Въведение
В тази статия ще видим очертание на План за проекти срещу План за управление на проекти Ние винаги сме знаели и доста често се смеехме на себе си, че разликата между план на проекта и план за управление на проекта е само в това, че идва частта „управление“ в битие! Но, стигайки до сериозен бизнес, което не осъзнаваме съвсем е, че планът на проекта се различава в много отношения от плана за управление на проекта и тази статия ще ви преведе чрез разсипване на зърната по много систематичен и стъпка по стъпка начин.
Добре дошли в света на проектите и управлението на проекти!
Планирането винаги се счита за най-важният етап от жизнения цикъл на проекта и до голяма степен е предшественикът на всичко, което се осъществява в един проект до неговото приключване. Етапът на планиране трябва да бъде взет много сериозно от висшето ръководство, ръководителя на проекта и екипа, участващ в проекта. Именно този етап дава планове и тези планове са задълбочени описания какво трябва да се направи и къде и да се предлагат във всички форми и формати, отговарящи на различни нужди.
Защо проектът се нуждае от планове?
Независимо дали имате малък проект или мащабно начинание, важно е да знаете, че всеки проект не може просто да продължи с множество хора, работещи също толкова случайно, колкото работата продължава. Важно е да разберете, че всеки проект се нуждае от план. Но защо така?
План е почти като карта. Документ за насока, който може да доведе проекта към целта, към която трябва да се насочи. Планът също така гарантира, че импулсът се поддържа при изпълнение на план. Заедно с това планът поддържа статут и също така включва задачи, които ще доведат проекта до неговото успешно приключване.
С основни етапи и правилно разпределение на ролите и отговорностите, с графици, планът е полезен и много добре обмислен документ, който обхваща стъпка по стъпка последователност от действия за постигане на поставена цел. Когато планирането се провежда систематично и прецизно, изпълнението става по-лесно. Без пълен и всеобхватен план е трудно изпълнението да бъде толкова гладко, колкото бихте изисквали. По този начин това ще ви струва допълнителни усилия и ще забави и ще използва повече ресурси, отколкото очаквате. За да можете да изпълните план, важно е да знаете какво може да направи план за вас. По-долу са изброени 4 точки, които ще хвърлят светлина върху ползите от планирането и разполагането на цялостен план под ръка:
1. Подобряване на комуникацията и реакцията на клиента
Обикновено определен като комуникационен план, планът може да ви поддържа постоянна връзка с клиентите си и да подобрява и поддържа връзки с тях. По този начин можете да сте сигурни, че сделките се извършват методично и по най-добрия възможен начин. С по-добра комуникация идва възможността да се разберат правилно нуждите и желанията на клиента. Това ще подобри изготвените планове и изпълнението ще бъде близо до безупречно.
2. Повишаване на прозрачността на собствената ни работа
При създаден план можете да знаете какво трябва да се направи и последователността от стъпки, водещи до изпълнение на определена задача. По този начин дори вашият клиент ще знае как протича процесът и може да формира ясна картина в съзнанието си какво правят членовете на екипа.
3. Станете по-организиран и ефективен
Ясният план е като списък със задачи, който трябва да следвате и да бъдете организирани. Това ще удвои вашата производителност и ще ви даде желаните резултати. Организиран проект със сигурност е успешен проект.
4. Съсредоточете лъжата върху целта на проекта
С подробности представете възможностите за заблуждаване и водене на пътя към целите и целите на проекта. С отклонение разходите се увеличават и ресурсите ще трябва да работят извънредно. План може да ви държи в курса и може да ви държи в съответствие с това, което искате да постигнете с минимално или никакво отклонение. Това ще даде възможност на проекта никога да не губи време и разходи.
Инфографика на плана на проекта срещу план за управление на проекта
По-долу са най-добрите сравнения между План на проекта и План за управление на проекта.
