Управление на времето - Всички искаме да имаме повече време за един ден. След като свърши и погледнем назад към постигнатото, често се чудим как са минали всичките тези 24 часа. А недостигът на време е основен проблем, с който се сблъскваме повечето от нас. Ако сте един от тях, управлението на времето може да бъде проблем. Повечето от нас се сблъскват с кранове във времето в живота си. Често казваме неща от рода на „Не знам къде да намеря време“ или „Няма достатъчно време през деня“ или „Нямам време за себе си“.

Управлението на времето е умение

Често сме склонни да вярваме, че никога нямаме време да завършим работата си, защото сме прекалено заети да реагираме на кривите на живота. Когато най-накрая успяваме да извлечем малко време за себе си, сме засегнати от внезапно развитие, което изисква незабавно внимание. Всъщност, дори когато не сме изправени пред нито един проблем, изглежда не намираме време за управление на ежедневните си задачи.

И така, как да намерим време за управление на всичко, което правим?

Всичко започва с организация

Управлението на времето не е неуловима Черна магия, която само шепа хора разбират. Всъщност всички можете да управлявате ефективно времето си, стига да се организираме. Без организация, ще е трудно да предвидим какво трябва да постигнем през деня и колко важни са всички тези неща за постигане на нашите дългосрочни цели.

След като организирате времето си, вие не само придобивате способността да управлявате ежедневните си задачи по-ефективно, но и увеличавате възможността да отделите време там, където това всъщност е необходимо, т.е. за дългосрочните цели, които имате предвид. Ако никога не сте си поставяли подобни цели в миналото, сега е моментът да започнете. Това е много важна предпоставка за ефективно управление на времето.

Защо поставянето на цели е важно за управлението на времето?

Поставянето на цели оглавява диаграмата сред всички стратегии за управление на времето. Помага при определяне на игралните полета. Ако не сте наясно към какво се стремите, може в крайна сметка да въртите колелата през целия ден и да бъдете многократно разочаровани. Ако искате да управлявате ефективно времето и в същото време да осъществите всичките си мечти и надежди, трябва да осигурите яснота за това, което искате от живота си.

  1. Управление на времето - Поставете ясни цели

Малко от нас имат време да изпълнят всичко. Следователно е важно да се насочим към нашите приоритети. Поставете целите си и отделете максимума от времето си за дейности, които ще ви помогнат да постигнете тези цели.

Придайте основен приоритет на дейности, които са спешни и важни. Помислете дали трябва да отделите време за неща, които може да не са важни, но са спешни. Могат ли тези неща да бъдат делегирани на друг човек? Трябва ли изобщо да отделите време за неща, които не са нито спешни, нито важни?

Разработване на планове:

Маркирайте плановете си по приоритети. Фактор в начина, по който работите. Може да ви се стори полезно, докато планирате първата си седмица. След това направете следното за деня.

  • Определете задачите, които ще ви помогнат при постигането на целите ви. Отделяйте съответно времето.
  • Завършете първо малките и неотложни задачи.
  • Разпределете работата, ако има други хора, които могат да я свършат, може би по-евтино, ефективно и бързо.
  • Уверете се, че другите знаят какво трябва да постигнат всеки ден.
  • Разделете всички основни задачи за деня на блокове с постижима работа.
  • Справете се с тях един по един.

Задаване на срокове:

Определете постижими срокове за всички дейности. Определете краен срок, включващ междинни срокове за дългосрочни проекти. Включете време за непредвидени ситуации. По-дългите проекти изискват повече време за извънредни ситуации.

Определете дали сроковете са гъвкави или фиксирани. Никога не позволявайте на не толкова важната работа да отнеме повече време, отколкото би трябвало. Ако си струва само 10 минути, уверете се, че е направено в рамките на това време.

Планирайте работата си така, че да отговаря на вашия темперамент в различни периоди от седмицата или деня. Например, ако сте най-оживеният и най-изходящият в късната сутрин, насрочете разговори на клиенти по това време.

  1. Управление на времето - организирайте се

Организирането е втората стъпка към ефективно управление на времето. Трябва да се организирате, ако искате да управлявате правилно времето.

Но как можете да направите това?

Първо, първо трябва да си поставите целите. Ако не сте го направили, спрете да четете допълнително и се върнете, за да фиксирате целите си.

