Нетехнически клиент: Прочетох документацията на проекта, но не получих различните аспекти на спецификациите на софтуера, който ще се използва. Бих искал някои допълнителни обяснения за тях.
Ръководител на проекта: Разбира се. Можем да обсъдим тези точки и тогава можем да продължим напред.
Нетехнически клиент: Тук се споменава в една от статиите, които преживях в Интернет, че софтуерният инструмент ще може да поеме товара за 10 членове на проекта, но вие сте отделили само 5 и ако имахме 10 на борда, работата ще свърши по-бързо.
Ръководител на проекта: Да, точно така. 10 GB могат да поддържат 10 членове на проекта, но ние направихме в инвестиция от 5 GB хранилище за 5 потребители и това намалява точната цена; не ни липсва по всяко време. Ще изискаме проектът да се задържи за тази времева линия, така че да можем да маршрутизираме в цялостна 360 градусова система за обратна връзка в задния план, за да може бизнесът да има своя собствена. Плюс това, ние разработваме функционалността за търсене и съвпадение, която така или иначе би задържала проекта дълго време. Ще удвоим инвестицията в този случай и все още бързаме по проекта. Няма качество.
Нетехнически клиент: Не разбрах последния бит и не го споменавам в документацията, която ми изпратихте. Можете ли да поясните?
ръководител на проекта: Сър, това със сигурност е споменато ясно в допълнението, което беше предадено заедно с плана към вас. Успяхте ли да преминете през него?
Нетехнически клиент: О! Не, не съм го преживял. Първата страница ме накара да мисля за езика като гръцки. Има твърде много термини, които не мога да разбера. Можем ли да планираме среща, за да преминем през цялата документация?
Ръководител на проекта: Сигурно нещо! Кажете ми кога можете да го направите нашия сайт.
Липсващият мост между техническите ръководители на проекти и нетехническите клиенти
Както ясно се вижда от разговора между нетехнически клиент и ръководител на проекти, винаги ще има голям процент прекъсвания между технически надеждни ръководители на проекти, които цял ден се търкалят на технически диалект и техните нетехнически клиенти, които се нуждаят от услугите си, но не са толкова добре запознати с цялата схема на технологичния свят.
С участието на клиенти активно в проектите, в които са заинтересовани страни, това може да бъде малко по-изтощително за ръководителя на проекта да поддържа моста между хора, които знаят много за работата, която се провежда, за да улесни нуждите на човек, който знае малко за фоновата работа.
Обикновено ръководителите на проекти и техническите експерти са хора, които биха имали подробности за продукта и процеса на езика, който може да не е разбираем за човек, който не е опитал тази област. Като ръководители на проекти отговорността за поддържането на ефективна комуникационна връзка между нас и нетехнически клиенти заема много важна позиция в голямата схема на нещата. Ще се нуждаем от приноса на нашите клиенти докрай до приключването на проекта.
Но ние не можем да задържим всичко пред себе си и да ги помолим да дешифрират техническите термини, посочени в проектната документация и ръководствата на проекта или дори презентациите, които представяме. Ще трябва да изкривим и завъртим и да им донесем светоглед на продукта или услугата, които създаваме или подобряваме чрез проекта. Преодоляването на тази техническа и нетехническа празнина е изключително важно и ще разгледаме 8 различни начина, по които можете да представите работата си, за да могат те да създадат мисловна картина на продукта.
8 начина за ефективна комуникация с нетехнически клиенти
Представени по-долу са сигурни начини за преминаване през тази комуникационна линия с вашите нетехнически клиенти. Тези съвети и трикове ще ви позволят голяма свобода да постигнете това, което смятате, че е най-трудното нещо. Станете и разговаряйте с вашите нетехнически клиенти и направете промяна в начина, по който те разглеждат проекта и как те допринасят за него.
