Как да провеждаме ефективни срещи? Срещите са неразделна част от ежедневието в корпорацията и броят на часовете, които прекарвате в срещи, непрекъснато се увеличава, когато се издигате по-високо в една организация. С изключение на няколко роли, които са от типа „ индивидуален сътрудник “, където присъствието на срещи е сравнително по-малко, във всички останали роли значителна част от работния ден на човек ще бъде прекаран в срещи.
Докато на ниво вход процентът на прекараното време в срещите може да достигне до 5-10% от общото време, на по-високо ниво това време може да достигне до 90-95% от работното време. Не е чудно, че хората от висшето ниво трябва да бъдат работохолици, тъй като трябва да намерят време над и над работното си време, прекарано на срещи, за да свършат работата си.
Тъй като толкова много време на организацията се отделя за срещи, важно е да разберем защо имаме срещи? Тъй като в голяма организация всички задачи се изпълняват от екипи от хора, които работят заедно, по-голямата част от срещите в една организация са вътрешни срещи за постигане на някоя от конкретните цели като.
Ще научите, че срещата с конкретни ефективни ефективни дейности-
1. Защо имаме срещи?
2. Разходи за срещи (COM)
3. Съвети как да провеждате ефективни срещи
# 1: Съвети за предварителна работа
# 2: Съвети по време на срещата
# 3: Публикуване (след срещата)
I) Защо имаме срещи?
- Срещи за споделяне на информация: - Тези срещи се провеждат за споделяне на информация и актуализации от време на време, например - ефективни обучения за срещи, нови политики и т.н.
- Срещи за актуализиране на състоянието: - Тези срещи се използват, когато набор от хора или екипи работят заедно по различни части на проекта и трябва да споделят актуализации за състоянието на работата, която вършат. Тези срещи обикновено се повтарят и се повтарят след определен интервал от време, като дневна, седмична, месечна и т.н.
- Срещи за вземане на решения: - Тези срещи са обикновено, когато трябва да бъде взето решение, а лицето, което взема решение, иска принос на различни заинтересовани страни, преди да вземе решение.
- Срещи за решаване на проблеми: - Понякога група хора се събират, за да щурмуват мозъка и обсъждат и решават най-добрия начин за решаване на проблема с организациите.
- Разни видове срещи: - Може да има някои други срещи като срещи за иновации, ефективни срещи за изграждане на екип, срещи за преглед на резултатите, срещи за преглед на одит, ефективни заседания на борда и т.н.
Освен вътрешните срещи може да има срещи с външни акционери, на които може да се наложи да присъства човек. За целите на тази статия ще ограничим нашата дискусия до вътрешни срещи, на които човек трябва да присъства на ниво начално и средно ефективно ниво на управление на срещите.
II) Разходи за срещи (COM):
Има ли нещо като цена за срещи (COM)? Отговорът е окончателно „да“ и това е сумирането на всички разходи на лицата, които присъстват на срещите плюс разходите за инфраструктура за провеждането на тази среща. За нашата дискусия можем да предположим, че цената на срещата е цената, която компанията има по отношение на времето, прекарано на тази среща от участниците.
Нека да поясня по-нататък, като ви дам пример. В повечето компании ръководителите на различни ефективни срещи на отделите обикновено се събират веднъж седмично или две седмици в продължение на един или два часа, за да обсъдят оперативни въпроси.
Да кажем, че в организация XYZ Десет от висшите лидери се събират веднъж седмично в продължение на два часа. Също така, нека приемем това
- Средната CTC на тези висши лидери е Rs 36 Lakhs.
- Следователно средната заплата на месец = 36, 00 000/12 = 300 000
- Следователно средната заплата на ден = 3, 00 000/30 = 10 000
- Ако приемем 10 часа работа на ден - Av. Разход за час = 10 000/10 = Rs. 1000 / -
- Време за среща на 10 лидери за 2 часа = 10 * 1000 * 2 = 20 000 / -
Следователно, цената на тази среща е 20 000 / - Rs. Въпреки това, ние използвахме много опростен модел в горното, ако добавим повече сложност, като вземем предвид ползите от ефективните срещи и факта, че служителите работят само 22 дни в месеца и т.н., реалната цена на срещата лесно ще бъде удвоена това количество.
Сега, след като разбрахте, че срещите имат разходи. Не е разумно да се разбере защо провеждането на ефективни срещи е много важно за всяка организация, тъй като значителна част от времето на нейните служители се изразходва за срещи.
