Проектна документация
Проектната документация не е просто обикновена работа, но може да се смята за основно умение, зададено в днешната епоха. От колежа до работещи професионалисти, работещи по проекти в основна част от ежедневната работа, така че става изключително важно човек да разбере как да документира, защити и запази проекта си за доказателство за проверка и бъдеща справка. Още от училищното ниво, ако хората смятат това просто, но ефективно умение за проектна документация и управление, това може да добави много ефективност и производителност в професионалната им работа.
Приемайки макро перспектива, проектната документация е неразделна част от управлението на проекти. Може да има различни видове проекти в различни потоци, по които работят хората, документацията може да бъде от огромна полза и стойност за ръководителя на проекта, защото:
- Той може да види дали всички изисквания на проекта са изпълнени, ако не, тогава какво трябва да се направи.
- В случай на проблеми, той може да го проследи до източника на проблема и да работи за предоставянето на конкретни решения.
- Той може да държи отговорно лице за извършената от него работа, ръководителят на проекта може да го проследи до анализатора, който е работил по проекта, по отношение на работата, която анализаторът е извършил и кога е била извършена.
- Той предоставя и служи като доказателство, че споменатият проект наистина е разработен.
- В случай на конфликти и спорове, документите, отнасящи се до даден проект, могат да бъдат потърсени отново и могат също да бъдат използвани за възлагане на собствеността върху проекта на неговия законен собственик.
- Чрез просто преминаване през документите мениджърът може да знае състоянието на проекта и е прогнозирано време за неговото приключване.
- И на последно място, важно е проектът да бъде подреден правилно, лесен за четене и адекватен.
В идеалния случай ръководителите на проекти следват стандартизирани шаблони, използвани в миналото за документация; тези шаблони са на успешни проекти, изпълнявани от фирмата в миналото. Плановете на проекта, бизнес казусите, състоянието на проекта и изискванията често се използват повторно за минали проекти, които са били успешни, тъй като помага на ръководителя на проекта да се съсредоточи върху тяхната компетентност, ефективност и производителност и намаляването на излишната документация, която става трудно за проследяване и управление,
По-долу е направена кратка снимка на ключовите етапи от жизнения цикъл на проекта и как всеки етап генерира съществени проектни документи, които могат да бъдат използвани за проверка, бъдещи справки и проверка. 
- Доклад за осъществимост - Преди проектът да бъде изпълнен, той преминава през много тестове от гледна точка на това, дали е възможно да се изпълни този проект и да се занесе на етапа на изпълнение. Извършва се проучване на текущите пазарни тенденции и култура, заедно с разходите и ползите, свързани с проекта.
- Харта на проекта - тя съдържа преглед на проекта, споменава ключови компоненти и цели на проекта и служи като ориентир. Той помага на мениджъра да следва ключови цели отново и отново.
- Спецификация на изискването - в него се посочват всички изисквания, необходими за изпълнение на проекта, работна сила, финансови ресурси, технологични ресурси, суровини, специфични набори от умения, разрешения, правила и разпоредби, одобрения на различни етапи от проекта.
- Проектиращ документ - Поставя дизайнерската структура на проекта, той е направен по такъв начин, че да се разбере лесно от външен човек, когато той разглежда проекта. Той очертава архитектурата на проекта.
- Работен план / прогноза - Той определя срока за различните компоненти на проекта, като тези компоненти трябва да завършат в посочените срокове. Действителният напредък винаги се сравнява с тези срокове.
- Матрица за проследяване - помага за проследяване на отчетността пред анализатор, който работи върху конкретни компоненти на проекта и с кого да се свърже в случай на проблем.
- Проследяващ проблем - Той поддържа списък на всички проблеми, той също съхранява изданията и техните решения, възникнали в миналото, така че в случай, че проблемът отново се появи, решението е лесно достъпно
- Документ за управление на промените - Той отразява действителния напредък и всички промени, направени в проекта
- Тестов документ - Запазва всички тестове, които се извършват, и техните отговори.
- Технически документ - Той определя всички технически изисквания по отношение на технологията, дизайна и спецификациите.
- Функционален документ - Той се фокусира върху това как да изпълнявате различни функции и указания, които да следвате, докато ги изпълнявате.
- Ръководство за потребителя - Преглед на всички процеси, правила и разпоредби. Като стандартна оперативна процедура.
- План за преход / разгръщане - Споменава как проектът ще бъде взет от чертожната дъска до изпълнението. Той обхваща всички стъпки как да реализираме проекта.
- Затваряне / приключване на проекта - Проектът е завършен и документите се записват за бъдеща справка.
Гореспоменатите точки бяха ключови области и източници на проектна документация на различни етапи от жизнения цикъл на проекта. Освен горния списък, има някои общи проектни документи, които възникват в ежедневни проекти, провеждани на индивидуално или на ниво компания.
- График на проекта - Споменава се времева рамка, ресурси и разходи за проекта.
- Управление на риска - Той споменава всички рискове, които биха могли да възникнат в проекта, можете да ги класирате и съответно да разпределите ресурси.
- Журнали за проблеми - Споменава всички възникнали оперативни проблеми и техните решения.
- Проект Бюджет - Най-важният документ, споменава общите разходи и очакваната възвръщаемост от бюджета.
- Доклад за състоянието - Споменава състоянието на завършването и основните етапи и следващите етапи.
- Отчети за качество - Отчетите за осигуряване на качество са важни, защото преодолявате всички основни критерии преди прилагането.
Следователно е ясно, че проектните документи са от огромно значение за успешното завършване на проекта. Проектните документи трябва да са ясни, опростени, уместни и съответстващи на знака. Всеки проект е разликата по отношение на размера, обхвата, резултатите и жизнения цикъл. Тези проектни документи трябва да са подходящи за въпросния проект.
Проектните документи трябва да улеснят живота на ръководителя на проекта и всички участващи. Той трябва ясно да посочва всички изисквания, риск, ресурси, така че всички заинтересовани страни да са на една и съща страница.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за проектната документация. Тук сме обсъдили документите на проекта, които възникват в ежедневните проекти. Можете да разгледате и другите ни предложени статии, за да научите повече -
- Инструменти за управление на проекти на Google
- Какво е Agile Project Management?
- Инструмент за управление на проекти Jira
- Въпроси за интервю за управление на проекти
- Казус в управлението на проекти