Нашата е епохата на виртуалното и нямате нужда от мен да ви казвам, че всички живеем паралелно в интернет.
Проучванията показват, че над 90% от хората на възраст от 12 до 20 години, които имат достъп до интернет свързаност, са свързани 24/7 и намират общуването си онлайн по-лесно от писането на действителни писма или съобщения.
Социалните медии повишиха потока на комуникация в Интернет, както никога досега. Незабавни съобщения, чат, имейл, публикуване, туитър, много дейности се извършват онлайн, които ние или инициираме, или отговаряме.
Имейлите отдавна заеха мястото на хартиената поща в ежедневната ни схема на нещата. Работен плот / лаптоп, Wi-fi свързаност или ключ, и вие сте добре да отидете. А скоростта е добавен актив.
През последното десетилетие имейлът се превърна в предпочитан начин за свързване с хора, зададени на разстояние един от друг. Защо разстояния, някои от нас дори изпращат имейли, живеещи в къщата до нас! И преди да поемат приложенията за мобилни съобщения, имейлите бяха единственият начин да планираме пикници, сбирки, партита или да споделяме снимки или информация с нашите приятели или семейство.
Повечето от нас знаят как да свалят приятелски имейли при падане на шапка и го предпочитат като по-бързия и удобен вариант за писане на писма. И фактът, че тези неофициални имейли не спазват никакви зададени правила за граматика или състав, добавени към тяхната популярност в никаква степен. Не е нужно да прекарвате време в размисъл над това как да изпратите поща до колегите си или в съседни приятели; просто пишете
Но професионалните имейли са съвсем различна игра с топка. Макар и по-малко официални от отпечатаната бележка или писмо, те са не по-малко организирани по своя тон и текстура и следват правилата на граматическата коректност.
Преди да се впуснем в подробностите за написването на ефективен професионален формат за електронна поща, позволете ми да ви преведа някои възможни цели на такава формална комуникация.
Можете да пишете професионални имейли за -
- Кандидатстване за публикация, стипендия или безвъзмездна помощ
- Искане на разрешение или услуга
- Даване или искане на информация
- Искане на действие върху нещо
- Отговаряне на или потвърждаване на официална комуникация
- Пишете за някакъв проблем, от който се чувствате силно
- Оплакване за услуга или продукт
Това са само показателни; причините за писането на официални имейли може да са изчерпателни.
Тъй като всички тези ситуации включват власт и офис, разбира се, че тонът и езикът трябва да бъдат внимателно наблюдавани. Накратко, време да се съобразите с вашите Ps и Qs.
Така че нека да се спуснем до месинговите кранове. Как мислите за структурирането и съставянето на имейл по начин, който би бил едновременно ангажиращ и ефективен? Тоест, как ще прецените вашата точка?
Нека да репресираме седемте C на комуникация:
- Завършеност: Вашата комуникация трябва да бъде пълна, като посочвате необходимите подробности и посочвате нейната цел
- Сбитост: Трябва да бъде дотук, а не да се размине излишно
- Яснота: Целта ви трябва да се осъществи ясно
- Конкретност: Съобщението трябва да бъде специално, с подкрепящи факти и доказателства
- Съгласуваност: Трябва да има смисъл
- Учтивост: Трябва да се имат предвид учтивостта и взаимността
- Коректност: Общуването трябва да е без граматически грешки
Затова имайки предвид горните критерии, вашият имейл трябва да бъде ясен, пълен, съгласуван документ, който в идеалния случай не трябва да изисква последваща поща с обяснение и инструкции.
По-лесно казано, отколкото направено, нали? Колко пъти сте седнали да съставите една точна поща и по-късно сте установили, че тя е или груба и дръзка или обикновена хленчене или безсмислена? Сигурен съм, че всички сме изправени пред този вид дилема: дали да бъдем свежи и директни или дали да бъдем учтиви и заобикалящи.
7 съвета за усъвършенстване на вашия професионален имейл
Така че нека започнем от основите.
-
Психично повторете целта на вашата поща
За какво пишете имейла? Какво искате да прави приемникът? Ако сте наясно с очаквания отговор, към който се стреми вашият имейл, можете да съставите съобщението си, имайки това предвид.