Така че, нека да влезем в това как да избегнем срещи, които са тъпи, непродуктивни, неорганизирани и твърде дълги? Въз основа на моя 20+ опит в корпорацията и посещаването на средно 3+ срещи всеки ден тук са някои съвети как да направим срещите по-ефективни.
На първо място, при правилното планиране и подготовка, всяка среща може да бъде ефективна и приятна. Ако фасилитаторът планира правилно и изпълнява безупречно и правилно проследява срещата ще бъде ефективна.
Препоръчителни курсове
- Курс за онлайн сертифициране в CAPM
- Онлайн курс за управление на проекти
- Програма ISO 27001
III) Съвети за провеждането на ефективни срещи
Съветите за ефективни срещи могат да бъдат разделени на три части
- Предварителна работа (преди срещата)
- По време на срещата
- Публикуване на работа (след срещата)
# 1: Съвети за предварителна работа
- Дневен ред :
- Човекът, който ще ръководи срещата, трябва да реши каква е целта на срещата.
- Какви са очакваните резултати?
- Въз основа на тях трябва да се разработи дневен ред за срещата.
Програмата за срещата трябва да бъде много ясна за очакваните резултати. Ако дневният ред на срещата не е ясен, желаният резултат няма да бъде постигнат. Позволете ми да ви дам пример за изясняване на това - Да кажем, че от вас се иска да организирате среща, за да прегледате продажбите №. от последното тримесечие и да вземе решение за действие за следващото тримесечие. В този случай, можете да изпратите дневния ред за срещата по някой от начините, като например
- Среща за преглед на продажбите.
- Прегледайте данните за продажбите за Q2
- Дискусия за продажбите.
Във всеки от горните случаи дневният ред не е много ясен и има вероятност срещата да се разпростре навсякъде и участниците да не бъдат подготвени за срещата, намалявайки драстично ефективността на срещата
Така че нека разгледаме как би изглеждала добра програма за тази среща:
Заглавие: Преглед на продажбите Продължителност на срещата: 2 часа
| Ср. № | Предмет | дарител | продължителност |
| 1 | Въведение и предистория | Джейкъб | 10 минути |
| 2 | Презентация за Северен и Западен регион (Резултати от последното тримесечие: какво се случи, какво се обърка) | Шийна | 30 минути |
| 3 | Презентация за Южен и Източен регион (Резултати от последното тримесечие: какво се случи, какво се обърка) | Еди | 30 минути |
| 4 | Отворена дискусия за резултатите, областите на подобрение и вземане на решение за стратегията за следващото тримесечие | матов | 40 минути |
| 5 | Преглед на действията от срещата | Рейчъл | 10 минути |
Както можете да видите от горния ефективен дневен ред на срещите, става много ясно, че структурата на срещата е ясно дефинирана. Участниците, които трябва да представят, знаят какво трябва да представят и продължителността, в която трябва да завършат представянето на ефективни срещи.
Следователно подобен подробен дневен ред ще помогне да се гарантира, че срещите стават по-ефективни.
- Списък на участниците : Повечето пъти организаторите не обмислят кои са участниците, които трябва да бъдат поканени. Много е важно въз основа на резултата, изискван от срещата, да бъде поканен правилният набор от участници.
В случай, че някои от необходимите участници са пропуснати, решението не може да бъде взето. Като алтернатива, ако в крайна сметка поканим участници, които не са нужни на срещата, отколкото те ще си губят времето, ще се почувстват отегчени по време на срещата и могат да създадат смущения, влияещи върху дискусиите.
- Други разни неща : Някои други неща, които организаторът трябва да има предвид, е да гарантират това
- Правилният размер на заседателната зала се резервира.
- Участниците потвърждават предварително участието си в срещата.
- Ако се очаква участниците да преминат през данни / материали за четене / подготвителен материал, същите трябва да бъдат изпратени доста предварително.
- Понякога се очаква всички участници да представят материала си по стандартен начин, в такъв случай шаблоните трябва да бъдат разпространени предварително.
# 2: Съвети по време на срещата:
- Започнете срещата и приключете срещата навреме. Ако срещата има времеви интервали за различни части от дневния ред, отколкото следете навреме и се опитайте да гарантирате, че тези срокове са стриктно спазвани.
- Ако е възможно, сервирайте леко освежаване или чай / кафе, тъй като те са добри ледоразбивачи и дръжте членовете будни и ангажирани.
- Поздравете членовете в началото на срещата, дайте предисторията и бързо преминете през дневния ред на срещата и очаквания резултат от срещата в началото, за да гарантирате, че всички участници са на една и съща страница.
