План за управление на риска на проекта - Те казват: „Предпазността е по-добра от лечението“ и това важи за всяка стъпка от живота. Независимо дали сте собственик на проект или не се обучавате за изпит, предприемането на корективни мерки в самото начало на работата ви може да ви помогне да спечелите начало, както и да избегнете злополуките и катастрофалните събития по-късно, когато вие сте дълбоко в коленете в ангажимента. Това е същото в случая с проекти в наши дни, където трябва да предприемете някои мерки преди да продължите с проекта, за да спестите от рискове, които могат напълно да изхвърлят вашите планове.

Източник на изображение: pixabay.com

Плановете за управление на риска от проекти са тези обмислени карти, които могат да идентифицират, предвиждат и използват решения, в случай че проектът изпадне в проблеми / проблеми. Един добър план за управление на риска може да се сблъска с неочаквани проблеми, които възникват, тъй като планиращият взе предвид всички възможни сценарии, които могат да се объркат по време на изпълнение на проекта. Противопожарното не винаги е най-добрият начин и може да нанесе пагубни щети на по-нататъшните фази в рамките на проекта.

Един отличен план за управление на риска може да намали нивото на проблемите, засягащи проекта, с около 80% - 90%, което е добър диапазон, за който трябва да се работи. 20% - 10% винаги могат да бъдат пределно допустимия процент на риска. В тази статия ще разгледате плановете за управление на риска по проекта и как да разработите добре обмислен план за вашия проект.

Какво е риск?

Уикипедия определя риска да бъде …

"… потенциалът да спечелите или загубите нещо ценно."

С тази дефиниция бързо ми се струва, че рискът може да се изплати по два различни начина: можете или да спечелите великолепно от него, или да потънете в загуба. Но ние обикновено възприемаме риска в най-негативната конотация по всяко време и винаги планираме да смекчим този отрицателен риск, който предвиждаме. Какво се случва, когато рискът, който поемате, се изплаща? Пълното разбиране на риска, на който е подложен проектът, дори ще ви накара да планирате внезапен успех, който ще се нуждае от много контрол и управление.

Просто казано, Wikipedia също така определя риска да бъде „неволно взаимодействие с несигурност“ . В случай на проекти и управление на проекти рискът е този фактор, който е потенциална заплаха за успешното завършване на проекта, по график. Риск може да възникне по време на всеки етап от жизнения цикъл на проекта и може да повлияе неблагоприятно върху цялостното функциониране на проекта, като го доведе до отклонение от предложения план.

Тези неблагоприятни ефекти могат да представляват постоянна или моментна заплаха за времето, бюджета, ресурсите или дори качеството, предоставени на проекта. Проектът винаги е в състояние на риск и управлението на проектния риск допринася за идентифицирането и предприемането на действия срещу тези рискове в точния момент и по правилния начин. Контролът и управлението на нивата на рискове и несигурност са това, което планът за управление на риска на проекта ще търси и ние ще обхванем тези аспекти в следващите раздели.

Какво е план за управление на риска на проекта?

След бързо преминаване в риск и неговото управление се очертава като важно за всеки проект по линията да включва план за управление на очакваните за този проект рискове. Всички проекти имат процент на риск, който им е подвижен и винаги е необходимо да имате под ръка план за управление на риска.

Планът за управление на риска на проекта е в основата на стъпка по стъпка инструкционен документ, идентифициращ и предвиждащ сценарии, които могат да изложат проекта на риск и да намерят начини и средства за разрешаване на риска. Планът за управление на риска на проекта обобщава подхода за управление на риска на проекта, който е приет от ръководителя на проекта и екипа и този план за управление на риска на проекта обикновено е част от бизнес плана на проекта, който се създава в началото на проекта.

Планът за управление на риска във всеки един момент ще съдържа следните атрибути и елементи:

  • Процес - Това е целият процес, който ще бъде приет с цел идентифициране, анализ, оценка и смекчаване на рисковете през целия жизнен цикъл на проекта.
  • Бюджет - Винаги има риск за разходите по проекта, тъй като когато проектът стартира, те трябва да бъдат променени с напредването на проекта. Методът за справяне с такава промяна трябва да бъде разработен в плана за управление на риска на проекта.
  • Структура на разбивка на работата - Стратегиите, включени в управлението на риска на проекта, трябва да бъдат прехвърлени на WBS. Как и кога трябва да бъде включено в плана за управление на риска по проекта.
  • Регистър на риска - Честотата на преразглеждане на регистъра на риска трябва да бъде включена в плана за управление на риска по проекта.
  • Роли и отговорности - Когато проектът се сблъска с проблем с риск, свързан с него, планът ще уведоми члена на проекта, който отговаря за кой сценарий.
  • Структура на отчитане - Това е същото като ролите и отговорностите, но накратко се описва структурата на отчитането в ситуация на среща на риск и в чиито ръце трябва да лежат решенията.
  • Категории на риска - Рискът трябва да бъде внимателно категоризиран и планиран за правилна организация на информацията.

