„Комуникацията е ключ към силната връзка, подкрепена от взаимната корпорация и разбиране. И комуникационният план е инструмент за това“.
разработваме ефективен план за комуникация - ние като хората се движим от комуникация, която е източник на нашия живот и дейности, както и начинанията на организациите и техните плодотворни творения, стратегии или идеологии, които те искат да представят пред своята публика или в рамките на собствени корпоративни или некорпоративни кръгове.
Този интензивност на проектите тласка тези организации към приемането на комуникационните планове, които да говорят много за тях и техните тематични предложения и схеми.
Какво е комуникационен план и защо е толкова наложително?
Комуникационният план е стратегически ориентиран писмен документ, който представя целите и целите на компанията, както и извършваните от тях дейности или проекти.
Можем също да кажем, че това е информационен материал, който обяснява на заинтересованите страни и на съответния екип към какво се стреми компанията и нейните бъдещи планове.
Следните компоненти представляват комуникационен план:
- Цели и задачи
- Процес и план за действие
- Списък на заинтересованите страни или екип, участващ в проектите
- Намиране на хора, към които трябва да бъде адресиран комуникационният план?
- Как ще оцените прогнозираните си печалби?
Комуникацията може да бъде под каквато и да е форма като отчетни електронни медии, печатни публикации, материали за конференции, анкети, маркетинг или инструменти за продажби, речи и др., За да се даде възможност на ръководителите на проекта или на ръководния екип да планират проекта си според очакванията на компанията и да реализират техните целеви цели.
Те могат да зададат желания стандарт и тон на комуникация, за да зададат определен темп на проекта и последователен работен процес. Той също така помага на планиращите проекти да определят своите приоритети и да използват ресурсите до оптимално.
Тъй като уместен е комуникационният план, също толкова важен е начинът за неговото разработване, който се инсинуира от нуждите на корпоративните субекти.
Съвети за разработване на ефективен план за комуникация!
Проучете комуникационната тенденция и проверете своите изследвания:
Научете за комуникационната тенденция във вашата организация. Някои от организациите наемат фирми, за да разберат какво се случва, но тези разходи могат да бъдат тежест за бюджета на вашата компания.
Така че можете да спестите малко, като изучавате как комуникират другите в организацията, начина, по който взаимодействат и осъществяват ежедневните си оперативни дейности и получават ли конкретни резултати?
За да получите отговорите, трябва да определите среща и да направите някаква мозъчна атака с членовете на персонала и мениджъра си и да намерите резултатите или евентуални недостатъци или проблеми, които могат да възпрепятстват процеса на комуникация.
Изберете човека, който ще бъде водещ
Преди началото на същинския процес е много наложително да се намери говорител, който да инициира процеса на комуникация и да формулира комуникационния план. Той трябва да отговаря на следните критерии:
- Той трябва да бъде винаги готов да сътрудничи, да координира с останалите членове на екипа и персонала и да определя комуникационните планове и цели.
- Той трябва да може да разпредели времето и персонала, за да задоволи комуникационните нужди.
- Да имат способността да решават необходимата комуникационна система и нейната ефективност и въздействие, които тя може да има.
- Той трябва да ангажира оценителя, както и други, в генерирането и преразглеждането на различните комуникативни стратегии и комуникационни планове.
- Да имате възможност да генерирате много креативни идеи за успешно прилагане на комуникационния план,
Развивайте комуникация и доверие сред вашите връстници и общност
Трябва да поддържате силна комуникация и доверие и да управлявате очакванията на засегнатите хора, особено кои са партньорите във вашите усилия. Това създава сигурна среда и намалява всички шансове за всякакъв риск или слухове.
Точната и навременна информация може да помогне на общностите да се включат в активно участие в програмите, да получат обратна връзка и да имат смислен ангажимент и да разберат ползите, които могат да получат от програмата.
Определете целите и целите
След цялата информация от компанията, установете цели и цели на комуникационния план и какво искате да постигнете. Вашите цели съвпадат с целите на компанията, която включва
- Вашите услуги към компания,
- Колко добре можете да създадете въздействие
- Как можете да централизирате вашата комуникационна мрежа
- Изградете екипна работа
- Подобрете доставката на продукта
- До какво ниво вашият комуникационен план създава влияние върху заинтересованите страни, медиите и правителството.
