Управлението на проекти завладя професионалния ни живот по такъв начин, че вече да се превърне в норма за всеки отделен бизнес и офис / организация. Тази фаза на систематично провеждане на вашата работа и организиране на битовете и частите на проекта за постигане на обща цел или цел на компанията беше това, което управляваше успешни проекти и иновативни, най-съвременни промени и системи за управление на промените. С техниките за управление на проекти се развиват подходи за управление на проекти и тези подходи непрекъснато се развиват и нарастват към постоянно променящите се аспекти на глобалния бизнес.
Тъй като индустриализацията нарастваше експоненциално, възникна разрив в начина, по който разглеждаме подходите за управление на проекти и как това ще се отрази на бизнеса. Работата, необходима за да стане по-бърза и по-добра и по-точна от всякога. Това се случи при нас като новата страна на управлението на проекти. По-старите подходи или повече наследени системи бяха наречени традиционно управление на проекти и новият, жизнен и по-интуитивен подход стана известен с името Dynamic Project Management.
В тази статия ще разгледаме как можем да разграничим тези две фази на управление на проекти и как можем да ви помогнем да решите кой от тези подходи е необходим на вашия бизнес, за да функционира като добре смазана машина. Ще представим традиционното управление на проекти срещу динамичното управление на проекти на базата на 6 отделни точки и ще видим как те се представят при тези условия.
Традиционно управление на проекти
Когато говорим за традиционното управление, ние разглеждаме много ограничена и твърда форма на подход за управление на проекти. Този подход бе началото на управлението на проекти на планетата Земя и предположи, че обхватът и целите на проекта остават постоянни през целия жизнен цикъл на проекта. Инициирането и планирането бяха проектирани според този мисловен процес. Бяха направени разпределения и продуктът беше предвиден в двуизмерна настройка без никакви вариации или дори възможността за обмисляне на вариация.
Без абсолютно никакъв запас, който да приспособява различията и промените в плановете и графиците на проекта, границите на успеха бяха мрачни и не особено окуражаващи. Традиционното управление на проекти ще идентифицира сроковете и ресурсите с предположението, че нищо няма да се промени по време на проекта и планът ще бъде спазван по всяко време. Жизненият цикъл на проекта изглеждаше така:
- Иницииране на проекта
- Планиран проект
- Изпълнение на проекта
- Мониторинг и контрол на проекта
- Затваряне на проекта
Жизненият цикъл на проекта ще бъде последван в последователен ред и един етап ще последва друг, тоест само след приключване на планирането на проекта целият проект ще премине към изпълнението на проекта.
-
Промени в плана
Както бе споменато по-горе, традиционното управление на проекти има много твърда перспектива за цялото пространство за управление на проекти, което създаваме, за да проведе промяна или движение към поставена цел. С предположението, че всичко ще остане точно както е, няма гъвкавост в плана, който се изготвя след започване на проекта.
С по-малко място за всякакви промени, дори лека промяна, пред която е изправен проектът във фазата на изпълнение или в самата фаза на проектиране на плана, ще е необходимо ръководителят на проекта да преработи целия план от нулата, като се има предвид промяната, която е настъпила.
Както сега знаем, че в рамките на работата на един проект има възможност за много промени. Преработването и преработването на целия план не би било мащабируемо и би струвало на организацията време, ресурси, инфлация на бюджета и усилия.
-
Роли и отговорности
При традиционното управление на проекти ние разглеждаме централна фигура, която се грижи за цялостното функциониране на проекта. Този човек е ръководителят на проекта (ПМ). Премиерът разглежда всички етапи, през които проектът преминава, и е отговорен за безпроблемното му функциониране.
С динамичността, която се предлага от проекта, отговорността за актуализирането на плана също попада в ръцете на министър-председателя, като по този начин претоварва един-единствен човек със задачата да ръководи и изтласка проекта. Това може да бъде доста задача за управление.
-
Производителност и производителност
Има голям фокус върху спазването на графика и сроковете, тъй като сега там се налага тежко наказание за премиера, ако има дори малка промяна в плана на проекта. Тази едностранна привързаност към графиците на проекта нарушава работния процес на проекта и работата така или иначе изостава.
