„Добре написаната длъжностна характеристика и спецификация на длъжността могат да помогнат да се определи текущата работа на служителите или да помогнат за привличането на нов кандидат“.
Описание на длъжността и спецификация на работата -
Добрата характеристика на длъжността и спецификацията на работата са решаващ елемент за всяка позиция. Има много конкуренти за най-добри позиции и съставянето на длъжностна характеристика и спецификация на длъжността е важна стъпка към намиране на подходящите лица. Тъй като изискването за изключително квалифицирани служители се подобри през последните години, ще бъде още по-важно организациите да изразяват своите желания, нужди и начин на живот чрез своите сайтове и други работни портали. Доброто описание на работата и спецификацията на работата определено работят върху редица важни функции:
- Тя обяснява наборите умения и възможностите, необходими за изпълнение на задачата.
- Обяснява къде работата отговаря на общата йерархия на компанията.
- Използва се като важен инструмент за ефективност.
Отличното описание на длъжността и спецификацията на длъжността започват с изброяване на съществената информация за работата - като проектите, в които кандидатът се занимава, техниките, използвани за завършване на проектите, целта и задълженията на работата, връзката на работа за други задачи и необходимите пълномощия.
Важно е също да напишете длъжностна характеристика и спецификация на работата, която да изглежда реалистична, като я прави мощна, ефективна, представима и легитимна. Добре написаната, реалистична характеристика на длъжността и спецификация на длъжността също ще помогнат за получаване на по-малки откази.
Характеристики на добро описание на длъжността и спецификация на работата
Винаги, когато има отваряне във фирма или някакво изискване се идентифицира от компанията, първото нещо, което набира екипът за наемане на работа, е да разберат ефективно описанието на длъжността и важността на спецификацията на работата и да създадат съответно длъжностна характеристика и спецификация на длъжността. Описанието на длъжността и спецификацията на работата са важни, защото се използват от интервюиращите за набиране на кандидати. Отново тази длъжностна характеристика и спецификация на работата се изпращат на кандидатите, за да могат те да разберат важността ефективно. Добре написаното описание на длъжността и спецификация на работата помагат за по-бързо наемане и затваряне на всяка свободна работа.
Добрата характеристика на длъжността и спецификацията на длъжността са запознаване с набора от умения, обучение и академични квалификации, необходими за открита позиция. Това може да включва всяка документация, необходима за конкретната роля. Наличието на тази длъжностна характеристика и спецификация на длъжността дава на потенциалните кандидати цялата информация, от която се нуждаят преди прилагането им. Освен това помага на наемателя на длъжностната характеристика или на потенциалния работодател бързо да преминат през резюмета, които са подходящи и да отхвърлят тези, които не отговарят на изискванията.
Предимства на длъжностното описание и спецификацията на работата
- Обясненията за работа помагат за растежа на всяка организация. Те всъщност са основата на рамката на компанията.
- Обясненията за работа показват къде съответства членът на персонала. Описанието на длъжността и спецификацията на длъжността гарантират, че всички лица, които наемаме, са съобразени с целите, мисията, визията и целите на организацията.
- Обясненията за работа помагат при поставянето на ясни цели. Описанието на длъжността и спецификацията на длъжността е първото място, което трябва да се разгледа, когато работниците не правят това, което искаме. Първата стъпка да накараме служителите да направят това, което ние искаме, е да се уверим, че знаят нашите очаквания - и това започва с длъжностната характеристика.
- Обясненията за работа казват на кандидатите какво търси компания. Това подпомага процеса на описание на длъжността и също така позволява да се справят със загрижеността на тези, които не са избрани.
- Обясненията за работа осигуряват основата на възнаграждението.
Недостатъци на Job Description
- Описанието на длъжността трябва да се преразглежда всеки път на това бързо променящо се постоянно променящо се работно място. Описанието на длъжността също трябва да се преглежда редовно и е също толкова важно като системата за оценка на изпълнението.
- Обясненията за работа могат да мотивират мисленето „това не е моята работа“. Те се нуждаят от достатъчно гъвкавост, за да могат хората да мислят „извън кутията“. Въпреки че не е необходимо да се записват всеки процес на длъжностно описание, важните отговорности (тези, които определено трябва да бъдат изпълнени) трябва да бъдат включени и маркирани като такива.
Приложения на длъжностни описания
Описанията на длъжностите имат приложение в почти всеки аспект на заетостта. Подробностите за длъжностното описание са споменати накратко по-долу:
- Обясненията за работа помагат при определянето на спецификациите и дупките за заетост, както и при определянето на излишък или ненужни роли. Те също са полезни, когато трябва да се направи избор относно централизацията или децентрализацията.
