Независимо дали сте съгласен или не, ако сте един от онези хора, които се разсейват лесно, имейлът е една от основните причини. Направили сте ощипвания и сте използвали много трикове, но изглежда, че вашата пощенска кутия не работи така, както искате. В тази статия ще се научите да бъдете имейл нинджа, който майсторски ще се справи с всички проблеми с електронната поща. Всичко, което трябва да направите, е да изберете някой от следните методи и ще бъдете готови.

Но артикулационните методи няма да ви помогнат да се справите с такова огромно разсейване. На първо място ти трябва здрав разум. Така че, нека да внесем известен разум към вашите проблеми с имейла и тогава ще говорим за 5 прости неща, които можете да използвате, за да прекратите всички проблеми с имейл акаунта си.

Внасяне на здрав разум

Колко пъти проверявахте имейлите си на ден? Ако сте работещ професионалист или някой, който трябва да чете много имейли, числата ще са 100, 200, дори 500. Но колко хора знаете, които проверяват входящите си кутии (многократно) 500 пъти на ден и чувстват здрав разум ? Ти си прав. Не може да има човек на земята, който да се радва да проверява имейлите 500 пъти на ден. Но изглежда не спират пристрастяването си.

Но на фона на тази зависимост можете ли да видите, че поради тази пристрастеност към входящите съобщения, вие пропускате редовно своите ценни часове, всеки ден и навън? И най-добрата ви работа все още е отменена, мечтаният ви проект все още не е изпълнен и животът ви все още е в задържане.

И така, ето какво трябва да направите, ако искате да внесете яснота и здравина в дните си.

  • Прекъснете интернет връзката си

Интернет е благодат, с което всички сме съгласни. Но твърде много от всичко действа срещу предимствата. Прекомерната употреба на имейл е едно от такива неща. Хората не го осъзнават, докато не са приютени с входящата си поща. И така, каква може да бъде възможна мярка за излекуване на зависимостта? Решението е толкова фундаментално, колкото може да бъде. Просто пуснете източника. Ако сте пристрастени към имейла, изключете интернет връзката си през определени моменти, когато искате да свършите работата си. Не казвайте, че не може да се направи. Всичко, което трябва да направите, е да имате известна яснота в деня си. Планирайте деня си напред и съзнателно изключвайте интернет винаги, когато искате да свършите работа (проверката на имейлите не е нещо, което можем да наречем „работа“; за някои може, но след това няма да се оплаквате от прекомерно използване на имейли).

  • Задайте време, когато използвате имейл

Ако сте силно пристрастени към входящата си поща, би било трудно да освободите пристрастяването. Най-добрият начин да намалите зависимостта си е да определите подходящо време, когато ще проверявате проблемите си с имейл акаунта. Може би два пъти на ден. За някои не е достатъчно да проверяват имейлите два пъти на ден. В такъв случай задайте времето си и след това проверете през тези периоди от време. Но не ходете повече от пет пъти на ден.

  • Отървете се от устройството

В тази епоха на съвременните технологии всеки има смартфон и по този начин проверката и отговарянето на имейли става значително по-лесно и в същото време, през цялото време получаваме известия за това колко имейла получаваме. Но се плашим от идеята да се отървем от смартфона. Но ако успеем, ще можем да внесем толкова много здравина в живота си, че сега не можем да разберем. Може да кажете, че това е против реалността. Да може би. Истината е, че не сте платени за проверка на имейли. По-скоро сте платени за извършване на смислена работа и принос на клиента си по начин, който прави клиента щастлив. Така че дори да не можете да се отървете от телефона; поставете го в самолетен режим или изключете интернет, когато работите. Това ще ви спести много време и освен това ще ви помогне да станете по-безопасни.

  • В търсене на тих живот

Всяко известие по имейл, който получаваме, ни кара да се чувстваме важни. Кара ни да се чувстваме подсъзнателни, че вършим важна работа и хората го разпознават чрез изпращане на имейли. Но какво става, ако този постоянен поток от имейли стане ненужен. Ами ако искате живот, който не се нуждае от никакво признание отвън! Ами ако можете да се почувствате добре само като вършите чудесна работа и не се притеснявате от имейли и постоянно уведомяване във вашата пощенска кутия! Не би ли донесла повече тишина и разум в живота ви (професионален и личен)?