-
Научете за света на вашия клиент и поставете краката си в обувките им
Разгледайте произхода на вашия нетехнически клиент и индустрията, от която произхождат. Уверете се, че знаете достатъчно тяхното професионално състояние, за да разберете нивото на комуникация, което можете да им предоставите. Освен това, разберете нивото на техничност, за което знаят, и стъпвайте по същите линии, когато общувате с тях.
Тези хора не винаги ще бъдат напълно изгубени, когато са част от проекта, но тъй като предстоят на проекта, ваша отговорност е да имате предвид всички нива на комфорт на всеки участник и член на екипа, когато те управляват и работят по проекта.,
Помислете от тяхната гледна точка и изминете една миля в обувките им, тогава ще разберете как виждат техническите термини и съответно можете да промените нивата на презентация и своя технологичен лингго въз основа на това проучване и проучване. Посветете се на добра работа, свършена от общуването с тези хора. И един важен аспект - останете смирени.
-
Не забравяйте, че става въпрос за хората и техните действия, а не за кодове и технологии
Ако сте специалист по отношение на технологиите, това не означава, че всеки ви забелязва, когато парадирате с онзи технически ланг, който носите наоколо. Като ръководител на проекти, докато разговаряте с нетехнически клиент, гарантирайте, че се концентрирате върху хората (вашия екип и клиенти) и задачите, които те изпълняват за проекта. Информирайте клиентите си за техния напредък и как те допринасят за постигането на този крайъгълен камък в проекта.
Говоренето за кодови редове и възникналите проблеми с кодовия цикъл всъщност няма да ви е от полза и ще изпрати вашите нетехнически клиенти в безумно настроение.
Опитайте да използвате термини, които могат да се свържат с такива, като например „потребителят ще трябва да натисне този бутон, за да стигне до тези страници, за да завърши транзакцията…“ вместо „системата ще инициира действието за изпращане и ще покаже завършеното известие за транзакция, докато действието завършва … ”По този начин можете да уцелите право в сърцето на това, което искат да постигнат с този проект и да им дадете възможност да разберат, че вие и вашият екип сте се оправили.
-
Дръжте се просто, глупаво
KISS и кажи, казват те. Като ръководител на проекти, който се занимава с външни, нетехнически клиенти, трябва да гарантирате, че комуникацията с вашите клиенти е пълна, кратка и по-проста от всякога. Използвайте обикновен английски, за да получите съобщението си до тях. Вие сте проучили техния произход и знаете на какво пламенно отговарят. Следователно, следващата ви стъпка е да поддържате цялата комуникация с тях възможно най-проста и да я изравнявате само въз основа на това, което сте придобили чрез професионалната проверка.
Не ги затрупвайте с жаргона, който бихте могли да използвате с членовете на вашия екип или с вътрешни заинтересовани страни и бъдете честни с тях относно всяка процедура, която се извършва.
Ефективната комуникация е пътят. Представете си ситуация, при която посещавате лекар и той ви обяснява болестта ви по начин, който ви оставя объркани и не на място. Безпомощността, която изпитвате, е точно това, през което преминава вашият клиент. Така че, правило, KISS (дръжте го просто, глупаво).
-
Обсъдете резултатите, които ще получат
Когато общувате с вашите нетехнически клиенти, не забравяйте да им обясните „защо” и „какво” правите аспекти на проекта, а не „как” правите точно това. Когато нетехническите клиенти разглеждат предимствата и функционалността, която ще извлекат от проекта, те реагират по-добре, отколкото когато обяснявате сложните подробности как вашият екип прави всичко това.
Покажете им предимствата, които резултатите ще получат след това за тях. Покажете им, че с всеки основен момент, постигнат от проекта и екипа на проекта, те ще се приближават към постигането на целта, която са си поставили за цел. Уверете се, че те осъзнават, че тези задачи ще доведат до поставената цел и тези задачи, когато бъдат изпълнени в ефективност, ще окажат повече ползи от очакваното.
Имайки това предвид, сигурен съм, че дори вие като ръководител на проекти ще се грижите за допълнителни предимства, които могат да се получат от този единствен проект.
