Контролен списък в Excel (Съдържание)
- Примери за контролен списък в Excel
- Как да създадете контролен списък в Excel?
Въведение в контролния списък в Excel
Вие сте назначени да извършите пазарно проучване на ново стартиран продукт от вашата компания. Мениджърът по продажби ви запознава с продукта и е определил срок за приключване на проучването. Написахте всички важни точки в срещата. За съжаление губите документите, които сте подготвили за собствена справка. Това е често срещан проблем, с който се сблъскваме в ежедневния си трудов живот. Е, за да облекчи подобен проблем, MS Excel предоставя уникална функция, при която човек може да поддържа списък със задачи, често наричан „Checklist“ или „Checkbox“. Тя позволява на потребителите да следят списъка с дейности, които трябва да се извършват по по-продуктивен и ефикасен начин. Нека разберем подробно повече за функцията на контролния списък и как можете да използвате това в ежедневната си дейност
Примери за контролен списък в Excel
Позволете ни да видим някои от примерите на контролния списък на Excel и как да го генерираме по различни начини. Има няколко начина за използване на контролен списък, можете да създавате интерактивни списъци или диаграми в excel. Това помага да се направи бърз анализ на процента изпълнени или чакащи задачи и т.н.
1 . Това е контролен списък за проучване на продуктовия пазар, показващ състоянието на завършеното изпълнение на задачата. Истинското състояние показва, че задачата е завършена, докато False показва изброената работа е в очакване или трябва да се работи.
2 . Използвайки един и същ контролен списък, можете да приложите различни условни формати, за да зачеркнете изпълнената задача във вашия списък със задачи.
3 . Интерактивните диаграми могат да се правят с помощта на опцията за отметка. Използвайки справка за клетките, можем да създадем логика за свързване на квадратчето за отметка с табличните таблици.
Как да създадете контролен списък в Excel?
Тук ще видим как да съставим контролен списък със стъпки в отлични постижения.
Можете да изтеглите този списък за проверка в Excel тук - Контролен списък в ExcelАктивирайте раздела за програмисти на лентата, преди да започнете да създавате контролен списък. Отидете в менюто Опции на Excel, изберете Персонализирана лента.
Уверете се, че полето за програмисти е поставено от списъка с основните раздели.
Подгответе списъка с дейности за вашата задача. Тук в този пример съм използвал контролния списък за проучване на пазара на продукти, в който са изброени извършените всички дейности, които ще правя за възложения проект.
Сега, за да поставите квадратчетата за отметки, щракнете върху клетката B2, отидете в менюто „Вмъкване“ под лентата на раздела „Разработчик“, изберете опцията за отметка (Контрол на формата). Отметката ще бъде създадена в референтен номер B2.
Щракнете с десния бутон върху клетка B2, където е създадено квадратчето, отидете да редактирате текст, за да редактирате текста на квадратчето.
Сега копирайте или плъзнете квадратчето за отметка и за всички останали изброени задачи. Можете да копирате, кандидатствате за групата в и дори да зададете предпочитанията за поръчка на тези квадратчета според вашите изисквания. С помощта на Assign Macro можете да щракнете върху квадратчето за отметка и макросът ще започне да се изпълнява.
Сега ще видим как да направите квадратчетата за интерактивни с списъци или диаграми:
а . Щракнете с десния бутон върху първата отметка „Изследване на продуктите“ и изберете Формат контрол.
б . В опцията за раздела Control на диалоговия прозорец за управление Format, изберете клетка в лист excel, където искате да свържете тази отметка. В този пример съм избрал клетка „c2“, за да създам връзка.
в . Повторете горните стъпки, за да свържете всички останали квадратчета.
г. В състояние (колона C) изглежда има стойност True / False, квадратчетата за отметки, които са избрани, са „True“, което показва, че квадратчето за отметка е избрано, докато „False“ за неизбраното квадратче.
Как да използвате контролния списък в Excel?