С изключение на същинската работа, имало и много случаи, когато качеството е било компрометирано с оглед да остане навреме. Винаги е имало притискане, когато става дума за времеви срокове, а не момент за дишане и обмисляне на работата на членовете на екипа за работа.
-
Управление на риска
Въпреки че по-голямата част от концентрацията на екипа и ръководителя на проекта е на срокове, с неадекватно внимание към управлението на риска и предвиждането на рисковете, екипът би реагирал на риск, а не да реагира на тях.
Когато има реакция към възникващи рискове, знаете, че изобщо не обръщате внимание на рисковете, тъй като предполагате, че промяната няма да се осъществи и проектът ще тече според сроковете. Но с провеждането на пожар по време на проекта, вие сте принудени да излезете извън пътя и след това, цикълът на преначертаване на плана се осъществява отново.
-
Работно приоритизиране
Приоритизирането на работата може да нанесе сериозен удар по време на процедурите по проекти и при рамката на традиционното управление на проекти, където органът е централизиран, има възможност членовете на екипа да не са наясно с правилния приоритет на работа. Това може да ги накара да работят върху грешни неща в неправилен момент.
Обикновено ръководителят на проекта е прекалено затънал от плановете и настъпващите промени, които екипът остават без орган за приоритизиране, който да им помогне да извършват работа според нуждите.
-
Срокове
Със слаби срокове традиционното управление на проекти беше в най-уязвимия си край и сега знаем защо тази рудиментарна настройка на процесите беше просто предшественик на динамичната форма на управление на проекти.
Има много външно влияние върху сроковете и сроковете, когато става дума за традиционно управление на проекти. Когато клиентите и клиентите диктуват сроковете, няма практически преглед на оценката на работата и времето, необходимо за тази работа.
Динамично управление на проекти
За разлика от традиционното управление на проекти средата, създадена чрез динамично управление на проекти, адресира всички проблеми, повдигнати от предишната среда. Динамичният характер на проектите се справя отлично от този тип управление на проекти, тъй като осигурява гъвкава рамка, която обхваща непрекъснато променящите се сезони на проектните планове и цели. Подходът, използван тук, в динамична среда за управление на проекти, е този на разделяне на проекта на самоустойчиви единици, които нямат много зависими фактори.
Имайки предвид проект за разработка на софтуер, имате разнообразни изисквания, които са изключително променливи и подлежат на големи или незначителни промени с всяка предприета стъпка. Най-вече тези планове се основават на хипотеза, която може или не може да съответства на действителните събития в рамките на проекта. Много е непрактично да следваме традиционния подход за управление на проекти в такива сценарии и следователно експертите по управление на проекти излязоха с необходимостта от нов и гъвкав подход.
Динамичното управление на проекти или Agile управление на проекти се оказа просто подходът, необходим за преодоляване на jinx при неуспешни проекти, които бяха предизвикани поради строгостта в традиционния подход за управление на проекти. Тъй като е много итеративен за подход за управление на проекти, динамичното управление на проекти вървеше постепенно. При всички добри неща има аспекти на проекта, които трябва да бъдат внимателно разгледани, за да може топката да се търкаля. Те са:
- Стойността, предоставена от проекта, трябва да бъде ясна
- Трябва да има активно участие на клиентите, за да се провери процедурата по проекта
- Визуалната и графичната документация трябва да се разрешава и насърчава
- Екипътното сътрудничество трябва да бъде авторитетната фигура при изпълнението на проекта
Циклите на развитие са градивни елементи, които позволяват постоянна оценка на проекта, а рамката позволява постоянна обратна връзка и подобрения на място. С непрекъснатото подобрение като основата му, динамичното управление на проекти със сигурност е начинът да продължите напред. Планирането става по-гъвкаво и се извършва с много внимание и очакване на борда.
