Шаблон за управление на проекти в Excel (Съдържание)
- Определение на шаблона за управление на проекти
- Как да създадете шаблон за управление на проекти в Excel?
Определение на шаблона за управление на проекти
Шаблон за управление на проекти се използва за обработка на натоварвания и дейности, ако се появят някакви промени. Шаблонът за управление на проекти е полезен за визуализация, планиране, организиране, проследяване и управление на разпределени задачи или проекти от клиент. Ако някой ви попита, как протича проектът и неговият напредък?
След това можете да представите шаблона за управление на проекти. Когато работите върху някой проект, ще попаднете на различна фаза на проекта, т.е.
- Фаза на започване.
- Фаза на развитие
- Фаза на изпълнение.
- Фаза на наблюдение и контрол.
- Фаза на освобождение
Как да създадете шаблон за управление на проекти в Excel?
Нека да проверим как да създадем шаблон за управление на проекти и как да го използваме в Excel.
Можете да изтеглите този шаблон за управление на проекти в Excel тук - Шаблон за управление на проекти в ExcelИлюстрация №1 - Детайли за задачите на проекта и прогнозната му продължителност
Въведете подробности за задачата за проекта и прогнозна продължителност, началната му дата и крайната дата. Датата трябва да бъде въведена в споменатия по-долу формат за по-добър външен вид и се прилага както за начална дата, така и за крайна дата колона.
Приложете формула MIN в клетка „C4“, за да получите минимална стойност при диапазона от начални дати на проекта.
След използване на формулата, изходът е показан по-долу.
Приложете формула MAX в клетка „D4“, за да получите максимална стойност в диапазона на крайната дата на проекта и въведете общата продължителност на проекта.
След използване на формулата, изходът е показан по-долу.
Илюстрация №2 - Създаване на времевата линия на проекта
Отидете в Начална страница >> Формат >> изберете опция Форматиране на клетки.
След като изберете опцията Форматиране на клетки, се появява прозорецът Форматиране на клетки. Сега въведете подравняването към 90-градусова ориентация и го форматирайте по подобен начин, като плъзнете тази начална дата на задачата 1 към последната крайна дата на задачата или докато не получите 30 януари 2019 г.
Задайте ширината на колоната като 4, а височината на реда се регулира за по-добър вид на текстово съдържание.
Илюстрация №3 - Обяснение на формула (две условия)
= АКО (И (1 януари 2019 г.> = 1 януари 2019 г., 1 януари 2019 г. <= 2 януари 2019 г.), Ако да или ако критериите отговарят, дайте стойността на статуса Справка в клетката или я оставете празна).
Ако искам да прилагам тази формула върху цяла дата или диапазон на проекта, тогава трябва да модифицирам формулата със смесена референция, т.е. модификация на редове и колони.
Прилагам тази формула към други колони от дясната страна (Друг период от време), за да получа изход, трябва да заключа колона C&D (т.е. $ C7 & $ D7) и референтна колона за състоянието, както и колона E ( "$ E7").
По подобен начин ще повлека тази формула надолу, трябва да затворя и референцията на реда, т.е. 6 -ти ред (G $ 6 & G $ 6).
Сега, приложете тази формула към цял период от време, т.е. Избирайки целия период от време, трябва да натиснете клавишите CTRL + R & CTRL + D. Така че тя дава референтни стойности за състоянието, ако критериите за логическо условие на IF отговарят.
Направете подравняването на текста на периода от време към центъра и премахнете и линиите на мрежата, и границите на таблицата. Сега изберете целия диапазон от време и приложете условно форматиране към периода от време, като приложите ново правило.
Под Ново правило за форматиране изберете „Форматиране само на клетки, които съдържат“, под стойностите на клетката изберете равна, за да въведете ключовата дума „Завършено“ , щракнете върху опцията за формат за избор на цвят.
Във форматната клетка щракнете върху Запълване, под това изберете Зелен цвят, щракнете върху OK. Сега клетките, които съдържат завършени, ще се появят в зелен цвят.
След като изберете цвят, изходът е показан по-долу.
По подобен начин в Правило за ново форматиране изберете „Форматиране само на клетки, които съдържат“, под стойностите на клетката изберете „равно на“ и въведете ключовата дума „В очакване“, кликнете върху опцията за формат за избор на цвят.
Във форматната клетка щракнете върху Запълване, под този избран червен цвят щракнете върху ОК.
Сега клетките, които съдържат завършени, ще се появят в червен цвят.
Сега трябва да премахна текстовото съдържание от цветните ленти, това може да стане, като изберете целия диапазон от дати на цветните ленти и щракнете с десния бутон, изберете опцията Форматиране на клетки, под това изберете „Персонализиран“ в категорията на числовия формат, въведете триъгълна запетая под „Тип“ и щракнете върху OK.
Сега можете да наблюдавате само цветни ленти с данни.
Сега цветовите ленти на датите трябва да бъдат свързани с крайната дата на всяка задача, това трябва да се направи, тъй като след като завършите чакащата задача в списъка с дейности, трябва да се въведе продължителността на задачата. Ако въведете или актуализирате крайната дата и продължителността на задача, автоматично ширината на цветната лента се променя въз основа на въведената от вас дата на завършване.
След прилагане на формулата, изходът е показан по-долу.
Едновременно с това можете да създадете и приложите списък за валидиране на данни към диапазона на състоянието, като изберете целия диапазон на състоянието, натиснете ALT + D + L, така че да се появи изскачащото меню „Валидиране на данни“ под „Критерии за валидиране“ в падащото меню „Разрешаване“, изберете „Списък“ и в източника въведете двата параметъра на състоянието, т.е. „Завършени и чакащи“, разделени със запетая.
Сега, ако щракнете върху някой от параметрите на състоянието, можете да наблюдавате падащия списък. Ако промените от чакащо към завършено, промените в цвета се наблюдават в цветовите ленти.
Можете да форматирате таблицата със задачите, за да изглеждате по-добре с двойния цветен тон и да приложите рамка към плана на проекта.
Можете да приложите условно форматиране към диапазона от параметри на състоянието, със зелен цвят за клетката, съдържаща ключовата дума „Завършен“, и червен цвят за клетката, съдържаща „Изчакващо“, така че да се запознаете със състоянието на всяка задача.
Неща, които трябва да запомните за шаблона за управление на проекти в Excel
- Той очертава целите и задачите на всяка задача с действителна планирана начална дата, действително изпълнена начална дата и прогнозна крайна дата или крайна дата на нея.
- Той също така помага при количествено определяне на ресурсните изисквания за разпределената задача и определяне на бюджети и срокове за всяка задача и нейното приключване.
- Gantt Chart също се използва за подготовка и проследяване на план за проекти.
- Ако логическият тест и условното форматиране се използва най-често за подготовка на цялостен план на проекта.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за шаблона за управление на проекти в Excel. Тук обсъждаме Как да създадете шаблона за управление на проекти в Excel, заедно с практически примери и изтеглящ се шаблон на excel. Можете да разгледате и другите ни предложени статии -
- 3D разпръснат парцел в Excel
- ЛЯВА Формула в Excel
- Как да създадете Slicer в Excel?
- Как да покажем формула в Excel?