Нека дам пример.
Кажете, че Дороти иска нейният декан от колежа да й даде препоръка за стипендия. Целта й в писането на имейла е да напомни на декана за нейната достоверност като студентка, представянето й в колежа и общата й искреност. Сега тя трябва да посочи всичко това в пощата, без да се хваща като самохвалство за себе си или без да изглежда твърде настойчиво. Тя също трябва да поиска от своя декан да напише препоръчаното писмо в рамките на определен срок. Така че целта на имейла й ще бъде:
- а) Посочване на нейните пълномощия като студентка
- б) Информиране на своя декан за стипендията, за която кандидатства
- в) Получаване на препоръката в рамките на такава и такава дата
След като е ясно в главата си какво иска, тя може да се заеме със съответното съставяне на пощата.
Също така анализирайте читателя си. Кой е той / тя? Каква е вероятно реакцията на читателя при четене на вашата поща. Оформете пощата си въз основа на този анализ.
-
Решаване на темата
Да речем, че изпращате молба за работа.
„Откриване на работа“ или „Маркетинг стажант“ в темата е твърде неясно, когато изпращате заявление за имейл. Трябва да посочите длъжността, за която кандидатствате, заедно с отдела или отдела или мястото на командироване, ако те са посочени в рекламата за набиране, в темата.
Мислете за това като едноредов конспект на имейла си. Темата казва на получателя каква е целта ви за изпращане на пощата. Той също така изисква конкретни действия, като:
„ Участие в семинара на ___________ (тема) в _________________ (място) на __________ (дата и час) “
Или
„ Ремонти и поддръжка на настолни компютри - Заявка за оферти “
Такива заглавия в темата информират получателя за необходимите подробности и следват правилата за яснота и сбитост, обсъдени по-рано.
-
Поздрав и поздрав
Спомняте ли си уроците по учтивост и любезност, които ни научиха в прогимназията? Да, те са актуални дори сега. Професионалният имейл адрес винаги трябва да започва с поздрав.
„ Уважаеми господине или госпожо (според случая) “ или „ Здравей госпожо Търговец (ако случайно знаете името на получателя)“,
Когато пишем имейл (неформална поща), стигаме до точката, освобождавайки се от необходимостта да използваме Ps и Qs с приятели. Но професионалните имейли не са пълни без подходящо поздравяване, последвано от поздрав или учтив отвор, като например:
„ Благодаря ви за поканата “
Или
„ Топли поздрави “
Или
„ Признаваме вашата жалба и дълбоко съжаляваме за неудобството ви “
Освен че разбива леда, така да се каже, такова отваряне признава и читателя на пощата като важен човек.
-
Съставяне на пощата
Това е технически най-трудната част от работата, тъй като това е сърцето на въпроса. Вашият имейл трябва да следва правилата на граматиката и да има отвор, тяло и заключителен раздел. Началният раздел се отнася до предишна кореспонденция или действие, ако има такова. В него се посочва и целта на писането на пощата.
Не забравяйте, че днес ръководителите получават поща от товарния товар и четенето на всичко това е невъзможно. Повечето специалисти сканират през темата и отварящата се част на имейлите, като заслужават допълнителен поглед само ако намерят тези информативни и уместни.
Така че не чакайте до последния параграф, в който да заявите целта си. Вероятно е читателят да се откаже, преди да стигне до този раздел. Това е и причината, поради която краткостта и сбитостта са толкова важни. Основната информация е важна, но моля, бъдете кратки. Елате на мястото веднага щом можете.
Използвайте точки от куршуми, ако имейлът ви има много фактически данни или информация. Те са по-лесни за преминаване.
Маркирайте съответните области . Четенето на тези раздели трябва да каже на читателя какво искате.
Не бъдете неясни. Посочете ясно какво трябва да се направи. Въпреки че не е строго възможно да се изписват условия в заявления за работа или заявки за безвъзмездни средства, напомнете на читателя за какво пишете.
Вашият имейл трябва да бъде кратък и пълен едновременно. Изглежда като висока поръчка? Въобще не.
- Просто направете списък с точките, които ще бъдат включени в пощата.
- Вижте списъка, за да проверите дали включвате всички точки.
