Въведение в дейностите по управление на времето
„Или бягате деня, или денят, в който тече“, се казва. Това е вярно за повечето от нас, които имат някак нестабилна връзка с времето.
Често усещаме, че двадесет и четири часа не са достатъчни за един ден. "Толкова много за правене и толкова малко време", се казва в оплакването ни за домашни любимци. Повечето от нас се борят да се впишат в работата си в определените за нас срокове и в крайна сметка се оплакват, че дори след като се опитаме да направим всичко възможно, все още ни липсва време. Ефективното управление на времето е умение, което трябва да бъде придобито с внимателна и непрекъсната практика. Тайната на професионалния успех на повечето хора се крие във факта, че са научили ефективни дейности по управление на времето.
10 страхотни дейности за продуктивност и управление на времето
В момента, в който чуете за дейности по управление на времето, какво ви идва на ум? Нека позная. Вие мислите едно от следните:
- Знам всичко за дейностите по управление на времето. Никой не трябва да ми казва как да използвам времето си по-добре.
- О, аз съм безнадежден в управлението на времето си. Нищо наистина не може да ми помогне да се справя по-добре.
Ако сте маркирали а), тогава нека ви кажа, че най-добрите мениджъри често попадат в капани във времето, които намаляват производителността и се хранят далеч в пакетирания им график. Например, идва спешна поща и вие бързате да й отговорите. Вашата незавършена работа остава точно това … незавършено. Или спешна призовка идва от шефа и вие оставяте всичко да присъства на него. Или някои колеги започват да обсъждат някоя сочна тема и вие сте всмукани в разговора и преди да го знаете, е време да предадете работата си и сте далеч назад. Така че не мислите ли, че можете да спечелите от указатели за дейностите по управление на времето?
И ако вие сте от сорта, който е отбелязал б), значи все още има надежда за вас. Всичко не е загубено. Времето е ресурс, който винаги изглежда оскъден за вашия тип, въпреки че не винаги е по ваша вина. Или сте претоварени с работа, или просто не сте достатъчно добре организирани. Каквото и да е, вие със сигурност можете да се възползвате от някои добре разработени съвети за ефективно управление на времето.
Времето е ресурс, който обикновено е много търсен и съответно много оскъден. Повечето от нас постоянно се сблъскват с времето или се опитват да попълнят възможно най-много неща за възможно най-малко време. Парадоксално е, че някои от нас се опитват да попълнят времето, тъй като нямаме какво да правим. За такива хора, без смислена заетост, денят изглежда продължава и продължава.
Каквато и да е връзката ни с този ценен ресурс, той никога не е идеален. Срещали ли сте някога човек, който е казал „Аз добре си управлявам времето? Всеки момент е добре използван.? Предполагам, че е не. Дори най-успешните изпълнителни директори и лидери се разтревожиха, опитвайки се да управляват своето време ефективно.
Една от причините да бъде толкова безценен ресурс с много търсене е, че той не може да бъде попълнен. Веднъж изчезнал, той го няма завинаги. Никакво усилие или пари няма да върнат загубеното време.
Правилните дейности по управление на времето спомагат за подобряване на цялостното качество на нашия живот, освен това ни дават по-добро удовлетворение от работата и работата. Нашият трудов живот става по-ефективен и можем да се наслаждаваме повече на свободното си време, ако успеем да управляваме времето. Нека да видим как можем да използваме този ресурс оптимално на работното място, за да повишим нашата производителност и удовлетвореност.
1. Не цялата работа, която идва на вашата маса, е еднакво важна.
Трябва да знаете какво е от приоритет. Запитайте се:
- Какво трябва да направя?
- Кога да го направя?
- Колко добре го правя?
Всички хартии или поща, отбелязани спешно, не трябва да се четат от тук и там, нарушавайки работния процес. Трябва да дадете приоритет на работата си по важност и спешност. Или можете да сте в опасност да направите приоритет на някой друг свой собствен.
Ако ви предстоят повече от една важна задача, планирайте как ще ги приключите. Решете последователността на задачите. Не позволявайте смущения или прекъсвания да ви изхвърлят. Дръжте графика си пред себе си със списък със задачи. Отбележете артикулите както и когато са готови. Приоритизирането ви помага да се съсредоточите първо върху важните неща и след това да се справите с рутинните въпроси.
