Функции на Microsoft Word - Ако мигрирате към Microsoft Word за нуждите на вашата текстообработка, ви очаква приятна изненада. Още повече, ако сте използвали собствени по-рудиментарни инструменти на Microsoft като Notepad или Word pad. Приложението Word се предлага с няколко лесни за използване функции, които правят работата с текст в ms word (очевидно скучен) текст забавна, творческа задача!
В тази публикация обхващаме всички трикове, от които ще се нуждаете, докато работите с чист текст. Можете да ги форматирате, да ги промените във фантазиран WordArt, да приложите привлекателни „ефекти“ като сенки и светила и да ги „стилирате“ последователно, така че вашият Word документ да изглежда професионално проектиран, като същевременно имате достъп до основни функции за редактиране на текст като копиране, поставете, намерете, заменете и т.н. точно на една ръка разстояние.
Предлагаме ви да използвате това ръководство като рамка за практически упражнения. Това означава, че дори докато четете заедно страхотните функции на Word, вие също трябва да отворите документ на Word на вашия компютър или лаптоп и да изпробвате всичко. Това ще ви помогне да разберете по-фините нюанси на богатите функции на Word за редактиране на текст.
Обзалагаме се, че сте нетърпеливи да започнете, така че без допълнително обожание, ние започваме нашия вълнуващ опит с Microsoft Word.
По-долу са 4-те най-добри и полезни функции на Microsoft Word.
-
Основите на дума
В Microsoft Word всеки текстов файл се нарича „ документ “ и носи разширението „.docx“. По-ранните версии (2003 и преди) носеха разширението .doc, но с ограничени функции за редактиране на текст. (Така че, ако работите с текст в ms word, документ с по-стара версия, първото нещо, което трябва да направите, е да го запишете в новия .docx формат.)
Трябва също да проучите функцията „ Запазване като “ от менюто „Файл“, тъй като това ви излага на голямото разнообразие от файлови формати Текст в поддръжката на Microsoft Word. Важните включват PDF, HTML и XML формати, за да направите вашия документ Word съвместим с други софтуерни приложения.
След като запазите документа си, следващото нещо, което ще проучите, са основните функции за редактиране на текст. Те могат да включват:
- Изберете текст за по-нататъшно редактиране:
Просто подчертайте текста с мишката, за да го „изберете“. Като алтернатива можете да поставите курсора си в началото на текста и да използвате клавишите (Shift + Стрелка надясно), за да изберете текст. Използването на клавишите (Shift + дясна стрелка + контрол) ще избере една дума наведнъж, докато с помощта на клавишите (Shift + стрелка надолу + контрол) ще избирате текст по един абзац наведнъж.
- Основни функции за редактиране:
Те включват стандартните функции Cut (Control + X), Copy (Control + C) и Paste (Control + V), често срещани в инструментите за обработка на текстове. Microsoft Word също така ви позволява да копирате външния вид - AKA „форматът“ на текста във вашия документ.
Заинтригуван?
Ето как го правите.
- Копирайте избрания текст с помощта на стандартната команда за копиране (Control + C). Това допълнително копира опциите за форматиране на избрания текст. В нашия случай нека приемем, че нашият копиран текст изглежда така: Оригинален текст
- Поставете текста с помощта на клавишната комбинация (Control + V). Като алтернатива можете да използвате бутона за поставяне в горния ляв ъгъл на раздела Начало.
- Това ще изведе смарт-таг, който ще ви попита кой вариант на паста да изберете.
- Първият бутон с лого на четката-лого (което също е опция по подразбиране) запазва форматирането на източника, така че поставеният текст изглежда така: Оригинален текст
- Вторият бутон със стрелка-лого обединява изходния формат с целевия формат и изглежда така: Оригинален текст
- Третият бутон „A” -копира само обикновен текст и изглежда така: Оригинален текст
Можете също така да използвате специалната команда за копиране (Control + Shift + C), за да копирате само формата на текст и след това да използвате инструмента Format-Painter (наличен в горния ляв ъгъл на раздела Начало), за да поставите формата в различни блокове на текст. За да направите това, щракнете върху бутона Формат-художник и плъзнете мишката върху текста, който искате да редактирате.