- Наемането, подборът и назначаването на кандидати са по-ефективни, тъй като длъжностната характеристика осигурява отговорите на спецификациите, необходими, за да се признае и избере най-подходящото между кандидата и работата.
- Нов служител с точна, добре написана информация за работа, която да оцени, е постигнал отлично разбиране на работата и следователно е в състояние да разбере повече какво очакват организацията и мениджърът. Всички нови работници трябва да третират информацията за работата като отправна точка.
- Обясненията за работа позволяват да се разпознаят типичните спецификации на длъжностната характеристика. Добрите описания на работата могат да обяснят кои задачи са наистина идентични и кои задачи гарантират различни нива на заплащане.
Кой е отговорен за съставяне на длъжностни описания?
В повечето организации потенциалният работодател е отговорен за написването на обяснение за длъжност, използвайки HR като консултант по длъжностна характеристика. Работникът, който в момента работи, може да бъде помолен да помогне за надграждането на информацията за работата, тъй като те са тези, които изпълняват работата и знаят най-добре работата. Все още е задачата на мениджъра да потвърди, че информацията за работата перфектно показва работата и не получава надценки по пътя. HR обикновено е последната фаза в длъжностната характеристика, защото HR Manager обикновено решава мястото и структурата на заплащането.
9 елемента за създаване на отлично описание на заданието и спецификация на заданието
Описание на длъжност включва заглавието на длъжността и името на отдела. Първият пасаж трябва да бъде преглед на това, което изисква позицията. По-долу е представен (обикновено обозначен) списък с отговорности и задължения за описание на длъжността. Всяка отговорност трябва да се вписва в обикновен термин. Нека да разгледаме елементите, необходими за създаване на отлично описание на заданието.
- Резюме на работата:
Обобщението на длъжността е кратко обобщение на целта, целите, целите на работата и т.н. Дължината в идеалния случай трябва да бъде около три или четири фрази. Тази област не обхваща детайлите на задачите или опита. Тези подробности трябва да бъдат посочени в останалите части на документа за длъжностно описание.
- Главна информация:
- 2a) Заглавие и класификация: Заглавието на длъжността трябва да е кратко като уеб разработчика, описание на длъжността анализатор за изследвания, старши администратор, старши резидент и т.н.
- 2б) Работно място
- 2в) Отговорности за управление или отчитане: Тук трябва да бъдат включени подробности, свързани с отчитането на управлението и всяка друга директна отчетност.
- Задачи:
Подробностите, посочени тук, трябва да са кратки. Всички обяснения трябва да бъдат ограничени само до една линия (например: управление на домакинството, плащания на сметки, ориентиране на нови служители, изпращане на кредитни отчети до банки и др.). Всяка друга декларация, която съдържа други задължения (ако е приложимо), трябва да бъде включена тук. Не трябва да идентифицираме повече от десет задачи. Всяка задача трябва да има думи, ориентирани към действие, като подреждане, обработка, изработка, създаване и т.н.
4. Умения
Определете наборите от умения, всякакъв опит и знания, необходими за изпълнение на задачата. Опишете всички допълнителни умения, които изискват допълнително обучение, експертиза, сертифициране и т.н. Уменията и способностите трябва да бъдат посочени отделно. Уменията са действия, които кандидатът е способен да извърши. Компетенциите са характеристиките или характеристиката, която компанията очаква кандидатът да прояви в ролята на работа. Съвременното правило за обяснения на работа, основано на компетенции, означава, че се дава допълнителна тежест на поведенчески възможности като управление, групово взаимодействие, гъвкавост и др.
В повечето задачи е важно да имате добри комуникативни умения. Може би имате нужда от някой, който има отлични умения за писане, ако планирате да наемете технически писател на документ за длъжност. Може да се нуждаете от някой с опит в презентацията, ако търсите някой за вашия отдел за обучение или някой, който да прави бизнес презентации. Може да се нуждаете от някой, който е изключителен оратор за всяко изискване в областта на продажбите. Това са всички видове комуникационни способности, които са необходими за изпълнение на основните характеристики на работата. Някои роли на документа за длъжностно описание може да изискват умения за писане по имейл, за да се извърши работата.
- Опит
Тук трябва да се спомене подходящият опит, необходим за работата. Тук може да бъде включена и всякаква професионална документация или образователен опит за доказване на нуждите от професионален опит. Академичните спецификации са важно изискване за всяка работа. Ако някой би могъл да постигне работата с опит, но няма специална сертификация, документът за длъжностната характеристика трябва да бъде персонализиран. Не трябва да има възрастова граница, за да се избегне всякакъв вид дискриминация.
- Работно време Изисквания за пътуване, всякакви други метеорологични условия трябва да бъдат включени.
