6 функции на интранет за успешна комуникация със служителите - eduCBA

• Интранет функции за комуникация между служителите

Интранет функции за комуникация между служителите

„Фирмените интранети трябва да бъдат изградени чрез строги вътрешни комуникационни програми. Постигането на интранет е около 60 процента комуникация, 40 процента технология. “Боб Коен,

Интранет е точно като чадър, под който човек може да получи всяка необходима информация, свързана с компанията и ежедневната работа. Известна е като комуникационната платформа, където ще получим таблото, показващо 360 градусов изглед около дейността на компанията. Точно това е частна, безопасна онлайн мрежа, където служителите могат да генерират съдържание, да участват в определени комуникационни процеси, да действат като екип, да изпълняват задачи и събития и да изграждат организационната култура.

Известна е като фирмената домашна платформа, където екипите се събират, изграждат основен репертоар, мулти-ефективно устройство за комуникация и други. Подобно на вътрешната комуникационна мрежа, интранетът е повече от количеството на своите части.

Интранетът е едно гише за всичко. Интранет дизайнът трябва да е съизмерим с нуждите и участието на служителя. Това е обща платформа, която подпомага комуникацията (двупосочна), работа в екип, управление на знания, разработване и споделяне на съдържание, социални мрежи, участие на служители и планиране.

Всяка развиваща се компания може да се възползва от интранета. По-долу десетте въпроса всъщност ще играят ролята на контролни точки, които коригират всеки проблем и помагат за правилното прилагане на интранета.

Фигура 1: Контролни точки за интранет дизайн

Трябва да копаем дълбоко в различни функции на Интранет.

1. Интранет се намира в основата на комуникацията

Три начина за подпомагане на организация -

1. Комуникации отгоре надолу, която не е нищо друго, освен комуникацията между ръководството и служителите
2. Обратна връзка на служителите или комуникацията между ръководителя и служителя
3. Екипна дискусия под формата на комуникация между служители и служители

Сега, кратко подчертаване на това ще изясни цялата работа.

• Интранет прекратява основните проблеми с електронната поща

Всички видове проблеми с електронната поща могат лесно да бъдат решени от добре проектиран интранет, когато забравите да държите някого в цикъла на важна поща или когато пренебрегвате решаваща актуализация, тъй като имейлът е изгубен при поредица от имейли или когато сте останали в списъци с отговори. Интранет осъществява връзка с хората по различни начини и оптимизира както незабавната комуникация. На същия пиедестал човек може лесно да прави множество неща: да разговаря с колегите, да изгражда общности по различни теми, да публикува съобщения по различни въпроси, свързани с компанията, да пише блогове, да качва статии и да изгражда табло за знания, свързано с фирмените процедури.

По-долу са дадени някои вътрешни статистически съобщения:

1. Само 48% от имейлите във връзка с изпратената вътрешна комуникация са отворени
2. И около 23% от тези комуникации всъщност са отворени

Така че, ясно е, че голяма част от комуникациите на компанията всъщност не са отворени. За всички целеви получатели да отворят комуникациите, само изпращане на имейл очевидно не е добра идея.

• Интранет помага за събиране на отзиви на служителите

Ангажираността на служителите се оценява чрез правилната обратна връзка на служителите. Можете лесно да определите количествено удовлетвореността на служителите, да следите пропуските в подобряването на служителите и някои проблеми, които биха имали пряко въздействие върху текучеството на служителите.

Проучванията за обратна връзка с ангажираността на служителите са чудесни за провеждане, ако те не са включени в различни отдели; в повечето случаи изследванията се провеждат от инструмента на трета страна. Напротив, ако тези проучвания се извършват чрез вграден инструмент, хостван в интранета, лесно може да се получат правилните данни, съхранявани в сървъра на компанията и да се споделят между различни отдели и екипи за подобряване на производителността. Освен това служителите от всички страни биха били наясно с този инструмент, тъй като ежедневно си взаимодействат с него. Това в крайна сметка би увеличило комуникацията на работното място, а оттам и удовлетвореността на служителите.

Фиг.: 2. Процент на служителите, приемащи процеса на комуникация

Песимизмът на работното място се дължи на по-малко от три причини за комуникация:

1. Ръководството не насочва правилно служителите към обща цел с 38%
2. Като цяло лоша комуникация с 14%
3. Редовни промени, които не са добре информирани от 12%

2. Интранет сътрудничи

За правилното общуване и резултатите на служителите е много необходимо да има обща платформа, на която всички служители могат да се съберат в споделена кауза. По-често, ако не, едно и също съобщение би станало различно, когато всички не са правилно синхронизирани. Това би било несигурно, че трябва да има централизирано място, от което хората да събират съдържание и да се свързват с другия.