5 прости трика за решаване на вашите проблеми с електронната поща завинаги

Това са 5-те неща, които можете да направите, за да решите всички проблеми с електронната си поща завинаги. Не, те не са технически. Да, те могат да бъдат направени от всеки, независимо от кариерата или професионалния живот.

  1. Използвайте принципа 80-20 за вашия имейл и пощенска кутия

Ще се съгласите, че повечето от имейлите ви не добавят стойност към живота ви. Те просто не го правят. Разбира се, малцина правят и нека се занимаваме само с тях, които добавят стойност към живота ви. Това, което ви предлагаме, са тези -

  • Разпознайте от кои податели на имейли получавате максимална стойност. Добавете в адресната си книга, за да не пропускате никакви имейли от тях.
  • Отменете абонамента за всички останали имейли.
  • Как бихте го направили? Трябва да използвате мярка за ограничаване на абонамента си за електронна поща. Проследявайте колко имейла получавате на ден. Да речем, че получавате 100 имейла на ден. Сега проследяването на 100 имейла е трудно. Но не е нужно да се занимавате със 100. Просто вижте колко искате във входящата си поща (да предположим, 18-20) и пуснете останалите. Просто се абонирайте и докладвайте спам, ако изглежда, че зареждат входящата ви поща, дори и след отписване (много от тях го правят).
  • Според принципа на Парето знаем, че само 20% от нещата правят 80% от разликата. Това означава, че можете да използвате същия принцип, за да филтрирате кои са тези, които създават максимално въздействие и можете да пуснете останалите.

  1. Чували ли сте думата „изтриване“

Да, това е един от най-лесните начини за справяне с вашите проблеми с електронната поща. Видяхме много входящи кутии, пълни с имейли, 100, 500, дори 1000, които не бяха прочетени или нямаха никакво значение, но все пак те лежат във входящата кутия, вдигайки глави за внимание. Но това ли е необходимо? Ако някога сте се сблъсквали с такъв проблем, единственото решение е да изберете всички и натиснете „изтрий“. Ако не сте в състояние да направите това, има някои неща, които ще ви насочат по пътя ви да създадете празна входяща кутия -

  • Входящата кутия, пълна с имейли, създава визуална и постепенно ментална неяснота. Той ви напомня всеки ден, че колко не са ви нужни, но не можете да съберете смелостта да ги изтриете наведнъж.
  • Причината, поради която не можете да ги изтриете веднага, е, че вие, като всеки от нас, страдате от синдром „за всеки случай“. Ние пазим неща или имейли или съобщения, за всеки случай в бъдеще имаме нужда от тях. Но ако не сте ги отваряли за последните 3 до 6 месеца, вярвайте, че вече няма да ви трябват, да, дори и в близко бъдеще. Все още можете да проверявате и изтривате имейлите, които искате да изтриете, но това е дълъг процес.
  • Можете също така да използвате метода за изтриване стъпка по стъпка. Просто решете да изтривате 10 имейла всеки ден след проверка. И не позволявайте на всеки имейл да седи във вашата пощенска кутия. Ако не са необходими, трябва да ги изтриете. За стари имейли ги прочетете и изтривайте 10 имейла на ден. Ще ви улесни нещата.

  1. Писане и отговаряне на проблеми с електронната поща

В предишните раздели споменахме как ще можете да изчистите проблемите с имейл акаунта и да направите входящата си поща празна. В този раздел нека да поговорим за това как да пишете или да отговаряте на имейли. Ако сте професионалист и имате нужда от работа с много клиенти, използвайте следния метод, за да овладеете писането на имейли -

  • Това може да бъде наречено минималистична пропаганда, но този метод има много ползи. Ако го използвате, това ще ви спести време, усилия и ще ви помогне да съкратите времето за електронна поща.
  • Всеки път, когато пишете или отговаряте на проблеми с имейла, уверете се, че имейлът ви не трябва да е по-дълъг от 5 изречения. Да, може да има имейли, които трябва да напишете целия дневен ред на срещата или стенопис на цял доклад. Но в този случай се уверете, че използвате прикачен файл (.doc или .pdf или .xls). Не използвайте имейл пространството си за писане на цялата работа. Тъй като докладът или дневният ред могат да се правят по различно време със или без необходимост от обработка на имейли.
  • Предимствата да напишете само 5 изречения в имейл са да спестите време от ваша страна и в същото време ще спестите времето на хората, които четат имейлите ви. Така че, напишете само 5 изречения имейл и не повече.

