Правила за етикет по имейл

Дори в тази епоха на информационните технологии и бързата електронна комуникация се очаква от всеки индивид да спазва определени кодове и етика при взаимодействие с компютъра или всяка друга джаджа. Едно и също правило за етикет на етикета важи за всички, независимо от това дали сте работещ професионалист, правила за етикет на имейл за бизнес предприемач или студент. В интерес на истината има различни източници на електронна комуникация като имейл, Facebook, Twitter, Skype и много други. Без съмнение правилата за етикет на работното място се считат за едно от най-често срещаните и ефективни средства за комуникация. Днес правилата за имейл етикет на работното място не се ограничават само до изпращане на важно парче от съобщението, но обиколката му се разшири до много по-широка граница. Всъщност, според проучването, броят на потребителите на имейл идентификатори непрекъснато нараства с нарастващия брой на интернет потребителите.

Но за късно, за съжаление, правилата за имейл етикет за бизнеса навлизат в зоната на заплаха с използването на мръсен език. Освен това има доста случаи, в които те са разбрали напълно погрешно поради огромна пропаст в комуникацията. Освен това правилно се препоръчва човек да не изпраща имейл, когато се дразни или е развил лоши чувства към някого. Това може допълнително да усложни проблемите, ако не се подреди навреме или ако имейлът не се изпрати правилно. В крайна сметка създава отрицателно въздействие и показва, че сте непрофесионални.

Важни основни правила за етикет на имейл

Ето някои от правилата за имейл етикет, които хората често пренебрегват или обикновено не спазват,

Правила за етикет на имейл №1. Всички шапки

Всеки път, когато пишете някакъв имейл, независимо дали официален или неофициален, трябва да сте наясно, че вашата ключалка Caps не е включена. Най-общо казано, не звучи добре да се състави имейл орган, състоящ се от всички главни букви. В професионален план тази грешка обикновено е известна като „викане“. Освен това писането става почти нечетливо. Ако обаче наистина искате да изпробвате нещо ново и да преминете към нов стил на шрифт, тогава можете да използвате всички думи в малки букви. Всъщност този стил става популярен в наши дни. Но правилният подход за писане на поща е въвеждането на информация нормално, без да се използва твърде много стилове на шрифт. Можете да подчертаете / удебелите или подчертаете важната част от вашето съобщение.

Правила за етикет на имейл №2. Изпращане на имейл без корекция

Друга грешка, която хората обикновено правят, е да изпращат имейла, без да четат какво всъщност са съставили. Може да сте написали много важна електронна поща много внимателно, но трябва да създадете навик да препрочитате съдържанието, преди да кликнете върху бутона „изпрати“. Вашата поща може да има правописни грешки или граматически грешки, които ще доведат до лошо впечатление. Не бъдете помия, докато пишете, дори ако това не е официално съобщение. Коректирането или редактирането става още по-важно, ако вашата поща има опция за автоматично поправяне. Четенето ще гарантира, че сте споменали всички жизненоважни точки в пощата си и не сте забравили да прикачите всеки необходим документ, ако има такъв.

Правила за етикет по имейл №3. Грешка по отношение на напред

Ще бъдете малко изненадани да знаете, но остава фактът, че хората не спазват обичаите, дори когато препращат имейл до някого. Всъщност „Напред“ обикновено се категоризират в три категории -

  • Фалшиви имейли, съдържащи неверни обещания

Като такъв може би сте попаднали на много фалшиви имейли, които съдържат неверни обещания. Например, може да ви помоли да предадете информация на много хора, които твърдят, че ще ви предложи парична награда в определена сума при изпълнение на тази задача. Моля, пазете се от такива имейли!

  • Имейли, съдържащи снимки и забавни факти

Има много имейли, които съдържат сладки изображения на животни, бебета или всеки друг интересен обект и изпращачът ви моли да препратите на повече лица. Освен това той може да съдържа интересни факти и информация по всеки въпрос. Въпреки това, бъдете много внимателни, преди да изпратите етикетите на работното място, за които да го препратите на някого.

  • Нежелани имейли или спам

Те обикновено се изпращат от хакерите, за да се насочат към жертви. Те изпращат имейлите на едро на голям брой хора в името на богове и богини. Например, можете да получите имейл от неизвестен източник, който ви моли да го препратите в името на всеки индуистки Бог или Исус Христос.

