Кратко описание на инструментите и техниките за управление на проекти
В настоящия сценарий, въпреки наличието на модерна технология и изобилие от ресурси, проектите не бяха реализирани в съответствие с очакванията на заинтересованите страни (т.е. изпълнение на проекта в определен срок и наличен бюджет). Тук възниква необходимостта от управление на проекти, това е стратегическа инициатива, която насочва проекта към определените цели, като структурира целия проект при иницииране, планиране, изпълнение, контрол / мониторинг и завършване на проекта. В тази тема ще научим за инструментите и техниките за управление на проекти.
Поток на управление на проекти
Управление на проекти протича по следния етап:
- започване
- планиране
- Изпълнение и мониторинг
- Фаза на завършване / Краен продукт
а) Начална фаза
Това е основната фаза за управление на проекта за всеки проект, като в тази фаза първоначалните изисквания се идентифицират и установяват, както следва:
- По отношение на изискванията на проекта, подходящият екип се идентифицира и въвежда на борда
- Обхватът и целите на проекта са дефинирани ясно и всички очаквания на заинтересованите страни се обсъждат ясно с екипа.
- Екипът е назначен за техните съответни работни роли и отговорности.
- На екипа се предоставят процедури и формати за публикуване на информация за проекта и актуализации на заинтересованите страни.
- Вътрешните и кръстосаните комуникационни протоколи и съответната йерархия се разкриват на всички заинтересовани страни.
- Apt инструменти, които са необходими за управление на проекти, се идентифицират и предоставят на екипа.
б) Проектиране
След Инициирането тук идва основната и решаваща фаза на проекта, която е път напред карта за управление на проекта:
- Детайлен обхват на проекта, изпълнимостта е определена.
- Всички дейности по проекта са изброени и се подготвя съответната WBS (Work breakdown structure). WBS не е нищо друго, освен разграждането на основното събитие в набор от дейности (напр. Събитие : засаждане на дърво Дейност : заготовка на дърво, 2. копаене на яма, 3. засаждане на дърво)
- След подготовката на WBS се провежда бюджетиране, при което количеството на всички дейности се изчислява и се получават конкурентни проценти и се подготвя предварителна оценка на проекта за по-нататъшно одобрение (когато е необходимо да се правят изменения на базата на допълнителни разходи, направени по време на проект)
- Идентифицирането на риска се извършва чрез самоинтерпретация или сравняване на проекта с други конкурентни проекти и се подготвят необходимите планове за смекчаване, за да се предотвратят потенциални рискове.
- По отношение на изискването на заинтересованите страни, основният график се изготвя чрез последователност на всички изброени дейности, за да се изведе основната (идеална / предварителна) продължителност на проекта. Съществуват предимно 4 типа последователни SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.
в) Фаза на изпълнение и мониторинг на проекта
- Ръководителят на проекта инициира изпълнението на проекта по отношение на основния план, изготвен във фазата на планиране.
- Снабдяване / внедряване на необходимите ресурси и гарантиране, че проектът е в графика в рамките на предписаните стандарти за качество.
- Напредъкът на проекта се проследява / следи спрямо основния план с помощта на различни инструменти (диаграма на Гант, PERT и др.)
- Поради някои неизбежни обстоятелства проектът може да превиши времето или разходите, където основният график или прогнозата се променят съответно, ако се налага.
- Състоянието на проекта се поддържа в предписани формати, предоставени във фазата на иницииране, и същите се актуализират и разпространяват своевременно на заинтересованите страни в проекта.
г) Затваряне / приключване на проекта
- Това е последният етап от управлението на проекти, при който целевата цел се постига от проектния екип в рамките на валидни срокове, определен бюджет и качество.
- Всички необходими записи и съгласувания приключват и се разкриват на заинтересованите страни.
- Въз основа на опита на проекта се изготвят различни доклади като доклад за учене на проекти, доклад за удовлетвореност на клиентите и др.
- И накрая, проектът се предава на клиента, като се гарантира, че няма камък преобърнат чрез затваряне на всички точки за проверка или чрез посещение на издигнати от клиента корчове.
