Отпадащ списък на Excel (Съдържание)
- Отпадащ списък в Excel
- Как да създадете падащ списък в Excel?
Отпадащ списък в Excel
Отпадащият списък на excel е полезна функция, която ни позволява да избираме стойността от полето със списъка. Отпадащият списък в Excel се използва главно в организация като въвеждане на данни и медицинска транскрипция и информационни табла за избор на и актуализиране на данните за валидиране по-лесен начин от падащия списък. Следователно падащият списък на Excel спестява времето, в което можем да избегнем грешки в частта за валидиране.
Лесно можем да създадем падащ списък в excel, като изберем раздела с данни, където можем да намерим опцията за валидиране на данните.
Как да създадете падащ списък в Excel?
Кликнете върху менюто с данни и изберете менюто за валидиране на данните, както е показано по-долу.
Кликнете върху TAB за валидиране на данни, така че ще получим диалогов прозорец, както следва.
Сега можем да видим частта за критериите за валидиране, където трябва да разреши щракване върху опцията върху падащото поле, където ще изброи няколко части за валидиране като цялото число, десетичната и т.н.
От критериите за валидиране изберете опцията Списък, за да създадете падащ списък на Excel, който ще създаде и поиска избора на клетка, която да покаже падащия списък в Excel.
Лесно можем да създадем професионален шаблон, като използваме падащия списък в Excel, където той използва главно за част за проверка на данни.
Първо, създайте набор от база данни, който да бъде показан в падащия списък, тази база данни трябва да се поддържа в един лист, където датата идва от тази основна главна база данни, така че е важна задача основната база данни да трябва да бъде актуализирана и поддържана правилно.
Нека сега да видим как да създадем това с помощта на някои примери.
Отпадащ списък на Excel - Пример №1
Нека да видим пример, в който ще създадем набор от база данни за ученици с име, ролка не и степен. Така че ще бъде полезно да изберете името, категорията няма и оценка за конкретните ученици от изключителен падащ списък по най-лесния начин.
Можете да изтеглите този шаблон на Excel от падащия списък тук - Drop Down Excel Шаблон на списъка
В горната таблица можем да видим базата данни с име на ученик, Roll No & Grade. За да създадете падащ списък в Excel, следвайте стъпките по-долу, както е показано по-долу:
- Кликнете върху раздела Данни. Изберете Проверка на данните.
- Диалоговият прозорец за валидиране на данни се появява както следва.
- От критериите за валидиране изберете опцията Списък.
- Изберете раздела източник, където excel ще поиска клетката на базата данни да се появи в падащия списък.
- След като щракнете върху раздела източник, получаваме полето за избор на валидиране на данни, както следва.
- Изберете колоната, в която трябва да се покаже падащият списък, и изберете колоните A2: A8 за падащия списък с име на ученик и след това щракнете върху OK.
- След като дадем колоната за избор ще получим падащ списък, както е показано по-долу.
Сега можем да видим на горния екран създаден падащ списък на excel за името на студента, който показва списъка с имена на студента. Функцията за падащ списък ни позволява да избираме имена на ученици от списъка с бази данни, така че да избегнем грешка, а също така и да избегнем въвеждането на дублиране в листа на excel.
Сега нека да видим как да стигнем Roll No до падащия списък, както следва:
- Отидете на раздела с данни.
- Изберете опцията за валидиране на данни.
- Ще получите диалоговото поле, което ще покаже критерии за валидност.
- Изберете опция Списък от падащия списък.
- Поставете клетката в колоната F, както е показано по-долу на екрана, за да получите менюто на падащия списък.
- Изберете колоната на базата данни от B2: B8.
- Щракнете ОК.
Така че Резултатът ще бъде:
Сега нека да видим как да стигнем оценката до падащия списък, както следва:
- Отидете на раздела с данни.
- Изберете опцията за валидиране на данни.
- Ще получите диалоговото поле, което ще покаже критерии за валидност.
- Изберете опция Списък от падащия списък.
- Поставете клетката в колоната G, както е показано по-долу на екрана, за да получите менюто на падащия списък.