Трябва да сте много бдителни и наясно, докато се справяте с подобен вид фалшиви имейли. Трябва да следвате прости инструкции, дадени по-долу-

  • Моля, не препращайте нежелана поща или спам дори по грешка
  • Ако сте очаровани от картината, видеото или съдържанието на имейла и наистина искате да го препратите, моля, не забравяйте да го изпратите само на лична бележка.
  • Можете да проверите местонахождението на имейл на уебсайтове за наблюдение като Snopes.com.
  • Не продължавайте да препращате имейли до всеки човек, наличен във вашата адресна книга.

Правила за етикет по имейл №4. Преувеличаване на съдържанието или скъсяване на дължината му

Някои хора имат навика да преувеличават или излишно да разработват точка, докато съставят правила за етикет на работното място. Моля, избягайте от подобни практики, тъй като това не е всичко приятно за очите. Избягвайте използването на дълги изречения; вместо това, пишете на точката и в кратки параграфи. Използването на точки и числа винаги е окуражаващо, тъй като те могат да бъдат лесно разбрани. Можете да удебелите удебелен шрифт или да използвате курсив, за да подчертаете важните аспекти.

От друга страна, това не означава, че можете да изберете най-краткия път, за да предадете своето съобщение. Това е по-приложимо и важно, особено когато отговаряте на всеки имейл етикет. Не отговаряйте само с една дума. Всъщност правилата за този имейл етикет за бизнеса често се нарушават, ако човекът трябва да отговори утвърдително или отрицателно. Имейлът става доста рязък и изглежда неловко. Сега, защо е важно да следваме този модел? Отговорът е, че всеки имейл има определен тон и трябва да се спазва стриктно по време на писане. Затова отговорете обратно, като напишете цялостно изречение.

Правила за етикет по имейл №5. Приемайте сложен подход, докато съставяте

Е, това е вярно в много контексти. Често хората не обръщат внимание на тона или езика, докато съставят имейл. Резултатът; в крайна сметка пишат на много сложен език, който е доста труден за разбиране. Използването на твърди удари със сигурност трябва да се избягва. По-скоро подходът ви трябва да е прост. Езикът трябва да е ясен, който всеки лесно може да разбере. При това трябва да имате предвид към кого се обръщате по пощата. Съставете фактите си организирано. Внимавайте да използвате правилни препинателни знаци.

Правила за етикет по имейл №6. Възприемане на тотален неформален подход

Това е нещо, което се намира в няколко правила за етикет на работното място. Понякога хората стават твърде неформални в своя подход, който след това започва да се отразява в техния тон на съобщението. Е, до голяма степен зависи от типа взаимоотношения между изпращача и получателя. Въпреки това, каквото и да е, долният ред е, че трябва да следите нивото на неформалност, освен ако не се обръщате към някой много специален. Трябва да сте предпазливи при използването на фантастични шрифтове, цветни текстове и език за стенограми на SMS, като например „u“ за вас или „ur“ или вашия и т.н.

Правила за етикет по имейл №7. Изпращане или отговаряне на групови имейли

Много пъти се изисква да изпращате групови имейли. И тук трябва да бъдете внимателни в подхода си, за да не се приземявате в зона на трудности. Винаги се уверете, че използвате опцията BCC поле, когато изпращате съобщението на едро на много хора. Ползата от това е, че можете да скриете имейл адресите на други лица, до които изпращате. Всеки човек няма да може да разбере колко лица са получили една и съща поща. Тази практика обикновено се възприема от компаниите, когато извикат няколко кандидати за интервю.

По същия начин, ако отговаряте на групова електронна поща, можете да спестите от разкриването на имейл адресите на други лица. В този случай можете да използвате полето CC. Въпреки това, бъдете много сигурни и внимателни, преди да използвате този инструмент.