2. Планирайте деня си
Достигнете офиса или работното си място преди определеното време, малко по-напред от другите. Седнете спокойно и планирайте деня си напред. Цифровите организатори могат да ви помогнат при планирането на задачи и да ви напомнят за тях. Отделете време за среща с вътрешни и външни клиенти и време за взаимодействие с колегите и членовете на вашия екип. Разбира се, графикът ви няма да върви точно така, както сте го планирали, затова направете квоти за незначителни изменения.
3. Опитайте се да завършите работата в рамките на определен период от време
Дейностите по управление на времето помагат на работните ви задължения и се придържат към сроковете. Не прекалявайте с работния си ден и не носете работа вкъщи. Опитайте се да завършите нещата в рамките на определеното работно време. Групови задачи, които имат припокриващи се времеви интервали. Например, ако отидете да се срещнете с клиент, използвайте времето за изчакване, за да попълните рутинни формати. Направете онлайн резервации на билети, докато плащате сметките си. Ако има насрочено заседание, дръжте го съсредоточено върху дневния ред и запишете обсъдени точки. Когато хората ви видят да се придържате към графиците, те са склонни да уважават и вашето време.
Препоръчителни курсове
- Курс за обучение на клиенти
- Назовете курсовете на марката си
- Обучение за сертифициране по маркетинг на съдържание
4. Ограничете многозадачността
Да, многозадачността изглежда много добре на хартия, в действителност ви дава повече тревожност и киселини, отколкото да се концентрирате върху една и съща задача наведнъж. Мислите, че присъствате на десет неща наведнъж, но всъщност оставяте всички задачи на различни етапи на завършване. Отчетът за пазара е непълен, клиентът ви чака, вашият колега иска отговора ви, а шефът ви иска файлът, на който сте обещали да приключи работата. Започнахте да работите върху всички тези, но скоро се преуморихте и напълно объркате. Завършването на задачи една по една дава усещане за удовлетвореност и контрол.
5. Делегирайте някаква работа
Не е необходимо да правите всичко сами. Незначителните задачи могат да бъдат делегирани на младши персонал. Помолете телефонния оператор да ви прави студени обаждания. Вземете пеон, който да наблюдава работата по печатане и копиране. Рутинната работа в офиса като изпращане на поща, проследяване и т.н. може да бъде делегирана на асистенти. Концентрирайте се върху по-големите и значими задачи. Уверете се обаче, че делегатите докладват за напредъка си пред вас. Освен това ще имате по-голям проблем с ремонтните работи, които са извършени неправилно.
6. Направете първо неприятните задачи
Никой от нас всъщност не иска да прави това, което не ни харесва, но работата трябва да се свърши. Прекарайте известно време сутрин, като планирате как и кога ще се справите с неприятните задачи. Ако избягвате да срещате коварен клиент, насрочете го за известно време през деня и го свършете. Онзи досаден доклад, който сте назначили? Започнете работа по него и го махнете от ума си. Незавършената работа има тенденция да заема място в ума ви. Колкото повече отлагате, толкова по-тромавите стават тези задачи и по-нежелателно се чувствате от започването им. Не отлагайте тези задачи. Справете се с тях един по един.
7. Не проверявайте съобщенията и имейлите си през деня
Отделете време за проверката им и оставете известията си на разстояние през останалата част от деня. Не проверявайте електронната си поща от време на време. Проверката на имейлите и отговарянето на тях изяждат много от работното ни време, така че го правете само в определеното време, а не през оставащото работно време. Това ви разсейва и преди да го знаете, ще прекарвате по цял ден в отговаряне и отговаряне на неотложна поща и текстове.
8. Отделете време за документи и писма
Вместо да четете нещата така, както и когато намерят място във вашата табла, оставете настрана време, за предпочитане следобед, за да направите четенето си. Периодът след времето за обяд е слаб, прочетете вашата поща и писма по това време. Използвайте това време за писане на бележки или писма. С изключение на изключително спешната поща, на която трябва да се отговори незабавно, всичко може да изчака до следобед. Пишете кореспонденцията си в момент, когато не сте притиснати от други спешни работи или телефонни разговори.
