PMO - Поръчка или хаос? Повечето от нас биха предпочели малко и от двете, но редът в повечето време може да бъде благодат за всеки проект. Тъй като много организации се обединяват, има и вероятност за борба, която може да не е най-добрият начин да ръководите бизнеса си или да управлявате проектите си.
В една организация има много проекти в работата, които са от полза за начин на живот. Тези проекти са породени от възникваща необходимост и отговорността на ръководителите на програми и ръководителите на проекти е отговорност да бъдат организирани по такъв начин, че да разрешават проблемите с лекота и простота, от които да се възползват всички.
Проектите са подгрупа от програма и с множество проекти, които се осъществяват в различно време, последователно, всички с оглед на приближаването на програмата към целите и целите на компанията за напредък. За да се справят с всички тези неща, които се случват едновременно или в различно време, ръководителите на проекти и ръководителите на програми трябва да бъдат предпазливи и да организират PMO или Office Office Office. Това ЗУП ще бъде организиращият орган, който помага във всеки предприет проект и във всяка програма, която се работи. В тази статия ще научим всичко, което трябва да знаете за PMO.
Какво е PMO?
PMO ( Office Management Office ) може перфектно да се опише като централизирано образувание в рамките на определена организация, която е отговорна за определянето на стандарти, поддържането на дисциплината, предоставянето на орган за управление и налагането на правилния набор от отчетност към управлението и ръководството на проекти ясно, сбит и последователен начин.
Стандартизацията и дисциплината са важни ключови характеристики, които са необходими в рамките на една организация, която има за цел изпълнението на множество проекти. Тези проекти се предприемат от организацията с оглед промяна или подобряване на системи или процеси. С PMO можете да докоснете организиращ орган, който да ви помогне да спечелите предимство на Providin
g организационни стандарти за всички проекти и предприетата програма. Това ще включва последователно обучение, предоставяно на екипите на проекта и много ръководители на проекти, които работят с проекта, съгласно стандартите за управление на проекти, които предлагате.
С нарастващ брой проекти, PMO е полезен, тъй като прилага последователен подход за управление на проекти. Този централизиран набор от стандарти и процедури е отговорен за различните аспекти, свързани с управлението на проекти и използваните методологии. Те са отговорни за всеки проект, поддържайки определено ниво на придържане, що се отнася до качеството, грижата за клиентите и количеството.
PMO може да бъде съставена от група специализирани лица, които да ръководят и да определят стандартите или дори един човек, в зависимост от програмата и мащаба на проектите. С течение на времето, с увеличаването на възможностите и възможностите на бизнеса, организациите започват да виждат необходимостта от това посветено и концентрирано усилие, за да гарантират, че техните системи и процеси могат да издържат и да удържат нарастващите изисквания и разширяване.
офисът за управление на проекти може да бъде от различен тип и трябва да се съобразява с нуждите, заявени от организацията, като се стреми проектите да се придържат към стандартите и нормите. Ако PMO е поставен с ясна цел в предвид, със солидна основа и подкрепа от спонсори и с перфектен подход към бизнес модела, той може да бъде мощна компания за създаване на стойност и за изпълнение на проекти за компанията.
Извеждането на управление на проекти на преден план е чудесна идея. Можете да имате стандартизация и дори да можете да следите за набор от норми за вашия проектен екип и други членове, свързани с проекта. И така, защо ПМО? Нека да преминем през основните предимства, набелязани, когато използваме PMO:
- Изпълнението на проект никога не може да бъде по-лесно ; с предвидима последователност и ефективност можете да гарантирате успех
- Създаване на фондация за инициативите на вашата компания и управление на едновременно организационно портфолио
- Насърчаване на прозрачност и ефективно финансово отчитане с оглед насърчаване на лидерството
- Изравняване на бизнес стратегията с инвестициите, така че да се измери нивото на успех
- Подобряване на удовлетвореността на клиентите и производителността на служителите за повишаване на бизнес резултатите
- Прилагане на стандартни практики в съответствие с най-добрите практики, следвани в целия свят
- Осигуряване на дългосрочни спестявания и възвръщаемост на инвестициите ( ROI ) за цялото обучение и наставничество
Какво прави PMO?
PMO в основата си е съставен от 3 различни и разнообразни компоненти или фасети, които допринасят за ефективността на PMO в стените на организациите. Тези аспекти са силно взаимозависими един от друг и успехът на PMO наистина разчита на тези 3 стълба на силата. Тези аспекти са както следва:
- функционален
- структурен
- дисциплинарен
Всеки компонент е много различен един от друг и се допълва по един начин, така че да постигне целта на PMO точно пред бизнеса и ръководството. В този раздел ще разгледаме всеки от компонентите и ще ги разберем. След като го направим, ние сме готови да стартираме и да започнем да стартираме със собствения си PMO.
