Проверка на Excel данни (Съдържание)
- Проверка на данни в Excel
- Как да създадете правило за валидиране на данни в Excel?
- Критерии за оценка на настройките за валидиране на данни
Проверка на данни в Excel
Валидирането на данни е функция в MS Excel, която се използва за контрол на това, което потребителят може да въведе в клетка на лист excel. Както, ограничете записите в лист, като например период от време или само цели числа.
Като пример, потребителят може да посочи среща, насрочена между 9:00 и 18:00 часа.
Тъй като можем да използваме валидирането на данни в excel, за да се уверим, че стойността е положително число, дата между 15 и 30, уверете се, че датата е настъпила в следващите 30 дни или уверете се, че въвеждането на текст е по-малко от 25 знака и т.н.
Намерете в MS Excel
- Кликнете върху раздела Данни в лентата с менюта.
- Изберете при валидиране на данни от лентата с инструменти в раздела Данни:
Как да създадете правило за валидиране на данни в Excel?
Нека разберем работата на валидирането на данни в excel чрез някои примери.
Можете да изтеглите този шаблон за валидиране на данни за Excel тук - шаблон за валидиране на данни за ExcelПроверка на данни в Excel - Пример №1
Можем да ограничим потребителя да въведе цяло число между 0 и 10.
Изпълнете стъпките за споменаване по-долу за създаване на правилото за валидиране на данни в excel:
Стъпка 1: Изберете B2 Cell.
Стъпка 2: Отидете на раздела Данни, Щракнете върху валидиране на данни от лентата с инструменти.
Стъпка 3: Ще се отвори изскачащ прозорец за валидиране на данни:
Стъпка 3.1: В раздела Настройки щракнете върху Разрешаване на падащото меню под критерии за валидиране.
Стъпка 3.2: Изберете Цяло число, след което ще бъдат активирани някои повече необходими опции.
Стъпка 3.3: Изберете между падащия списък на данни, въведете минималното и максималното число за ограничение. И щракнете ок.
Стъпка 3.4: Всички настройки ще се прилагат към избраната клетка.
Сега въведете 1 в клетка B2 - Това ще позволи на потребителя да въведе всяко цяло число от 0 до 10.
Сега въведете 11 в клетка B2 - Тя ще хвърли по подразбиране грешка.
Пример №2 - Задайте въвеждане на съобщение и предупреждение за грешка
Можем да ограничим потребителя да въвежда ограничен текст.
Стъпка 1 : Изберете В5 клетка от Пример 2 Лист.
Стъпка 2 : Кликнете върху инструмента за валидиране на данни от лентата с менюто на данни и изберете Дължина на текста в Разрешаване на падащо меню.
Стъпка 3 : Изберете равен на от падащия списък на списъка с данни.
Стъпка 4 : Въведете желаната от вас дължина на паролата (като пример 11).
Стъпка 5 : Щракнете върху раздела Въвеждане на съобщение, предоставете съобщение, което ще бъде показано в избора на клетка.
Стъпка 6 : Щракнете върху раздела за предупреждение за грешка, въведете заглавие и съобщението за грешка, които ще бъдат показани, ако потребителят въведе невалидна парола за дължина.
Стъпка 7 : След това щракнете върху бутона ОК, настройката ще бъде приложена към избраната клетка.
В избора на клетка ще се покаже въвеждащо съобщение.
Въведете текст с дължина на текста 11. Той ще бъде избран успешно.
Сега въведете невалидна парола. Той ще хвърли описаното съобщение за грешка.
Пример №3 - Персонализирана опция за валидиране на имейл адрес
Стъпка 1: Изберете клетката C2 , Отидете на раздела Данни и щракнете върху данни за валидиране в лентата с инструменти.
Стъпка 2: Изберете персонализирано в Разрешаване на падащото меню.
Стъпка 3: Напишете формула за избор на стойност само ако тя има ' @ '.
Стъпка 4: Щракнете върху раздела Въвеждане на съобщение, предоставете съобщението, което ще бъде показано при избора на клетка.