Контролен списък може да се използва по няколко начина. За да следите броя на изпълнените задачи / чакащи задачи: - Използвайки формула на брояч, можете да видите колко задачи са изпълнени, в очакване.
Човек може да зачеркне опция от контролен списък, когато нашата задача приключи. Това може да стане с помощта на функцията за условно форматиране в контролния списък. По-долу е примерът, при който задача като проучване на продукти, разработване на пазарна стратегия и питане на експертно мнение е приключила и е необходимо да се обмисли по-дълго в бъдеще
Въз основа на вашите предпочитания можем да приложим условно форматиране, като разграничим списъка въз основа на различен фон или цвят на шрифта към проверените елементи (TRUE стойности) или формат на удара. Да кандидатствате под опцията за стачка.
Първо изберете изброеното проучване на продуктовия пазар. Отидете на опцията за условно форматиране, налична в раздела Начало. След това отидете на опцията New Rule . В диалоговия прозорец Ново правило, в селекция, тип правило, изберете последната опция „Използвайте формула, за да определите кои клетки да форматирате“.
В частта Редактиране на описание на правило въведете формулата: = $ D3 = TRUE. И кликнете върху бутона Форматиране .
Във форматните клетки диалоговият прозорец избира опцията Striethrough. Имайте предвид, че можете също да изберете стил на шрифта и цвят на фона според вашия избор.
Полетата за отметка или контролния списък също могат да се използват заедно с диаграми или таблици, за да бъдат по-интерактивни. Тук в примера по-долу показах сравнение на продуктите A, B&C по отношение на маржа на печалбата.
Изберете таблица, за която искате да създадете диаграма.
Изберете данните. Избор на опцията Вмъкване на диаграма, налична в лентата с инструменти Вмъкване.
Изберете типа на диаграмата.
Създайте квадратчета за отметки и направете съответните си справки за клетки. В този пример създадох 4 квадратчета за продукт A, продукт B, продукт C и марж на печалба.
Сега направете копие на таблицата (колона P до T) и напишете формулата = IF ($ C $ 10, $ C4, NA ()). Това означава, че ако клетка C10 е вярна, тогава таблицата ще съдържа стойност на C4, т.е. 2000 за продукт А през 2015 г., в противен случай тя ще върне NA. Това условие ще направи или диаграма интерактивна. Всеки път, когато са поставени отметки, ще има свързани стойности, които ще бъдат отразени в диаграма. Когато квадратчетата са отменени, диаграмата няма да показва стойности.
Когато са поставени всички отметки:
Когато продуктът B е отметен, на графиката не се вижда стойност, това показва движението на A&C на продукта в сравнение с маржа на печалбата. По същия начин можете да изберете параметрите за измерване, като използвате комбинация от квадратчета, за да направите отчета си по-интерактивен.
Неща, които трябва да запомните
- Уверете се, че разделът Разработчик е активиран, преди да започнете да използвате опцията за проверка.
- Отметката ще бъде неактивна, докато тя не е свързана с клетка.
- Най-добре е да създадете препратка към клетката в съседната клетка, така че да е по-лесно да се идентифицират и скрият или скрият.
- Когато квадратчето за отметка / отметка е избрано, то връща ИСТИНСКИ стойности, иначе ЛЕЖНО.
- Използвайки условно форматиране в контролния списък, можете да включите валидиране на данни, очертаване, подчертаване на дублирани стойности, разграничаване на различни параметри въз основа на шрифт или цвят на фона във вашите дейности.
- Използването на различни формули на excel може да направи доклада за набор от данни по-интерактивен.
Препоръчителен член
Това е ръководство за контролен списък в Excel. Тук обсъждаме как да създадем контролен списък в Excel, заедно с практически приложения и изтеглящ се шаблон на excel. Можете да разгледате и другите ни предложени статии -
- Как да вмъкнете CheckBox в Excel?
- Създаване на отметка в Excel
- Excel бутон за вмъкване
- Алтернативи на Sharepoint