Различни ефективни методи за комуникация (полезно)

Различните методи за комуникация, които се използват често на работното място са -

Вербална комуникация

Вербалната комуникация включва използването на думи, докато се извършва предаването на предвиденото съобщение. Тя може да бъде едно на едно, по телефона или в групови настройки и т.н. Това е метод за ефективна комуникация, който е личен и трябва да се използва повече от само телефонни обаждания и имейли, когато е възможно. Средството на съобщението в случай на вербална комуникация е устната. Простото говорене е вербална комуникация. Виждането на човека, с когото се осъществява комуникацията лице в лице, помага да се прецени реакцията на този човек, като се разбере езика на тялото му, а също така се подпомага активното участие в диалога. Така писмената, както и устната комуникация са двата основни типа вербална комуникация.

1. Разказвач

Разказването на история е ефективна форма на словесното общуване. Жизненоважна организационна функция се обслужва от него, тъй като помага за изграждането на общи значения за индивидите в организацията. Историите помагат за изясняване на ключовите ценности, а също така помагат за демонстриране на начина, по който се правят нещата в една организация. Тонът, силата и честотата на историята имат връзка с по-високата организационна ангажираност. Качеството на историите, които се разказват от предприемачите, е свързано с способността да осигурят капитал за своите организации. Историите могат да помогнат за подсилването и увековечаването на културата на организацията.

2. Основни разговори

Въпреки че процесът е подобен, са необходими повече умения, размисъл и планиране за комуникация с високи залози в сравнение с ежедневните взаимодействия на работното място. Примерите за комуникация, която включва високи залози, се състоят в представяне на рисков капиталист на бизнес план и искане за повишение. Освен тях, на няколко пъти в професионалния ни живот водим разговори, които са от решаващо значение - дискусии, в които залозите са големи, емоциите стават силни и мненията могат да се различават.

Писмена комуникация

Писмената комуникация не може да се избегне на работното място. Той присъства навсякъде и се състои от традиционни документи и писма на хартия и писалка, текстови чатове, имейли, въведени електронни документи, доклади, SMS и всичко друго, което може да бъде предадено чрез използване на писмени символи като език, който включва всички документи, които са част от ежедневния бизнес живот. Подобни методи за комуникация са необходими за всяка формална бизнес комуникация, а също и за издаване на правни инструкции.

Методите за комуникация, които използват главно писмена комуникация, се състоят от официални бизнес предложения, съобщения за печата, бележки, договори, брошури, наръчници и други подобни. Колко ефективна е писмената комуникация, ще зависи от стила на писане, речника, граматиката, заедно с яснотата. Писмената комуникация е най-подходяща в случаите, които изискват подробни инструкции, когато нещо трябва да бъде документирано или в ситуации, когато човекът е твърде далеч, за да говори лично или по телефона. Някои от писмените методи за комуникация включват -

Социална медия

Инструментите на социалните медии като Facebook могат да се използват по ефективен начин в организациите с цел комуникация между места, подразделения, отдели и служители. Някои инструменти като Yammer са специално проектирани за създаване на мрежи за социални медии в рамките на определен бизнес.

електронна поща

Комуникацията по имейл в организациите стана много често срещана и е изключително важен инструмент за споделяне на информация с един, стотици и хиляди служители. Обикновено той е важен компонент от комуникационния план и въпреки че може да не е заместител на лице в лице или други методи на комуникация, той е лесно достъпен и евтин.

Устна комуникация

Другият тип словесна комуникация включва говоримата дума по телефона или лице в лице, видеоконферентна връзка, гласов чат или друга среда. Различните видове неформални комуникации като неформалната слухова мелница или лозата и официалните комуникации като конференции и лекции са формите на ефективна устна комуникация. Използването на устна комуникация се осъществява в дискусии, както и в неформални и причинни разговори. Колко ефективна е устната комуникация ще зависи от скоростта, силата на звука, височината, гласовата модулация, яснотата на речта, както и от невербалните комуникации като визуални сигнали и езика на тялото.

Някои от важните устни методи за комуникация включват -

Комуникация лице в лице

Това обикновено са предпочитани методи за комуникация, въпреки че не е реалистично през цялото време, особено в организации, които са базирани на няколко места по целия свят. Въпреки това, инструменти като видеоконференции правят възможна приблизителната комуникация лице в лице и помагат дори на големите организации при създаването на лични връзки между ръководството и персонала.

срещи

Срещите са често срещани в почти всички бизнес настройки и сега стана възможно увеличаването им чрез използване на технологичните инструменти, които позволяват на участниците в отдалечените места да участват в дискусиите, въпреки че физически не присъстват на сайта за срещи.

Докато използва вербална комуникация, човекът трябва да е наясно със своя тон на гласа, флексия, както и бързина. Използването на сарказъм и гневни тонове трябва да се избягва, в противен случай човекът, с когото общувате, ще премине в защита. Докато говорите с вашия екип или с група хора, трябва да сте сигурни, че говорите силно и ясно, така че всички да могат да разберат какво говорите. Използването на микрофона трябва да се използва, ако групата се обръща към голяма стая. Вербалната комуникация се използва най-добре, когато нещо трябва да бъде обсъдено подробно или когато някой трябва да бъде похвален или порицан. Вербалната комуникация прави предаването на мислите по-бързо и лесно и е най-успешните методи за комуникация. Това обаче представлява само 7% от цялата човешка комуникация.