  1. Създайте етикети

Ако използвате Gmail, можете да отидете на настройки и да създадете етикети. Създаването на етикети ще реши повечето от проблемите ви при справяне с вашата пощенска кутия. Използвайте следните стъпки, за да работите ефективно с входящата си поща -

  • На първо място, създайте три етикета за обработка. Първият етикет ще бъде „незабавен“, вторият ще бъде „важен“, а третият ще бъде „премахване“.
  • Докато продължавате в графика си, за да проверявате имейлите си, поставете ги в създадените от вас етикети.
  • С имейлите, съхранени в етикета „незабавно“, се справете с тях незабавно. И ако работата е свършена, обработете я до третия етикет „премахнете“.
  • Етикетът „важен“ има по-голямо значение от всички етикети във вашата пощенска кутия. По този начин, дайте повече акцент на това. В етикета „важно“ ще имате имейли, които са дългосрочни проекти или нещо, което се нуждае от повече внимание от няколко секунди или минути. Както ще свършите с тях, обработете ги, за да „премахнете“ етикета.
  • И накрая, каквото и да получите в етикета за „премахване“, вижте ги едно по едно и ги изтрийте от входящата си поща.
  • Не можете да използвате този метод. Структурирайте свой собствен метод. Най-важното е да имате метод за вашата пощенска кутия. Всеки метод би направил, ако ви помогне да създадете разумна поща.

  1. Внимавайте, докато обработвате имейлите си

В тази епоха на безумна производителност професионалистите са забравили стойността на вниманието. И майсторството над входящата поща не е притеснително. Дори когато мислите за имейли или входяща поща, всичко, което мислите за повишаване на вашата продуктивност. Но истината е, че присъствието е по-важно от производителността. Ако присъствате, няма нужда да се притеснявате да намерите време. Имаш време. И с присъствие, сега имате и здрав разум. Използвайте следните стъпки, за да имате предвид, докато обработвате входящата си поща -

  • Винаги, когато планирате да обработвате входящата си поща, забавете скоростта. Не бързайте. Просто го направете така, сякаш сте на медитация в продължение на 15-20 минути. Имайте предвид всяко ваше движение.
  • Не ходете на други проблеми с имейл акаунта, докато не приключите с такъв. Справете се с проблемите с имейла във входящата си поща, всеки ден и ще видите, че процесът ще стане по-плавен и по-лесен.
  • Всеки път, когато отговаряте или отговаряте на някого, въведете изреченията, сякаш сте напълно наясно как пишете, как обработвате информация в ума си и как се обръщате към вас.
  • Дайте по-голямо предпочитание на присъствието над производителността, да, дори докато обработвате входящата си поща.

Горните съвети може да не се намерят в книга за самопомощ или в статия, посветена на майсторството на входящата поща. Inbox майсторството не е за това как можете да категоризирате или обработвате имейлите си (макар че и това споменахме); става въпрос повече за това как да не загубите здравия си разум. Ако следвате тези съвети, ще видите, че имейлът и входящата поща не излизат големи пред вас и по този начин ще можете да направите най-голямата си работа.

Изберете някое от горните и се опитайте да го приложите. Вижте сами как можете да си помогнете ефективно да се справите с куп проблеми с електронната поща във вашата пощенска кутия.

Препоръчителни статии

Това е ръководство за решаване на всички ваши проблеми с електронната поща завинаги. Не, те не са технически, но могат да бъдат приложени от всеки. Това са следните външни връзки, свързани с проблеми с електронната поща.

  1. 5 груби имейла, които изпращате всеки ден
  2. 22 невероятни начина за решаване на проблеми с технологията (проста)
  3. 12 ефективни начина да извлечете най-доброто от автоматизираните имейли

Категория:

Развитие на предприемачеството