-
Промени в плана
С най-новите технологии, възприели динамичния подход за управление на проекти, ръководителите разчитат на софтуерни инструменти за управление на проекти, които им помагат да се справят с различните промени в плановете и различните въведения в етапите на проектиране и изпълнение на проекта. Тези инструменти съответстват на подхода за динамично управление на проекти по начин, който да изтласка много малък стрес върху ПМ, когато става въпрос за промени в плана.
Тези инструменти позволяват на ПЧ автоматично да включват промени в плана, тъй като вече има различни разглеждани ситуации и планове за действие при извънредни ситуации, договорени за евентуални промени, които могат да възникнат. Инструментът незабавно приема промяната и пренастройва плана по начин, така че да не измести целия план, но да побере ударената аномалия.
-
Роли и отговорности
С автоматично настаняване на промени в плана на проекта членовете на екипа не трябва да разчитат на един централизиран орган, за да получат своите поръчки и да работят за деня. Членовете на екипа могат сами да помогнат при планирането и приоритизирането на деня, докато тече работата.
Динамичното управление на проекти би било възможно само ако ръцете, допринесли за проекта, са изключително квалифицирани и могат да работят брилянтно в екип. Екипътното сътрудничество е изключително важно в динамичното пространство за управление на проекти и то представлява ключов компонент, който задвижва тази динамична рамка към по-високи възможности за успех.
-
Производителност и производителност
Планът и сроковете за плана вече се обработват автоматично от инструмента за управление на проекти и не е необходимо да имат посветени очи след тях. С това екипът и министър-председателят могат да се концентрират единствено върху работата, която трябва да бъде завършена, и итерациите, които трябва да се следят. Повече време дава възможност за повече креативност и иновации и помага на членовете на екипа винаги да мислят за всякакви препятствия, намерени по пътя.
-
Управление на риска
За разлика от традиционното управление на проекти, където имаше повече реакция на срещаните рискове, при динамичното управление на проекти търсите начини да отговорите на рисковете, които са ви дошли. По време на етапа на планиране на проекта се провежда управление на риска и се предвиждат и предвиждат рискове. При провеждането на тези прогнози бяха предвидени и планове за действие за всеки риск, който беше очакван. Тези планове за действие са включени в плана на проекта и ако трябва да възникнат рискове, проактивен метод вече ще бъде използван.
Ако рисковете са предотвратени, проектът и членовете на неговия екип могат да използват останалото време като възможност за изтегляне на графика на проекта напред.
-
Работно приоритизиране
Тук всеки от екипа на проекта знае какво трябва да се направи и приоритетите вече са подредени. С прозрачността в системата и яснотата в процеса на приоритизиране, динамичното управление на проекти се грижи за промените в плановете или приоритета на задачите. Те веднага се отразяват в плановете на проекта.
-
Срокове
С надеждно планиране и гъвкав подход, времевата скала и крайната дата на проекта или крайните дати не се поставят в камък в началото на проекта, а по-скоро се развиват, тъй като проектът се развива с времето. Ако динамичното управление на проекти се провежда ефективно, има голям шанс за успех и спестявания, когато става въпрос за бюджет, време и усилия.
Това означава, че с развиващ се план, вашите срокове винаги ще бъдат точни и крайната дата на проекта ви ще се основава на действителни, а не на прогнози, направени рано във времето.
заключение
Традиционното управление на проекти беше самото начало на управление на проекти и неговият принос за това как управляваме проекти в наши дни винаги ще бъде аплодиран. Не че тази статия превръща традиционното управление на проекти в остарял подход за управление на проекти, а по-скоро просто подрежда традиционното с динамиката на новата ера. Традиционното управление на проекти все още се използва в някои отрасли, които имат фиксирани времеви рамки за всичко и за линейна обработка на работата.
Сравнението със сигурност и очевидно поставя динамичното управление на проекти на водеща позиция в тази надпревара и с времето, което се променя и реформира непрекъснато в индустриалния сектор, със сигурност ще се подобрим в това, което правим и ще напреднем още повече за човечеството.
Препоръчителни статии
- Техники за управление на проекти - 20 полезни
- 7 най-добри полезни ефективни стъпки за избор на правилния набор от членове на проекта
- CRM срещу PM софтуер
- Интервю за управление на проекти