Правила за етикет по имейл №8. Превръщане на професионално и лично

Повечето от правилата за работа на етикет за бизнес професионалисти имат два отделни имейла, един е личният, докато единият е фирменият имейл, който съдържа само официални съобщения. Някои хора обаче използват своя идентификационен номер на офис поща за изпращане на личното съобщение до своите приятели или роднини. Това не е приемливо по никакъв начин и е пълно нарушение на правилата за имейл етикет на работното място и кодекса на поведение. Дори ако искате да споделите с колегите от офиса си интересно видео, шега или друга информация в личната бележка, винаги използвайте личния си имейл адрес. Много правила за етикет за бизнес за бизнеса са много строги по отношение на тази бележка и всяко нарушение на този фронт може да доведе до санкциониране на лицето. Освен това, уверете се, че не изпращате имейли на NSW (Not Safe for Work) от идентификационния номер на компанията. Изпращането на нежелателни видеоклипове или съдържание може да доведе до експулсиране на служителя.

Правила за етикет по имейл №9. Изпращане на „Нежни напомняния“

Ако сте забелязали внимателно, в света на електронната поща, която е известна като „Нежно напомняне“, е много популярна фраза. Този термин обикновено се използва особено в темата на имейла. Както подсказва името, подателят всъщност напомня на получателя за нещо, като например да плати останалите такси за плащане и т.н., но понякога съобщението всъщност е погрешно тълкувано. Много правила за етикет за бизнес за бизнеса приеха това като нарушение, защото им се напомня за нещо. Така че дори ако трябва да изпратите на някого напомняне, моля, останете внимателни към езика и тона.

Правила за етикет по имейл №10. Изпращане на мега файлове

Интересно е да се отбележи, че хората не само нарушават правилата за имейл етикет на работното място, докато съставят съдържанието на своето съобщение, но дори и когато прикрепят документ в подкрепа на тяхното изписване. Да, може да изглежда абсурдно, но прикачването на всеки документ или файл с размер от 10 MB или повече се счита за нарушение на поведението. Като такива сървърите не могат да поемат натиска на такъв голям документ. Такива прикачени файлове под каквато и да е форма са трудни за изпращане и могат да създадат каша във входящата поща. Ако обаче трябва да изпратите файл с голям размер, тогава по-добре изберете онлайн услуги като Dropbox, Hightail или DropSend.

Правила за етикет по електронна поща # 11. Писане на непълен предмет

Независимо дали вярвате или не, но темата се счита за една от най-важните части на всеки имейл. Получателят на пощата първо ще забележи темата на пощата, защото така се вижда във входящата му поща. Именно по този въпрос вашият приемник ще разбере за какво е съобщението. Затова е важно да напишете цялостен и смислен предмет и след това да стигнете до останалата част от тялото. Неподходящият ред на тема показва вашия интерес към предаване на съобщението до получателя.

Правила за етикет по електронна поща # 12. Начало и подписване на имейла

Началото на имейла отразява много тон и език на останалата част от тялото. Само като напишете здравей или просто хай звучи малко абсурдно. Ако знаете името на човека, можете да се обърнете към него по име и ако не просто напишете уважаеми господине или госпожо. Ако се обръщате към своя старши, не можете да започнете с Hello Sir. Ако сте някой, който го моли да се яви на интервю, можете да го насочите на негово име или просто да напишете „Уважаеми кандидати“.

По същия начин, когато затваряте пощата, не пишете ненужно благодарение, освен ако не помолите лицето да направи услуга за вас. Всъщност „С уважение“ е по-подходяща и подходяща дума, за да обобщим цялото обсъждане на пощата.

Правила за етикет по електронна поща # 13. Поемане на собствено сладко време за отговор

Това е лош навик да се развивате конкретно, ако сте свързани с професионалния свят. Има хора, които се възползват от лукса да отговарят на имейли с молба за информация, дори когато знаят отговора. Те просто отговарят в нула на времето или когато получат имейл с напомняне. Разбира се, трябва да се отнасяте към имейлите въз основа на тяхната заслуга, но поне да отговорите с отговор по темата или въпроса.

Заключване на правила за етикет на имейл:

Важно е да избягвате практиките, при които нарушавате правилата за имейл етикет за бизнеса. Трябва да следвате правилно кодекса на поведение, докато съставяте етикет на работното място, което отразява вашата автентичност и искреност.

Свързани курсове

Чрез тази публикация ще обсъдим някои от правилата за имейл етикет, които хората често пренебрегват или обикновено не спазват. Тук сме обсъдили важните основни правила за имейл етикет на работното място.

  1. Основи на обучението по етикет по имейл
  2. Обучение по имейл маркетинг
  3. CRT: 05 - Етикет на имейл

Категория:

Развитие на предприемачеството