След като целите са определени, трябва да ги организирате. Какви са вашите краткосрочни и дългосрочни цели? Разбийте дългосрочните цели на основни етапи. По този начин ще имате цел за всеки ден, седмица и месец. След като знаете какво трябва да постигнете за година от сега, лесно можете да разбиете целите.

Вие знаете целите си, след като списъкът на целите е разбит до основни етапи. Ще получите по-добро усещане за целта, след като се събудите сутрин. Това ще ви помогне да гарантирате, че работите по малко всеки ден за постигането на тези цели, независимо колко малка е сумата.

Когато целите са организирани в основни етапи и списъкът има пред себе си, не можете да пренебрегнете нещата, които трябва да се направят. Ако не искате да се организирате, умът ви има по-лесен начин да помогнете да избегнете всички важни ежедневни задачи всеки ден.

  1. Управление на времето - Приоритизиране на времето

Ветеранът писател на научна фантастика, Стивън Д Коуви, издаде книга, озаглавена „7 навика на високоефективни хора“ през 1994 г. В книгата той обсъди система за управление на времето, която беше въведена за първи път от бившия президент на САЩ Дуайт Д Айзенхауер. Системата разделя дейности на четири квадранта, които се базират на няколко фактора: важност и спешност.

За един ден задача може да бъде категоризирана по тези четири квадранта по следния начин.

  • Квадрант 1: Кризи и извънредни ситуации, важни и спешни
  • Квадрант 2: Дългосрочни цели, важни, но не спешни
  • Квадрант 3: Прекъсвания, не важни, но спешни
  • Квадрант 4: Разсейване, нито важно, нито спешно

Когато сканирате списъка с ежедневните си задачи и основни етапи, можете да категоризирате областите, под които попада всеки от тях. Прекарайте седмица, за да проследите първо всички неща, които искате да направите. Това е най-добрият начин да се въведе този метод. Определете областите, в които прекарвате време. Запиши ги. Ако отделите 20 минути, за да се обадите на колекционерите си, запишете това. Ако прекарате един час в хранителните стоки, запишете това.

В края на всеки ден през първата седмица запишете квадранта, до който падна всяка от задачите. Колко време сте прекарали в гледане на телевизия (квадрант 4) или в справяне с кризи и спешни ситуации (квадрант1) или работите върху дългосрочните цели (квадрант 2)? Уверете се, че сте отбелязали всичките си задачи.

В края на първата седмица погледнете времето, което сте прекарали във всеки от квадрантите. Вашата цел в живота трябва да бъде да прекарате по-голямата част от времето във втория квадрант и най-малко време в четвъртия. И така, колко време всъщност сте прекарали във втория квадрант? След като приключите с упражнението, вземете ежедневния си списък със задачи и запишете квадранта, всяка от задачите ви попада в.

Сега, ако сте гледали телевизия три часа, значи сте били в мрачния четвърти квадрант за този ден. Трябва да прекарате възможно най-малко време в този квадрант, ако искате да управлявате ефективно времето си. Понякога не успяваме да разберем колко време губим, освен ако внимателно не разгледаме въпроса.

Препоръчителни курсове

  • Курс по офлайн маркетинг
  • Обучение за сертифициране по масови комуникации
  • Масова комуникация за бизнес онлайн обучение

  1. Управление на времето - Унищожи отлагането

Това е една от най-трудните части на управлението на времето. Прокрастинацията често повдига грозната си глава. Но как да го избегнем? Много добре можем да си поставим целите, да се организираме и да разделим времето според нашите приоритети. Но ако не успеем да следваме списъка с нещата, които трябва да правим всеки ден, тогава губим цялото си време.

Как да го избегна?

Прокрастинацията, която беше обозначена като мълчалив убиец, е може би най-голямото възпиращо средство за нашите цели. Всички ние казваме, че искаме да постигнем нещо. Но когато става въпрос за управление на собственото ни време, със степен на ефективност, изглежда, че се проваляме в това отношение. Прокрастинацията излиза от всеки ъгъл.