• Интранет създава платформа, където всеки може да общува заедно и да прави нещата

В повечето случаи можете да откриете, че интранетът е оборудван, за да ви позволи да се свържете с колегите си чрез някоя екипна страница или страница на проекта. Служителите могат да си сътрудничат и споделят съдържание от взаимен интерес. Можете да създадете страници за хост на темите:

• Проекти
• Отбори
• Външни портали на клиентите
• Банки на знанието
• За индукция на служителите
• Маркетинг на кампании
• Представяне на услуга или продукт

Така че вашата интранет всъщност би оформила вашите комуникации, работни места и съдържание по какъвто и да е начин според това, към което се стремите да подобрите комуникациите на компанията.

• Управлението на проекти и управлението на задачи се опростяват чрез интранет

Интранет помага да задавате и управлявате проекти и задачи на същия пиедестал. Тя е платформата да се грижи за подобни други бизнес дейности. Интранетът помага на проектния екип да завърши проекта. В реално време човек може лесно да провери напредъка, да коригира всеки проблем без наводнението на имейлите и да следва свързаните дискусии, за да получи по-задълбочено разбиране за срещи и консумативи.

А управлението на задачите следи вашия собствен напредък в работата, помага за разпределяне на задачи на другите и гарантира перфектно изпълнение на задачите, свързани с проекта. Човек може бързо да споделя файлове и данни в една стая, без дори да ги поставя в Dropbox или в други споделени резерви.

• Интранет обслужва вътрешни заинтересовани страни

Чрез интранет човек може да комбинира нормален процес и да свързва решения между различни отдели, включително HR, маркетинг, IT и др. Чатът, форумите, отворените дискусионни пътеки и изолирани съобщения са някои от начините, които пионерите помагат на другите да решат всеки проблем. По-долу са някои услуги, които да започнете:

• Представете различни политически документи на организациите
• Изградете банка знания или вътрешна уики
• Обявете различни комуникации, насочени към фирмата или отдела
• Дайте възможност за незабавен чат за бързо решаване на проблемите
• Излъчвайте стъпка по стъпка видео

3. Интранет действа като инструмент за управление на знанието

Просто помислете за ситуация, когато търсите важен файл на няколко места, които смятате, че сте запазили: Dropbox, Google Drive, One Drive, фирмен уебсайт или вашия вътрешен сървър. А търсенето на различни места просто кара главата ви да се върти и най-накрая не сте намерили файла. Така че в такава ситуация интранетът може да ви помогне да съхранявате важните си документи по подреден начин.

• Интранет винаги дава възможност за интегриране на вашите документи

Управлението на файловете като част от услугите за управление на знанието е начин да качите файла си в интранета в най-доброто си предимство. И в двата случая, когато директно качваме файл или поставяме връзка, която носи действително качения документ на сигурно място, ние помагаме на себе си и на другите да намерят файла в бъдеще, без да се налага да губим време за това. Можете да консолидирате документите по желания от вас начин. Когато в случаите не сте сигурни къде сте съхранявали документите, просто направете ярко търсене, за да получите желания файл. Множество документи се запазва в интранета:

1. Човек може да изгради хранилище на знания, в което човек може да постави различни документи, например, HR бордови документи, файл, свързан с проекта и т.н.
2. Можете лесно да изпращате файлове през интранет и чрез чат; също така, разговорът в чата се архивира автоматично, за да ни помогне да получим историята, съобразена с датите

• Интранет увеличава производителността

Успехът и неуспехът на всеки проект зависи повече от правилното съхранение на данните и файловете. Той не само спестява време и по този начин би имал пряко въздействие върху възвръщаемостта на инвестициите, но и намалява напрежението и фрустрациите. Например, когато давате последен щрих на завършването на проекта, бъдете сигурни, че ще изберете правилния документ за вашия клиент. В случай на предоставяне на бордови файлове на новите дърводелци, можете лесно да изпратите връзката на HR страницата, в която се съхраняват съответните документи, предназначени за тях. Според проучване на McKinsey Global Institute, можете в действителност да намалите времето, използвано за търсене на всеки документ, с около 35%, като по този начин освобождавате 6% от времето, което се изразходва за други важни задачи.