Целите са необходимите ресурси независимо дали са човешки или механични, процес, който се приема за проекта, видът на продуктите или услугите, които компанията възнамерява да произвежда или популяризира, както и видовете подобрения, необходими в текущите процеси или функциониране.
Разберете потенциалните аудитории / читатели на вашия комуникационен план
Трябва да разберете потенциалната аудитория, с която вашите асоциации могат да се свързват или да се опитват да ви повлияят. Тези аудитории са вашите потребители, членове, заинтересовани асоциации, преподаватели, индустриалци, медии и т.н.
Това ще включва вашето проучване и проучване на хората, които биха могли да окажат пряко въздействие на текущите проекти или дейности и да откриете групите, които са част от организацията или външен човек, но са свързани с проекта.
Това ще ви даде възможност да дадете приоритет на своята целева аудитория и да вземете по-добро решение.
Дейности, които трябва да предприемете преди или след изпълнението на комуникационния план
Трябва да вземете преценка за вида информация и дейности, от които се нуждаете, за да споделите вашата информация. Формирайте различни групи или общности, провеждайте различни прегледи и оценявайте процесите.
Участвайте в срещата на общността всеки месец и създайте форум, в който заинтересованите хора могат да разговарят или споделят загриженост. Също така е много задължително да споделите вашите изследвания или открития с оценителите и да извършите анкети.
Проектирайте основните си точки
Намерете и проектирайте важните точки или съобщения, които искате да доставите. Ще ви помогне да филтрирате ненужните факти или информация и да предоставите най-доброто, точното и ефективно.
Това също ще ви помогне да разберете нуждите и очакванията на хората и вида въпроси, които могат да зададат. И, да ви помогне да разберете как програмата и проектът могат да повлияят на общността или държавата.
Когато решавате съобщението, разберете и оценете ситуацията, в която процесът на комуникация се подразбира и настроението на аудиторията, езика, на който трябва да се предаде съобщението, вида на съобщението за предаване и цялостния дизайн.
Съобщението трябва да бъде изготвено, като се има предвид вида на аудиторията. Също така важно, ако аудиторията са млади, стари или деца и след това рамково съобщение съответно.
Както казва Джеймс Търбе, „Прецизността на общуването е важна, по-важна от всякога, в нашата епоха на балансиране на коса, когато лъжлива или неразбрана дума може да създаде толкова бедствие, колкото внезапно безмислено действие.
Оценявайте чувствителността на аудиторията
Разберете настроението на хората и определете как хората трябва да реагират на настроението и чувствителността на ситуацията. Никое съобщение не трябва да има дума или изявление, което да показва неуважение към всеки език, култура, религия или вяра на хората.
Разберете какво е общо настроение на аудиторията и да запазите правилния баланс за общуване, запазването на положителния тон ще помогне да достигнете до повече хора, а не да разпространява негативност, която може да запали страх или гняв.
език
Знайте за езика, на който говори вашата публика, и за това дали езикът, който използвате е официален или неформален, прост или сложен. Просто, ако се обръщате към хората, трябва да пишете и използвате езика на други хора за сановници или корпоративен свят, изисква се сложен език.
Ситуацията може да дойде при вземане на решение дали да изберем неформален или официален език. Понякога твърде официалният език може да накара слушателите да усетят, че не им говорите.
Използваният език трябва да бъде план за комуникация и пряк, който показва какво сте искали да кажете и да почувствате.
Намерете режима на комуникация
Помислете за най-добрия начин за комуникация на медиите, който може да бъде или електронен, или печатен, или вербален. Тези медии могат да варират от памфлет, флаери, корици, уебсайтове, карти, телевизия и т.н.
Обсъдете идеите с ръководния екип и други служители и излезте с идеята, която наистина би ви донесла успех. Средството, което е необходимо за комуникация, също зависи от целта на аудиторията по време на комуникационния процес.