Преди редактиране:
- Това е изходен текст . (Копирано с Control + Shift + C)
- Това е целевият текст.
След редактиране с инструмента Format Painter:
- Това е целевият текст .
Microsoft Word също се зарежда с други стандартни функции за редактиране като командата Find (Control + F) и командата Find-Replace (Control + H). Тази многоизмерна команда се зарежда с допълнителни опции, които се комбинират, за да получат бързо резултатите, които предоставят други инструменти за редактиране на текст. Например, можете да намерите или замените текст въз основа на търсенето, различаващо се от регистър, включва заместващи символи, наставки и префикси и игнорирайте препинателни знаци и интервали в рамките на търсенията и т.н. Това е доста шепа!
Както при повечето функции на Microsoft Word, и тази команда обуславя специални нужди от форматиране и може да се използва за замяна на текст с неговия формат в документ. Например, можете да използвате тази функция, за да замените последователно думата „bold“ с „ bold “ през целия документ.
-
Форматиране на воини
Ако вече не сте се досетили, най- обичаният аспект на Word е голямото разнообразие от функции за форматиране, които предоставя. Проучихме само няколко. Но за да разкриете всички налични скъпоценни камъни, трябва да се запознаете по-подробно с изгледа на раздела Начало.
Разделът Home съдържа 5 командни групи за по-добро форматиране: буфер за буфер, шрифт, абзац, стилове и редактиране.
- Clipboard : Това съдържа командите за изрязване-копиране и поставяне, обяснени по-горе.
- Параграф: Това съдържа команди за контрол на подравняването и разстоянието между редовете в абзац. Специалните команди включват командата Shading (Alt + H) и командата Border (Alt + B), която ви позволява да оцветявате текстови клетки и да ги граничите (сякаш са в таблица), съответно
- Стилове: Това е обяснено подробно по-долу.
- Редактиране: Тази група улавя стандартните функции за намиране и замяна, обяснени по-горе.
И това ни отвежда до най-популярната командна група на Word: Font!
- Шрифт: Това е групата, която ще използвате най-много за форматиране на вашия текст.
Менюто на шрифта е вашата точка на едно гише за проучване на всички налични функции за редактиране на шрифтове в Microsoft Word. Можете да го извикате с десния бутон на мишката и да изберете опцията „Font…“ или да използвате клавишната комбинация (Control + D). И изглежда така:
Това меню ви позволява да променяте шрифта, размера, цвета и стила на шрифта всички наведнъж. Също така, обърнете внимание на разширените опции, тъй като те контролират по-фините аспекти на вашия текст. Тук има две страни:
-
Разстояние между символите
Това ви позволява да контролирате размера по подразбиране на текстовите знаци и разстоянието между тях. Съвет тук е да включите „Кернинг за шрифтове“, така че текстът ви да е по-равномерно разположен (между знаци).
-
Функции отворен тип
Използвайте това, за да редактирате лигатурата на вашия шрифт. (Това определя как изглеждат символите, когато се комбинират заедно.) Например, ето какво се случва с цифровите символи с шрифт Джорджия, когато зададете функцията „числови форми“ на „облицовка“: те се подравняват добре.
Друга функция, с която можете да играете, са стилистичните набори, които определят как героите реагират един на друг. Ето пример за това какво се случва, когато използвате стилистичен набор от 5 на шрифта Gabriola.
Както можете да видите, външният вид на текста се променя, докато пишете! Забавно, а?
Често използваните шрифтове за шрифт включват.
| # | Клавишна комбинация | Особеност |
| 1 | Контрол + B | Смел текст |
| 2 | Контрол + I | Italicize текст |
| 3 | Control + U | Подчертайте текст |
| 4 | Control + (знак за равен) | Подписен текст |
| 5 | Control + Shift + (плюс знак) | Текст със суперскрипт |
| 6 | Управление + Shift +> | Увеличете размера на текста |
| 7 | Управление + Shift + < | Намаляване на размера на текста |
| 8 | Контрол + D | Създава менюто на шрифта, така че можете да промените всички опции наведнъж |
Функциите за форматиране на текст на Word не свършват дотук. Креативният редактор може да играе и с командата WordArt, достъпна през раздела Начало.