Невербални методи за комуникация

„Най-важното в комуникацията е да чуваме това, което не е казано“

Питър Дракър

Комуникацията чрез изпращане, както и получаване на безсловесни съобщения е част от невербалната комуникация. Такива съобщения са жизненоважна част от всяка комуникация и като цяло осигуряват укрепване на вербалната комуникация. Те обаче могат да предадат и собствените си чувства и мисли.

Физическа невербална комуникация

Основна роля играе невербалната комуникация в начина, по който общувате с други хора. На него не може да се разчита като единствено средство за комуникация, освен в случаите, когато лицето използва езика на знаците. Физическата невербална комуникация или езика на тялото се състои от стойка на тялото, изражение на лицето, контакт с очите, жестове като посочен пръст, вълна и други подобни, докосване, тон на гласа, цялостни движения на тялото и други.

Трябва да сте наясно с невербалната комуникация. Вашите движения, контакт с очите и жестове, начинът, по който седите и стоите, помагат да предадете съобщение на човека, с когото общувате. Жестовете трябва да се използват по подходящ начин или ръцете да бъдат оставени отстрани. Трябва да избягвате фиджирането, тъй като това отвлича вниманието и ръцете не трябва да се кръстосват, тъй като изпраща сигнал за затворена или ядосана. Винаги трябва да гледате в очите на човека, на когото говорите, и никога да не гледате и да не търкаляте очи, когато говорят.

Най-разпространените сред всички невербални комуникации са израженията на лицето. Например намръщението или усмивката предават емоции, които са отчетливи и трудно се изразяват чрез вербална комуникация. Изследванията показват, че невербалните знаци или езика на тялото заедно с изражението на лицето, тона на гласа и телесната позиция представляват почти 55% от цялата комуникация, която се осъществява. Според изследването само 7% от разбирането на съобщението от получателя се основава на действителните думи на подателя, 38% е на базата на езика на пара (обем, тон и темп на речта), докато 55% са на основа на невербални сигнали (език на тялото).

Изследванията също така разкриха, че невербалните сигнали също могат да окажат влияние върху това дали сте успешни в получаването на оферта за работа. Съдиите, които разглеждат видеокасетите на жалбоподателите, успяха да направят оценка на техните социални умения, дори когато звукът беше изключен. Те разгледаха жестиращия процент, времето, което се изразходва за разговори, и формалността на роклята за определяне на кандидатите, които биха били най-успешни за социалната работа. Ето защо е от съществено значение да се разгледа начина, по който човек се появява в бизнеса, както и какво казва. Нашите емоции се предават от нашите мускули на лицето. Безмълвно съобщение може да бъде изпратено, без да се произнесе дума. Промяната в емоционалното ни състояние се вижда в промяната на изражението на лицето ни.

Например, ако се съсредоточим върху това да бъдем уверени преди интервюто, доверието ще бъде предадено на интервюиращия от нашето лице. Поставянето на усмивка, дори когато се чувствате стресирани, може да намали нивата на стрес на тялото.

Paralanguage

Значителен компонент на невербалната комуникация е начинът, по който се казва нещо, вместо казаното всъщност. Това се състои от стил на говорене, тон, емоция, стрес, височина, интонация и качество на гласа. Той помага в комуникацията на интерес, одобрение или отсъствието му. Според изследвания, 38% от всички комуникации се отчитат от тона на гласа.

Останалите невербални форми на комуникация като цяло предават личността на човек. Те се състоят от -

• Естетична комуникация или творчески изрази като рисуване, танци и т.н.
• Външен вид или стилът на подстригване и обличане, който комуникира личността на човек.
• Космическият език като пейзажи и картини съобщава вкуса, както и социалния статус.
• Символи като изграждане на его, статус и религиозни символи.

За да бъдем ефективни комуникатори, е важно да съобразим тона, външния си вид и езика на тялото с думата, която ни се предава. Изследванията показват, че когато хората лъжат, те мигат по-често, свиват рамене и изместват теглото си. Тонът е друг елемент на комуникация, който е невербален. Тон, който е различен, може да промени смисъла на съобщението. Акцентът върху определена дума илюстрира начина, по който един тон може да предаде много информация.

Визуална комуникация

Визуалната комуникация е третият метод за комуникация, който се осъществява с помощта на визуални помагала като цвят, илюстрация, графичен дизайн, рисунка, типография, знаци и други електронни ресурси.

Визуалната комуникация, включваща диаграми и графики, обикновено подсилва писмените методи за комуникация и в повечето ситуации замества писмената комуникация напълно. „Картината струва хиляда думи“ е поговорка, която показва, че вербалната комуникация може в няколко случая да бъде по-мощна от вербалната, както и от невербалната комуникация. Развитието на технологиите направи експресията на визуалната комуникация по-лесна от това, което беше преди.

Няма един правилен начин за комуникация, но трябва да имате осведоменост за това какво е подходящо и в коя ситуация. Избраните методи за комуникация зависят от ситуацията. Поставете се в обувките на служителите. Ако има нужда да ви съобщи определено съобщение, тогава първо трябва да помислите за начина, по който ще го получите. Използвайки вашата добра преценка по отношение на ситуацията и вниманието към служителите си, ще ви направи ефективен комуникатор. По-доброто разбиране на различните методи на комуникация, заедно с различните стилове на комуникация, ще помогне да се знае, както и да се работи с хората по по-добър начин, да се изчистят всички погрешни разбирания или недоразумения, които могат да съществуват, и по този начин да допринесат за успеха на организацията.

Препоръчителни статии

1. Предимства на устната комуникация в бизнеса
2. 10 най-добри начини за изостряне на комуникационните стратегии на служителите
3. Представяме Ви някои експертни съвети за самостоятелен маркетинг (полезно)