли да се координират ефективно с другите, за да отговорят на техните нужди?
Какво трябва да направите : Както бе споменато по-горе в раздела за управление на обхвата, е доста лесно обхватът да се разтегли и графикът да излезе извън пътя. Това може да бъде забавяне на проекта, като измести графика изключително. Това може да има неблагоприятно въздействие върху разходите, направени по проекта, и може да изгори ресурсите.
Ръководителят на проекта, поставяйки всичките си техники за управление на проекти, трябва да бъде начело на този сценарий и да постави задачите с граници на грешки, докато дори е в състояние да използва възможности за покриване на забавянията чрез изравняване на задачите, които са завършени в по-кратка времева рамка. Ръководителите на проекти ще трябва да съобщават точно сроковете на членовете на своя екип и да им позволят да знаят последствията от забавянето и разходите за компанията. В най-лошия случай, когато работата не води до заблуждение на проекта, задължително е мениджърът да седне с членовете на екипа, засегнати от забавянето, и да намери решение, за да върне нещата на път.
Повечето членове на екипа са ръководители, притежаващи технически умения и може да се нуждаят от помощ от време на време, когато става дума за управление на времето и управление на график. Ръководителите на проекти ще бъдат единственият, най-добрият човек, който ще им помогне да планират задачите си и да разделят дейностите, за да постигнат всичко точно навреме.
Комуникационни умения
- Q17. Тъй като техниките за управление на проекти диктуват, поддържате ли всички заинтересовани страни в проекта за работата на проекта с редовни срещи и подходящо разпределение на всички доклади за изпълнение и състояние и документи за проекти?
- Q18. Стремите ли се да представите информация за проекта в лесен за използване и лесен за достъп формат за по-голяма яснота и прозрачност?
Какво трябва да направите : Комуникацията е НАЙ-важният процес за управление на проекти за всеки мениджър на проекти. Това е процесът на управление на проекти, който поддържа и е свързан с всички останали техники за управление на проекти, споменати в статията. Способността да внесете малко яснота във вашите методи и начини може да повиши ефективността ви като ръководител на проекти и може да ви накара да пренасяте идеите и мотивите си доста свободно.
Заинтересованите страни по проекта обикновено се нуждаят от яснота, що се отнася до случващото се с проекта и се нуждаят от представени данни и информация по всяко време. Съобщаването на такава информация по ясен и кратък начин е необходимостта от часа. Различните заинтересовани страни в проекта се нуждаят от различни нива на комуникация и ръководителят на проекта трябва да гарантира, че той остава по този начин.
Създаването на табла за управление на проекти и използването на различни планове и инструменти за управление на проекти може да бъде много полезно за поддържане на среда за сътрудничество с голяма комуникация. Ефективната комуникация е една от основните части на процеса на управление на проекти и най-малкото не може да бъде пренебрегната.
И така, как се разписахте? Кои са техниките за управление на проекти, които се нуждаят от полиране? Или кои са областите напълно нови за вас? Станете и стартирайте с техниките си за управление на проекти и накарайте хората да се обърнат към вас и да отидат: „Леле! Това е видът мениджър, който бих искал да бъда! ”
Препоръчителни курсове
Това беше ръководство за техниките за управление на проекти, тук обсъдихме 20-те въпроса, които се основават на управлението на проекти и се изискват от ръководителите на проекти. Можете също да разгледате следните курсове за техники за управление на проекти, за да научите повече -
- Членове на екипа на проекта
- Управление на заинтересованите страни на проекта
- Управление на качеството на проекта
- Управление на комуникацията на проекти
- Управление на времето на проекта