Разработване на План за управление на риска на проекта

Планът за управление на риска на риска ефективно определя „как“, когато става въпрос за рискови процеси и структуриране през целия жизнен цикъл на проекта. Той също така ще се състои от следното:

  • Анализ или доклад за очакване на вероятните рискове
  • Решения или стратегии за смекчаване, които варират от рискове с високо въздействие до рискове с ниско въздействие

Всичко това с една цел - избягване на проекта да бъде изправен пред дерайлиране .

Има 6 основни стъпки, които трябва да бъдат следвани, за да се разработи всеобхватен и успешен план за управление на риска на проекта. Те са както следва:

  1. Идентифициране на риска и създаване на регистър на риска

Преди да помислите за управление и смекчаване на рисковете, важно е да ги познавате и да ги идентифицирате правилно. Ако пропуснете риск, докато идентифицирате възможни заплахи, сами излагате проекта и неговото завършване.

За да можете напълно да идентифицирате всички рискове, можете да приемете метода за първо определяне на категории, в които тези рискове могат да попаднат, например, проектни рискове, корпоративни рискове, бизнес рискове, бюджетни рискове, системни рискове, рискове за хора, бизнес обективни рискове, и още много. Те могат да бъдат допълнително подкатегоризирани в по-точни категории за лесна идентификация. Друг метод за категоризация може да бъде от гледна точка на риска да бъде външен или вътрешен. Методът PEST също е широко използван в индустрията: разделяне въз основа на олитични, е кономични, оциални и т ехнологични фактори.

Използвайте сесия за мозъчна атака с членовете на екипа на проекта, експерти по въпросите и заинтересованите страни, за да получите представа за категориите и правилното идентифициране на рисковете. МСП могат да бъдат ръководители от външна гледна точка в проекта.

Всички идентифицирани рискове са детайлно описани в Регистъра на риска и към всеки риск, който се понижава, е прикрепено ниво. Тези нива се основават на вероятната поява на риска в хода на жизнения цикъл на проекта и неговата сериозност. Регистърът на риска съдържа следната информация за всеки риск, свързан с проекта и преминава през всички фази на управление на риска на проекта:

  • Уникална идентификация
  • Кратко описание
  • Ниво на въздействие върху проекта
  • Възможна честота на възникване
  • Лица, отговорни за управлението на риска
  • План за смекчаване на последиците
  • Разпределен бюджет

  1. Анализ и оценка на рисковете

След като идентифицирате рисковете, свързани с проекта, следващата ви стъпка е да анализирате и оцените всеки риск, за да определите техния ефект върху успешното завършване на проекта. Рисковете трябва да бъдат анализирани и оценени, като се вземат предвид следните 2 критерия:

  • вероятност
  • Ниво на въздействие

Призовава се ръководителите на проекти да оценят всеки риск, включен в регистъра на риска по скалата на ниска, умерена и висока вероятност на възникване и ниска, умерена и висока сериозност на степента на въздействие. Те могат да създадат матрица за очертаване на тези оценки, така че да придобият полезна представа за рисковете и тяхното влияние върху проекта.

Това класиране и оценяване на матриците може да бъде използвано по-късно, за да даде приоритет на различните видове рискове и да даде възможност на ръководителя на проекта да постави мерки в рамките на плана за управление на риска на проекта. Класификациите, присвоени на проектните рискове, могат да бъдат или в степени, или в числови оценки, които проектният екип и организация смятат за удобни.

  1. Идентифициране на тригери за риск

Широко разделете екипа си на подгрупи, които ще се грижат за всеки риск, ако се появят така, както сте ги предвидили. Тези подгрупи ще трябва да проучат своите рискове в по-дълбок смисъл и да разпознаят причините за тези рискове и знаци за предупреждение, което може да каже на екипа на проекта, че проектът им изпада в опасност.

Съвет : Като стандартна практика, документ 3 задейства за всеки риск, определен в регистъра на риска.