- Насърчете дискусиите, за да получите всички гледни точки и идеи за ефективни срещи. В случай, че някои от членовете не говорят, задайте им конкретни въпроси, за да получат и техните мнения.
- Винаги поддържайте разговора фокусиран върху темата. Уверете се, че дискусията е конструктивна и се избягват повтарящи се коментари. Можете да завършите тактично дискусиите, когато те не стигат до никъде или стават разрушителни или непродуктивни.
- В края на срещата обобщете обсъждането на срещата, постигнатите споразумения, действията, които трябва да се предприемат, и решете часа на следващата среща (ако е необходимо)
# 3: Публикуване (след срещата):
Така че имахте добра продуктивна дискусия на срещата, където хората се споразумяха за действието, което трябва да се предприеме. Значи добре ли е да се отпуснете?
Отговорът е голямо „НЕ“ и причината е, че най-голямото предизвикателство във всяка организация е хората след присъствието на срещата да не следват действията, които са им възложени и в резултат на това действията никога не са завършени и очакваните резултати не идват чрез.
За да гарантирате, че постигате очакваните резултати, незабавно (в рамките на максимум 2-3 работни дни) трябва да изпратите на всички участници протоколи от срещата „МАМКА“, заедно с действията, излезли от срещата.
Като цяло вашите елементи за MOM и действие трябва да съдържат следното
- Обобщение на дискусията, която се проведе
- Постигнати споразумения
- Области, в които е имало разногласия и където са необходими последващи срещи / дискусии.
- Елементи за действие
Сега, като идвам към MOM и Action, в моя опит видях, че повечето участници не хващат ясно действията и в резултат на това не се реализират. Нека обясня това с пример.
В срещата, която обсъждахме по-горе, през повечето време предметите за действие ще бъдат изпращани по този начин.
Екшън елементи
- За да създадете стратегия за продажби на клиентите на „C“
- Проверете дали е възможно да продадете продукт x
- Подобрете продажбите в Kanpur с 10%
- Проведете последваща среща, за да обсъдите новото завършване на юг.
Горните действия не са много ефективни, тъй като няма следното
- Име на лицето, което отговаря за действието
- Време, в което Действието трябва да бъде завършено.
Така че ще бъде по-добър начин за представяне на предметите за действие
| Ср. № | Елемент за действие | отговорност | Дата на плащане | Коментари | |
| първичен | поддържа | ||||
| 1 | Създайте ефективна стратегия за продажби на клиентите на „C“, които не купуват нашите продукти и трябва да бъдат внесени за обсъждане в следващата среща за преглед | лястовица | Jinal | 10 октомври | |
| 2 | Създайте тестов маркетингов план за „Продукт X“ на пазара в Манхатън, въз основа на който може да се планира въвеждането на всички нива в Индия | копа | Джаред | 15 окт | Трябва също да включва подробни разходи за планираната реклама. |
| 3 | Екипът по продажби в Охайо ще бъде подтикнат да увеличи продажбите си с 10% през ноември | Hobert | Petricia | 30 ноември | |
| 4 | Настройте последваща среща до средата на ноември, за да обсъдим действията от днешната среща и да прегледаме маркетинговата стратегия на нашите конкуренти за южен регион | Eric | 10 ноември Чт | ||
Както можете да видите от горните елементи на действие, много по-вероятно е тези действия да бъдат завършени, тъй като няма неяснота кой ще приключи действието и срока, в който срещата трябва да бъде завършена.
За да се обобщи много организационно време, усилия и пари се изразходват за срещи и затова е наложително всеки служител да гарантира, че срещите са ефективни.
Следвайки някои от споменатите по-горе прости стъпки, ще можете да подобрите качеството на вашите срещи доста малко. Освен това направете критичен преглед на всички срещи, на които присъствате, за да проверите какво е било правилно и какво не е наред в срещата и това ще измине дълъг път, за да гарантирате, че ще станете господар при провеждането на ефективни срещи.
Надявам се, че сме оправдали отговора на въпроса, как да имам ефективни срещи?
Препоръчителни статии
Ето няколко статии, които ще ви помогнат да получите повече подробности за Ефективните срещи, така че просто преминете през линка
- Съвети за групови дискусии
- Различни ефективни методи за комуникация (полезно)
- 10 най-добри и ефективни стъпки за създаване на по-креативни планове за работа
- 10 ефективни стъпки за процеса на стратегическо планиране