- Проверете за словесност. Изтрийте излишната информация.
- Уверете се, че имейлът не влиза в страници. Ако е необходимо, дайте подкрепяща информация в прикачени файлове (повече за това по-късно в тази публикация)
- Уверете се, че вашият имейл не изисква да бъде последван с битове и части от информация в по-късна поща. Опитайте се да направите пощата пълна кореспонденция сама по себе си.
Винаги не забравяйте да отворите и затворите пощата учтиво. След приключване затворете писмото с „ С уважение “ или „ Благодаря и с уважение “ или с конвенционалното „ С уважение “, последвано от вашето име. Ако е възможно, добавете подписа си преди името си.
След като композиционната част свърши, си погладете гърба! J
Приключихте с трудната част. Това, което остава сега, е преразглеждане и редактиране и предоставяне на подкрепяща информация.
-
Използвайте учтив език и бъдете точни
Спомняте ли си „Cs“ на сбитост и любезност? Официалната комуникация трябва да бъде учтива и безлична.
„ Бихме искали да Ви информираме, че последната дата на подаване е 20 октомври 2015 г. Моля, изпратете своите записи в рамките на тази дата. „Не звучи ли учтиво и ясно? Той също така определя действието, което трябва да се предприеме в рамките на определения срок.
Направете груба чернова на имейла си и я прочетете, поставяйки се в позицията на получателя. Звучи ли учтив и вежлив? Давате ли всички необходими подробности? Вашето съобщение до точката ли е? Звучиш ли сериозно? (Червено предупреждение! Небрежността е наред с приятелите, а не в професионалния сценарий, особено когато пишете по имейл на човек, когото не познавате като човек). Затова по-добре вземете някои съвети за писане по имейл, преди да започнете да пишете някаква поща.
Прочетете и прегледайте пощата си за възможни граматически и правописни грешки и пропуски в информацията. Ако е възможно, накарайте трето лице да прочете и да даде обратна връзка. Обективното око често може да посочи това, което вие, като участваща страна, не бихте могли да видите.
-
Предоставяне на копия
В случай че вашият имейл изисква съгласуване или одобрение от други служби или служители, не забравяйте да маркирате копие (cc) към тях. Изпратете също празно копие (bcc) за бъдеща справка.
Внимавайте обаче, не снимайте копия на несвързани хора. Това най-вероятно се случва, когато отговаряме на групови съобщения; често натискаме бутона „отговори всички“, вместо да отговаряме само на подателя.
В тази епоха на претоварване с информация, последното нещо, което професионалистът иска да има, е препълнена входяща кутия с много несвързани копия на поща, маркирани за него / нея. J
-
Добавяне на прикачени файлове
Ако изпращате заявление за работа или информационна поща, трябва да прикачите съответните документи или документи към вашата поща. Поща без съответния прикачен файл е като плик без писмо!
Много време се губи, когато имейлите идват без прикачени файлове. Получателят или е отложен от изтичането, или трябва да изпише обратно с искане да бъде изпратена необходимата информация. Тогава изпращачът изпраща друга поща със същото.
Затова сега всички сте насочени и седнете да пишете. Нека преразгледаме формата за вашата готова справка :
- До: Пощенски идентификатор на получателя
- От: Идентификационен номер на пощата на подателя
- Cc: (Копиране на)
- Тема на пощата
- поздрав
- Тяло на бележката
- Затваряне
- Подпис на подателя и / или име
Това е груб формат; можете да импровизирате, докато се запознаете с процеса.
Преди да приключите, позволете ми да ви преведа спецификациите още веднъж:
- Използвайте кратък, описателен ред на темата
- Поздравете получателя с „Уважаеми господин г-жо…“ или „Здравей, ……“
- Бъдете точни и точни
- Не използвайте ежедневен език, бъдете официални
- Затворете правилно с вашите инициали / име / подпис
- Копие на заинтересованите лица
- Подкрепа с необходимите приставки
Така че сега, когато имате достатъчно данни, пишете (или по-скоро щракнете), момчета! ?
Пожелавам ви късмет!
Свързани курсисти: -
Обучение по имейл маркетинг
Създайте мощна целева база данни за електронна поща