Това използва смес от 4 текстови ефекта: контур, сянка, отражение и блясък, за да украсите вашия текст с едно кликване на мишката. Можете да използвате тази функция, за да подчертаете различно текста във вашия документ. Например, можете да използвате контур за заглавия или специален WordArt за заглавието на вашия документ и т.н.
Последната команда, която ще проучим в групата с шрифтове, е командата „Промяна на случая“. Отново това е достъпно чрез раздела Начало и ви позволява да променяте малкият регистър на текста с едно кликване на мишката.
Често използваните преки пътища в тази група включват:
| # | Клавишна комбинация | Особеност |
| 1 | Управление + Shift + A | Главна буква |
| 2 | Control + K | малки столици |
| 3 | Shift + F3 | Превключвайте между различните опции за случая |
Пфу!
Както сте сигурни, че сте разбрали, това е МНОГО форматиране на текст в ms word функции, достъпни за използване. И ако има едно нещо, което дизайнерите постоянно намират за предизвикателство, това е в поддържането на последователност във формат в целия документ.
- Как се грижите да приложите един и същ формат за всички основни заглавия?
- Или гарантирате, че всички кавички се прилагат в курсив?
- Или че подзаглавията са подравнени в центъра на страницата?
- Или….
Това ви води до следващата функция на Word: Стилове .
-
Стилове
Обзалагам се, че думата ви е любопитна „Стил“. Какво означава софтуер за редактиране на текст?
Word използва стилове, за да създаде предварително определен начин за (последователно) форматиране на шрифт и абзаци в един документ на Word. Отделете малко време, за да разгледате командната група Styles в раздела Начало. Изглежда малко така:
Забележка: Не пропускайте малката стрелка надолу (подчертана с червено на снимката по-горе), това може да изброява стиловете в една колона за по-лесно гледане.
Можете да мислите за всеки изброен тук стил като „шаблон“, улавящ важна информация за характеристиките на вашия шрифт, предпочитания за подравняване и много други. Тези предпочитания са съчетани в общ стил. Затова всеки път, когато искате да приложите любимите си настройки към част от текст, не е необходимо ръчно да преминавате през тренировката; използвате стил, за да заснемете тези настройки и без усилия да ги приложите в целия документ.
Няколко ключови бележки тук:
- Microsoft Word се зарежда с някои „подразбиращи се“ стилове, като Normal, Heading, Emphasis и др. Всяка е колекция от различни предпочитания (наречени Style свойства), така че можете да изберете стила, който най-добре отговаря на вашите нужди.
- Можете да създадете свой собствен стил в Microsoft Word, но това остава локално за използвания документ.
Първият стил, който ще видите, е стил „Нормален“. Това улавя текста на тялото, който минава през вашия документ, и следователно е най-често използваният стил. Всъщност трябва да споменем, че всички останали стилове са изградени върху този стил. (Например, ако нормалният стил заснеме шрифта като „Calibri“ с размер 12 точки, стилът Heading ще заснеме същия шрифт с по-голям размер).
Нека направим крачка назад тук и ще ви накараме да разгледате действителен стил. Превъртете мишката до полето " Нормален стил" в раздела Начало, щракнете с десния бутон върху нея и щракнете върху "Промени …" Трябва да покажете екран, който изглежда така:
Всеки стил има уникално име и улавя набор от общи функции за форматиране на текст. Екранът за визуализация е особено полезен, така че можете да надникнете, преди да оправите стила. Освен това стилът е обобщен (в Word lingo) точно под екрана за визуализация, така че можете да го прегледате за последователност. С този прозорец можете бързо да редактирате основните настройки за шрифт, абзац и подравняване.