9. Научете се да казвате „не“
Това е важна тактика, която всички ние трябва да възприемем. Трябва да можем да кажем „не“ на необосновани изисквания към нашето време. Повечето хора следват ad hoc практика да отправят искания и искания за работа. Пояснете, че времето ви е ценно и хората трябва да го уважават. Кажете „не“ на хората, когато идват при вас с непланирани молби. Когато сте заети със задание, изяснете, че няма да забавлявате никакви резки промени в графика си. Основната причина, поради която винаги се чувстваме недостиг на време, е, че прекарваме по-голямата част от нея в работа, която не бяхме планирали или планирали по-рано. Научете се да отказвате любезно хората.
10. Потърсете помощта на подкрепящи колеги в процеса на управление на времето
Помолете услужлив колега, който да ви помогне да се придържате към работния си график. Той / тя може да ви напомня, когато тръгнете извън пътя и да ви помогне с някои от натоварванията ви, когато нещата станат непоносими. Подкрепата на колегите често ни вдъхновява да се придържаме към нашите планове за управление на времето.
Можете също така да искате да прочетете ефективни приложения за проследяване на времето.
Сега, когато имате идея за стъпки, които да предприемете за процеса на управление на времето, направете този тест, за да видите дали сте в състояние да следвате указателите.
- Стигам до работното си място 10 минути преди времето.
Да / Не все още
Ако отговорът ви все още не е, тогава изрежете. Имате нужда от допълнително време, за да планирате деня си и да съберете идеите си. Заслужава си усилията, повярвайте ми.
- Първо изпълнявам най-важните задачи.
Винаги / Понякога
Ако не свършите важната работа, преди да стане спешна, скоро ще бъдете оставени да задъхвате с неотложни задачи, изискващи вашето внимание. И шефът ви иска доклада, както вчера!
- Ежедневният ми график ми помага при планирането и изпълнението на задачи
Да понякога
Все пак не сте ли създали навика да пишете ежедневно задачи в списък? Ще продължите да работите случайно и да отговаряте на искания както и когато те идват без чувство за приоритет.
- Чета пощата си и текстовете, докато идват.
Да / Понякога / Не
Какво обсъдихме при многократната проверка на съобщенията и електронната поща? Моля, направете го следобед или рано сутрин, преди нещата да започнат. И не забравяйте, че няма Whatsapp или Facebook в работно време, моля.
- Има някои неща, които отлагам да правя, докато не са неизбежни
Да не
Значи все още отлагате и отлагате неприятна работа? Пораснете и се справете първо с трудните неща.
- Отказвам от време на време колегите си, когато искат от мен някаква работа.
Да не
Ако сте се научили да казвате не, отлично. Ако не сте, тогава бъдете готови да посрещнете нежеланите искания в последната минута за вашето време.
- Елиминирах ненужните задачи или ги делегирах
Да не
Все още правите студа си се обаждате? Делегирайте или бъдете претоварени с повтарящи се и несъздаващи неща, докато важните неща продължават да чакат.
- Завършвам една работа в даден момент, преди да пристъпя към следващата
Понякога / Не
Значи правите двадесет неща едновременно? Тъй като сте такъв многозадачен, колко задачи сте приключили още? Шансовете са никакви. Концентрирайте се да правите едно по едно.
Създаването на печеливша връзка с времето изисква време и постоянна практика. Процесът на управление на времето изисква осъзнаване на себе си и на нашите ежедневни навици и действията, които водят до загуба на време. Ако можем съзнателно да преразгледаме начина си на живот и навиците си, можем да открием и премахнем редица дейности, които губят време.
Затова направете време на свой приятел и съюзник. Създайте възнаградителни отношения с този ресурс и подобрете резултатите от работата и качеството си. Изисква известна самодисциплина и контрол. Скоро ще откриете, че ще се състезавате напред с помощта на дейностите по управление на времето във времето и ще осигурите по-добра работа от вашите колеги. Всичко най-хубаво!
Препоръчителни статии
Това е ръководство за правилните дейности по управление на времето спомагат за подобряване на цялостното качество на нашия живот, освен това ни осигуряват по-добра удовлетвореност от работата и работата. Това са следните външни връзки, свързани с дейностите по управление на времето.
- 15 професионални съвета и спестяване на време при използване на ZBrush (полезно)
- Топ 7 най-добри приложения за проследяване на времето за повишаване на производителността
- 4 начина да използвате силата на анализа в реално време
- 10 най-добри важни техники за студено обаждане
- 3D Coat срещу ZBrush: Най-добри разлики