-
функционален
Установяването на функционалния аспект на PMO е важно начало, което може да засили начина, по който се оказва PMO. Ролята или обхватът на PMO трябва да се измери и дефинира в организацията, за да започне процеса. Редът се поддържа за целия функционален набор от PMO и трябва да се придържа към поддържаните функционални нива. Следващото изображение ще ви даде представа за това какви точно са функционалните нива на PMO и как се поддържа редът и е необходим за функционалния аспект.
По дефиниция PMO е организация за определяне на стандарти, която е орган за управление с цел поддържане на звеното за управление на доставките, както и като стратегическа система за подкрепа на ръководството и членовете на екипа на проекта в организацията.
Има прогресивен ред, който се поддържа от PMO. Всеки ред е зависим от подреждането извън него. Всичко това под микроскоп на стратегията, разгърната от организацията.
-
структурен
Това формира качествената основа на ЗУП и как тя влияе върху елементите на проекта или организацията - Хора, Процес и системи / инструменти.
- Хора - Хората в системата на PMO са неговото ръководно звено и персонал, който работи за разработването на фин проект за постигане на бизнес целта на компанията.
- Процес - процесът е SOPs, базиран на дисциплините, които PMO управлява. Процесите трябва да бъдат практични и обвързани с работния процес на цялата организация. Приспособимост и мащабируемост и вход от хората в организацията също са аспектите, които трябва да бъдат съобразени при създаването на този аспект на офиса.
- Система / Инструменти - Инструментите трябва да бъдат съобразени според наличността на ресурси и набора от знания на неговите потребители. Системите трябва да бъдат проектирани по такъв начин, че да обхващат следните елементи:
- Цялата необходима информация в точни и в реално време формати
- Дисциплини на PMO, които трябва да бъдат създадени
- Трябва да има механизми за докладване, които да гарантират ефективно вземане на решения по всяко време
-
дисциплинарен
Службата за управление на проекти трябва да бъде създадена, за да се справи със следните квадрати на управлението на бизнеса, когато става въпрос за изпълнявани проекти или програми в организацията:
- Управление на комуникациите - 360 ° комуникация за всички партньори
- Управление на заинтересованите страни
- Отчитане и показатели
- Управление на ресурсите - важно за изпълнението на проекта
- Управление на персонала
- Управление на доставчици
- Поръчка и управление на активи
- Управление на промените - справяне с проблеми и решаване на рискови сценарии с промяна
- Управление на обхвата
- Управление на риска и емисиите
- Управление на обучението и развитието
- Управление на изпълнението - Времето и разходите са критични аспекти за всеки бизнес
- Управление на критичния път
- Финансово управление
Настройка и изпълнение на PMO
Конфигурирането на PMO не означава само финализиране на куп критерии и започване на работата по внедряването. Точно като изпълнение на проекта, PMO се нуждае от същото ниво на оценка, анализ, документация и планиране, за да започне нещата. Написах най-добрите 6 стъпки, които ще ви трябват, за да настроите и стартирате PMO, който ще отговори на всички ваши нужди в сцена за управление на проекти, с вашата организация и вашите проекти. Нека скочим право!
-
Стъпка 1 - Даване на оценка
Разбирането отвътре и отвън на вашите изисквания и целта ви за създаване на РМО е от ключово значение за създаването и евентуалното изпълнение на РМО. Оценката е необходимост, когато става въпрос за създаване на РМО. Трябва да преминете и да измерите текущото състояние на организацията за управление на проекти и да проверите за желания целеви сценарий, в който компанията би искала да бъде.
За целите на извършването на тази оценка ви предлагам да използвате оценката на PMM OPM3 (модел на зрялост на организационния проект за управление на проекта) на службата за управление на проекти, която ще ви помогне да прецените нивото на организацията спрямо текущото състояние на PMO, пребиваващо в нея.
Тази стъпка ще разгледа функционалните области, които ще се управляват и регулират от PMO и пропуските между вашия бизнес и изискването на PMO. Вижте раздел „ Дисциплинарна “ на тази статия, за да знаете различните квадрати на парадигмата за управление на бизнеса. Чрез внимателно проучване на тези области, ЗУП може да бъде поставено в рамките на подходящо ниво на зрялост.