• Интранет винаги създава база от знания в реално време

Правилният интранет дизайн помага да се създаде база от знания за документиране на периодично позиционирани файлове и документи, например:

1. Политика и практики
2. Стойност на материалите
3. Новини и истории за успех
4. Важни често задавани въпроси
5. Албуми за служители
6. Учебни материали
7. Наръчник по HR
8. Newsletter
9. Важни връзки, съдържащи полезни инструменти и файлове

И това не са всички. Има още някои елементи, които се качват в системите - въпроси, зададени във форуми, дискусии в екипи и билети, повдигнати в бюрото за помощ. Всички те могат да бъдат качени в интранета и добавени в базата от знания, които можете да използвате време след време за различни нужди. Също така може да има раздел с името на идеи, които канят обществени идеи. Този инструмент всъщност ще стимулира идеята на различни нива.

4. Интранет дава опция за социални мрежи

Интранет винаги дава възможност за практическа връзка с връстници от различни отдели, като по този начин намалява бариерите и силозите; служителите могат лесно да се свързват помежду си и да споделят отзиви по темите от взаимен интерес и да се учат. И това подобрява комуникацията и споделянето на знания на ниво компании, различни екипи и отдели. Служителите ще опознаят хората вътре и извън екипите си. Мениджърите могат да опознаят подчинените и това най-накрая би нарушило конвенциите и заедно те могат да растат, като по този начин ще имат косвено влияние върху производителността.

• Интранет изгражда вътрешни комуникационни канали

Без дори да излизате от бюрото, да провеждате обаждания или да изпращате имейли, служителите могат да се свързват помежду си под формата на обратна връзка в дискусионните маршрути по всяка конкретна тема. По този начин връзката с географски разпространени екипи би могла да вдъхнови работа в екип.

• Интранет помага за намирането и познаването на вашите служители

Само защото екипът е географски разпространен или някой работи от вкъщи, е невъзможно да намерим и познаем служителите си през цялото време, дори и в случаите, когато работим с тях физически или виртуално. В такива случаи директорията на служителите в интранета всъщност ни помага да се свържем с нашите планирани връстници и общността може да бъде изградена. Можем да се запознаем с уменията на членовете на нашия екип, историята на работата и успехите. Затова можем да се възползваме от тяхната помощ при решаването на всеки проблем или да посъветваме другите да ги следват при такива специфични нужди. Можете да мотивирате връстниците си, като изпратите поздравителен знак за всеки успех на проекта или изпратите значка за благодарност за добре свършена работа.

• Чрез Интранет можете да създавате, споделяте и публикувате всяко добро съдържание през граници и отдели

Чрез интранет хората създават съдържание, споделят в публичните публикации, които другите консумират, и коментират. Потребителите използват различни пространства, където всяко ново съдържание е качено, автоматично актуализиране ще отиде при всички в тези конкретни публикации. След това започват да използват това съдържание. По този начин, интранетът дава шанс на потребителите да генерират съдържание, което може да бъде използвано от други. Следното съдържание обикновено се качва в интранет:

1. Блогове и нови тенденции за индустрията
2. Нови умения, които другите да следват
3. Голяма победа на отбора
4. Ново изстрелване
5. Нова стратегия или процес
6. Готини снимки и видеоклипове

5. Център за участие и растеж на служителите: премахване на разочарованието на служителите

На всеки организационен ход ангажираността на служителите се разглежда като най-долната линия. Чрез ангажираността на служителите, производителността се повишава и служителите се мотивират. Това накрая се отразява положително на удовлетвореността на клиентите и морала на служителите.

Статистика за ангажираността на служителите

• Проучването в Дел Карнеги показва, че почти 71% служители от големите компании не са ангажирани
• В друго проучване на Gallup Research, разединяването на служителите е около 18%, като по този начин се затруднява общата производителност

Ангажираните служители лоялно се застъпват за компаниите, за които работят. Те гордо споменават фирмения продукт или услуга на клиентите. Те заедно създават знания в полза на другите и помагат на другите да постигнат целите си. Докато напусналите служители са тежестта. Те вредят на репутацията на компанията и натрупват недоволство сред другите и вирусно влияят на производителността. На този етап интранетът всъщност би помогнал за разработването на планове за ангажиране на служителите, като им позволи да използват ресурси и инструменти и да ги обучи в техните стремежи да развият своята кариера. Те биха били по-овластени да решат кариерата си.

• Интранет обвързва служителите с мисията, визията и ценностите на компанията

Често мислим дали всеки служител е съобразен с мисията, визията и стойността на компанията! И правилно ли са подравнени и емоционално свързани с него? Проучване, направено върху 40000 служители от проучването TINYpulse, показва, че само 40% са наясно с него. Процесът на ангажиране на служителите предоставя достъп на всички служители, за да се привържат емоционално към мисията, визията и ценностите на компанията. Интранет предоставя на всички този достъп в централно място. В различни формати и сегменти можете да достигнете до служителите си и да ги подсилите по многостранни начини: чрез блогове, дискусии, статии, видеоклипове и персонализирана страница за популяризиране на марката.

