Преглед на управлението на проекти
Нека започнем с обсъждане какво е управление на проекти и след това по-нататък ще разгледаме въпроса защо е важен за всеки проект. Проектът е всяка задача, която се възлага на екип с мотив за успешното му изпълнение. Управлението на проекти изисква справяне с всички задачи за управление на проекти в жизнения цикъл на проекта от началото до края. Обикновено ръководителите на проекти са назначени на проекти за изпълнение на тези задачи и по този начин помагат за обединяване на клиента и екипа, като гарантират, че проектът се изпълнява навреме и е в рамките на бюджета.
Ще се опитаме да разберем това с кратък пример, да речем, че един проект започва без ръководител на проекта. Целият екип е информиран за резултатите от клиента и той просто трябва да работи по него. Без каквото и да е правилно управление времето за разделяне на цялата работа на по-малки задачи и организирането и разпределянето им помежду си ще бъде досаден процес и отнема много време и нека приемем, дори ако е изпълнено, какво се случва, когато има някакво недоразумение или конфликт между членовете на екипа, кой ги разрешава? Какво става, ако някой остави проекта по средата или трябва да бъдат разпределени някакви ресурси? Работата по проекта и управлението му ще изисква много време и енергия и би било почти невъзможно за още по-големи проекти.
Следователно, за да се гарантира безпроблемната работа на проекта и поддържането му в правилен план, управлението на проекта е изключително важно за всеки проект.
Цели на управление на проекти
Управлението на проекти е важно, защото помага за постигане на следните цели:
1) Проектиране:
Управлението на проекта е важно, за да може проектът да бъде правилно планиран и очертан с ясни цели, резултати и срокове по взаимно съгласие със заинтересованите страни, ръководството и членовете на екипа.
Добрият ръководител на проекти знае как да управлява ефективно проекта, като разбира необходимостта от ресурси и как да ги използва в дадения период от време и бюджет, за да осигури най-добри резултати. За да се постигне това, трябва да се създаде работещ и разумен план, който помага на всички, които работят по проекта, да признаят своята част от приноса и по този начин да се стремят да ги изпълнят.
2) За да осигурите визия на проекта и чувство за лидерство:
Ефективният ръководител на проекта внася визията в проекта, което помага на екипа да приведе целите си в съответствие с тези на заинтересованите страни, така че всеки е в съответствие с основната цел на проекта и е на път да ги изпълни.
При доброто управление на проекти, в проекта преобладава чувството за лидерство, което кара членовете на екипа в правилната посока да направят всичко възможно и да помогнат на проекта да се превърне в успех. Членовете на екипа също се чувстват отговорни за своите задачи в присъствието на екип мениджър в проекта, който държи всичко организирано и контролирано, така че всички да са наясно с техните резултати в проекта и за това, което са отговорни, без никакво объркване.
3) Проследяване:
Управлението на проекти помага да се следи напредъкът на проекта и помага да се премахнат всички препятствия, ако бъдат намерени.
Добрият ръководител на проекта ще се погрижи, че проектният поток е в съответствие с плана на проекта и ако бъде открито някакво отклонение, той се отчита и се предприемат правилни действия за връщането му по правилен път чрез прилагане на коригиращи мерки. Важно е проектът да следва ревизирания план, ако той трябва да бъде изготвен навреме, както се очаква, и следователно докладите за състоянието са полезни за осигуряване на прозрачност на текущата работа, която също включва всякакви проблеми, ако са изправени пред тях и закъснения поради тях. Това може да бъде споделено и със заинтересованите страни, така че за тях е лесно да имат контрол върху напредъка на проекта.
4) Осигуряване на качеството:
Само изпълнението на проекта не е важно, ако не е в съответствие с поставените цели и не съответства на очакваните резултати. Следователно осигуряването на качество е много важен процес на всеки проект, тъй като помага да се тества и да се проверява какво се доставя на клиента, отговаря на техните изисквания или не.
От съществено значение е управлението на проекта да гарантира, че качеството на проекта се тества на всеки етап, така че резултатът да съответства на изискванията. Тесните графици могат да въвеждат проекти с лошо качество, затова е важно ресурсите да бъдат ефективно управлявани да дадат положителни резултати, без да пречат на тяхното качество. Трябва да се отдели време за тестване и да се следи качеството на всяка стъпка от проекта.
5) Управление на риска:
Доброто управление на проекти изисква ръководителите на проекти да имат предварително определен списък с рискове, към които потенциално може да се стигне до проекта с техните алтернативи, които да бъдат изпълнени, ако в такъв случай се случи.
Преди да започне работа по проекта, ръководителят на проекта трябва да седне с екипа и предварително да анализира рисковете. На практика е трудно да се покрият всички рискове, но добрият мениджър винаги има представа за това какви рискове могат да се появят в зависимост от типа на проекта. Това знание идва и с предишен опит в работата и помага да се идентифицират потенциалните заплахи преди да се работи по проекта, така че когато възникне проблем, има предварително разработен план за справяне с него и предотвратяване на проекта да изпадне в каквато и да било ситуация.
Всеки ръководител на проекта се нуждае от ефикасни умения за управление на риска, тъй като проектът не винаги може да се изпълнява според плана и дори да го прави, рисковете в реално време не могат да се справят предварително, така че стилът на управление да се адаптира и да се справи с него, когато представлява заплахата е умение, което трябва да притежава добрият ръководител на проекти.
Преминавайки всички тези точки, ние осъзнаваме, че доброто управление на проекти има значение за всеки проект, тъй като обещава успех. Съдбата на всеки проект зависи от техния ръководител на проекти и техните умения да организират екипа, да планират проекта, да тестват качеството на проекта, да управляват рисковете и да ръководят проекта с визията да постигнат успех с мотивирани екипни играчи и да вдъхновят всички те да направят всичко възможно.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за Защо е важно управление на проекти. Тук обсъждаме как управление на проекти помага за постигане на целите. Можете да разгледате и другите ни предложени статии, за да научите повече -
- Принципи на скрам
- Agile в бизнеса
- Работа по управление на проекти
- Роля на ръководителя на проекта
- Казус в управлението на проекти