-
Стъпка 2 - Изброяване на препоръките
Сега преценихте къде стои вашата организация в офиса за управление на проекти и къде трябва да се намеси PMO, следващата ви стъпка е внимателно да изброите препоръки как да попълвате пропуските с процес, хора или системи и комбинации и престановки на тези, Тези препоръки могат да включват:
- Прегледайте портата за по-добро вземане на решения
- Проследявайте напредъка на вашите проекти и съответно съобщавайте рисковете на тези ръководители на проекти
- Дайте гаранции за качество на проектите, за да проверите спазването на създадените методологии за управление на проекти
- Обучавайте, наставлявайте и обучавайте нови ръководители на проекти в различните процеси и системи за управление на проекти, въведени за стандартизация
- Съдействайте и гарантирайте, че всички необходими стъпки и методи са добре документирани за повторна употреба
Поддържайте постоянна връзка със служителите, работещи в организацията и ги молете за честа обратна връзка и ще можете да разберете слабостите, както и силните страни на процесите и системите, поставени по време на изпълнението на всеки проект.
-
Стъпка 3 - Изграждане на план за изпълнение
Имате областите, които се нуждаят от постоянни пълнители, имате препоръката и нивото, на което са. Сега идва частта, в която стъпвате и проектирате план за внедряване, за да изтриете нещата. Имате препоръки, които имат тактически характер, докато някои се нуждаят от по-задълбочена организация; те се наричат стратегически препоръки. Започнете с тактическите и подобно на проектите, поддържайте изискванията за време, разходи и ресурси, за да разработите план за изпълнение.
Вземете вход от вашия мениджърски екип, когато предложите план за изпълнение, който сте се постарали да постигнете, като вземете предвид всичко, което се нуждае от приоритет. Имайте предвид и стратегическия поглед на компанията и как тя е поставена. Топ мениджмънтът обича да вижда всеотдаен и влиятелен мениджър, готов да извърви километра.
-
Стъпка 4 - Изпълнение на плана за изпълнение
Двигатели на… крак на ускорението… карта в ръка… остава само да освободите съединителя! Мащабирайте миналото до страхотно PMO пред вас! Въпреки че звучи като разходка с торта, когато се позовавате на състезателни автомобили, но изпълнението на PMO изисква усърдие и изключително трудолюбие, с оттенък на уникална перспектива, която трябва да постигнете. Насочете се към изложените тактически планове и съберете тези „победи“ под крилата си. С този тласък сте готови да завладеете следващата миля.
Покажете стойността, която PMO държи за вас с всяка победа, която минава, и винаги имайте предвид целта под ръка, като същевременно държите строго поглед към това да не се отклонявате от плана изобщо. PMO трябва да помогне на хората с техните проекти по начин, който да съответства на стандарта на компанията. С тези кратки победи можете да установите увереност в много неща, в които PMO може да се превърне.
-
Стъпка 5 - Комуникация на актуализацията в чести интервали
Комуникацията е изключителен фактор в нашия живот, който прави трансферите на знания и информация толкова много удобни, ако се използват ефективно. В случай на създаване и утвърждаване на ходовете на PMO, комуникацията е ключов компонент за нейния успех и смисленото му прилагане. За да продължи ПМО, комуникационната рамка трябва да бъде силна и да се отнася до всички заинтересовани страни.
Тъй като се насочваме към тактическите планове и техните завършвания докрай до стратегическите промени, трябва да можем да съобщаваме напълно всяка актуализация по систематичен начин. Това ще осигури и засили комуникацията през целия период и ще актуализира необходимите заинтересовани страни за напредъка, който постига PMO и как е подходящо изпълнението на PMO за организацията.
-
Стъпка 6 - Спрете. Гледам. Fix. повторение
Непрекъснатото усъвършенстване е най-добрият начин даден проект или всяко начинание да се развие и да съзрее в системите и процесите, които бихме искали да бъдат. Вашият PMO ще има краткосрочни и дългосрочни препоръки. Те трябва да се преглеждат често, предимно на годишна база, за да се правят планове и да се използват възможностите им. С всеки преглед, план и изпълнение, вашето РПО нараства, както и организацията на офиса за управление на проекти при изпълнението на проекти и програми.
Вашият PMO не е в застой образувание. Тя се развива и начинът, по който се развива, е итеративен процес. Прегледайте всяка среща или риск и прегледайте начина, по който процесът добива стойност. След като направите това, ще можете да намерите пропуски, които се нуждаят от запълване, докато достигнете съвършенството.