За да промените по-фините детайли, ще трябва да проучите командата „ Формат “ (маркирана с червено на предишната снимка). Този бутон за формат прилича много на това, което получавате, когато щракнете с десния бутон върху текст и изберете опцията „Формат…“. Но ето визуализация на нещата, които можете да форматирате със стил:
Да, можете да улавяте общи предпочитания в шрифт, абзац, раздели, граница, език, рамка, номериране, клавиши за бърз достъп и текстови функции на микрософт с текстови думи в 1 захранван стил. Еха!
Нека да вземем игра с това в момента, за да можете да го приложите в документа си.
- Променете името на стила на „MyStyle“ и поставете отметка в квадратчето „Добави към списъка за бързи стилове“ под екрана за визуализация. Това ще създаде нов стил, локално достъпен във вашия документ.
- Кликнете върху бутона Формат и изведете настройките за Шрифт. Вие сте запознати с този екран. Променете това към любимия си шрифт и размер. Направете го смели и променете цвета на шрифта.
- Щракнете върху OK, за да приложите стила.
Новото име трябва да се появи в прозореца Style. Всеки път, когато маркирате текст и щракнете върху този нов стил, вашите любими настройки се прилагат, pronto! И ако във всеки момент искате да се върнете към нормалния стил, можете да използвате клавишната комбинация (Control + Shift + N), за да направите това. Nice! J
Последната функция на Microsoft Word, която ще изследваме в тази публикация, ще ви даде нещо допълнително за онези времена, когато искате текстът ви да „изскочи“: Текстови ефекти!
Препоръчителни курсове
- Онлайн обучение за Mac Excel 2011
- Онлайн курс по Outlook 2010
- Програма за Mac Outlook 2011
-
Текстови ефекти
Преди версията за 2010 г. Word имаше ограничителни дизайнерски характеристики. Това е мястото, където софтуерът липсваше, тъй като професионалистите търсеха фантазиран софтуер за дизайн, за да добавят зинг към своите страници. Но с въвеждането на текстови ефекти през 2010 г., вие имате най-фантастичните функции за дизайн на текст точно там в Word. Трябва да опитате това сега, за да знаете повече.
Изберете малко текст в документа си (не повече от 3-5 думи, така че да забележите разликата) и изведете менюто за формат (Control + D). Кликнете върху бутона Текстови ефекти в долната част на прозореца. И voila, оставете своя креативен (текстов) дизайн! J Не се заблуждавайте от простия прозорец, който се появява.
Ето върха на промъкване …
Предлагаме ви да отделите време за подробно проучване на текстовите ефекти. Трябва да проучите:
- Какво може да направи един обикновен контур за вашия текст.
- Как да добавите сянка към текст.
- Създайте сюрреалистично усещане, като добавите отражение към вашия текст.
- Направете си текст светещ (и не само на тъмно)!
Чрез него ще откриете някои от почитателните функции на Word за редактиране на текст!
Излизане …
Както илюстрира тази публикация, Microsoft Word е много повече от просто средство за редактиране на текст. Има голям акцент върху форматирането, което ви отваря в света на опциите за публикуване на десктоп, които са съвместими с файлове на Word.
Например, можете да използвате Microsoft Word за изготвяне на цяла книга, включително добре структуриран дизайн на оформлението на страниците. Можете да го използвате и за създаване на онлайн списание или блог. Създателите правилно разпознават, че можете да направите много повече, когато предоставите функции за богато форматиране на софтуера за редактиране на текст. И ние вярваме, че Word предоставя това право!
Искате да бъдете професионалист в използването на Microsoft Office Word?
Препоръчителни статии: -
Ето няколко статии, които ще ви помогнат да получите повече подробности за функциите на Microsoft Word, с които лесно работите, така че просто преминете през връзката.
- Как да подобрим уменията си в Microsoft Excel?
- 9 невероятни стъпки как да използвате Microsoft Excel умения
- Топ 25 полезни формули и функции на Advanced Excel
- Най-добрите 20 преки пътища на Microsoft Excel (предварително)