-
Използвайте примери
Аналогията и използването на примери могат да бъдат най-добрите ви приятели в такива моменти. Тези упражнения дори ще ви помогнат да привлечете творческата си страна към работа. Обърнете се и превърнете пътя си в използване на примери от ежедневието, за да направите своето мнение. По този начин ще можете да свържете информацията по-добре с тяхното ниво на експертиза. С повече относителност и съзнателни усилия от ваша страна, ще можете да ги спечелите и с другарството си. С релативността идва надеждността и с това идва доверието в работата, която вършите и комуникацията, която предоставяте на вашите нетехнически клиенти.
Използването на примери може дори да ви помогне да опростите проекта за себе си и членовете на вашия екип и ще ви даде възможност да погледнете на проекта от гледна точка на миряните. Това ще увеличи вашите шансове за цялостен проект, който наистина обслужва клиентите и широката публика.
-
Не подценявайте и не надценявайте нивото си на експертиза, що се отнася до проекти
Въпреки че тези нетехнически клиенти често не са добре запознати с техничността на темата, особено по време на създаването на софтуерни инструменти и приложения, те най-вече имат добра и добре закръглена база от знания, що се отнася до проекти и процеси. Те разбират процесите и как тези процеси могат в крайна сметка да позволят процеса на разработване на софтуер да се провежда лесно.
Със сигурност можете да ги имате на борда, за да помогнете активно на екипа, когато става въпрос за изпълнение на проекта. Има много различни видове клиенти, с които ние, ръководителите на проекти, трябва да се справим. Не ги мислете всички като един, а по-добре разберете внимателно всеки клиент, техните силни и слаби страни и как можете да използвате техните силни страни и да сведете до минимум техните слабости. Анализирайте всичко това и никога не правете грешката да подценявате или надценявате тези индивиди.
-
Дайте им 101 клас
Обърнете внимание на всички термини, които ще използвате в презентациите и диалозите си с нетехническите клиенти. Направете списъка на форум за дефиниции и запишете определенията на обикновен английски, така че да можете да ги предадете на вашите нетехнически клиенти и те да разберат какво имате предвид, когато ги използвате. Можете да избегнете празните изрази, които те ще имат върху лицата си, когато посочите тези условия в срещите си и също така ще избегнете загубата на време поради обяснения по тези конкретни условия.
С това упражнение съм сигурен, че вашите нетехнически клиенти също ще имат възможност да научат нещо ново и ще им позволят да бъдат ентусиазирани от срещата и презентациите. Тази дейност може да ги подготви за още много срещи и дискусии, които смятате да организирате, и ще им позволи да дадат и ползотворни резултати. Не е ли това, което искате?
-
Винаги ги питайте дали разбират това, което им обяснявате
Спрете презентацията си за известно време и задайте на нетехническите си клиенти няколко въпроса:
- С мен ли си?
- Има ли нещо неясно за вас?
- Имаш ли нужда да повторя нещо?
- Имате ли някакви притеснения или съмнения в ума си, свързани с тази концепция?
- Имате ли нужда от помощ с нещо?
- Доволни ли сте от скоростта на презентацията?
Такива въпроси могат да бъдат успокояващи и това може да им покаже, че имате нужда от тяхното присъствие и активно участие и имате нужда от тях, за да разберат всичко, което се случва. Освен това им дава шанс да зададат тривиални въпроси, които при отговор могат да променят разбирането им.
Това също ще ви накара да се радвате да отговорите на всеки въпрос, който ви хвърлят, и това ще им помогне да изградят увереността да приемат, че не са разбрали конкретен термин или концепция. С този тласък те ще се изправят, за да изяснят своите съмнения. Вашият проект след това се възползва, тъй като след това те могат да мислят за това от тяхната гледна точка и да ви предложат изцяло нова гледна точка.
Препоръчителен член
- Дълг и собствен капитал
- Ръководство за отговорностите на ръководителя на проекта