На този етап ръководителят на проекта може да определи ролите и отговорностите, които всеки екип и членовете на екипа поемат, когато са изправени пред рисков сценарий. На отделните лица се предоставя авторитетна власт да управлява и урежда бюджетите за всеки риск и те са отговорни за изготвянето на идеи и план за тези идеи, с ръководителя на проекта.

Ролите и отговорностите могат да бъдат разпределени въз основа на отдела, работното заглавие или експертния опит на отделния човек или екип. Опитайте и включете всички заинтересовани страни в проекта, за да придобиете своята представа и опит в плана за управление на риска. Тези лица могат дори да допринесат силно за идентифицирането на тези задействащи рискове, които могат да бъдат включени по-късно в плана за управление на риска на проекта.

  1. Мозъчна атака за идеи за решение

Всеки екип поема своите рискове и мозъчни бури в идеи, които подчиняват заплахите. Това трябва да бъдат превантивни мерки или планове за действие в извънредни ситуации, предприети от екипа в началото на проекта, за да се намалят или премахнат ефектите, които тези рискове имат върху завършването на проекта. Екипът трябва да помисли за извличане на възможностите, които идват по пътя си, както е споменато в плана на проекта във фазата на планиране на жизнения цикъл на проекта.

Възможностите са най-често положителните рискове в проекта и по-често тези възможности всъщност могат да неутрализират негативните рискове, върху които се фокусираме. Ръководителите на проекти трябва да настояват екипът за управление на риска по проекта чрез начини на плана за управление на риска да обърне голямо внимание дори на възможностите за смекчаване на рисковете.

Въз основа на колективните идеи, които идват от различните отдели и умове, които са работили върху него, след това ръководителят на проекта трябва да вземе решение за изготвяне на план за действие (POA) за решенията. Това ще обсъдим в следващата стъпка, която е Създаване на план!

  1. Създаване на план

Рисковете са идентифицирани, възможните решения или мерки се вземат под внимание. Това, което остава да се създаде, е план за действие за тях. Този план за действие е основната единица на плана за управление на риска на проекта и за ръководител на проекта, който притежава този план, те ще трябва да документират всички възможни решения на всички различни рискове, идентифицирани в проекта. Тези планове са основно стратегии за намаляване на риска, за да се поддържат рисковете.

Тези стратегии за намаляване на риска или ще намалят шансовете за изпълнение на риска, или ще намалят въздействието на съществуващия риск. Тези стратегии за намаляване на риска се раждат от идеите, подкрепени от проведената сесия за мозъчна атака. Има два типа стратегии за смекчаване. Те са както следва:

  • Превантивна - Този тип стратегия отговаря на въпроса: „какво да правите сега?“ Тази стратегия е проектирана по начин, който да намали вероятността от риск или сериозност на рисковия начин, преди рискът дори да бъде реализиран.
  • Противопоставяне - Това са планирани действия в случай на риск от реализиране. Накратко, той отговаря на въпроса: „какво трябва да се направи, ако…?“

Рисковете, които са с най-висок приоритет, трябва да бъдат присъствани на първо място от ръководителя на проекта и техните планове за смекчаване трябва да бъдат реализирани преди стартирането на проекта или според плана за действие. Рисковете с по-нисък приоритет могат да бъдат поети по-късно, но не могат да бъдат игнорирани или пренебрегвани.

Регистърът на риска трябва да записва и документира всички рискове, свързаните с правоприемника рискове, планът за действие, който трябва да се изпълни, и разходите, свързани с тези рискове.

  1. Мониторинг и преглед на рисковете

Докато проектът продължава съгласно плана на проекта, заедно с него се управлява и планът за управление на риска, като се грижи за всички рискове, които проектът може да срещне по пътя си към завършване. Тъй като всички приходи от плана за управление на риска по проекта са документирани в регистъра на риска, важно е да преглеждате този документ на редовни интервали от време. Считайте периода за преглед да е двуседмичен.

Но защо да следим и преглеждаме? С напредването на проекта има голяма вероятност проектът да срещне или реализира много повече рискове или рисковете, записани в регистъра, може да се нуждаят от промяна.

Управлението на риска на проекта е итеративен процес и трябва да бъде вплетено безпроблемно в управлението на целия ви проект. Той трябва да бъде тясно интегриран в рамката за управление на емисиите, тъй като нерешените проблеми бавно успяват да се превърнат в потенциални рискове.

Свързани курсове: -

  1. Управление на риска на проекта
  2. Обучение за управление на софтуерни проекти
  3. Управление на проекти - Научете всички процеси и области на знанието

Категория:

Развитие на предприемачеството