Стъпка 5: Щракнете върху раздела за предупреждение за грешка, предоставете заглавие и съобщение за грешка, които ще се покажат, ако потребителят въведе невалидна дължина на имейл идентификатор.
Стъпка 6 : След това щракнете върху бутона ОК, настройката ще бъде приложена към избраната клетка.
При избора на клетка ще се покаже въвеждащо съобщение.
Въведете валиден идентификационен номер на имейл - Той ще бъде избран успешно.
Сега въведете невалиден идентификатор за електронна поща - ще хвърли описано съобщение за грешка.
Критерии за оценка на Настройки за валидиране на данни за excel
- Всяка стойност - за предоставяне на всякакъв тип данни.
- Цяло число - Въведете само цели числа.
- Десетични - Въведете само десетични числа.
- Списък - Избор на данни от падащия списък.
- Дата - Приемете единствената дата.
- Време - Въведете само време.
- Дължина на текста - фиксира дължината на текста.
- Персонализиран - Въведете персонализирана формула.
Условия в списъка с данни в настройките на критериите за оценка
Между, не между, равен, не равен, по-голям, по-малък, по-голям или равен, по-малък или равен на.
Още малко условие на настройките за валидиране на данни за excel
- Ако потребителят иска да игнорира празното, тогава има отметка, наречена Игнориране.
- Ако потребителят избира между, потребителят трябва да избере минималните и максималните стойности за клетката (ите).
- Ако потребителят иска да приложи тези промени към всички останали клетки със същата настройка, тогава има отметка, която трябва да маркира, и тя ще се прилага за останалите клетки в листа.
Кога да използвам валидирането на данни в Excel?
- Най-добре се използва, когато потребителят иска да сподели лист с друг потребител и иска въведените данни да бъдат точни и последователни.
- Ограничете вписванията до предварително зададени елементи в списък.
- Ограничете числа извън определен диапазон.
- Ограничете датите извън определен период от време.
- Ограничете времената извън определен период от време.
- Ограничете броя на текстовите знаци.
- Проверка на данните, която е достъпна на други листове или работна книга.
- Изберете да се показва съобщение за въвеждане, когато потребителят кликне върху клетка като ръководство за потребителя.
- Потребителят може да персонализира предупреждението за грешка, може да бъде всичко според дефинирания от потребителя.
Неща, които трябва да запомните за валидирането на данни в Excel
- Ако потребителят иска да създаде правило за валидиране на данни в работната книга за уеб приложения или услуги на Excel, тогава първо трябва да създаде правило за проверка на данните за excel в работния плот.
- Ако един потребител, който изпраща работна книга на друг, тогава първо потребителят трябва да се увери, че работната книга се отключва, в противен случай вторият потребител никога не може да получи достъп до клетките на работната книга за попълване на стойност.
- Винаги имайте предвид, че няма грешка във формула като #REF! Или # DIV / 0!
- Всеки може да създаде правило за валидиране на данни в изпълнената клетка MS excel няма да го открие.
Как да премахнете правилото за валидиране на данни в Excel?
Потребителят може да премахне валидирането на данни за excel от клетка, да я изберете, щракнете върху Валидиране на данни и след това щракнете върху Изчисти всички.
Потребителят може да модифицира или изтрие правилото за валидиране на данните за excel, само ако наследственият лист не е защитен. Ако е защитена с парола, свържете се със собственика на работната книга. Само той може да помогне да се защити работната книга. Тъй като няма възможност за възстановяване или загуба на опция за парола в MS Excel.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за валидиране на данни в Excel. Тук обсъждаме как да създадете валидиране на данни в excel, заедно с примери excel и шаблон за изтегляне на excel. Можете също да разгледате тези полезни функции в excel -
- Примери за MATCH Excel функция
- Как да използвате PROPER функция в Excel?
- Интересни неща за функцията POWER
- Невероятно ръководство за Excel SUM функция