Рамкови подходи:
Плановете могат да следват всеки от следните два подхода, за да получите желаните резултати:
- Логически подход
- Подход за развитие на проектния план
Логически подход:
Логичният подход разчита на ръководителя на проекта, създаващ матрица от 4 колони и равен брой редове. Тези редове биха имали целта за развитие, краткосрочната цел, резултатите, както и входните данни, които трябва да бъдат дадени за получаване на необходимия резултат. Докато заглавието на колоните ще съдържа обобщения, проверими показатели, външни фактори, допринасящи за плана на проекта, както и различните средства за проверка.
Подход за развитие на проектния план:
Този подход ще включва подготовка на проект и план за управление на проекта, за да се включат различните етапи на проекта и какви различни дейности ще бъдат проведени, за да се постигнат необходимите резултати. Проектните планове ще включват основните потребности, като цел на проекта, описание, анализ, необходими ресурси и други.
Сега в тази статия ще се задълбочим в този подход за развитие на проектния план. Ще разгледаме какво развива този подход, плана на проекта и плана за управление на проекта и какво отличава тези два документа. Следете за повече!
Какво е план на проекта?
Органът на знанието за управление на проекти определя план на проекта, който да бъде …
„… Официален, одобрен документ, използван за ръководство както на изпълнението на проекта, така и на контрола на проекта. Основните приложения на плана на проекта са документиране на предположения и решения за планиране, улесняване на комуникацията между заинтересованите страни и документиране на одобрени основни обхвати, разходи и график. Планът на проекта може да бъде обобщен или подробен. “
Като има предвид, че PRINCE2 определя проектния план, който да бъде:
„… изявление за това как и кога да се постигнат целите на проекта, като се покажат основните продукти, основни етапи, дейности и ресурси, необходими за проекта.“
Целта на проектния план е да може да дефинира правилно и точно основните етапи, които трябва да бъдат постигнати от екипа по проекта, за да се улесни и изпълни предвиденият обхват на проекта. Проектният план на всяко ниво трябва да може да отговори на четирите основни въпроса, които се поставят пред неговия проект. Те са както следва:
- Какво? - Какви са желаните резултати / резултати за проекта? Каква работа трябва да се извърши, за да се постигнат тези резултати?
- Защо? - Защо проектът е предприет? Какво се опитва да разреши?
- Кой? - Кои са членовете на екипа, които работят по проекта? Какво прави всеки член, докато работи по проекта?
- Как? - Как ще бъде маневриран проектът? Какви дейности ще бъдат част от проекта? Ще доведат ли проекта до успешното приключване?
Ще забележите, че планът на проекта звучи и изглежда идентичен с хартата на проекта, но това, което го отличава от този документ, е неговата цел . Докато хартата на проекта твърдо заявява съдържанието на хартия, планът се съставя заедно, за да оживее изпълнението.
Планът на проекта ще обхваща всеки един детайл, който има за даден проект. Не се ограничава само до аспекта на управление на проектите или целите на срещата на клиентите на трети страни. Проектният план акцентира върху точната последователност на всичко, което ще се осъществи в даден проект. Той насърчава подробен поглед върху очертаването на стъпка по стъпка напредък в завършването на проекта или, с думи, за постигане на неговата цел и визия, които бяха посочени в хартата на проекта. Подробният изглед ще включва цялостен поглед върху изпълнението на всяка задача за достигане на основни етапи, управление на отделни подзадачи и дейности / събития и контрол на ситуацията и най-важното - качеството на процеса и резултатите от тях.
Най-често се рекламира като план за строителство, планът на проекта обикновено обхваща следните теми в процеса на изпълнение:
- Управление на обхвата
- Управление на качеството
- Управление на финансите
- Управление на графика
- Управление на ресурси
- Комуникационен план
- Управление на промените
Какво е план за управление на проекти?
План за управление на проекта, за разлика от плана на проекта, може да бъде определен на единствения документ, използван за описание на подхода за управление на проекта или системата за управление на проекти, използвана при изпълнението на плана на проекта, от проектния екип. Това би означавало, че за конкретен проект всички данни за управление на проектите на различните етапи от проекта ще бъдат подробно описани в този документ въз основа на плана на проекта, който е изготвен в предпоставката на проекта.
