Редактиране на падащия списък в Excel (Съдържание)

  • Как да редактирате падащия списък в Excel?
  • Примери за редактиране на падащ списък в Excel

Как да редактирате падащия списък в Excel?

Падащият списък на Excel е много полезен за преглед на голям обем данни в малка област. Те също така ви позволяват да добавяте ограничения за потребителите, така че да не могат да правят допълнителни промени, различни от препоръчителните. Може да има някои ситуации, в които вие, като източник, искате да актуализирате съдържанието на падащите списъци. Може да получите проблеми, ако не разбирате откъде Excel получава стойностите за падащия списък. Ако знаете източника на списъка на Excel, можете да го актуализирате и бързо според изискванията. Тази статия се фокусира главно върху това как можете да редактирате / актуализирате падащите списъци на Excel, като използвате инструментите за валидиране на данни на Excel.

Примери за редактиране на падащ списък в Excel

Ето следните примери, които ще ви помогнат да редактирате падащия списък в excel

Можете да изтеглите това Как да редактирате отпадащия списък Excel шаблон тук - Как да редактирате падащия списък Excel шаблон

Пример №1 - Редактиране на разделен със запетая списък

Разделен със запетая падащ списък е този, под който сте дефинирали променливите на списъка ръчно, използвайки запетая, за да ги разделите. Да предположим, че имате някои въпроси към човека, дошъл на интервю във вашата компания, на тези въпроси има полярни отговори (Да / НЕ / Може да бъде). Можете да видите изображението по-долу за по-добро обобщение.

Когато казваме стойности, разделени със запетая, имаме предвид, че тези стойности се въвеждат ръчно като вход към падащия списък, докато създаваме същите. Както можете да видите на изображението по-долу, стойностите (Да, Не, Може да) се актуализират ръчно под източник със запетая като разделител.

Имате предпочитания, както е показано по-долу:

Да предположим, че искахме да променим стойността на източника от „Може да“ на „Не е сигурно“. Можете да направите същото, като изпълните следните стъпки:

  • В електронната си таблица на excel изберете всички клетки, които имат препратка към падащия ви списък (В този пример изберете всички редове от колоната Answers), т.е. всички клетки, които имат падащо поле, са приложени и искате да редактирате.

  • От лентата на Excel щракнете върху раздела Данни> Проверка на данните.

  • Ще се появи прозорец за валидиране на данни.

  • Добавете или премахнете стойностите на списъка под източника. Можете да изтриете всички тях и да определите нов набор от стойности. В този случай сте заменили списъчната стойност „Може да бъде“ с „Не съм сигурен“ и щракнете върху ОК. Той ще запази промените в списъчните стойности и ще затвори прозореца за валидиране на данни.

  • Можете да видите промените, актуализирани в списъка под изображението по-долу.

По този начин можем да редактираме падащия списък, разделен със запетая.

Пример №2 - Редактиране на падащ списък с имена от диапазон

Какво става, ако сте създали падащ списък, използвайки именаните диапазони? Да предположим, че имате имена на служители, записани по азбучен ред в една колона на excel. Обхватът на имената на служителите е посочен като служители от вас. Сега, винаги, когато ще създавате падащ списък въз основа на този диапазон, ще използвате името на диапазона „Служители“, вместо да използвате цели препратки към клетки. Това прави живота ви лесен. Да предположим, че по-долу е моят пример за именовидните диапазони.

Ако искате да редактирате падащи списъци с именувани диапазони, тогава просто трябва да актуализирате елементите под своя диапазон и да промените референцията на посочения диапазон под име Мениджър (Ако са добавени нови записи). Падащият списък, свързан с посочения диапазон, ще се актуализира автоматично въз основа на направените от вас промени.

Следвайте стъпките по-долу:

  • Отидете на електронната таблица с име на диапазони. Актуализирайте данните за обхвата (или изтрийте някои записи, или добавете някои записи вместо предишните).

  • От лентата на excel отидете на раздел Формула> Мениджър на имена (или натиснете Ctrl + F3 едновременно).

  • Ще се отвори прозорецът Мениджър на имена. Под прозореца за управление на имена изберете диапазона с име, който искате да актуализирате. Променете референцията под полето Позоваване на полето, като изберете всички записи, които искате в падащия си списък, чрез иконата за диалогов свиване. След като актуализирате според вашите изисквания, можете да затворите Мениджъра на имена, като щракнете върху Затвори

  • Можете да видите падащия списък, свързан с посочения диапазон (колона с имена на служители), е актуализиран (Kofi е заменен съответно от Lalit и Scharlet от Suhana).

Пример №3 - Редактиране на падащ списък въз основа на диапазона от таблици

Какво става, ако данните, които използвате като диапазон, за да създадете падащ списък? Възможно ли е да актуализирате / редактирате такива данни?

Отговорът е да!

Въпреки това, няма конвенционален начин за редактиране на падащия списък въз основа на диапазон от таблици. Причината за това е, че когато използваме таблицата като източник / диапазон към падащ списък, диапазонът се фиксира под име Мениджър .

Не можете да редактирате обхвата там. Въпреки това, тъй като е таблица, всеки път, когато добавите записи в таблицата, диапазонът автоматично ще бъде разширен до последния ред на таблицата.

По този начин редактирането на падащ списък с таблицата като източник е по-удобно за редактиране. Просто добавете елементите в таблицата и диапазонът автоматично ще се актуализира.

Вижте примера по-долу:

Колона A съдържа таблица, която има имена на служители като вход.

Можете да видите падащия списък, който създадохме, като дава източник на таблица имена на служители. Когато добавите запис в последната таблица (например Mohan), падащият списък автоматично се актуализира и не е необходимо да го актуализирате ръчно (Както беше в случаите с разделяне на запетаи и именуван диапазон, низходящ списък). Това е допълнително предимство на падащия списък, генериран с помощта на таблицата като източник.

Вижте изхода по-долу:

Това беше това от тази статия.

Неща, които трябва да запомните за падащия списък в Excel

  • Падащите списъци на Excel, базирани на Named Ranges, предоставят име на падащия диапазон, което може да се използва, докато създавате падащия списък като ориентир, вместо да давате пълна референция на клетката (която съдържа вашите диапазони данни). Възможно е също така да се създаде падащ списък, без да се посочва името на диапазона.
  • Падащият списък въз основа на диапазоните на таблиците е най-добрият източник за създаване на падащ списък, тъй като позволява падащият списък да се актуализира автоматично, веднага щом добавим записите в таблицата с данни. Кое предимство не се наблюдава при никой друг метод.

Препоръчителни статии

Това е ръководство за падащ списък в Excel. Тук обсъдихме Как да редактирате падащия списък в Excel заедно с примери и шаблон за Excel за изтегляне. Можете също да разгледате следните статии, за да научите повече -

  1. Как да създадете падащ списък в Excel?
  2. Примери за формула SUMIF в Excel
  3. Формула за LEN в Excel
  4. Как да вмъкнете коментар в Excel?

Категория:

Excel Съвети