Трябва да се уверите, че начинът на комуникация, който изберете, да получи вашето съобщение навсякъде в съответните отдели или хора, например някои може да изискват презентация на PowerPoint, докато пресата може да се нуждае от интервю на ръководител на екипа на проекта.
Правилното решение, взето за избора на медия, води до вашия успех в модела на комуникация и избраната от вас рамка. Трябва да се уверите, че членовете на екипа за оценка са удобни за различните видове комуникация.
Като се имат предвид различните типове, от решаващо значение е членовете на вашия екип за оценка да са удобни с типа комуникация, която използвате или предполагате.
Типът инструменти или носител в комуникационния план включва:
- Резюме на срещи
- Отчети за състоянието
- Новини писма
- Проучвания
- Интернет / Интранет уеб страница
- Срещи в малки групи и т.н.
Намерете факторите, които могат да повлияят на метода на комуникация
Работете върху различните фактори или причини, които могат да повлияят на избраните от вас методи за комуникация, разгледайте местната ситуация и случай и разберете вида на комуникационните канали, налични в общността, и вида дейности, които могат да бъдат включени.
Трябва да разберете и вида на аудиторията - тяхната религия, култура, възрастова група, съотношение пол, независимо дали са грамотни или неграмотни и повече от млади или женени хора. Най-важното от всичко как може да се достигне до тези хора.
Много важен фактор, който обикновено игнорират хората, е степента на риска, свързан с разпространението на комуникационното послание към хората. Друг аспект към него дали комуникационният процес може да бъде двупосочен или еднопосочен, например дали програмата изисква обратна връзка или не?
Настройте матрицата
Най-добрата идея е да имате матрица с комуникационния план, свързан с конкретния проект, като преглед на срещите, задаване на съобщението за състоянието.
Обяснете темата на проекта, кои са ключовите точки на дискусия, как проектът се изпълнява, как са целевите аудитории и отговорностите, които споделят. Това може да помогне за задаване на очакванията и за определяне на границите за комуникационния план.
Този процес би довел до преобразуването на матрицата в информативна част, графика, която може да бъде споделена и използвана от всеки, който работи по проекта.
Настройте график
След като разберете целите и целта си, организирайте всички данни във формат на календар и споменете кратки данни за проектите, които ще бъдат обхванати или задачите, които трябва да бъдат изпълнени по приоритет, и отделете всяка задача логично според седмицата, месеца.
Анализирайте резултата
Създайте метод за постигане на резултат, процесът на оценяване трябва да бъде или вашият месечен отчет, презентация или среща на персонала, доклад на отдела, брифинги на изпълнителния директор.
Вашият анализ или оценка зависи от броя пъти, които трябва да представите резултатите. Възможно е да възникне ситуация, когато трябва да представите резултатите пред съответния екип, дори преди вашият процес на оценка да приключи.
Също така трябва да разберете кога различните съставки могат да искат да преразгледат процеса на резултатите си.
Необходими ресурси
Задължително е да разберете прогнозния бюджет и очакваните резултати от разходите. Изчислете разходите и как ще спечелите от инвестицията.
Научете за очакваните препятствия или извънредни ситуации
Както бе посочено по-горе, комуникационният процес включва много парадигми и много маршрути, където препятствията или спешните ситуации могат да изригнат функционалностите.
Най-лошият случай може да се случи, когато е отпечатано съобщение за пресата или листовка, а имейл адресът за комуникация е отпечатан или изтрит или критично написана и важна дума е написана неправилно, репортер може да получи грешна информация.
Може да се случи бедствие, когато организацията за вас, на която посвещавате уменията си, откаже да ви даде кредит. Тези видове проблеми трябваше да се предвидят преди комуникационния план и алтернативни решения, за да се преодолеят и коригират тези проблеми.
заключение
Комуникационният план е мундщук на мечтите на организацията, който трябва да бъде стратегически изготвен с поглед върху детайлни подробности. Най-добре е да подготвите план за комуникация три или четири дни преди разписанието и да го оцените старателно.
Един добре документиран комуникационен план ще изглади целия процес и ще въведе ред в разнообразни дейности, които може да извършвате.
Първи източник на изображения: pixabay.com
Свързан курс: -
как да се разработи план за комуникация