Обсъдените по-горе техники за управление на проекти структурират проекта и дават възможност на екипа на проекта да гарантира следното:
- Постигане на конкретни цели по отношение на изискванията на заинтересованите страни.
- Разработване на основни графици.
- Оценка и бюджет на разходите за проекта в съответствие с основния график.
- Разбиване на събитията в структурата на разбивка на работата.
- Оценка и намаляване на риска.
- Контрол / мониторинг на проекти.
Инструменти за управление на проекти
Управлението на проекти е техника, която има голямо разнообразие от инструменти за подпомагане на изпълнението на задачи и изпълнение на отговорности. Има както ръчни, така и автоматизирани инструменти за управление на проекти. Някои от най-широко използваните техники са:
- PERT - Техника за оценка и преглед на проекти
- CPM - метод на критичния път
а) PERT - Техника за оценка и преглед на проекта
PERT е статистически инструмент, използван при управлението на проекти, който е предназначен да представи и анализира задачите, участващи в завършването на проект. Това е вероятностен модел, който се ръководи от времето.
Планирането на PERT включва следните стъпки:
- Всички събития / основни етапи са допълнително класифицирани в дейности и се извършва необходимото последователност.
- Изготвяне на мрежова диаграма въз основа на последователността на дейностите, където събитията / основните етапи са представени в кръгове и поток от дейности от една към друга се обозначава със стрелки.
- По-нататъшното изчисляване на времето, необходимо за всяка дейност, се извършва по часове, дни, седмици или месеци според изискването на проекта.
- Различна характеристика на PERT се справя с несигурността на сроковете за завършване. Моделът PERT обикновено включва три вида времеви прогнози:
- Оптимистично време - най-доброто възможно време за завършване на дейността.
- Най-вероятно време - Най-голямото вероятностно време за приключване на дейността.
- Песимистично време - Най-дълго време за завършване на дейността.
И накрая, средно претеглената стойност се изчислява по следната формула:
Очаквано време = (оптимистично + 4 x най-вероятно + песимистично) / 6
б) CPM (метод на критичния път)
- Най-дългата продължителност на завършването на проекта е критичният път на проекта. Критичният път определя общата продължителност, необходима за завършване на проекта, където времето, през което тази дейност може да бъде забавена без забавяне на проекта, се нарича време на забавяне и дейността се нарича като некритична дейност. CPM е детерминиран модел, който е ръководен както от време, така и от разходите.
Критичният път на проекта определя следните четири параметъра за всяка дейност, които се изчисляват, като се използва очакваното време за съответните дейности:
ES - Най-ранен старт, EF - Най-ранен финал, LS - Последен старт и LF - Последен финал
- С напредването на работата на мрежата, най-ранното време за начало и край на всяка дейност се определя във връзка с дейностите на предшественика в мрежата.
- Работейки с възходящ подход през мрежата, можем да определим най-новото време за начало и последно завършване, което означава времето, в което дадена дейност може да започне и завърши без забавяне на проекта.
Slack = Последен старт - Най-ранен старт (или) Последен финал - Най-ранен финал
Забележка: Дейностите по критичния път не съдържат слабостПример:
Мрежова схема за PERT & CPM
PERT & CPM ще спомогнат за постигането на опростен начин за изпълнение на проекта чрез:
- Идентифициране на критични дейности.
- Изискване за ресурси и внедряване в проекта.
- Създаване на срокове за изпълнение на проекта
- Дефиниране на дейности с слабо време (т.е. некритични дейности).
- Извличане на взаимозависимости и ограничения на ресурсите.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за инструментите и техниките за управление на проекти. Тук обсъждаме потока за управление на проекти и инструментите за управление на проекти, за да подпомогнете изпълнението на задачите. Можете да разгледате и другите ни предложени статии, за да научите повече -
- План за управление на проекти
- Жизнен цикъл на управление на проекти
- Характеристики и предимства на Agile Oracle
- Внедряване на Agile Marketing
- Ръководство за софтуер за инструменти за управление на проекти