Много експерти намират фина линия между тези два документа, а някои не намират никаква линия и използват двете термини за планове взаимозаменяемо. От третото издание на PMBOK, терминът беше стандартизиран за „План за управление на проекти“, за по-голяма яснота, но много организации останаха да представят двата документа като отделни единици, следвайки различни формати и обслужващи различни цели.
Планът за управление на проекти също може да бъде посочен като логично образувание, съставено от много планове за управление на задачите и дейностите на проекта, които да функционират по план. Тези планове за управление не се ограничават до 10 области на знанието, посочени в PMBOK. Този план взема най-добрите практики, които могат да бъдат приложени за определен сценарий, и ги поставя за успешно изпълнение на тази задача. Това гарантира кулминацията на задачата по най-добрия възможен начин.
В зависимост от мащаба на проекта, този план може да бъде нарязан и разделен на индивидуални планове или може да бъде поставен върху един документ за краткост.
Плановете за управление на проекти винаги изглеждат да отговорят на въпроса „как”, а не „какво” и „защо”. С тази черта плановете за управление на проекти казват на екипите за „как” да провеждат и третират определен сценарий, използвайки кой инструмент за управление или подход. Това засилва позицията на ръководителя на проекта и неговия / нейния екип, като им дава усещане за насока и ориентир.
По отношение на темите, които са обхванати от план за управление на проекти, той е много сходен с темите, обхванати от проектния план, включително управление на обхвата, управление на качеството, до управление на поръчките. Планът за управление на проекта е изготвен и изпълнен начин преди началото на изпълнението на проекта, като се гарантира, че всички практики са взети под внимание и се спазват най-добрите практики за управление на проекти.
Можете да мислите за план за управление на проекта като своеобразна насока, която да ви помогне да приложите плана, заложен пред вас, за да постигнете обхвата и целта на проекта.
Ключови разлики между План на проекта и План за управление на проекта
Сега, след като сме дефинирали и разбрали двата термина и различните, но все пак сходни, планове за един проект, нека да се потопим да научим за тях чрез техните големи разлики, които ги разделят. Разграничаване на план на проекта и план за управление на проекта.
| Проектен план | План за управление на проекти |
| План за по-високо ниво | План на по-ниско ниво |
| Подробен план за началото на проекта до края му | Високо подробен план за това как да стартирате проекта и да следите всеки негов ход до неговия край |
| Този план разглежда и разглежда основния въпрос: какво | Този план разглежда и разглежда основния въпрос: как |
| Визионерски документ, който начертава проекта на стъпки към визията или целта | Документ за изпълнение, който описва дейностите по проекта и инструментите и техниките, които ще бъдат използвани за постигане на визията / целта, посочена в плана на проекта |
| Дава на ръководителя на проекта визията за това какви ще бъдат етапите и етапите на проекта | Дава на ръководителя на проекта окончателния план и разработва система за изпълнение на визията на проекта |
От гледна точка на изпита на PMP, ще трябва да размиете линиите между план за управление на проекта и план на проекта и да скочите върху лентата на двата документа, които са еднакви. PMBOK 3 -то издание не гледа на тях като на отделни документи, по-скоро ги обединява под името „План за управление на проекти“, както е посочено преди в тази статия. Написах този блог с оглед на това, че е добро четене и добър източник на знания за лица, които имат или ще се натъкнат на тези термини, които се използват отделно и съвсем независимо от техните организации.
заключение
И проектът, и планът за управление на проекта са съществени документи, използвани в жизнения цикъл на проекта, и гарантират безпроблемно функциониране на вашия проект по всяко време. Това, че можете да имате пълен контрол върху вашия проект, ще означава, че вашето планиране е извършено с искрена отдаденост и старателна организация. Планирането при задоволително изпълнение представлява 80% от работата, което е сигурна печалба за вас като ръководител на проекти.