- Изберете колоната на базата данни от C2: C8.
- Щракнете ОК.
Резултатът ще бъде:
Следователно ние създадохме падащ списък за цялото име на ученик, Roll No, Grade. Вече можем да създадем падащия списък, за да изберем името на учениците и съответния им номер и оценка, както е показано на снимката по-долу.
Сега можем да видим, че падащият списък е създаден само за една колона, която да се прилага към цялата колона, където и да е необходимо, трябва да направим копиране и поставяне на падащото поле в конкретната клетка.
Сега в горната снимка на екрана можем да видим, че падащият списък е приложен към цялата колона, в която показва цялото име на учениците от базата данни, както и Roll No и Grade.
Падащ списък в Excel - пример №2
В този пример ще видим как да добавим падащото „ДА“ или „НЕ“ с ясен пример.
Тук в статуса, Сега ще добавим падащ списък „ДА“ или „НЕ“, за да знаем сегашното състояние на студентите.
- Отидете на раздела с данни.
- Изберете опцията за валидиране на данни.
- Ще получите диалоговото поле, което ще покаже критерии за валидност.
- Изберете опция Списък от падащия списък.
- Поставете клетката в колоната F, както е показано по-долу в екрана, за да получите менюто на падащия списък.
- Изберете колоната на базата данни от B2: B3.
- Щракнете ОК.
Сега можем да видим, че по-горе от падащия списък с ДА или НЕ, за да проверите състоянието на присъстващия ученик.
Отпадащ списък в Excel - Пример №3
Съобщение за грешка
Ето какво се случва, ако напишем невалидни данни, т.е. списък с неизвестни имена от базата данни. Функцията за падащ списък първо проверява в списъка с бази данни, ако името съвпада с excel, няма да се покаже диалогов прозорец за грешка.
Да приемем, че сме въвели невалидни данни в списъка с имена на ученици като „geethas“, където можем да видим, че това име на ученика не е всичко в списъка с бази данни. Функция от падащия списък проверете в базата данни дали имената съвпадат или не, ако не, ще се покаже диалогов прозорец за грешка, както следва.
Можем да редактираме това съобщение за грешка, така че крайният потребител да разбере какви данни са му необходими за въвеждането му.
При валидирането на данните можем да видим, че има три раздела като Настройки, Въвеждане на съобщение и Известие за грешка.
Тук ще редактираме съобщението за грешка според нашата учебна база данни и следваме процедурата по-долу.
- Отидете на раздела за валидиране на данни.
- Изберете раздела за предупреждение за грешка.
- Ще получим горния диалогов прозорец със заглавие и съобщение за грешка.
- Дайте името на заглавието и съобщението за грешка, които да се показват за клетката.
Следователно актуализирахме заглавието Име на заглавието и Грешка, за да се покажат сега, нека да видим как ще се появи грешката в диалоговия прозорец.
Да приемем, че сме въвели неизвестно име в колоната с име на ученик и функцията на падащия списък ще хвърли следната грешка с персонализирано заглавие и съобщение за грешка, както следва.
Можем да видим, че сме въвели неизвестно име като „Саманта“, което не е там в базата данни, и отличният показан като съобщение за грешка, където сме дали ръчно в диалоговия прозорец Съобщение за грешка, както е подчертано по-горе.
Неща, които трябва да запомните
- Поддържайте отделна база данни за създаване на падащ списък в excel.
- Използвайте подходящо съобщение за грешка, когато имаме нужда.
- Прилагане на валидиране на данни към конкретната клетка.
заключение
Отпадащият списък на Excel се използва главно за създаване на професионални шаблони и формуляр за въвеждане на данни, за да улеснят работата.
Препоръчителни статии
Това е ръководство за падащ списък в Excel. Тук обсъждаме как да създадете падащ списък в Excel, заедно с практически примери и шаблон за excel за сваляне. Можете да разгледате и другите ни предложени статии -
- MS Excel: Функция ISBLANK
- Използване на функция ISERROR в Excel
- Как да използвате функцията ISNA в Excel
- Най-добри примери за функция на REPT в Excel
- Примери за макроси в Excel