Но единственият начин да избегнете отлагането е да сте наясно какво точно трябва да се направи. След като си поставите ясни цели, организирате се и определите приоритет на времето си, вие ще бъдете на път да избегнете всички възможности за забавяне. Ако никоя от стратегиите ви не работи, изпробвайте правилото за 15 минути.

Задайте таймер на вашия смартфон или часовник. Сега започнете да правите нещо, което отлагате само за 15 минути. Е, това е точно за времето, от което се нуждаете. Скоро ще разберете втория закон за движение на Нютон: обект в движение остава в движение. Вероятно ще продължите, след като сте започнали, освен ако нещо или някой ви принуди да спрете. Най-трудната част е да започнете нещо на първо място.

  1. Управление на времето - многозадачност

Всички ние притежаваме многозадачност. Дали сте способни да го направите или не, не е важно. Ако можете да поставите многозадачност, това е чудесно. Но ако не сте, не губете сън. Много хора стават по-малко ефективни, докато се опитват да поставят многозадачност. Резултатът е стартиране на няколко проекта едновременно, като нито един от тях не завършва поради небрежна работа. Това причинява много разочарование у хората.

Знайте кога да правите многозадачност:

Това също не означава, че всеки, който може да прави многозадачност, трябва да го прави през целия ден. Непрекъснатото участие в няколко проекта едновременно, не винаги е чудесно нещо. Трябва да сте наясно кога да не правите многозадачност. Например всеки ден по време на работа може да има няколко типични дейности от типа на контролния списък, които трябва да бъдат завършени. В повечето случаи те са светски и скучни? И така, какво можете да направите? Опитайте се да завършите колкото се може повече от тях в най-малкото възможно време. Но когато ви бъде отреден специален проект, който трябва да бъде завършен в определено време и с най-високо качество, тогава отделете максимално време за него и се концентрирайте върху никой друг проект. По този начин можете напълно да се концентрирате върху работата в момента. Важно е да знаете кога да правите многозадачност.

  1. Управление на времето - Намалете прекъсванията

Намалете броя на прекъсванията в живота си. Честно казано, не можете да намалите броя на нещата, които могат да прекъснат работата ви. Но можете да промените начина, по който обикновено се справяте с тях. Какво правите, когато работите върху нещо важно и някой идва при вас с работа, която може да бъде извършена по-късно? Кажете нещо от рода на: „Разбира се, че можем да направим това. Но нека довърша това, което правя в момента и тогава ще се погрижим за него. “Важно е да отложите по-малко важната работа с уважение заради работата, която изисква вашето незабавно внимание.

В същото време, ако началникът ви се обади, когато сте по средата на нещо, това е прекъсване, което си заслужава приоритет.

Как да се справим с типичните клопки?

Най-честата грешка в управлението на времето се опитва да направи всичко сами. Делегирайте рутинните задачи на подчинените си. Ако някой има нетърпение да свърши някоя от вашите по-малко важни задачи, делегирайте и това. Това може да бъде добра възможност за обучение модул за обучение време за тях.

Ето някои други точки, които трябва да имате предвид, за да се справите с типичните клопки.

  • Подреждайте редовно всичките си проекти, за да гарантирате, че всички те са в ред.
  • Справяне с всички големи проекти в секции. Не е нужно да правите всички неща наведнъж. Това е голяма грешка, която повечето хора правят. Делегирайте някои от секциите, ако това е възможно.
  • Концентрирайте се, за да останете фокусирани. Можете да запазите това съобщение, залепено на дъската: „Какво е най-доброто използване на времето ми в момента?“

Заключителни думи

Независимо дали сте висш изпълнителен директор, мениджър или младши служител, повече време в ръцете ви ще ви помогне да се съсредоточите върху по-важните задачи. Ако сте организирани, подготвени и дисциплинирани, ще ви дадете по-продуктивно време да се заемете с повече проекти.

Препоръчителни статии

Ето няколко статии, които ще ви помогнат да получите повече подробности за начините за управление на времето, така че просто преминете през линка.

  1. Топ 16 най-добри и полезни, които можете да прокарате отлагане на миналото
  2. Топ 10 полезни дейности за управление на времето за повишаване на вашата продуктивност
  3. Топ 7 най-добри приложения за проследяване на времето за повишаване на производителността
  4. 4 начина да използвате силата на анализа в реално време

Категория:

Развитие на предприемачеството