• Интранет създава възможности за развитие на служителите

Служителите биха били по-доволни, ако имат достатъчно възможности да се развиват. Една компания може да създава различни планове за кариерно израстване на служителите, като по този начин намалява изтощението. И само чрез намаляване на пропуските между ресурсите, необходими за растежа им, и техните резултати, една компания може да оптимизира несъответствието. Интранет тук върши тази перфектна работа в подкрепа и проследяване на програмите за растеж на служителите по следния начин:

1. Консолидиране на учебните материали и най-добрите практики
2. Събиране на отзиви на служителите за подобряване на програмите
3. Предаване на фирмената култура на всички
4. Проследяване на напредъка на всеки служител
5. Позволявайки на някого от тях шанс да наблюдава развитието си

• Интранет има шанс за вирусна връзка с всички за планове за развитие и уникални идеи

Когато става въпрос за комуникация, която се поддава на служителите чрез имейл, има вероятност тези имейл съобщения да бъдат изгубени във входящите кутии или хората да не предприемат инициативи за отваряне на тези имейли. Навсякъде е много често срещано. Един служител може да пропусне важната комуникация, която му се изпраща в личните му разработки. И понякога това може да доведе до това да се чувстват изоставени или незначителни.

Интранет винаги дава на служителите достъп до това, което им е необходимо най-важните актуализации, всяка отделна перспектива и всяка промяна в планирането. Информацията може да бъде публична или специално пригодена за правилните хора; като част от двойната комуникация може да им бъде изпратен имейл. В същото време те могат да споделят своите уникални идеи във вирусното пространство, а други в това пространство имат достъп до тази информация и да публикуват коментари. Следователно се развива добра комуникационна нишка, която води до успешни разработки за всички. Хората, които може да не участват в обществената дискусия, също могат да се включат в такива онлайн дискусии.

Интранет също дава възможност на служителите да използват своите роли и кариери:

1. Собствени проекти и подобни важни задачи
2. Споделете креативни идеи
3. Възможни възможности
4. Следете развитието на техните цели
5. Съветвайте процеса да напредне
6. Внимавайте за допълнителни тренировки и образование
7. Следете какво правят другите вътре и извън екипите

Стив Рослер, отбелязан стратег по комуникации, постави десет важни въпроса, които биха помогнали за ангажиране на служителите на работното място. Тези контролни списъци са ефективни при формулирането на лесните решения на интранет проблеми:

6. Интранет действа като инструмент за планиране

Интранет улеснява всички за планиране и наблюдение на срещи, събития и срещи. Всички служители ще се възползват от тази изключителна възможност.

• Лесно планиране за среща с вдъхновяващо участие на служителите

Хората може да имат повече от един инструмент за планиране на ангажиментите си, но те са неефективни, тъй като това би отнело много време процес. Тази осъществимост гарантира добро участие на служителите. Можете да изпращате имейли до служители по отношение на срещите или събитията, но този процес е тромав. Имейлите могат да бъдат загубени във входящата поща или важни лица могат да бъдат пропуснати. Най-лесният и интелигентен начин е да планирате споделен календар във вашата интранет на компанията и да получите бърз поглед върху удобството на всеки. Така човек може да насрочи време за среща.

• Създаване на атрактивни събития

Освен задаването на време и календари, има още информация, свързана със събитията, които правят събитията интересни и популярни.

1. Пълна информация за събитието
2. Снимки и видеоклипове, свързани със събитието, за да стане по-примамливо. Скоро след приключването на събитието може да има равномерна актуализация заедно със снимки и видеоклипове
3. Подробна пътна карта на събитията
4. Информация за заведения за хранене, магазини и всякакви други забележителни места, в които да се включите

заключение

Правилният интранет дизайн винаги е стъпка за ефективна вътрешна комуникация. Той винаги дава предимство на хората да общуват с колегите по всяка споделена тема и дава безкрайни комунални услуги. Видяхме хора, които широко дават достъп до правилното използване на интранет, за да увеличат масовата ефективност на платформата. Това е платформата, където те източник и търсене на нещо, създават, споделят, учат и мотивират другите, които от своя страна повишават ефикасността на работата, като влияят директно върху възвръщаемостта на инвестициите. Това обаче не е правилно, за да кажете нещо негативно, но винаги може да се каже, че правилният интранет дизайн винаги е половината от свършената работа, тъй като правилните двупосочни канали за комуникация са засегнати.