- Компенсация и бонуси и всякакви други стимули могат да бъдат разработени, за да се използва в информацията за работата, която е агресивна с подобни роли в други организации и позволява промени в знанията и опита. Това трябва да бъде променено както и когато е необходимо, за да се има предвид скалата на заплащането.
- Описание на компанията
Важно е да включите няколко подробности за организацията. Това е много важно, за да направите страхотно първо впечатление.
- Условия за ползване
Най-общо може да се отбележи, че в края на описанието на длъжността може да се постави съществена забележка, за да се осигури допълнителна гъвкавост или промяна в отговорностите за длъжностното описание. Следва пример за описание на длъжност:
„Горните твърдения имат за цел да илюстрират общия характер на нивото на работа, извършвано от хора, назначени в тази класификация. Те не са предназначени да се тълкуват като изчерпателен списък на всички отговорности, задължения и умения, необходими на така класифициран персонал. "
Документи и недостатъци на съставяне на длъжностни характеристики и спецификация на работата
Do е:
- Бъдете конкретни: По-добре е да обясните изискванията на позицията, която може да включва подробности като извършване на ежедневни кръгове, почистване и смазване на машините, подреждане на суровини и др. Не включвайте указания за длъжностни характеристики или стъпка по стъпка процес.
- Използване на прилагателни: Включете прилагателни, които обясняват или описват произведението. Термините, които могат да се използват тук, могат да бъдат „краен срок“, „бърз темп“, „шумна настройка“ и т.н. Трябва да се въздържаме от включване на изключително дълги обяснения. Използваните прилагателни имена трябва да са точни и
- DO - Концентрирайте се върху информацията за работата, а не върху основния оператор. Лесно е да мислите за отделния човек по време на работата и да обсъждате как е избран да изпълни задачата. Отличната характеристика на работата се концентрира просто върху целите и резултатите от работата, а не върху това как работата се управлява от индивида, който случайно е в нея.
- Информацията за работата никога не трябва да ограничава мениджърите да дават допълнителни отговорности, които не са посочени в информацията за работата. Тези допълнителни задължения обаче не трябва да се разглеждат като „съществени функции“ на работата.
- Съхранявайте текущите длъжностни характеристики. Промяната се случва. Не са много задачите, които не са се променили значително през последните години. Ако обясненията за работата не се актуализират, тогава ще имаме недоразумения и законови затруднения. Времето да ги създадете - или да ги надстроите при нужда - е сега.
забранени неща
- Опитайте да избягвате термини, които подлежат на различни интерпретации. Просто включете описанието на длъжността и спецификацията на заданието за това как се извършва в момента, а не как може да бъде направено.
- Избягвайте терминологията, която би била съмнителна в длъжностната характеристика и спецификацията на работата. Например, не използвайте термини като „младежки“.
- Не използвайте неясни или общи формулировки.
- Не включвайте нещо обидно или унизително за лицето, което преди това е заемало длъжността.
- Не описвайте задължения, които да се изпълняват в бъдеще.
Описание на длъжността и спецификации за работа Съвети за писане
Използвайте 100% безплатни илюстрации на длъжностни описания. Не всеки се чувства в безопасност при писане на длъжностни характеристики. За опростяване на процедурата за писане могат да се използват различни техники за описание на длъжността. Той е лесно достъпен онлайн на всеки известен портал за работа. Човек трябва да изреже и вмъкне елементи и области от сравними задачи, които виждате на работни форуми и след това да промените конкретните детайли, за да отговарят на вашите нужди.
След като детайлите на длъжностната характеристика са проектирани, трябва да ги разгледаме отново. Отлично ли показва каква е работата? Ако е така, почти сме готови! Вече можем да вземем решение за позицията и структурата на заплащането.
Повечето от нас имат длъжностни характеристики, които не ни дават представа за каква работа става въпрос. Това са илюстрации на публикувани описания на заданията, които не са полезни. Една отлична, ефикасна длъжностна характеристика трябва ясно и основно да обяснява каква е работата в дълбочина. Съставянето на длъжностна характеристика, която предава това добре, може да бъде предизвикателство, особено ако никога досега не сме го проектирали. Но наистина, изучаването на начина на създаване на длъжностна характеристика е просто, след като разбием процедурата на отделни области.
Препоръчителни статии: -
Ето няколко статии, които ще ви помогнат да получите повече подробности относно длъжностната характеристика и спецификацията на работата, така че просто преминете през линка.
- Как да получите най-добрите работни места за изпълнителни корпоративни финанси (мощни)
- 10 важни признака, че сте готови да прекратите работата си
- 10 най-добри начини за справяне с работни пътувания като професионалист
- Топ 10 съвета за получаване и отлично използване на добрите справки за работа