Как да отпечатвате етикети от Excel (Съдържание)

  • Въведение в етикетите за печат от Excel
  • Стъпки за отпечатване на етикети от Excel

Въведение в етикетите за печат от Excel

Microsoft Excel е инструмент по-удобен, отколкото ние мислим и знаем. Може да направи много неща едновременно и без никакви излишни. В реалния живот е трудна работа да опитате да отпечатвате етикети на хартията, превишаваща стандартната документация. Повярвайте ми, в света има много хора, които се борят с този въпрос. Въпреки това, правилното стъпка по стъпка ръководство заедно с някои практики ще свършат задачата за вас. Excel може да бъде твърде удобен в това отношение поради формата на електронната си таблица, който е идеален за съхраняване на информация за контакт и адрес на потребителя.

Excel улеснява живота в сътрудничество с Microsoft Word при отпечатване на пощенски етикети. Той предоставя функции, които могат да ви позволят да създавате етикети и да ги визуализирате преди да отпечатате. Използвайки функцията за сливане на поща с Microsoft Word, можете да направите тази задача спретнато и лесно да разпечатвате пощенските етикети директно от Excel.

Как да отпечатвате етикети от Excel?

Нека видим как можем да отпечатаме пощенските етикети от Excel с няколко примера.

Можете да изтеглите това Как да отпечатате етикети от шаблона на Excel тук - Как да отпечатате етикети от шаблона на Excel

Стъпка # 1 - Добавете данни в Excel

  • Създайте нов файл на excel с името „Печат на етикети от Excel“ и го отворете.
  • Добавете подробностите в този лист. Тъй като искаме да създадем пощенски етикети, уверете се, че всяка колона е посветена на всеки етикет. Ex. Поздравяване, име, фамилия, адрес, град, щат, пощенски код това трябва да са колоните и съответната информация трябва да се попълва в тези колони. Вижте екрана по-долу:

  • Както е показано на екрана, вашите данни трябва да са един запис на колона. Той помага за правилното управление и отпечатване на етикетите правилно.
  • Запишете файла, след като приключите с въвеждането на данните и затворете същите.

Стъпка # 2 - Потвърдете формата на файла в Microsoft Word

Както споменах по-рано, ще използваме Excel файл в Word. Задължително е да зададете някои настройки на файловия формат под Microsoft Word, така че да можете да използвате файла excel в него. По принцип тази стъпка помага за плавното преобразуване между Word и Excel.

  • Отворете файл с думи. Щракнете> Файл. Изберете> Опции (поставен в долната част на левия прозорец).
  • Ще се появи нов прозорец с опции. Кликнете върху> Разширено. Под Разширени настройки превъртете надолу до секцията Общи настройки.
  • Уверете се, че Потвърдете преобразуването на файловия формат при отворено е отметнато и щракнете върху OK. Моля, вижте екрана по-долу.

Стъпка # 3 - Настройка на етикети в документ с празен текст

  • В празен документ от думата, Отидете на> Пощи, изберете> Стартиране на обединяване на поща, изберете> Етикети.

  • Ще се отвори нов прозорец, наречен Опции за етикети. Под това изберете доставчиците на етикети като Avery US Letter, Номер на продукта като 5160 Address Labels. След това щракнете върху OK. Вижте екрана по-долу.

Също така, погледнете бутона New Label … използвайки го, можете да създадете свои собствени етикети с персонализирани размери.

Стъпка # 4 - Свържете работния лист с етикетите

Сега нека свържем работния лист, който всъщност съдържа данните за етикетите, към тези етикети и след това да ги отпечатаме.

  • Отидете на раздела Поща> Изберете получатели (появява се в Стартиране на групата за обединяване на поща)> Използване на съществуващ списък. Ще се появи нов прозорец Избор на източник на данни.

  • Придвижете се към папката, в която се съхранява файлът на excel в изскачащия прозорец Избор на източник на данни. Изберете файла, в който се съхраняват етикетите, и щракнете върху Отвори.

  • Ще се появи ново изскачащо поле с име Потвърждаване на източника на данни. Кликнете върху OK, за да уведомите системата, че искате да използвате източника на данни.

  • Отново ще се появи изскачащ прозорец с име Select Table. Кликнете върху ОК, за да изберете таблицата от вашия лист за отличие за етикети.

Стъпка # 5 - Добавете полета за обединяване на поща

Това е стъпката, при която добре форматираните ви заглавия на колоните ще имат смисъл. Ако смятате, че някои етикети не са присвоени правилни колони, можете да промените същите. Това е толкова лесно.

  • Изберете първия запис от документа и щракнете върху Блокиране на адреса (той се появява на „Напиши и вмъкни полета“ под „Поща“).

  • Изберете подходящия формат, в който трябва да се покаже името на получателя. Това ще позволи първото име от нашия списък заедно с детайлите на адреса да бъдат присвоени на този първи запис.

  • Изберете Поле за съвпадение от поле за запис и вмъкване.

  • Изберете подходящите заглавия на колоните за задължителните полета. Щракнете върху OK, след като приключите с него.

  • Кликнете върху Актуализиране на етикети, които се появяват в екрана Write & Insert.
  • След като щракнете върху Актуализиране на етикетите, всички имена, заедно с детайли за адреса, ще заемат позиции на всеки запис в документа един по един и в крайна сметка всеки запис се актуализира.

Стъпка # 6 - MergeWorksheet и Word файл

Почти сме готови и сме до последната стъпка от отпечатването на имената за нашия пощенски списък. След тази стъпка ще можете да видите пощенските етикети на нов текстов лист и можете да ги отпечатате.

  • От най-дясната страна на панела за изпращане на съобщения можете да видите падащо меню, наречено Finish & Merge. Кликнете върху него, за да видите различните налични опции.

  • В появилото се падащо меню щракнете и изберете Редактиране на отделни документи.

  • Сега се появява нов прозорец, наречен Сливане с нов документ. Изберете All in Merge Records избор и щракнете върху OK, за да слеете цялата информация от листа на excel с етикетите на думите за изпращане на съобщения.

  • Нов документ за етикети ще се отвори с всички пощенски етикети, поставени един по един във необходимия формат. Вижте екрана по-долу.

Можете да дадете отпечатъка на тези етикети и да ги използвате във вашата пощенска кутия. Това прави задачата ви доста лесна, нали?

Неща, които трябва да запомните

  • Уверете се, че използвате по една колона наведнъж за всеки етикет в excel, той ще работи тогава и само тогава.
  • Докато свързвате файла word и excel, уверете се, че правилното име на колоната е избрано като поле, така че полученият етикет да бъде съответно форматиран и няма да се открият разлики.

Препоръчителни статии

Това е ръководство за Как да печатате етикети от Excel. Тук обсъждаме стъпките за отпечатване на етикети от Excel, заедно с примери и шаблон за Excel за изтегляне. Можете също да разгледате следните статии, за да научите повече -

  1. ИНДРЕКТНА формула в Excel
  2. Ръководства за областта на печат в Excel
  3. ИЗБЕРЕТЕ формула в Excel
  4. COLUMNS формула в Excel

Категория:

Excel Съвети